Bedingte Zellformatierung (1)

Sie haben mehrere Möglichkeiten, je nach dem, wie Sie mit der Gesamtheit der Werte verfahren müssen:

- Sie benötigen nur die Werte, die bestimmten Krite­rien entsprechen?

Dann sollten Sie die Tabelle filtern.

- Sie müssen alle Werte sehen, wollen jedoch durch einen anderen Zellhintergrund oder eine andere Schriftfarbe bestimmte Werte, die
gemeinsame Kriterien aufweisen, deutlich herausheben?

Dann können Sie das entweder manuell tun oder eine bedingte Formatierung benutzen. Ich persönlich be­nutze die manuelle Methode immer dann, wenn es entweder wenige Werte sind oder eine statische Ta­belle ist, die von mir bearbeitet wird.
Bei großen Datenmengen oder sich ständig ändernden Werten ist eine bedingte Formatierung eindeutig der bequemere Weg.


Wie gebe ich ein bedingtes Format an?

Es klingt viel schwieriger, als es tatsächlich ist. Versuchen Sie es doch einfach einmal:

Angenommen, Sie möchten Ihre Ausgaben in einem bestimmten Bereich überwachen. Sie möchten daher alle Werte, die größer sind als "35" farbig hervorheben.

Markieren Sie bitte den Zellbereich, in dem sich die zu überwachenden Werte befinden. Anschließend wählen Sie in der Menüleiste aus dem Bereich "Format" den Punkt "bedingte Formatierung" aus.
Es öffnet sich ein neues Fenster.
Die Standard-Start­situation sieht so aus, dass - von links nach rechts - im ersten der vier Eingabefelder steht "Zellwert ist", im zweiten steht "zwischen", das dritte und vierte Feld ist leer. Mit den ersten beiden Feldern erstellen wir eine Bedingung, die auf das nächste oder die nächsten beiden Feldern wirkt.

Für unser Beispiel lassen Sie "Zellwert ist" im ersten Eingabefeld stehen und wählen aus der Liste im zwei­ten Feld "größer als" aus. Mit der Auswahl "größer als" reagiert der Assistent und gibt Ihnen nun nur noch ein Eingabefeld vor, in das Sie bitte den Grenzwert 35 eintragen.

Unterhalb des rechten Eingabefeldes steht noch immer "Kein Format eingestellt". Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Format". Es öffnet sich ein neues Fenster mit drei Karteikarten, auf denen Sie einstellen, wie Sie den abweichenden Wert hervorheben möch­ten. Berücksichtigen Sie hier bitte gleich, ob Sie die Tabelle auch ausdrucken wollen, denn Fettschrift vor einem roten Zellhintergrund sieht auf dem Bildschirm gut aus, ist bei Schwarzweissdruck jedoch kaum zu lesen.
Für unser Beispiel wählen wir auf der ersten Karte ("Schrift") den Fettdruck aus (klicken Sie hierzu das Wort "Fett" in der Liste "Schriftschnitt" an) und auf der zweiten Karte ("Rahmen") eine gestrichelte Umrandung der Zelle, indem Sie rechts im Bereich "Linien" die entsprechende Linienart markieren und dann oben in der Mitte auf "Kontur" klicken. Bestätigen Sie die Formateinstellungen mit "OK", dann sehen Sie eine Vorschau auf das Aussehen der Zelle, wenn die Bedingung erfüllt ist.

Geben Sie nun Werte in den zuvor gewählten Bereich ein. Sobald die Eingabe in das Feld abgeschlossen ist, wird Excel die Bedingung auswerten und Ihnen eine Grenzwertüberschreitung durch das gewünschte Zellformat hervorheben.

Hinweis:

Die in den Zellen befindlichen Werte werden in keiner Weise beeinflusst, da die bedingte Formatierung lediglich die Darstellung des Wertes verändert.