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IT-Dokumentation im Wiki - Sinnvoll? Erfahrungen?

Mitglied: PlekkZero

PlekkZero (Level 1) - Jetzt verbinden

16.09.2020 um 17:19 Uhr, 1452 Aufrufe, 9 Kommentare, 1 Danke

Aloha an Alle Sysadmins mit Ordnungsfimmel,
nach einer erneuten Diskussion mit meinen Kollegen über den wohl besten Speicherort für neue Zugangsdaten unserer internen IT habe ich mich Mal daran versucht, das Sammelsurium an Dokumenten und Notizen verteilt über Freigaben, Storages und unser DMS bis hin zu verstaubten Leitz-Ordnern Mal als großes Ganzes zusammenzufassen.
Ausgangssituation: Totales Chaos.
Die Daten sind vollständig und zum Teil versioniert - Glücklich wird man damit aber, gerade als "neuer" Mitarbeiter der IT allerdings nicht.
Viele Excel-, Word-, PDF-, TXT- und Visio-Dateien machen da auch ein stumpfes Neusortieren schwierig.
Docusnap ist im Einsatz, allerdings wird das hier nur als Inventory-Tool "missbraucht".
Daher habe ich mir überlegt, dass ein internes Wiki vielleicht ganz praktisch wäre, gerade weil wir aufgrund sehr vieler Spezialanwendungen einige Anleitungen verfassen müssen.
Nun meine Frage: Nutzt so Etwas jemand von euch? Wenn ja, gibt es Erfahrungsberichte - gerade bei der Arbeit mit mehreren Kollegen? Und was mir auch etwas Kopfschmerzen bereitet: Sicherheit. Klar bleibt das Ganze intern und lässt sich bestimmt irgendwie gegen unautorisierten Zugriff schützen. Aber trotzdem bleib ein negativer Beigeschmack bei dem Gedanken, dass Kennwörter in einem internen Wiki stehen...
Über Erfahrungsberichte, Alternativen oder ggf. Tipps über eine komplett andere Herangehensweise wäre ich sehr Dankbar

Gruß
Plekk
Mitglied: NordicMike
16.09.2020 um 17:35 Uhr
Wir schreiben Anleitungen in eine Wiki, Passwörter jedoch in einen Passwortmanager, den wir dann anderen berechtigten Kollegen freigeben. Die Passwörter ändern sich wegen der Zwangsänderung zu oft. Die Wiki müssen wir nicht schützen, und im Passwortmanager kann man die Freigaben und Berechtigungsgruppen sehr genau definieren (Bitwarden mit lokalem Server).
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Mitglied: tech-flare
16.09.2020, aktualisiert um 22:29 Uhr
Passwörter haben wir in einem Passwort Depot. Getrennt vom Wiki.

Bedenke, dass das Wiki auch ok Worst Case erreichbar sein sollte. Entweder als Papierform, Cloud, Replica o. ä.

Es nützt nichts, wenn du ein Disaster Recovery Fall hast und du nicht weißt wo du anfangen sollst, weil dein Wiki in einer VM ist, welche auch betroffen ist

Ps.: Wir nutzen auch OneNote....und ja...Microsoft hat die Einstellung von OneNote bereits zurückgezogen
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Mitglied: Deepsys
16.09.2020, aktualisiert um 21:09 Uhr
Hi,

sehe ich wie die Kollegen, auf keinen Fall die Kennwörter ins Wiki.
Wiki hatten wir auch, wurde aber von den Kollegen nicht angenommen.
Was einigermaßen klappt, ist OneNote.

Hat auch den schönen Vorteill das du es einfach auf andere Notfall PC kopieren kannst

Ich hoffe allerdings das die Desktop Version noch eine Weile bleibt, denn Office 365 haben wir nicht und ist auch nicht gewollt.

Viele Grüße,
Deepsys
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Mitglied: Stefan41
16.09.2020 um 22:00 Uhr
Ein Wiki haben wir auch mal benutzt, aber ist über die Jahre alles in OneNote Notizbücher umgezogen, die für uns Admins mit entsprechenden Berechtigungen freigegeben sind. Ich kenne den aktuellen Stand was wiki so kann nicht, aber das dokumentieren in OneNote ist deutlich einfacher. Bilder können einfach vom Screenshot eingefügt werden, das hätte damals mit Wiki nicht funktioniert und alle Bilder hätten über einen Upload Button erst hochgeladen und dann via URL Link eingefügt werden müssen. Grauenhaft wenn ich überlege wie oft ich Step-by-Step Bilder Installations Anleitungen mache.
Außerdem kann man ein OneNote Notizbuch auch offline nutzen, wiki braucht immer den Server auf dem es liegt.

Und ja, Kennwörter gehören in eine verschlüsselte Kennwort Datenbank und nicht im Klartext auf einen Webserver. Wir nutzen Keepass, die Datenbank liegt auf einem Share und zugänglich für alle IT Admins, auch für mehrere gleichzeitig.
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Mitglied: zwangseinweisung
16.09.2020 um 22:20 Uhr
So seltsam es klingt, wir schreiben ASCII-Texte in ein GIT-Repo. Sackschnell, durchsuchbar, versioniert und jeder kann eine lokale Kopie auf seinem Laptop haben. Passwörter werden in einem Passwortmanager gespeichert.
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Mitglied: certifiedit.net
16.09.2020 um 23:12 Uhr
Gut, Netzpläne? Bilder?
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Mitglied: beidermachtvongreyscull
17.09.2020 um 11:31 Uhr
Moin,

ich habe Anleitungen und wichtige administrative Hinweise ausschließlich in Textdateien.
Die kann man selbst in der ältesten Konsole noch öffnen egal und welchen Umständen und Textdateien sind auch gegen Bitfehler recht unempfindlich. Mittels einfacher Scripte kann man nach Schlüsselwörtern darin suchen und sich die entsprechenden Dateinamen ausgeben lassen.

Nicht komfortabel, aber teuflisch stabil.

Passwörter bewahre ich in verschlüsselten Keepass-Datenbanken auf. Diese sind auf selbstzerstörerischen, verschlüsselten USB-Sticks gespeichert. Die USB-Sticks lagere ich in metallenen Kryptexen.

Somit habe ich 2FA (2-Factor-Access) :
  • mechanischer Zugriffsschutz durch freicodierbaren Kryptex
  • elektronischer Zugriffsschutz durch USB-Stick: 5 Fehlversuche und der entsprechende USB-Stick zerstört sein Geheimnis.

Gruß
bdmvg
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Mitglied: Cheops
17.09.2020, aktualisiert um 13:32 Uhr
Wir benutzen dafür DokuWiki. Wenn du schon eine Synology im Einsatz hast, kannst du DokuWiki einfach aktivieren.

Warum DokuWiki?
1. Keine Datenbank nötig
2. Alle Texte werden als txt im Filesystem abgelegt. Selbst wenn DokuWiki nicht mehr läuft, kommst du an deine Texte.
3. Du kannst einen Stick erstellen auf dem dein Wiki lauffähig als Kopie abgelegt ist

Nachteile?
Klar, wie bei jedem Wiki musst du dich mit der Syntax beschäftigen. Viele Funktionen musst du erst über Erweiterungen nachrüsten.

Für uns hat es gepasst.

PS: Keine Passwörter ins Wiki!

Gruß
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Mitglied: PlekkZero
17.09.2020 um 13:32 Uhr
Danke für die bisherigen Antworten.
Ich sehe schon, das mit den Passwörtern geht nicht nur mir so...
Da wir Office 2019 im Einsatz haben fällt OneNote erstmal weg.
KeePass nutze ich selbst bei persönlichen Kennwörtern hier im Netzwerk - ich wusste nicht, dass das mit mehreren Usern auch geht.
Das probier ich gleich Mal aus.
Die meisten Dokumente beinhalten Hostnamen, IPs und Gerätebeschreibungen in Listenform... daher bisher auch zum Großteil Excel Dokumente.
Kenn Ihr hierfür vielleicht eine praktische Datenbank-Basierte Lösung? Sowas kleines praktisches? Unser DMS ist für den Zweck viel zu überladen und träge...
Zwischenzeitlich haben wir auch versucht OTRS als eine Art Wissensbibliothek herzunehmen... das funktioniert aber aufgrund der inkonsequenten Ausarbeitung der Tickets nicht wirklich sinnvoll.
Und wie von certifiedit.net schon angeschnitten: Wie handhabt Ihr das bei einer fluiden Dokumentation mit der Abbildung des Netzwerks?
Visio ist meiner Meinung nach zu plump - vielleicht nutze ich es aber auch nur falsch.
Toll wäre natürlich auch noch die Verknüpfung der dokumentierten Daten mit den Netzplänen... aber übertreiben will ichs jetzt Mal nicht ^^
Bin für alle weiteren Tipps sehr dankbar!

Gruß
Plekk
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