Best practice: allgemeiner Firmenaccount info(at). mit Exchange?

Hallo,

wir sind eine kleine Firma, welche 99% der Anfragen/Aufträge bzw. auch Produktionsdaten per eMail bekommen. Wir verwenden SBS2011 mit Exchange (2010?) und Outlook Clients. Jeder MA hat sein eigenes Postfach und alle haben Zugriff auf eine shared Mailbox (info@...). Die meisten Daten schlagen auf dem info@-Postfach auf, wir verschieben dann, auftragsbezogen, die eMails in einen Auftrags-(Unterordner) des info - Postfachs. Zusätzlich bekommt der Chef neben seinem eigenen Postfach auch noch die eMails der MAs weitergeleitet, damit während Krankheit/Urlaub/sonstiger Abwesenheit nichts untergeht und er auch umfassend informiert ist/sein kann. Zusätzlich soll es in Zukunft firmenweite Kontakte und Kalender geben.
Leider bringt das einige Nachteile mit sich: Auftragsunterordner nehmen überhand, eMails sind mehrfach redundant im System, eMails sind wegen der Produktionsdaten oft auch mehrere MB groß, Archivierung wird schwierig bis unmöglich usw.
Mir fehlt hier etwas die Idee, wie ich die Abhandlung des ganzen eMail-Verkehrs vernünftig abbilden kann. Wie wird das in anderen Firmen bewerkstelligt? Wegen unserer Größe gibt es z.B. keinen MA, der ausschließlich für das info-Postfachs zuständig ist (sein kann).

Gibt es hier ein best practice Vorgehen, wie so etwas strukturiert wird? Mir ist klar, dass es immer individuell sein wird, aber so als Ausgangspunkt...

Danke und schöne Grüße,
Alex

P.S. es muss nicht unbedingt Exchange sein