Exchange Emailadresse deaktivieren oder löschen

Mitglied: imebro

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06.08.2020, aktualisiert 14:03 Uhr, 606 Aufrufe, 16 Kommentare

Hallo,

wir arbeiten mit einem Windows Server 2016 und Exchange 2016.
Ein Mitarbeiter ist im März 2020 ausgeschieden und die Leitung wünscht, das seine Email-Adresse nun deaktiviert wird.
Soweit ich das richtig sehe, ist das gleichbedeutend mit einer Löschung des Postfaches des ausgeschiedenen Mitarbeiters.
Bisher werden seine Mails über die EAC an einen Kollegen weitergeleitet.

Ich habe schon recherchiert, dass der Hauptunterschied zwischen Deaktivierung und Löschung eines Postfaches offenbar der Bestand des Benutzerkontos ist.

Ich frage mich jedoch gerade, was mit Emails passiert, die eventuell an eine Emailadresse gesendet werden, die deaktiviert ist.

Könnt Ihr mir diese Frage beantworten. Im Netz habe ich keine nachvollziehbare Antwort gefunden.
Und - wie macht Ihr das im Falle, wenn Mitarbeiter/-innen ausscheiden?

Danke & Gruß,
imebro
Mitglied: Vision2015
06.08.2020 um 14:08 Uhr
moin...

Ich frage mich jedoch gerade, was mit Emails passiert, die eventuell an eine Emailadresse gesendet werden, die deaktiviert ist.
die kommt nicht an..... so einfach ist das.

normal wird die Mail Adresse als alias auf ein anders konto geleitet...
und das Postfach Archiviert.


Frank
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Mitglied: NixVerstehen
06.08.2020 um 14:12 Uhr
Hi,

hab mich schon eine Weile nicht mehr damit beschäfigt. Aber ich meine, das kommt immer darauf an, wie du das konfiguriert hast. Im Normalfall erhält der Absender eine Unzustellbarkeitsmeldung (NDR) per Mail zurück.

Hier etwas zum Thema NDR: Exchange Unzustellbarkeitsnachrichten

Gruß NV
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Mitglied: imebro
06.08.2020, aktualisiert um 14:48 Uhr
Danke Euch für die schnelle Antwort.

@Vision2015:

Meinst Du in der EAC?

Und dort müßte ich bei der Person, die zukünftig die Emails des ausgeschiedenen Mitarbeiters erhalten soll, unter "Postfächer / Empfänger / Emailadresse" einfach dessen Email-Adressen eintragen (er hatte 3 unterschiedliche)?

@NixVerstehen:

Danke, werde mir den Link gleich mal anschauen

LG
imebro
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Mitglied: imebro
06.08.2020, aktualisiert um 15:16 Uhr
Habe soeben etwas gefunden über die Weiterleitung einer Emailadresse.

Siehe hier:
weiterleitung - Klicke auf das Bild, um es zu vergrößern

Darüber kann man in der EAC (Postfachfunktionen / Zustelloptionen) angeben, an welchen Empfänger die Emails gesendet werden sollen, die an diese Emailadresse geschrieben werden.

Vielleicht wäre das schon eine Lösung?

LG
imebro
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Mitglied: NixVerstehen
06.08.2020 um 15:41 Uhr
Hi,

ich glaube, das setzt trotzdem das Postfach des ausgeschiedenen Mitarbeiters voraus.

Du könntest aber ein freigegebenes Postfach "Ex-Mitarbeiter" anlegen. Dort vergibst du die Berechtigung für die aktuellen Mitarbeiter, die diese Mails lesen dürfen. Dann kannst du diesem freigegebenen Postfach die Adresse des ausgeschiedenen Mitarbeiters als Alias geben und dann landen alle Mails in diesem Topf.

Verfeinern könnte man das mit Unterordnern, die den Namen des Ex-MA tragen und einer Regel, die eingehende Mails in diese Ordner schiebt.
Dann bräuchtest du, wenn euch wieder jemand verlässt, nur einen Alias vergeben und einen Ordner mit Regel anlegen.

Gruß NV
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Mitglied: imebro
06.08.2020 um 15:59 Uhr
Danke Dir...

Ja, das Postfach muss in diesem Fall auf jeden Fall erhalten bleiben.

Was genau meintest Du mit "die Adresse des ausgeschiedenen Mitarbeiters als Alias geben"?
Vor allem in Bezug auf den Begriff "Alias"? Ich hätte dort jetzt einfach die normale Emailadresse des ausgeschiedenen MA eingetragen...

Ansonsten ist die Idee mit dem Freigabe-Postfach aber gut und ich werde das hier mal vorschlagen.

Danke und Gruß,
imebro
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Mitglied: NixVerstehen
06.08.2020, aktualisiert um 19:02 Uhr
Hi,

du nutzt ja wie wir auch Exchange Online, also Office bzw. Microsoft 365. Du legst im Exchange Admin Center ein
freigegebenes Postfach an, das die Adresse "ausgeschiedene.mitarbeiter@firma.de" bekommt. Das ist für dieses Postfach
die primäre Adresse. Jetzt kannst du diesem Postfach weitere Adressen geben, sogenannte Aliase.

Dann hast du EIN Postfach mit mehreren Adressen (siehe Bild). Gibst du jetzt dem freigegebenen Postfach die zusätzlichen Alias-Adressen
"max.mustermann@firma.de" und "helga.heilig@firma.de", weil die euch verlassen haben, dann landen deren eingehende Mails
in diesem freigegebenen Postfach, auf das dann eine bestimmte Gruppe noch im Unternehmen beschäftigter Mitarbeiter Zugriff hat.

Das persönliche Postfach des ausgeschiedenen Mitarbeiters darf natürlich nicht mehr existieren bzw. die Mailadresse muss eindeutig sein.
Benutzerpostfach und freigegebenes Postfach mit derselben Adresse macht ja keinen Sinn.
Das persönliche Postfach des ausgeschiedenen Mitarbeiters kannst du ja archivieren. Wenn das getan ist, dann kann das Postfach ja weg.

In meinen Bild habe ich unsere Domänennamen entfernt. Hinter das @ gehört natürlich eure Domäne, z.B. "firma.de".

Gruß NV

Edit: Bild vergessen

alias - Klicke auf das Bild, um es zu vergrößern
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Mitglied: StefanKittel
06.08.2020, aktualisiert um 23:45 Uhr
Hallo,

bist Du sicher, dass Du der Richtige für diese Aufgabe bist wenn Du das fragen musst?
Egal.

Ich mache das immer so:
  • Prüfen was genau zu dem Postfach gehört, auch z.B. Gruppenmitgliedschaften etc
  • Postfachinhalt archivieren
  • Alle dazugehörigen Email-Adressen notieren
  • Postfach löschen
  • Weiterleitungen einrichten für diese Email-Adresse auf den Nachfolger, dies macht es übersichtlicher wo was wie herkommt
  • Testmails schicken

Stefan
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Mitglied: Hubert.N
07.08.2020 um 07:33 Uhr
Guten Morgen

Datenschützer bekommen bei solchen Konstrukten immer eine mittlere Krise...

"Datenschützerkonform" ist es, einen Autoresponder auf das Postfach zu legen und den Absender freundlich darauf hinzuweisen, dass Frau/Herr x nicht mehr im Unternehmen beschäftigt ist und man sich bitte an Nachfolger y wenden möge.
Im Grunde genommen haben sie auch Recht: Wenn ich einen Brief an Frau Mayer sende, will ich vielleicht nicht, dass der durch Herrn Schmidt gelesen wird. Die Entscheidung ob ja oder nein muss ich selbst treffen können und nicht Herr Schmidt.

Gruß
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Mitglied: imebro
07.08.2020 um 08:37 Uhr
Vielen Dank Dir @NixVerstehen für Deine aufwendige Antwort.
Habe den Vorgang jetzt verstanden und werde das mal mit der GF besprechen, wie es denn zukünftig gemacht werden soll.

@StefanKittel:
Auch Dir danke für die Tipps. Mit der Weiterleitung das war ja auch schon angesprochen worden und ist die zweite gute Lösung

@Hubert.N:
Da gebe ich Dir vollkommen Recht.
Wie würde ich denn diesen Autoresponder auf das Postfach legen? Auf jeden Fall wäre das sehr sinnvoll.
Dazu muss man aber wissen, dass der Mitarbeiter ja schon seit März nicht mehr da ist. Es müßte also möglich sein, diesen Autoresponder irgendwie über die EAC od. die AD zu realisieren.

Danke & Gruß,
imebro
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Mitglied: Vision2015
07.08.2020, aktualisiert um 08:43 Uhr
moin...

Zitat von Hubert.N:

Guten Morgen

Datenschützer bekommen bei solchen Konstrukten immer eine mittlere Krise...
na ja... macht ja nix- andere haben nicht mal mehr ne Kriese!

"Datenschützerkonform" ist es, einen Autoresponder auf das Postfach zu legen und den Absender freundlich darauf hinzuweisen, dass Frau/Herr x nicht mehr im Unternehmen beschäftigt ist und man sich bitte an Nachfolger y wenden möge.
Sorry, das hat nix mit Datenschutz zu tun....
Im Grunde genommen haben sie auch Recht: Wenn ich einen Brief an Frau Mayer sende, will ich vielleicht nicht, dass der durch Herrn Schmidt gelesen wird. Die Entscheidung ob ja oder nein muss ich selbst treffen können und nicht Herr Schmidt.
Privat mag das ja so sein- in der regel ist die Private nutzung im Betrieb ausgeschlossen, ergo hat der Betrieb Interesse, das die Bestellung auch ankommt, und nicht noch einmal versand werden muss....

Gruß
von mir auch

Frank
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Mitglied: NixVerstehen
07.08.2020, aktualisiert um 11:48 Uhr
Zitat von Hubert.N:

Guten Morgen

Datenschützer bekommen bei solchen Konstrukten immer eine mittlere Krise...

"Datenschützerkonform" ist es, einen Autoresponder auf das Postfach zu legen und den Absender freundlich darauf hinzuweisen, dass Frau/Herr x nicht mehr im Unternehmen beschäftigt ist und man sich bitte an Nachfolger y wenden möge.
Im Grunde genommen haben sie auch Recht: Wenn ich einen Brief an Frau Mayer sende, will ich vielleicht nicht, dass der durch Herrn Schmidt gelesen wird. Die Entscheidung ob ja oder nein muss ich selbst treffen können und nicht Herr Schmidt.

Gruß

Das stimmt. Dies wäre eigentlich die korrekte Verfahrensweise. Ich würde das noch ausweiten, das man im Autoresponder noch die Information weitergibt, das die Mails vom Ex-MA noch bis längstens zum ...... an den Nachfolger weitergeleitet werden und der Absender doch bitte zukünftig den Nachfolger XXX.XXX@firma.de kontaktieren soll.

Gruß NV
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Mitglied: imebro
07.08.2020, aktualisiert um 12:53 Uhr
Danke Euch...

Habe den Autoresponder jetzt direkt über die EAC eingerichtet. Die Einrichtung hat prima funktioniert
Werde jetzt mal mit einer Testmail ausprobieren, ob ich dann auch die vorgefertigte Antwort erhalte, wenn ich über meinen priv. Account eine Mail an den ausgeschiedenen Kollegen sende.

Gruß,
imebro
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Mitglied: Hubert.N
07.08.2020 um 16:40 Uhr
Zitat von Vision2015:
Sorry, das hat nix mit Datenschutz zu tun....
Privat mag das ja so sein- in der regel ist die Private nutzung im Betrieb ausgeschlossen, ergo hat der Betrieb Interesse, das die Bestellung auch ankommt, und nicht noch einmal versand werden muss....

Das ist nur das Fazit, welches ich aus diversen Diskussionen mit diversen Datenschutzconsultants bei Kunden gezogen habe. Und da ging es definitiv nicht um interne Abläufe beim Empfänger oder darum, ob private Nutzung erlaubt ist oder nicht. Es ging immer ausschließlich um das Recht des Absenders, dass er die Entscheidungshoheit darüber behalten muss, wer seine Mail liest und wer nicht.

Das andere Fazit bei diesen Diskussionen war aber auch immer: Da krigt man ganz schnell eine Kriese... Oder kriegt man doch die Krise ??!!

In diesem Sinne eine "Schönes Wochenende"
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Mitglied: StefanKittel
07.08.2020 um 23:13 Uhr
Zitat von Hubert.N:
Das ist nur das Fazit, welches ich aus diversen Diskussionen mit diversen Datenschutzconsultants bei Kunden gezogen habe. Und da ging es definitiv nicht um interne Abläufe beim Empfänger oder darum, ob private Nutzung erlaubt ist oder nicht. Es ging immer ausschließlich um das Recht des Absenders, dass er die Entscheidungshoheit darüber behalten muss, wer seine Mail liest und wer nicht.

Das kann, muss man aber nicht so sehen.
Ich hatte schon einen Datenschützer der die Andere Seite sah.
Wenn ich an meinen Ansprechpartner bei einer Firma eine Mail sende, sende ich diese nicht an diese Person, sondern dessen Funktion.
Also kann man die Person austauschen ohne den Absender vorher zu informieren.
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Mitglied: Vision2015
08.08.2020 um 10:49 Uhr
moin
Zitat von StefanKittel:

Zitat von Hubert.N:
Das ist nur das Fazit, welches ich aus diversen Diskussionen mit diversen Datenschutzconsultants bei Kunden gezogen habe. Und da ging es definitiv nicht um interne Abläufe beim Empfänger oder darum, ob private Nutzung erlaubt ist oder nicht. Es ging immer ausschließlich um das Recht des Absenders, dass er die Entscheidungshoheit darüber behalten muss, wer seine Mail liest und wer nicht.

Das kann, muss man aber nicht so sehen.
Ich hatte schon einen Datenschützer der die Andere Seite sah.
Wenn ich an meinen Ansprechpartner bei einer Firma eine Mail sende, sende ich diese nicht an diese Person, sondern dessen Funktion.
Also kann man die Person austauschen ohne den Absender vorher zu informieren.
und genau so ist das....

Frank
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