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Dokumentation im Team per App

Mitglied: JGA-Attus-IT

JGA-Attus-IT (Level 1) - Jetzt verbinden

02.09.2019 um 15:06 Uhr, 991 Aufrufe, 11 Kommentare, 1 Danke

Moin zusammen,

ich bräuchte mal euer Schwarmwissen.
Wir sind auf der Suche nach einer App (ausschließlich Androidgeräte) die es uns ermöglicht im Team an Dokumentationen zu Niederlassungen zu arbeiten.

Beispiel:

Ich stehe in der Niederlassung XY / beim Kunden YZ und baue ein neues Gerät auf, setze eine neue RJ45 Dose, ziehe einen Arbeitsplatz von A nach B und beseitige einen Fehler.
Ich mache direkt vor Ort Fotos von dem ganzen und dem neuen Arbeitsplatz dann die Infos wie vergebene IP, Dose, Switchport etc. zuordnen, die Messergebnisse für die neue Dose hinterlegen (für einen Kunden müssen wir immer den Durchsatz der Leitung messen und dokumentieren), dem Umgezogenen Arbeitsplatz die neue Dose zuordnen und den beseitigten Fehler als Wissensdatenbank hinterlegen. Bisher halt alles handschriftlich per kladde und den Rest dann im Büro in sauber.

Da ich jetzt aber meist noch 2 bis 4 weitere Kunden/Niederlassungen vor mir habe, bis ich wieder in die Firma komme oder ich direkt vom Kunden nach Hause fahre und erst am nächsten oder sogar übernächsten Tag wieder im Büro bin, habe ich entsprechend viele Notizen, Bilder, Protokolle ab zu arbeiten.
Wenn der Kunde / die Niederlassung jetzt bei uns im Büro anruft, bevor ich die Doku gemacht habe stehen die Kollegen da wie Ochs vorm Berg.

Daher wie gesagt auf der Suche nach einer App, möglichst ohne viel Aufwand (Cloud gespeicherte Daten nach DSGVO / einfache Installation ohne viel Administration auf eigenen Servern) die das abbilden kann.

Microsoft Teams, Bitrix24, OneNote, Asana und Dokuwiki haben wir schon durch und sind vom Team/Chef nicht angenommen worden...

Vielen Dank im Voraus und einen angenehmen Wochenstart

VG

JGA
Mitglied: H41mSh1C0R
02.09.2019 um 16:42 Uhr
Spontan würde mir wenn ihr eine MS Umgebung einsetzt, ein Sharepoint einfallen. Gibt eine Android App für und wenn ihr für eine Zwecke ein Template baut oder bauen lasst dann ist die Welt doch schön.

Ansonsten geht auch jedes andere CMS was ihr entsprechend mit Rechten verseht und voala.

Wie immer alles eine Frage nach Budget.

=)
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Mitglied: maretz
02.09.2019 um 17:45 Uhr
naja - scheinbar ja auch eine Frage was der Chef bzw. das Team akzeptiert.... Da helfen dann Vorschäge ja eher nicht, das muss das Team dann entscheiden...
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Mitglied: H41mSh1C0R
02.09.2019 um 17:57 Uhr
Große Tapete erstellen mit Produkte, Featureliste, Kosten, etc.... und Haken setzen.

Am Ende sollen sich die Beteiligten was aussuchen und voala. =)
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Mitglied: JGA-Attus-IT
02.09.2019 um 19:49 Uhr
Wenn ich meinen Chef richtig verstehe will er eher weg von MS und hin zu irgendwas gehostetem was uns keinen administrativen Aufwand kostet.
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Mitglied: JGA-Attus-IT
02.09.2019 um 19:55 Uhr
Zitat von maretz:

naja - scheinbar ja auch eine Frage was der Chef bzw. das Team akzeptiert.... Da helfen dann Vorschäge ja eher nicht, das muss das Team dann entscheiden...

Vorschläge helfen in so fern, dass sie das schiere übermaß an unpassenden angeboten via Googlesuche ersparen... ich sitze seit zwei Wochen und versuche was gescheites zu finden... war schon so weit ein PHPBB auf ner Qnap im RZ ein zu richten und mit Tapatalk zu bedienen... was meinem Chef in so fern nicht passte, dass ein Forum ja immer um n Seiten anwächst, sobald jemand etwas dazu schreibt. Es soll halt möglichst alles schnell im Überblick bleiben, zur Not werden extra Tablets angeschafft um es besser lesbar zu gestalten.

Sharepoint passt halt in sofern nicht, als das das Teil viel zu umfangreich ist und wir viel zu lange bräuchten es entsprechend unseren wünschen zu konfigurieren. Mein Chef ist halt der Meinung, dass wir mit Sicherheit nicht die Einzigen mit diesem Problem sind und es daher garantiert eine einfache, fertige und möglichst gehostetete Lösung zu kaufen/mieten gibt.
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Mitglied: maretz
02.09.2019 um 21:03 Uhr
naja - es is halt ne frage was genau ihr sucht... Z.B. Jira (Ticket-System) kann iirc auch ne Lösung sein. Du hast dort eben auch nen Change-Management (was deine o.g. Ports dann beinhalten würde), Tickets für die Probleme die du löst uvm....

Vorteil für den Chef - man muss da ja auch was haben: Man hat eben auch ne Liste was erledigt wurde und was noch offen ist. Und man kann eben auch Kommentieren was wann wo warum gemacht wurde.

Ggf. wäre das ja ne Lösung für euch....
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Mitglied: emeriks
02.09.2019, aktualisiert um 23:00 Uhr
Hi,

mal was ganz anderes.
Man setze einen eigenen Rocket Chat Server auf. Android Client App auf die Smartphones. Je Kunde einen Kanal erstellen. Jede/r Kollege/in erhält Zugriff auf die Kunden-Kanäle, welche ihn/sie was angehen. Jetzt kann man je Kunde schnell mal einen Text in den Kanal hämmern oder ein Foto oder Sprachnachricht hochladen. Die Kollegen haben sofort den aktuellen Stand. Insondere der Chef. Wenn man wieder im Büro ist, dann arbeitet man seine letzten Aufzeichnungen ab und dokumentiert diese final wie und wo auch immer. Eine Client App für Windows gibt es ja auch.
Was haltet Ihr davon?

E.
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Mitglied: JGA-Attus-IT
03.09.2019 um 10:18 Uhr
Zitat von emeriks:

Hi,

mal was ganz anderes.
Man setze einen eigenen Rocket Chat Server auf. Android Client App auf die Smartphones. Je Kunde einen Kanal erstellen. Jede/r Kollege/in erhält Zugriff auf die Kunden-Kanäle, welche ihn/sie was angehen. Jetzt kann man je Kunde schnell mal einen Text in den Kanal hämmern oder ein Foto oder Sprachnachricht hochladen. Die Kollegen haben sofort den aktuellen Stand. Insondere der Chef. Wenn man wieder im Büro ist, dann arbeitet man seine letzten Aufzeichnungen ab und dokumentiert diese final wie und wo auch immer. Eine Client App für Windows gibt es ja auch.
Was haltet Ihr davon?

E.

Moin,

an sich keine schlechte Idee, aber selbiges hatten wir mit Microsoft Teams und das wurde nicht angenommen weil es "doppelten Aufwand" bedeutet hat - deswegen soll jetzt vom Kunden aus direkt in die Doku geschrieben werden. Die Doku ist nur für den internen Gebrauch, der Kunde erhält auf wunsch ein detailliertes Exemplar mit Briefkopf etc., und soll nur den aktuellen Zustand beim Kunden festhalten, damit jeder genau sehen kann was wo zu finden ist und nicht erstmal ne halbe Stunde das richtige Patchfeld sucht.

VG
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Mitglied: JGA-Attus-IT
03.09.2019 um 10:55 Uhr
Zitat von maretz:

naja - es is halt ne frage was genau ihr sucht... Z.B. Jira (Ticket-System) kann iirc auch ne Lösung sein. Du hast dort eben auch nen Change-Management (was deine o.g. Ports dann beinhalten würde), Tickets für die Probleme die du löst uvm....

Vorteil für den Chef - man muss da ja auch was haben: Man hat eben auch ne Liste was erledigt wurde und was noch offen ist. Und man kann eben auch Kommentieren was wann wo warum gemacht wurde.

Ggf. wäre das ja ne Lösung für euch....

Jira werden wir mal testen, vielen Dank
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Mitglied: maretz
03.09.2019 um 18:14 Uhr
Das nen Kunde direkt in die Doku schreibt ist generell eine völlig schlechte Idee... Entweder hat der Kunde das richtige Know-How -> dann is die frage warum er einen Dienstleister braucht. Oder - was wahrscheinlicher ist - es fehlt ihm, dann sind aber die Einträge in der Doku ggf. auch falsch. Nehmen wir an das du z.B. verschiedene VLANs hast - er steckt jetzt nen PC vom normalen "Office-Netzwerk" ins "Gast-Netzwerk", bekommt per DHCP ne IP und kann ins Internet. Jetzt schreibt er ggf. in deine Doku rein das der Port xyz "Office" ist - und wundert sich dann (und macht entsprechend nen Ticket auf) das er z.B. nen Drucker nicht mehr erreichen kann. Ihr guckt in die Doku - port sieht gut aus, passt alles und sucht ne stunde wie blöd warum das nich geht bis mal jemand die IP prüft...
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Mitglied: JGA-Attus-IT
04.09.2019 um 08:17 Uhr
Zitat von maretz:

Das nen Kunde direkt in die Doku schreibt ist generell eine völlig schlechte Idee..

Moin,

davon war auch nie die Rede ;).
Es soll direkt beim Kunden vor Ort die Kurzdoku geschrieben/angepasst werden, sodass die Kollegen direkt wissen was los ist falls der Kunde anruft wenn man schon weg ist.

Die Doku FÜR den Kunden wird auf Anfrage des Kunden dann aus der Kurzdoku im Volltext erstellt und bekommt auch den Briefkopf etc.

VG

JGA
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