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Suche nach geeigneten Dokumentenmanagementsystemen
Hi Community,
ich bin, im Zuge meiner Umschulung zum Informatikkaufmann, gerade in einem Praktikum bei einem mittelständischen Unternehmen mit ca. 150 Mitarbeitern. Zwar ist mein Abschlussprojekt ein anderer aber die Recherche für ein geeignetes DMS habe ich mir auch zum Projekt gemacht. Könnte vielleicht auch als Übung für die Abschlussprüfung dienen, wenn ich die Tests und Dokumentation noch vor Ende des Praktikums präsentieren darf.
Folgende Ausgangslage:
- ca 50 User
- monatlich knapp 10.000 neue Dateien
- Verschlagwortung
- Benutzerberechtigung
- revisionssichere Archivierung
- SAP-Anbindung
sollen in naher Zukunft über eine Dokumentenmanagementsystem verwaltet werden. Budget ist noch nicht angesetzt.
Während meiner Recherche, aber auch über Empfehlungen bin ich auf folgende vier Systeme aufmerksam geworden:
- Alfresco One
- LogicalDOC
- DocuWARE
- ELO
Mit diesen Unternehmen bin ich auch in Kontakt getreten und habe eine Testumgebung bereitgestellt bekommen.
Zum testen dieser Systeme habe ich einen Server mit:
- DualCore CPU
- 16GiB RAM
- 3x500GiB HDD
auf diesem läuft als Host der Windows Server 2012 R2 und eine virtuelle Maschine mit gleichem OS. Auf der virtuellen Maschine sollen die Test dann statt finden.
Nun meine Fragen:
1. Hab ich bis hier alles berücksichtigt?
2. Habt Ihr Erfahrung mit diesen DMSen?
3. Weitere Vorschläge?
freundliche Grüße
Ilker
ich bin, im Zuge meiner Umschulung zum Informatikkaufmann, gerade in einem Praktikum bei einem mittelständischen Unternehmen mit ca. 150 Mitarbeitern. Zwar ist mein Abschlussprojekt ein anderer aber die Recherche für ein geeignetes DMS habe ich mir auch zum Projekt gemacht. Könnte vielleicht auch als Übung für die Abschlussprüfung dienen, wenn ich die Tests und Dokumentation noch vor Ende des Praktikums präsentieren darf.
Folgende Ausgangslage:
- ca 50 User
- monatlich knapp 10.000 neue Dateien
- Verschlagwortung
- Benutzerberechtigung
- revisionssichere Archivierung
- SAP-Anbindung
sollen in naher Zukunft über eine Dokumentenmanagementsystem verwaltet werden. Budget ist noch nicht angesetzt.
Während meiner Recherche, aber auch über Empfehlungen bin ich auf folgende vier Systeme aufmerksam geworden:
- Alfresco One
- LogicalDOC
- DocuWARE
- ELO
Mit diesen Unternehmen bin ich auch in Kontakt getreten und habe eine Testumgebung bereitgestellt bekommen.
Zum testen dieser Systeme habe ich einen Server mit:
- DualCore CPU
- 16GiB RAM
- 3x500GiB HDD
auf diesem läuft als Host der Windows Server 2012 R2 und eine virtuelle Maschine mit gleichem OS. Auf der virtuellen Maschine sollen die Test dann statt finden.
Nun meine Fragen:
1. Hab ich bis hier alles berücksichtigt?
2. Habt Ihr Erfahrung mit diesen DMSen?
3. Weitere Vorschläge?
freundliche Grüße
Ilker
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11 Comments
Latest comment
Hallo Ilker,
hast du auch mal daran gedacht das vielleicht auch noch SharePoint ein System ist in dem man Dokumente
verwalten kann? Allerdings wird es dann mit der Hardware die Dir zur Verfügung steht vielleicht etwas knapp.
Aber es sollte auch damit gehen wenn du alles auf einer Maschine installierst.
Gruß
Hajo
hast du auch mal daran gedacht das vielleicht auch noch SharePoint ein System ist in dem man Dokumente
verwalten kann? Allerdings wird es dann mit der Hardware die Dir zur Verfügung steht vielleicht etwas knapp.
Aber es sollte auch damit gehen wenn du alles auf einer Maschine installierst.
Gruß
Hajo
Hallo Ilker,
Bei uns haben einige Kunden ELO im Einsatz und sind damit sehr zu frieden. Die anderen kann ich leider nicht beurteilen.
LG
LukeSky
Bei uns haben einige Kunden ELO im Einsatz und sind damit sehr zu frieden. Die anderen kann ich leider nicht beurteilen.
LG
LukeSky
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Hi Hajo,
klar war SharePoint mit in der Auswahl da das Unternehmen viel mit MS Office Applikationen arbeitet.
Leider war in Erfahrungsberichten die Verschlagwortung und die revisionssichere Archivierung schlecht bewertet. Hinzu kam das die SAP Kopplung für unsere Anwendungen nicht fortgeschritten genug waren und schließlich hat auch die Oberfläche nicht überzeugt.
Danke für deine Antwort, Gruß
Ilker
klar war SharePoint mit in der Auswahl da das Unternehmen viel mit MS Office Applikationen arbeitet.
Leider war in Erfahrungsberichten die Verschlagwortung und die revisionssichere Archivierung schlecht bewertet. Hinzu kam das die SAP Kopplung für unsere Anwendungen nicht fortgeschritten genug waren und schließlich hat auch die Oberfläche nicht überzeugt.
Danke für deine Antwort, Gruß
Ilker
hi,
zunächst hat SAP auch ein eigenes DMS - wobei ich das recht schlecht umgesetzt finde.
Weiterhin muß auch jeder eine SAP-Lizenz haben um auf die Dokumente zugreifen zu können. Kann es nicht wirklich empfehlen nachdem es uns vorgeführt wurde.
DMS gibt`s viele, mir pers. gefiel OptimalSystem am besten!
Elo ist auch sehr gut, und auch recht günstig. M;.E. zum einsteigen recht gut. Einfache Handhabung für die User.
Problem wird immer den Workflow zu definieren, und da kann man dann mit Elo schon an die Grenzen stoßen.
Von daher ist die Budgetfrage nicht uninteressant.
Es kommt auch etwas drauf an, welch Branche Ihr seid.
Ansonsten findest du hier eine gute Übersicht: www.softselect.de
Viel Erfahrung mit DMS hab ich nicht, habe mir aber einige angeschaut. Leider wurde es gekänzelt, da der Aufwand nicht maginal ist und die Kosten auch z.T. heftig (Chef wollte SAP haben - und das war echt nicht toll. Daher hat auch keiner weiter gedrängt).
greetz
ravers
zunächst hat SAP auch ein eigenes DMS - wobei ich das recht schlecht umgesetzt finde.
Weiterhin muß auch jeder eine SAP-Lizenz haben um auf die Dokumente zugreifen zu können. Kann es nicht wirklich empfehlen nachdem es uns vorgeführt wurde.
DMS gibt`s viele, mir pers. gefiel OptimalSystem am besten!
Elo ist auch sehr gut, und auch recht günstig. M;.E. zum einsteigen recht gut. Einfache Handhabung für die User.
Problem wird immer den Workflow zu definieren, und da kann man dann mit Elo schon an die Grenzen stoßen.
Von daher ist die Budgetfrage nicht uninteressant.
Es kommt auch etwas drauf an, welch Branche Ihr seid.
Ansonsten findest du hier eine gute Übersicht: www.softselect.de
Viel Erfahrung mit DMS hab ich nicht, habe mir aber einige angeschaut. Leider wurde es gekänzelt, da der Aufwand nicht maginal ist und die Kosten auch z.T. heftig (Chef wollte SAP haben - und das war echt nicht toll. Daher hat auch keiner weiter gedrängt).
greetz
ravers
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Hi,
kann Euch DocuWare sehr empfehlen. Wir haben es bereits seit fast 10 Jahren im Einsatz und sind sehr zufrieden.
Ich kann keine Aussage über die SAP Anbindung tätigen, aber der Rest deiner Anforderungen wird erfüllt.
kann Euch DocuWare sehr empfehlen. Wir haben es bereits seit fast 10 Jahren im Einsatz und sind sehr zufrieden.
Ich kann keine Aussage über die SAP Anbindung tätigen, aber der Rest deiner Anforderungen wird erfüllt.
hast du auch mal daran gedacht das vielleicht auch noch SharePoint ein System ist in dem man Dokumente
verwalten kann?Ganz schlechter Rat, wenn es Dokumente geht. Sharepoint ist ein gutes Collaboration Tool, kann aber mit Dokumente nur recht und schlecht umgehen.
Wenn es um die Zusammenarbeit mit SAP geht, dann ist ELO unschlagbar. Es gibt dazu den ELO BLP (Business Logic Provider). Dies ist ein unschlagbares Tool für die Zusammenarbeit der beiden Programme.
Wobei ich dir hier raten würde den Partner mit dem das Projekt umgesetzt wird genau auszuwählen. Und noch ein guter Rat. Die Planung für ein derartiges Projekt kannst du mit 80% ansezten, die Umsetzung dann selbst ist der Rest.
Und mit einer guten Vorarbeit fällt und steht ein derartiges Projekt.
LG Günther
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Hallo Ilker,
mal ganz was anderes:
Wir haben d.3ecm im Einsatz, von der d.velop AG.
Die passen sehr gut zu deinen Anforderungen:
Zertifizierter SAP Partner mit eigenen Lösungen zum SAP und hat auch SharePoint-Lösungen mit denen man Dokumente teilen und verwalten kann
www.d-velop.de
Viele Grüße
DLT
mal ganz was anderes:
Wir haben d.3ecm im Einsatz, von der d.velop AG.
Die passen sehr gut zu deinen Anforderungen:
Zertifizierter SAP Partner mit eigenen Lösungen zum SAP und hat auch SharePoint-Lösungen mit denen man Dokumente teilen und verwalten kann
www.d-velop.de
Viele Grüße
DLT
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Hi
ich kann @guenterh nur zustimmen, vorarbeit und Planung sind a & o bei einem solchen Projekt. Zu dem solltest du die betreffenden Stellen mit ins Boot holen, damit das Tool am Ende auch eine Unterstützung und nicht eine Belastung für die Mitarbeiter ist.
Nebst den von dir genannten gibt es auch noch develop als Anbieter, die haben auch eine passende Schnittstelle zu SAP. Wo ich drauf achten würde ist auf jeden Fall, dass man das DMS/ECM auch ohne SAP nutzen kann, denn ansonsten wird die Lizensierung für SAP bedeutend teurer werden.
ECM ist die eine Seite, wie sieht es aus mit dem erfassen von Rechnungen usw.? Denn in dem Bereich gibt es nur ganz wenige die das in dem Rahmen überhaupt können (KoFax z.B.) und diese Tools sind oft in den von dir genannten integriert. Frage doch einmal euren SAP Lieferanten mit wem die das im Regelfall machen, oft ist die Implementierung dann schneller und einfacher weil beide Hersteller bereits fertige Lösungen haben die ggf. nur noch geringfügig angepasst werden müssen.
Revisionssichere Ablagen kann dir kein Lieferant garantieren, dass machen Wirtschaftsprüfer, die neben der eigentlichen Dateiablage den gesamten Prozess bewerten der dazu gehört, die müssen das soweit freigeben das Ihr eure gescannten Dokumente danach in die Tonne werfen könnt.
Just my 2 Cent
@clSchak
ich kann @guenterh nur zustimmen, vorarbeit und Planung sind a & o bei einem solchen Projekt. Zu dem solltest du die betreffenden Stellen mit ins Boot holen, damit das Tool am Ende auch eine Unterstützung und nicht eine Belastung für die Mitarbeiter ist.
Nebst den von dir genannten gibt es auch noch develop als Anbieter, die haben auch eine passende Schnittstelle zu SAP. Wo ich drauf achten würde ist auf jeden Fall, dass man das DMS/ECM auch ohne SAP nutzen kann, denn ansonsten wird die Lizensierung für SAP bedeutend teurer werden.
ECM ist die eine Seite, wie sieht es aus mit dem erfassen von Rechnungen usw.? Denn in dem Bereich gibt es nur ganz wenige die das in dem Rahmen überhaupt können (KoFax z.B.) und diese Tools sind oft in den von dir genannten integriert. Frage doch einmal euren SAP Lieferanten mit wem die das im Regelfall machen, oft ist die Implementierung dann schneller und einfacher weil beide Hersteller bereits fertige Lösungen haben die ggf. nur noch geringfügig angepasst werden müssen.
Revisionssichere Ablagen kann dir kein Lieferant garantieren, dass machen Wirtschaftsprüfer, die neben der eigentlichen Dateiablage den gesamten Prozess bewerten der dazu gehört, die müssen das soweit freigeben das Ihr eure gescannten Dokumente danach in die Tonne werfen könnt.
Just my 2 Cent
@clSchak
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Wir setzen ELO ein und sind zufrieden. Alle deine ANforderungen werden abgedreckt (die SAP Schnittstelle kenne ich nicht aber hat mein Vorgänger schon bewertet).
Beim Lizenzmodel würde ich einige Dinge beachten:
- Die ELO Lizenzen selbst sind concurrent user, so wurde es mir gesagt. Ich glaube lesender Zugriff ist sogar umsonst, ein User zählt erst bei Verschlagwortung und dann für einen Zeitraum x.
- Jährliche Lizenzkosten sind sehr beliebt und nicht wenig, ich meine 21%. Man kann diese kündigen und die Lizenzen beim Upgrade neu kaufen.
- Die DB ist leider nicht mehr so günstig, wir haben jüngst unsere SQL Subscription gekündigt. Ich kann noch nicht sagen ob wir beim nächsten SQL Upgrade eine "normale" MS Lizenz brauchen, bisher war das ELO OEM.
Beim Lizenzmodel würde ich einige Dinge beachten:
- Die ELO Lizenzen selbst sind concurrent user, so wurde es mir gesagt. Ich glaube lesender Zugriff ist sogar umsonst, ein User zählt erst bei Verschlagwortung und dann für einen Zeitraum x.
- Jährliche Lizenzkosten sind sehr beliebt und nicht wenig, ich meine 21%. Man kann diese kündigen und die Lizenzen beim Upgrade neu kaufen.
- Die DB ist leider nicht mehr so günstig, wir haben jüngst unsere SQL Subscription gekündigt. Ich kann noch nicht sagen ob wir beim nächsten SQL Upgrade eine "normale" MS Lizenz brauchen, bisher war das ELO OEM.
1Zitat von @GuentherH:
Wenn es um die Zusammenarbeit mit SAP geht, dann ist ELO unschlagbar. Es gibt dazu den ELO BLP (Business Logic Provider). Dies ist
ein unschlagbares Tool für die Zusammenarbeit der beiden Programme.
Wobei ich dir hier raten würde den Partner mit dem das Projekt umgesetzt wird genau auszuwählen. Und noch ein guter Rat.
Die Planung für ein derartiges Projekt kannst du mit 80% ansezten, die Umsetzung dann selbst ist der Rest.
Und mit einer guten Vorarbeit fällt und steht ein derartiges Projekt.
LG Günther
Wenn es um die Zusammenarbeit mit SAP geht, dann ist ELO unschlagbar. Es gibt dazu den ELO BLP (Business Logic Provider). Dies ist
ein unschlagbares Tool für die Zusammenarbeit der beiden Programme.
Wobei ich dir hier raten würde den Partner mit dem das Projekt umgesetzt wird genau auszuwählen. Und noch ein guter Rat.
Die Planung für ein derartiges Projekt kannst du mit 80% ansezten, die Umsetzung dann selbst ist der Rest.
Und mit einer guten Vorarbeit fällt und steht ein derartiges Projekt.
LG Günther
Hi Günther,
auch dir danke für deine Antwort. Nach Kontakt mit den Vertriebspartnern der oben genannten Systemen muss ich gestehen, mir ist im Moment auch ELO am sympatischsten. Trotzdem bin ich noch unparteiisch beim Testen.
Das die Vorarbeit mindestens 80% des Projektes ausmacht, macht sich eben in der Testphase schon bemerkbar..
Gruß, Ilker
Zitat von @DLT1987:
Wir haben d.3ecm im Einsatz, von der d.velop AG.
Die passen sehr gut zu deinen Anforderungen
Viele Grüße
DLT
Wir haben d.3ecm im Einsatz, von der d.velop AG.
Die passen sehr gut zu deinen Anforderungen
Viele Grüße
DLT
Hi DLT,
ich hab jetzt mal bisschen drüber gelesen und tatsächlich wären die Anforderungen mit dem gut gedeckt.
Werde ich mittesten, danke für den Tipp!
Gruß, Ilker
