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gelöst E-Mails als beantwortet kennzeichnen

Mitglied: sunics

sunics (Level 1) - Jetzt verbinden

19.02.2010 um 12:36 Uhr, 12955 Aufrufe, 12 Kommentare

Salut zammä,

Folgende Zusammensetzung.

1. Es soll ein Exchange-Server (MS Exchance 2007 o. 2010) laufen. (dies stellt kein problem da)
2. Jeder Benutzer erhält eine eigene E-Mailadresse auf dem Exchange server (vorname.nachname@domäne.de)
3. Aktuell wird eine Hauptemail verwendet, welcome@domäne.de. Diese soll abgerufen werden.
4. Jeder Mitarbeiter hat mittels eingebunden Postfach Zugriff auf die welcome@domäne.de

So und nun kommt das Problem, bzw. die Frage.

Durch die Tatsache, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf das Postfach hat, hat auch jeder die Möglichkeit auf eine eintreffende E-mail zu antworten.
Die Antwort wird über die Mitarbeiter (vorname.nachname@domäne.de) gesendet. Nun ist aber dann das Problem ..
Keiner weiß sicher, ob die E-mail beantwortet wurde und keiner weiß, wer die E-mail beantwortet hat. Die Gefahr der mehrfachen Beantwortung ist somit möglich.
dies widerum ist irgendwann schlecht für's unternehmen ("dort arbeiten ja lauter blödmänner, die beantworten e-mails mehrfach").

Kann man die Nachricht irgendwie als beantwortet kennzeichnen und wer Sie beantwortet hat? Dies nach möglichkeit automatisch.?
Hat da jemand eine idee?

Merci im voraus
gruß aus der schweiz


P.s. Chef will es so, dass alle antworten können mit eigener e-mail und alle zugriff haben auf die e-mail.
Mitglied: 2hard4you
19.02.2010 um 12:48 Uhr
Hallo,


Sie müssen halt send as-Permissions auf die Sammelmailbox haben, ansonsten geht die Antwort eh wieder an die Mitarbeiter, nicht ans Sammelpostfach.

Gruß

24
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Mitglied: 45877
19.02.2010 um 12:52 Uhr
Hallo,

erstens würd ich dafür nen öffentlichen Ordner nemhen, und dann sollen die Mitarbeiter die Mails entweder verschieben
oder Kategorisieren oder farblich markieren wenn sie beantwortet sind...
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Mitglied: sunics
19.02.2010 um 12:52 Uhr
Hallo,

Die antworten sollen anschließend ja an den mitarbeiter gehen..

es geht nur um das erste auftreffen der e-mailnachricht ... wenn die an die adresse welcome@domäne.de gesendet wird.
Dort soll sie eben gekennzeichnet werden sobald ein mitarbeiter auf die e-mail antwortet (gekennzeichnet als geantwortet und wer geantwortet hat)
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Mitglied: sunics
19.02.2010 um 12:54 Uhr
hallo chewbakka

an das mit den kategorien hab ich auch schon gedacht..
kann ich die mittels vba automatisch setzen?....

bzw ich muss anders fragen ... kann ich in outlook mittels vba überwachen wenn auf eine e-mail geantwortet wird.
also wenn der mitarbeiter auf den "antwort button" klickt?
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Mitglied: laster
19.02.2010 um 13:32 Uhr
Hallo,

was spricht gegen:
erstens würd ich dafür nen öffentlichen Ordner nemhen,
und dann sollen die Mitarbeiter die Mails entweder verschieben
oder Kategorisieren oder farblich markieren wenn sie beantwortet sind...

ich würde genau das gleiche vorschlagen.

vG
LS
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Mitglied: sunics
19.02.2010 um 14:33 Uhr
Hallo LS

da spricht in sofern ja nichts dagegen.
ich finde den vorschlag auch ganz gut mittels kategorie.

die frage ist ja ob ich es überwachen kann, wenn in outlook einer auf antworten geht bei den e-mails..


also der hat eine e-mail geöffnet oder in der vorschau ... klickt auf antworten .. sobald der benutzer auf antworten klickt soll mittels vba dann automatisch die kategorie gesetzt werden.
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Mitglied: laster
19.02.2010 um 14:44 Uhr
Hallo sunics,

Du kannst bestimmt aus dem Protokoll des Exchange feststellen, welche Mail raus gegangen ist. Die Herausforderung dabei ist:
- das Protokoll lesbar und online sichtbar/auswertbar zu machen
- den Zusammenhang zwischen eingegangen und beantworteten Mails herzustellen.
Da liegt es wohl doch näher, das auf Outlook-Basis zu lösen - wie kann ich Dir nicht schreiben

vG
LS
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Mitglied: 20638
19.02.2010 um 16:03 Uhr
Hi,

So wie sich das anhört, ist das keine normale Mailadresse sondern eher etwas für eine Hotline.
Dann gibt es immer Probleme bei der Organisation. Wenn sich die Kollegen nicht abstimmen hast du da immer schlechte Karten.
Die Frage ist, was wäre wenn du eine Art Helpdesk System aufbaust und die Mails hier hin laufen lässt. die Mitarbeiter könnten die Sachen Dann reservieren und bearbeiten.
So hätte es auch wieder der Jenige, der es beantwortet hat.
Wäre zwar nicht mehr in Outlook aber würde das Organisationsproblem lösen.

Gruß
JT
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Mitglied: sunics
19.02.2010 um 18:22 Uhr
Hallo JT

nein es ist kein helpdesk =)
die welcome@domäne.de ist nur die jetzige hauptmailadresse.
und nun wird das künftig eben aufgeteilt in die adressen der einzelnen mitarbeiter.
deshalb das mailpostfach. weil es in dem sinne ja keinem gehört.


ich hab hier mal einen code in vba, der das eigentlich automatisch machen sollte, aber unter ol2007 funktioniert der nicht unter ol2003 hab ichs noch nich getestet

nachtrag: geht auch unter 2003 nicht
01.
Option Explicit
02.

03.
Private WithEvents ReplyButton As Office.CommandBarButton
04.
Private WithEvents m_Inspectors As Outlook.Inspectors
05.
Private m_mail As Outlook.MailItem
06.

07.

08.
Private Sub Application_Startup()
09.
  Set ReplyButton = Application.ActiveExplorer.CommandBars.FindControl(, 354)
10.
  Set m_Inspectors = Application.Inspectors
11.
End Sub
12.

13.
Private Sub ReplyButton_Click(ByVal Ctrl As Office.CommandBarButton, CancelDefault As Boolean)
14.
  On Error Resume Next
15.
  Dim item As Object
16.
  
17.

18.
  If TypeOf Application.ActiveWindow Is Outlook.Explorer Then
19.
    Set m_mail = Application.ActiveExplorer.Selection(1)
20.
  Else
21.
    Set m_mail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
22.
  End If
23.
  Set m_mail = item
24.
  m_mail.Categories = "test"
25.
  m_mail.Save
26.
End Sub
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Mitglied: filippg
19.02.2010 um 20:33 Uhr
Hallo,

der Ansatz mit dem VBScript in OL, dass die Mail dann markiert/verschiebt ist sicher gangbar (wobei man mit so gebastel selten Freu(n)de macht). Aber ich finde er greift zu kurz. Der Koordinationsbedarf fängt doch schon vorher an, nämlich genau dann, wenn ein Mitarbeiter anfängt, die Mail zu bearbeiten - sprich: seine Arbeitszeit investiert. Es ist doch super ärgerlich, wenn man Infos zusammensucht, lange Zeit mit dem Verfassen einer guten Antwort verbringt, und dann 0,25sek bevor man auf Absenden klickt feststellt, dass jemand anderes eben 0,25sek schneller war.
Ich schließe micht daher dem Ordner-Vorschlag an. Für jeden MA einen Unterordner anlegen, da soll er die Mail gleich zu Beginn der Bearbeitung rein verschieben. Und er ist auch dafür verantwortlich, dass die Mails darin wirklich bearbeitet werden. Dann kann man das sogar als Mittel nutzen, um Arbeit unter verschiedenen MA zu delegieren...

Gruß

Filipp
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Mitglied: 2hard4you
19.02.2010 um 21:15 Uhr
kann ich nur zustimmen, eine saubere Organisation der Arbeitsabläufe kann kein Script, oder eine IT überhaupt leisten, IT ist nur Hilfsmittel

Gruß

24
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Mitglied: m-bauer
20.02.2010 um 07:52 Uhr
sunics,

offensichtlich hast Du das [url=http://www.vboffice.net/sample.html?lang=de&mnu=2&smp=33&cm ...]Original-Beispiel[/url] nicht verstanden. Du hättest ja mal den Autor des von Dir kopierten Codes fragen können, warum Deine Ergänzung Unsinn ist.
Bitte warten ..
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