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Ähnliche Email an verschiedene (interne) Empfäner identifizieren?

Mitglied: andi303

andi303 (Level 1) - Jetzt verbinden

26.10.2011 um 13:52 Uhr, 2418 Aufrufe, 7 Kommentare

Hallo zusammen,

wir haben öfter das Problem, dass mehrere Mitarbeiter zur gleichen Frage angeschrieben werden. Jeder Antwortet auf diese Mail, was dann meistens ein paar Probleme mit sich bringt ("aber Herr XY hat gesagt...") und natürlich sehr ineffizient ist.
Selbstverständlich kommunizieren wir deutlich den zuständigen Mitarbeiter, aber das ist leider nicht DAU-sicher. Auch können wir nicht so einfach eine zentrale Eingangsadresse festlegen.

Gibt es eine Möglichkeit dieses Problem mit Exchange zu lösen?
Ich denke da an einen Filter, der nach stark ähnlichen Emails sucht und die betroffenen Mitarbeiter informiert.
Ist so etwas möglich?

Vielen Dank im Voraus!
Mitglied: goscho
26.10.2011 um 14:04 Uhr
Hi andi,

entweder ist dein Exchange falsch konfiguriert oder dein Anliegen ist mit Exchange-Mitteln nicht zu lösen.

Wenn du dafür sorgst, dass verschiedene Mitarbeiter die selbe Mail erhalten (weil bspw. alle im selben Verteiler sind), dann muss es auch eine Regel geben, wie mit solchen Mails umgegangen werden soll.
Wenn sich Mitarbeiter dann nicht daran halten, muss man diese schulen oder zur Rechenschaft ziehen.
Öffentliche Ordner mit gemeinsamen Zugriff und dann wird der Bearbeitungsstatus der Mails durch den jeweiligen MA gekennzeichnet (manuell in die Mail eingetragen oder durch Farbkennzeichen symbolisiert).

Wenn natürlich mehrere Mitarbeiter von derselben Person zum selben Thema individuell angeschrieben werden und dann unabhängig voneinander antworten, ist das auch wieder ein Kompetenzproblem, welches bestimmt nicht mit Exchange-Mitteln lösbar ist.
Bitte warten ..
Mitglied: Pago159
26.10.2011 um 14:06 Uhr
Hallo andi303,

um welche Aufgaben handelt es sich denn? Geht es um einen Helpdesk?
Dann wäre vll ein Ticket-System nicht schlecht.

Ich habe dir extra mal ein Open-Source Programm rausgesucht.

Für Exchange fällt mir da jetzt nicht direkt etwas ein,
würde aber nicht ausschließen, dass es so ein System gibt (denke da mal an Spam-erkennung)

Lg GRapper
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Mitglied: andi303
26.10.2011 um 14:17 Uhr
Ja, habe mir gerade schon gedacht dass jemand ein Ticket-System vorschlagen wird. Aber das passt nicht in unsere Prozesse.
Wir haben es einfach mit ganz schlauen Leuten zu tun, die denken dass Sie irgendwann eine positive Antwort erhalten, wenn sie möglichst viele Leute anschreiben. Eine klare Aufgabenabgrenzung ist in unserem Fall leider nicht möglich...
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Mitglied: EDeVau
26.10.2011 um 14:18 Uhr
wir haben öfter das Problem, dass mehrere Mitarbeiter zur gleichen Frage angeschrieben werden. Jeder Antwortet auf diese
Mail, was dann meistens ein paar Probleme mit sich bringt ("aber Herr XY hat gesagt...") und natürlich sehr
ineffizient ist.


Also da solltest du mal mit deinen Mitarbeitern reden, denn wenn jeder was anderes sagt, dann kann nur einer Recht haben.

Anonsten die bereits erwähnte Kommunikation untereinander fördern.

In Outlook kannste ja bei jedem einen Filter einrichten wo drinnen steht, das Mails, die nur an mich gerichtet sind in einen Ordner verschoben werden. Bei allen anderen Mails sollten deine Mitarbeiter dann vor Beantwortung miteinander Reden.

Eigentlich die beste Möglichkeit wäre es, wenn supportanfragen nur bei einer Mail eingehen und eine PErson diese dann entsprechend an die Mitarbeiter verteilt.
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Mitglied: Pago159
26.10.2011 um 14:26 Uhr
Hallo andi303,

könntest du dann bitte noch sagen, weshalb das nicht in eure Prozesse passt?
Denn bei dem Ticket-System gehen die mails Zentral ein, jeder hat zugriff auf
die Mails über das Ticket-System und beantwortet wird auch per Mail (Wenn richtig Konfiguriert).

Lg GRapper
Bitte warten ..
Mitglied: andi303
26.10.2011 um 14:53 Uhr
Anonsten die bereits erwähnte Kommunikation untereinander fördern.

... Als würden die Leute über jede Mail sprechen... Sorry, aber das ist halt das Admin-Wunschdenken.

In Outlook kannste ja bei jedem einen Filter einrichten wo drinnen steht, das Mails, die nur an mich gerichtet sind in einen Ordner verschoben werden. Bei allen anderen Mails sollten deine Mitarbeiter dann vor Beantwortung miteinander Reden.

Das geht nicht da hier nicht mehrere Leute im CC stehen, sondern mehrere Mails geschrieben werden.

Eigentlich die beste Möglichkeit wäre es, wenn supportanfragen nur bei einer Mail eingehen und eine PErson diese dann entsprechend an die Mitarbeiter verteilt.

Ja, schön wäre es. Es geht aber nicht um Support sondern um Lehre, wir müssen die Emails nach außen kommunizieren. (Und es mangelt auch an entsprechender Person)

Ich merke schon, da lässt sich mit Exchange nichts machen. Aber dennoch danke für die Tipps!
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Mitglied: Pago159
26.10.2011 um 15:13 Uhr
Ihr könnt doch Intern das Ticket-System nutzen (auch eingang von extern auf eine bestimmte E-Mail-Adresse)
Nach extern kann man in der Regel auch über so ein Ticket-System Mailen (unter umständen auch mit nur einer nach Aussen sichtbaren E-Mailadresse)
Bitte warten ..
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