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Kaufberatung Dokumentenscanner für den privaten Gebrauch (Windows PC)
Hallo,
ich bin auf der Suche nach einem Dokumentenscanner (Duplex, ADF ab 20 Seiten, kein Flachbett) und stehe auf dem Schlauch. Wir haben noch hunderte Seiten alter Unterlagen die digitalisiert und dann vernichtet werden sollen. Ein uralter gebrauchter Fujitsu fi-6130 hat sein Lebensende erreicht (Macken u.a. fette Linien auf dem Scan).
Gedachter Ablauf der idiotensicher sein muss:
Was mir partout nicht einfällt: Wie nennt sich die Funktion der Software, die beim OCR bestimmte Bereiche des Scans auswertet und den Dateinamen anpasst (Rechnung, Versicherung, Tierarzt etc.)? Welche Software für einen Windows PC wäre hier zu empfehlen - am besten im Bundle mit dem Scanner?
Schmerzgrenze sind bei 400€ - egal ob Neugerät oder ein gebrauchtes aus einer höherwertigen Serie.
Habt Dank!
Max
ich bin auf der Suche nach einem Dokumentenscanner (Duplex, ADF ab 20 Seiten, kein Flachbett) und stehe auf dem Schlauch. Wir haben noch hunderte Seiten alter Unterlagen die digitalisiert und dann vernichtet werden sollen. Ein uralter gebrauchter Fujitsu fi-6130 hat sein Lebensende erreicht (Macken u.a. fette Linien auf dem Scan).
Gedachter Ablauf der idiotensicher sein muss:
- Scanner per LAN oder WLAN (kein USB weil der Scanner evtl. auch mal in einem anderen Raum stehen kann, also nicht direkt neben dem PC)
- im Büro steht der PC für die OCR Software
- Papier wird eingelegt, am Scanner Taste gedrückt, Scan an den PC übermittelt, der macht OCR und Dateinamenanpassung
Was mir partout nicht einfällt: Wie nennt sich die Funktion der Software, die beim OCR bestimmte Bereiche des Scans auswertet und den Dateinamen anpasst (Rechnung, Versicherung, Tierarzt etc.)? Welche Software für einen Windows PC wäre hier zu empfehlen - am besten im Bundle mit dem Scanner?
Schmerzgrenze sind bei 400€ - egal ob Neugerät oder ein gebrauchtes aus einer höherwertigen Serie.
Habt Dank!
Max
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Printed on: June 1, 2024 at 18:06 o'clock
8 Comments
Latest comment
Hallo,
ich nutze dafür einen Fujitsu Snapscan ix500.
Da musst Du schauen welches Model für Dich ausreichend ist.
Die Dateinamenfunktion durch OCE ist aber eher ein fantasievoller Nebeneffekt.
Ich kenne auch keine Software die das gut hinbekommt.
Stefan
ich nutze dafür einen Fujitsu Snapscan ix500.
Da musst Du schauen welches Model für Dich ausreichend ist.
Die Dateinamenfunktion durch OCE ist aber eher ein fantasievoller Nebeneffekt.
Ich kenne auch keine Software die das gut hinbekommt.
Stefan
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Moin,
wenn Du auf WLAN verzichten kannst, empfehle ich dir den Ricoh fi-8040, den Du laut z.B. https://www.idealo.de/preisvergleich/OffersOfProduct/202860444_-fi-8040- ... schon deutlich unter 400 EUR als Neugerät bekommst.
Ich habe mir, da vom Büro her die fi-Serie (vormals Fujitsu, inzwischen von Ricoh übernommen) benutzt, den Ricoh fi-8040 für den Privatgebrauch angeschafft. Und die Software zu den Geräten der fi-Serie ist m.E. für diese Preisklasse echt super gelungen.
Gruß
VGem-e
wenn Du auf WLAN verzichten kannst, empfehle ich dir den Ricoh fi-8040, den Du laut z.B. https://www.idealo.de/preisvergleich/OffersOfProduct/202860444_-fi-8040- ... schon deutlich unter 400 EUR als Neugerät bekommst.
Ich habe mir, da vom Büro her die fi-Serie (vormals Fujitsu, inzwischen von Ricoh übernommen) benutzt, den Ricoh fi-8040 für den Privatgebrauch angeschafft. Und die Software zu den Geräten der fi-Serie ist m.E. für diese Preisklasse echt super gelungen.
Gruß
VGem-e
Linien sind meistens Dreck auf der dünnen Glasleiste. Mach mal den Deckel auf, putze die Glasleiste (eigentlich eine durchsichtige Plastikleiste), und auch den weißen Bereich auf der anderen Seite. Der Sorgt dafür, dass der Hintergrund beim durchleuchten des Papiers nicht dunkel ist.
Was du suchst ist ein DMS. Dokumenten Management Systeme machen OCR und erkennen übliche Rechnungen z.B. von der Telekom, weil da z.B. die (eigene) Kundennummer immer an der selben Stelle aufgeführt wird. Man erstellt dann eine Regel:
1) Wenn oben Links "Rechnung" steht
2) und oben rechts Kundennummer: 12345678
Dann In den Ordner "Rechnungen Telekom" ablegen
Somit verhindert man, dass Angebote, Gutschriften oder Proforma-Rechnungen da mit rein rutschen.
ecoDMS kann das gut und ist auch nicht zu teuer.
Enaio macht das sehr gut, kostet jedoch richtig Asche.
Was du suchst ist ein DMS. Dokumenten Management Systeme machen OCR und erkennen übliche Rechnungen z.B. von der Telekom, weil da z.B. die (eigene) Kundennummer immer an der selben Stelle aufgeführt wird. Man erstellt dann eine Regel:
1) Wenn oben Links "Rechnung" steht
2) und oben rechts Kundennummer: 12345678
Dann In den Ordner "Rechnungen Telekom" ablegen
Somit verhindert man, dass Angebote, Gutschriften oder Proforma-Rechnungen da mit rein rutschen.
ecoDMS kann das gut und ist auch nicht zu teuer.
Enaio macht das sehr gut, kostet jedoch richtig Asche.
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Moin Schaun mal nach Epson Scanner.
Da gibt es "Document Capture Pro "dazu.
In der Software kannst du auch details des Dokumentes auslesen und in entsprechende Dateinamen verfrachten usw.
geht soweit ganz gut.
Grüßerle
Da gibt es "Document Capture Pro "dazu.
In der Software kannst du auch details des Dokumentes auslesen und in entsprechende Dateinamen verfrachten usw.
geht soweit ganz gut.
Grüßerle
Ich werfe noch ScannerVision mit ZoneOCR ins Spiel.
https://www.utax.com/de-de/software/software-solution/capture-and-distri ...
https://api-ta-prod.utax.de/resource/blob/81402/1afe4e3b2334126170853d01 ...
ZoneOCR ist ein OCR Scan eines festgelegten Bereiches. Wenn Ich standard Formulare habe sogar unterschiedliche Stellen bei unterschiedlichen Vorlagen.
Heißt zu Hochdeutsch das Ich meine Standard Dokumente / Rechnungen von Versicherung etc einscanne.
Dann lege Ich, mit einer gewissen Großzügigkeit, bei jeder Vorlage die Bereiche und die Bezeichnungen von Metadaten fest, zB Datum, Kundennr, Betreff, etc.
Die Großzügigkeit des Bereiches insofern, als wenn das Papier nicht immer 100% korrekt eingelegt/gescannt wird. Das er in einem größeren Bereich danach sucht nach dem Zuordnen des Dokumentes.
Diese Metadaten kann ScannerVision entsprechend zuordnen.
Konkret:
Ich scanne die Rechnung der Versicherung 1 ein, lege dann die entsprechenden Bereiche und (Metadaten-) Bezeichnungen fest, und richte die Weiterverarbeitung ein.
Dann kommt Versicherung 2, oder vom Telekom Anbieter, vom Fernsehen, von der Stadt, den Stromwerken, etc..
Klappt sehr gut.
Preislich kann Ich nicht sagen wo es anfängt
https://www.utax.com/de-de/software/software-solution/capture-and-distri ...
https://api-ta-prod.utax.de/resource/blob/81402/1afe4e3b2334126170853d01 ...
ZoneOCR ist ein OCR Scan eines festgelegten Bereiches. Wenn Ich standard Formulare habe sogar unterschiedliche Stellen bei unterschiedlichen Vorlagen.
Heißt zu Hochdeutsch das Ich meine Standard Dokumente / Rechnungen von Versicherung etc einscanne.
Dann lege Ich, mit einer gewissen Großzügigkeit, bei jeder Vorlage die Bereiche und die Bezeichnungen von Metadaten fest, zB Datum, Kundennr, Betreff, etc.
Die Großzügigkeit des Bereiches insofern, als wenn das Papier nicht immer 100% korrekt eingelegt/gescannt wird. Das er in einem größeren Bereich danach sucht nach dem Zuordnen des Dokumentes.
Diese Metadaten kann ScannerVision entsprechend zuordnen.
Konkret:
Ich scanne die Rechnung der Versicherung 1 ein, lege dann die entsprechenden Bereiche und (Metadaten-) Bezeichnungen fest, und richte die Weiterverarbeitung ein.
Dann kommt Versicherung 2, oder vom Telekom Anbieter, vom Fernsehen, von der Stadt, den Stromwerken, etc..
Klappt sehr gut.
Preislich kann Ich nicht sagen wo es anfängt
Hallo zusammen,
Danke für die bisherigen Infos!
Ich hatte bei der Recherche irgendwo einen Kommentar gelesen, dass die "Beipack-Software" dazu in der Lage war und der User damit zufrieden war. Finde bloss den Beitrag nicht mehr von welchem Hersteller die Rede war
WLAN wäre schon top. So könnte der Scanner ins Esszimmer, größerer Tisch zum Vorsortieren der zu scannenden Unterlagen. Aber LAN Kabel bekomme ich auch dort temporär hin.
Die Macken hat er nicht bei jedem Scan, aber doch sehr häufig trotz Reinigung. Es ist kein Todesurteil - wann holt man sich denn die PDF wieder hervor und erfreut sich an der Qualität? Es sind Unterlagen z.B. von der Bundeswehr, Kommandierungen, Teilnahmebescheinigungen, Besoldung etc. Oder aufgelöste Verträge, Versicherungen. Nichts was unbedingt im original aufbewahrt werden muss, aber eventuell vielleicht doch mal relevant sein könnte. Ich (wir) wollen aufräumen, uns aber nicht später ärgern wenn etwas nicht vorhanden ist.
Joar, ein DMS habe ich tagsüber vor der Nase, für den privaten Gebrauch in unserem Haushalt aber überdimensioniert. Arbeitskollegen nutzen einen Fujitsu für mehrere zehntausend Formulare im Jahr. Aber nur den Scanner, nicht die Software dazu und die Geräte waren/sind zuverlässig.
Das werde ich mal machen.
s.a. Kommentar zu stefankittel - so in etwa hatte es jamend auf einer anderen Seite beschrieben und wäre für den Zweck natürlich geil. Dafür dann aber extra noch €€ auszugeben kann man machen, ist aber nicht meine Intention wenn die mitgelieferte Software etwas ähnliches bietet. Aktuell geht es bestimmt um 1.000 Seiten die zum Scan bereitliegen. Aber da wird vorher noch grob aussortiert. Wenn das alles als PDF vorliegt und in einem Backup vorhanden ist bin ich zufrieden.
Zukünftig dann je nach Aufkommen PC an, Scanner an, hinsetzen und später weg in Datenschutzmüll zum Entsorger.
Danke für die bisherigen Infos!
Zitat von @StefanKittel:
Die Dateinamenfunktion durch OCE ist aber eher ein fantasievoller Nebeneffekt.
Ich kenne auch keine Software die das gut hinbekommt.
Die Dateinamenfunktion durch OCE ist aber eher ein fantasievoller Nebeneffekt.
Ich kenne auch keine Software die das gut hinbekommt.
Ich hatte bei der Recherche irgendwo einen Kommentar gelesen, dass die "Beipack-Software" dazu in der Lage war und der User damit zufrieden war. Finde bloss den Beitrag nicht mehr von welchem Hersteller die Rede war
Zitat von @VGem-e:
wenn Du auf WLAN verzichten kannst, empfehle ich dir den Ricoh fi-8040, den Du laut z.B. https://www.idealo.de/preisvergleich/OffersOfProduct/202860444_-fi-8040- ... schon deutlich unter 400 EUR als Neugerät bekommst.
Ich habe mir, da vom Büro her die fi-Serie (vormals Fujitsu, inzwischen von Ricoh übernommen) benutzt, den Ricoh fi-8040 für den Privatgebrauch angeschafft. Und die Software zu den Geräten der fi-Serie ist m.E. für diese Preisklasse echt super gelungen.
wenn Du auf WLAN verzichten kannst, empfehle ich dir den Ricoh fi-8040, den Du laut z.B. https://www.idealo.de/preisvergleich/OffersOfProduct/202860444_-fi-8040- ... schon deutlich unter 400 EUR als Neugerät bekommst.
Ich habe mir, da vom Büro her die fi-Serie (vormals Fujitsu, inzwischen von Ricoh übernommen) benutzt, den Ricoh fi-8040 für den Privatgebrauch angeschafft. Und die Software zu den Geräten der fi-Serie ist m.E. für diese Preisklasse echt super gelungen.
WLAN wäre schon top. So könnte der Scanner ins Esszimmer, größerer Tisch zum Vorsortieren der zu scannenden Unterlagen. Aber LAN Kabel bekomme ich auch dort temporär hin.
Zitat von @NordicMike:
Linien sind meistens Dreck auf der dünnen Glasleiste. Mach mal den Deckel auf, putze die Glasleiste (eigentlich eine durchsichtige Plastikleiste), und auch den weißen Bereich auf der anderen Seite. Der Sorgt dafür, dass der Hintergrund beim durchleuchten des Papiers nicht dunkel ist.
Was du suchst ist ein DMS. Dokumenten Management Systeme machen OCR und erkennen übliche Rechnungen z.B. von der Telekom, weil da z.B. die (eigene) Kundennummer immer an der selben Stelle aufgeführt wird. Man erstellt dann eine Regel:
Linien sind meistens Dreck auf der dünnen Glasleiste. Mach mal den Deckel auf, putze die Glasleiste (eigentlich eine durchsichtige Plastikleiste), und auch den weißen Bereich auf der anderen Seite. Der Sorgt dafür, dass der Hintergrund beim durchleuchten des Papiers nicht dunkel ist.
Was du suchst ist ein DMS. Dokumenten Management Systeme machen OCR und erkennen übliche Rechnungen z.B. von der Telekom, weil da z.B. die (eigene) Kundennummer immer an der selben Stelle aufgeführt wird. Man erstellt dann eine Regel:
Die Macken hat er nicht bei jedem Scan, aber doch sehr häufig trotz Reinigung. Es ist kein Todesurteil - wann holt man sich denn die PDF wieder hervor und erfreut sich an der Qualität? Es sind Unterlagen z.B. von der Bundeswehr, Kommandierungen, Teilnahmebescheinigungen, Besoldung etc. Oder aufgelöste Verträge, Versicherungen. Nichts was unbedingt im original aufbewahrt werden muss, aber eventuell vielleicht doch mal relevant sein könnte. Ich (wir) wollen aufräumen, uns aber nicht später ärgern wenn etwas nicht vorhanden ist.
Joar, ein DMS habe ich tagsüber vor der Nase, für den privaten Gebrauch in unserem Haushalt aber überdimensioniert. Arbeitskollegen nutzen einen Fujitsu für mehrere zehntausend Formulare im Jahr. Aber nur den Scanner, nicht die Software dazu und die Geräte waren/sind zuverlässig.
Zitat von @Zeug78:
Moin Schaun mal nach Epson Scanner.
Da gibt es "Document Capture Pro "dazu.
In der Software kannst du auch details des Dokumentes auslesen und in entsprechende Dateinamen verfrachten usw.
Moin Schaun mal nach Epson Scanner.
Da gibt es "Document Capture Pro "dazu.
In der Software kannst du auch details des Dokumentes auslesen und in entsprechende Dateinamen verfrachten usw.
Das werde ich mal machen.
Zitat von @TomTomBon:
Heißt zu Hochdeutsch das Ich meine Standard Dokumente / Rechnungen von Versicherung etc einscanne.
Dann lege Ich, mit einer gewissen Großzügigkeit, bei jeder Vorlage die Bereiche und die Bezeichnungen von Metadaten fest, zB Datum, Kundennr, Betreff, etc.
Die Großzügigkeit des Bereiches insofern, als wenn das Papier nicht immer 100% korrekt eingelegt/gescannt wird. Das er in einem größeren Bereich danach sucht nach dem Zuordnen des Dokumentes.
Heißt zu Hochdeutsch das Ich meine Standard Dokumente / Rechnungen von Versicherung etc einscanne.
Dann lege Ich, mit einer gewissen Großzügigkeit, bei jeder Vorlage die Bereiche und die Bezeichnungen von Metadaten fest, zB Datum, Kundennr, Betreff, etc.
Die Großzügigkeit des Bereiches insofern, als wenn das Papier nicht immer 100% korrekt eingelegt/gescannt wird. Das er in einem größeren Bereich danach sucht nach dem Zuordnen des Dokumentes.
s.a. Kommentar zu stefankittel - so in etwa hatte es jamend auf einer anderen Seite beschrieben und wäre für den Zweck natürlich geil. Dafür dann aber extra noch €€ auszugeben kann man machen, ist aber nicht meine Intention wenn die mitgelieferte Software etwas ähnliches bietet. Aktuell geht es bestimmt um 1.000 Seiten die zum Scan bereitliegen. Aber da wird vorher noch grob aussortiert. Wenn das alles als PDF vorliegt und in einem Backup vorhanden ist bin ich zufrieden.
Zukünftig dann je nach Aufkommen PC an, Scanner an, hinsetzen und später weg in Datenschutzmüll zum Entsorger.
Joar, ein DMS habe ich tagsüber vor der Nase, für den privaten Gebrauch in unserem Haushalt aber überdimensioniert.
Sag das nicht, ich verwende privat auch ein DMS, eine 2er Lizenz, für meine Frau noch eine dazu. Es macht schon Spaß, wenn man nicht alles in irgendwelchen Ordnern auf dem NAS suchen muss, vor allem Dokumente, die anhand des Inhalts in verschiedenen Ordnern existieren könnten. So habe ich einen DMS Client als Webversion, als App auf dem iPhone, der auch fotografieren und als Scan ablegen kann und als Windows Client und als Druckertreiber alles recht bequem und auch von unterwegs gleich per Fingertipp greifbar.
Es wurde ein ScanSnap ix1600 der jetzt auf dem Tisch steht und bisher eine Grundeinrichtung bekommen hat...
- ScanSnap Home Software auf dem Desktop-PC installiert
- Einstellungen angepasst (im Standard Profil kein OCR aktiv), Dateiname wird aus dem ausgelesenen Datum und Firmenname erstellt
- Papier einlegen, Scan-Button drücken, kurz warten,
- die fertigen PDF liegen in einem Ordner (extra Partition)
- der Ordner wird von Windows indiziert
- Suche nach Textinhalten über ScanSnap Home funktioniert, Suche im Datei Explorer ebenfalls
- ältere nicht-OCR PDF können in die ScanSnap Software importiert werden und werden dann mit OCR versehen
- SyncFolders für ein BackUp aufs NAS falls der Desktop-PC mal die Hufe hochreißt
Das sollte für unseren kleinen Haushalt ausreichen.
- ScanSnap Home Software auf dem Desktop-PC installiert
- Einstellungen angepasst (im Standard Profil kein OCR aktiv), Dateiname wird aus dem ausgelesenen Datum und Firmenname erstellt
- Papier einlegen, Scan-Button drücken, kurz warten,
- die fertigen PDF liegen in einem Ordner (extra Partition)
- der Ordner wird von Windows indiziert
- Suche nach Textinhalten über ScanSnap Home funktioniert, Suche im Datei Explorer ebenfalls
- ältere nicht-OCR PDF können in die ScanSnap Software importiert werden und werden dann mit OCR versehen
- SyncFolders für ein BackUp aufs NAS falls der Desktop-PC mal die Hufe hochreißt
Das sollte für unseren kleinen Haushalt ausreichen.
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