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Buchhalterische Belege nur noch gescannt in der EDV archivieren
Hallo zusammen,
Wir würden bei uns demnächst gerne die zettelwirtschaft der Buchhaltung eindämmen.
Wir haben uns vorgestellt alle Eingangsrechnungen bzw sonstige steuerlich relevante Belege nur noch eingescannt zu archivieren und die Originalbelege zu vernichten.
Ich habe diesbezüglich schon mal einen Blick auf das Dokument Management System agorum geworfen.
Hat damit jemand Erfahrung? Wäre das so umsetzbar?
LG!
Wir würden bei uns demnächst gerne die zettelwirtschaft der Buchhaltung eindämmen.
Wir haben uns vorgestellt alle Eingangsrechnungen bzw sonstige steuerlich relevante Belege nur noch eingescannt zu archivieren und die Originalbelege zu vernichten.
Ich habe diesbezüglich schon mal einen Blick auf das Dokument Management System agorum geworfen.
Hat damit jemand Erfahrung? Wäre das so umsetzbar?
LG!
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Printed on: April 23, 2024 at 13:04 o'clock
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Latest comment
Moin,
Agorum ist dafür etwas überdimensioniert und meiner Meinung nach auch zu teuer.
Schau Dir das mal an.
Gruß
Uwe
Agorum ist dafür etwas überdimensioniert und meiner Meinung nach auch zu teuer.
Schau Dir das mal an.
Gruß
Uwe
Du gehst das von der falschen Seite an:
- zuerst Anforderungen definieren (einmal intern, was will wer und wie ablegen)
- Anforderungen zusammen mit einem erfahrenen Berater definieren
- Pflichtenheft erstellen
- Software aussuchen
Wenn es anders herum gemacht wird, kann ich dir garantieren, dass das Projekt in den Sand gesetzt wird.
Es gibt einige Beitrage zu diesem Thema hier am Board, z.B. - Suche nach geeigneten Dokumentenmanagementsystemen
Und was ich dir auch garantieren kann, wenn das Archiv revisionssicher sein soll und einer Wirtschaftsprüfung standhalten soll wird du mit der freier Software (sprichen kostenfrei) nicht durchkommen.
Es gibt da einen klugen Spruch: "Open Source heißt freie Wahl und nicht Freibier"
LG Günther
- zuerst Anforderungen definieren (einmal intern, was will wer und wie ablegen)
- Anforderungen zusammen mit einem erfahrenen Berater definieren
- Pflichtenheft erstellen
- Software aussuchen
Wenn es anders herum gemacht wird, kann ich dir garantieren, dass das Projekt in den Sand gesetzt wird.
Es gibt einige Beitrage zu diesem Thema hier am Board, z.B. - Suche nach geeigneten Dokumentenmanagementsystemen
Und was ich dir auch garantieren kann, wenn das Archiv revisionssicher sein soll und einer Wirtschaftsprüfung standhalten soll wird du mit der freier Software (sprichen kostenfrei) nicht durchkommen.
Es gibt da einen klugen Spruch: "Open Source heißt freie Wahl und nicht Freibier"
LG Günther
Schau Dir mal Elo professional an.
Moin,
Sehe es ähnlich wie Günther:
Ermittelt eure Bedarfe, schaut euch am Markt um und holt euch 2-3 Anbieter ins Haus, die euch die Produkte vorstellen.
Ihr müsst zwingend darauf achten, dass es revisionssicher ist!
Und deine Anmerkung, dass ihr die Belege am Ende entsorgen wollt, rate ich euch erstmal ab.
Wenn ihr ein System habt, lässt es durch einen Wirtschaftsprüfer o.Ä. prüfen. Und zwar nicht das Produkt selbst, sondern die gesamte Installation bei euch, welche auch das Backupkonzept beinhaltet. Erst, wenn der sein schriftliches OK gegeben habt, dürft ihr die Belege entsorgen.
Ein guter Anbieter sollte euch auch diesen Weg vorschlagen. Nichts ist unangenehmer, als ein System zu haben, welches nirgends anerkannt wird und der Prüfer dann die nicht mehr vorhandenen Originalbelege sehen will...
Gruß
em-pie
Sehe es ähnlich wie Günther:
Ermittelt eure Bedarfe, schaut euch am Markt um und holt euch 2-3 Anbieter ins Haus, die euch die Produkte vorstellen.
Ihr müsst zwingend darauf achten, dass es revisionssicher ist!
Und deine Anmerkung, dass ihr die Belege am Ende entsorgen wollt, rate ich euch erstmal ab.
Wenn ihr ein System habt, lässt es durch einen Wirtschaftsprüfer o.Ä. prüfen. Und zwar nicht das Produkt selbst, sondern die gesamte Installation bei euch, welche auch das Backupkonzept beinhaltet. Erst, wenn der sein schriftliches OK gegeben habt, dürft ihr die Belege entsorgen.
Ein guter Anbieter sollte euch auch diesen Weg vorschlagen. Nichts ist unangenehmer, als ein System zu haben, welches nirgends anerkannt wird und der Prüfer dann die nicht mehr vorhandenen Originalbelege sehen will...
Gruß
em-pie
Mir geht es mit diesem Beitrag auch nur darum Anbieter zu finden... Deswegen habe ich ja auch um Erfahrungsberichte gebeten..
Ok.
Dann schaue dir, wie bereits von Looser27 erwähnt, ELO oder auch DOCUWare an.
Beides gute Produkte.
Ebenfalls namhaft und geeignet ist das Produkt von D.Velope
Es sei aber angemerkt, dass die obigen Produkte etwas mehr kosten. Dafür aber auch bekannte und anerkannte Produkte sind, die vieles können und mitbringen...
Dann schaue dir, wie bereits von Looser27 erwähnt, ELO oder auch DOCUWare an.
Beides gute Produkte.
Ebenfalls namhaft und geeignet ist das Produkt von D.Velope
Es sei aber angemerkt, dass die obigen Produkte etwas mehr kosten. Dafür aber auch bekannte und anerkannte Produkte sind, die vieles können und mitbringen...
Hallo,
es kommt darauf an was man ist und was man betreibt. Soll heißen wenn man Ist, Soll oder Kann-Kaufmann ist unterliegt man
eben auch immer den jeweiligen Bestimmungen und das kann einem der Steuerberater auch immer gut sagen was direkt für
jeden gilt. Ich denke jeder der seine Steuererklärung abgibt und Einkommens- ebenso wie Gewerbesteuer zahlt, sollte die
original Belege immer griffbereit haben sicherlich ist es nicht schlecht so etwas auch digital zu archivieren um es später
ausdrucken zu können, bzw. wenn man danach gefragt wird oder die originalen Papiere verschwinden man noch
Duplikate hat. Viele Leute die ich kenne benutzen dazu als Kleingewerbetreibende folgende Soft- und Hardware;
- ECO-DMS
- Dokumentenscanner
- NAS und RDX Laufwerk
(Als Ziel- und Sicherungslaufwerk)
- APC USV zur Absicherung
Alles was man braucht und was man benötigt um die Papierflut zu bändigen, nicht aber um sie einzudämmen, es
sei denn man ist eine Privatperson, aber auch dann sollte man solche Belege aufheben wegen der Steuer, Garantie,
Beweispflicht und so weiter.
Gruß
Dobby
es kommt darauf an was man ist und was man betreibt. Soll heißen wenn man Ist, Soll oder Kann-Kaufmann ist unterliegt man
eben auch immer den jeweiligen Bestimmungen und das kann einem der Steuerberater auch immer gut sagen was direkt für
jeden gilt. Ich denke jeder der seine Steuererklärung abgibt und Einkommens- ebenso wie Gewerbesteuer zahlt, sollte die
original Belege immer griffbereit haben sicherlich ist es nicht schlecht so etwas auch digital zu archivieren um es später
ausdrucken zu können, bzw. wenn man danach gefragt wird oder die originalen Papiere verschwinden man noch
Duplikate hat. Viele Leute die ich kenne benutzen dazu als Kleingewerbetreibende folgende Soft- und Hardware;
- ECO-DMS
- Dokumentenscanner
- NAS und RDX Laufwerk
(Als Ziel- und Sicherungslaufwerk)
- APC USV zur Absicherung
Alles was man braucht und was man benötigt um die Papierflut zu bändigen, nicht aber um sie einzudämmen, es
sei denn man ist eine Privatperson, aber auch dann sollte man solche Belege aufheben wegen der Steuer, Garantie,
Beweispflicht und so weiter.
Gruß
Dobby
Hallo,
was man auch immer in Erägung ziehen sollte ist die Orginalbelege nicht zu vernichten sondern durch IT zu cachen.
Das kommt natürlich auf die Umstände und die Anzahl der Dokumente an.
Man scannt die Dokumente ein, jedes bekommt dabei eine eindeutige fortlaufende Nummer nach der es in Ordner abgeheftet wird.
Man arbeitet dann nur noch mit dem DMS und der Prüfer kann gerne die Originalunterladen sehen.
Viele Grüße
Stefan
was man auch immer in Erägung ziehen sollte ist die Orginalbelege nicht zu vernichten sondern durch IT zu cachen.
Das kommt natürlich auf die Umstände und die Anzahl der Dokumente an.
Man scannt die Dokumente ein, jedes bekommt dabei eine eindeutige fortlaufende Nummer nach der es in Ordner abgeheftet wird.
Man arbeitet dann nur noch mit dem DMS und der Prüfer kann gerne die Originalunterladen sehen.
Viele Grüße
Stefan
Hi,
Wenn man ein Dokument auf dem Schirm hat, dann braucht man es nur anhand der fortlaufenden Nummer raussuchen. Für solche Nummern gibt es entsprechende Stempel, welche bei jedem Stempeln automatisch weiterzählen. Gibs in jedem Stempelladen für ein paar Euro. Lohnt sich!
E.
Man scannt die Dokumente ein, jedes bekommt dabei eine eindeutige fortlaufende Nummer nach der es in Ordner abgeheftet wird.
Man arbeitet dann nur noch mit dem DMS und der Prüfer kann gerne die Originalunterladen sehen.
Genau so!Man arbeitet dann nur noch mit dem DMS und der Prüfer kann gerne die Originalunterladen sehen.
Wenn man ein Dokument auf dem Schirm hat, dann braucht man es nur anhand der fortlaufenden Nummer raussuchen. Für solche Nummern gibt es entsprechende Stempel, welche bei jedem Stempeln automatisch weiterzählen. Gibs in jedem Stempelladen für ein paar Euro. Lohnt sich!
E.
Gute DMS Systeme, wie z.B. ELO beherrschen die automatische Belegerfassung mittels Barcode. Nach dem Aufbringen wird eingescannt und entsprechend nach den hinterlegten Abläufen sortiert und zugeordnet.
Stimmt das Prozedere mit Euren Wirtschaftsprüfern ab. Es ist in meinen Augen dann nämlich überflüssig die Papierbelege aufzubewahren, wenn dies nicht gefordert ist.
Gruß
Looser
Stimmt das Prozedere mit Euren Wirtschaftsprüfern ab. Es ist in meinen Augen dann nämlich überflüssig die Papierbelege aufzubewahren, wenn dies nicht gefordert ist.
Gruß
Looser
