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Hat Jemand Erfahrungen mit windream und oder Agorum?

Mitglied: VincentGdG

VincentGdG (Level 1) - Jetzt verbinden

22.08.2019 um 16:57 Uhr, 533 Aufrufe, 4 Kommentare, 1 Danke

Hallo.

Wir stehen vor der Aufgabe, ein DMS für unsere Firma (ca. 80 Angestellte) zu finden. Nachdem wir diverse Anbieter bei uns zu Besuch hatten, kristalisierte sich heraus, dass das System virtuelle Laufwerke unterstützen soll, womit nur windream und Agorum übrig blieben.

Ich persönlich bevorzuge windream, mein Chef mag jedoch Agorum, dafür aber windream nicht, aus eher profanen Gründen.
  • Er möchte innerhalb des DMS seine aktuellen Emails wie in einem Emailprogramm sehen können. Das bietet Agorum wohl mit der Ordneransicht, aber welchen Sinn das in einem DMS haben soll, konnte er mir nicht erklären.
  • Er mag nicht, dass die Metadaten bei windream bei den Eigenschaften einer Datei dargestellt und bearbeitet werden.
  • Er möchte am liebsten eine unscharfe Suche haben, die alles fein sauber auf dem Schirm darstellt. Dabei soll Emailkommunikation in einer Dialogform wie bei einem Messenger dargestellt werden.

Er stimmt mit mir überein, dass Agorum zu teuer ist, weil man ab 51 Benutzern gezwungen wird, die Enterprise-Version zu kaufen, auch wenn man nur 2 Module aus Pro benötigt. Die Wartungskosten sind auch um das Mehrfache höher als bei windream.
Er ist sich auch nicht sicher, ob es die Firma noch lang gibt, nachdem er sich die Firmenbilanzen der letzten Jahre angesehen hat. Bei windream muss man da wohl nichts befürchten.

Er möchte von mir also jetzt eine Einschätzung haben, ob er auf Agorum auf lange Sicht setzen soll. Ich kann natürlich nicht die Firma selbst fragen.
Hat also Jemand fundierte Erfahrungen mit den beiden Systemen und kann mir etwas über die Vor- und Nachteile sagen, vor allem im Bereich Nutzung der virtuellen Laufwerke als Standardablage, also Ersetzen der aktuellen Netzwerklaufwerke, sowie der obigen Punkte?

Viele Grüße
Thomas

P.S. Ich habe leider keinen wirklich passende Thembereich für diesen Beitrag gefunden.
Mitglied: ukulele-7
22.08.2019 um 17:14 Uhr
Ich habe keine technischen Erfahrungen mit windream, wir setzen weder das eine noch das andere als DMS ein. Wir haben aber einen Zulieferer der viel mit windream macht, den würde ich durchaus als fähig erachten bei so einem Projekt vielleicht zu Beraten. Wenn das für dich interessant ist würde ich dir den Namen per PM schicken, ich könnte auch unseren Vertriebler bitten dich zu kontaktieren.

Wenn du natürlich schon ein Systemhaus hast kommt das vielleicht nicht so gut.
Bitte warten ..
Mitglied: certifiedit.net
22.08.2019 um 18:25 Uhr
Moin Vincent,

ich arbeite mit div. DMS, einige sind auch bereits wieder herausgeflogen. Wichtig ist eben, was der Kunde/Chef wirklich will und braucht. Es bringt nichts, wenn er nicht dahinter steht. Agorum, für und wieder, auf der anderen Seite ist eben die Frage, wie die Leute, die wirklich davor sitzen und damit arbeiten müssen damit arbeiten können, das kann durchaus die doppelten Kosten wett machen. Ich würde mir an deiner Stelle Referenzen der Softwareanbieter geben lassen und diese dann Interviewen. Hier gilt natürlich zu beachten, dass alle Parteien parteiisch sind - inkl. dir und deinem Chef (du=prowindream, dein chef = proagorum, etc)...

Viele Grüße,

Christian
Bitte warten ..
Mitglied: problemsolver
26.08.2019 um 14:10 Uhr
Also wir sind auch gerade in der Auswahlphase bzw Entscheidungsphase. Bei uns ist nur noch Docuware und Agorum mit dabei. WinDream ist raus.

Was bei Windream mir leider sauer aufgestoßen hat, war:
  • Webseite nur per http (!!!) erreichbar Das sollte nun mal gar nicht mehr sein und spricht nicht gerade für den Anbieter
  • Die Webseite und die Informationen sind nicht transparent und gut gegliedert.
  • Das Angebot war unübersichtlich, die Featurebeschreibung IMHO auch. (ggf. subjektives Empfinden meinerseits)
  • Die Wartungskosten bei WinDream sind mit 22% sehr hoch, die Lizenzpreise auch. Sie waren die teuersten von allen bisher. Bei Agorum kann man hier Vorteile erzielen, wenn man sich als Referenzkunde bereitstellt... dann liegt man definitiv unter den 22%.
  • Es werden Drittanbieterprodukte werden für z.B. Eingangsbelegerfassung (BCT Capture) benötigt. Hoher Lizenzpreis für einen Concurrent Benutzer. Ordnerüberwachung auf einen begrenzt... und solche Späße. Ich mag solche Limitierungen so gar nicht. Das hast du bei Agorum quasi nicht. Eine Benutzerlizenz kann "quasi" alles machen.

Sonstige Gedanken dazu:
  • Gerade bei der Positionsdatenerkennung scheiden sich die Geister. Zum einen müssen Belegtypen erkannt werden (Kann Agorum entweder über das neue KI System oder halt wenn man den Beleg soweit angelernt hat), Und zum anderen müssen Positionsinformationen korrekt ausgelesen werden UND mit externen System abgeglichen werden können (per ODBC, REST oder sonstiger Möglichkeit). Das kann Agorum. Bei Windream vermisse ich das.
  • Alleinstellungsmerkmal z.B. von Docuware wäre, dass die Erkennungsqualität im Laufe der Zeit immer weiter steigt, weil durch User korrigierte Daten mit bei den nächsten Erfassungen einfließen...
  • Agorum hat m.E.n. einen großen Nachteil: Es müsste jede Besonderheit insb. Workflows programmiert werden (inhouse oder als Dienstleistung), was zwingend viel Programmierknowhow bedingt oder einen hohen Invest an Dienstleistungen ausmacht. Allerdings kann ich hier schon sagen, dass Agorum den Hauptbrocken wohl zum Jahresende hin deutlich verkleinert - und zwar die Workflows. Diese können dann selbst gestaltet werden und müssen nicht mehr aufwändig über Workshops erstellt werden. Formulardesigner sind wohl auch geplant, aber wohl nicht zum nächsten Release, sondern danach.
  • Bzgl. virtuelle Ordner... da kann man Agorum auch so konfigurieren, dass ein Dokument in n Ordnern einsortiert wird. Das kann aber glaub jedes DMS/ECM System mittlerweile.
  • Ach noch was zu WinDream... die tiefe Integration in Windows kann auch mal zu einem Nachteil werden, wenn in Zukunft CloudStrukturen mehr gefragt sind... d.h. entweder OnPremise oder komplett in der Cloud.

Vielleicht ein Tipp am Schluss... Versuche die Dokumenttypen und Prozesse aufzulisten, die thematisch relevant bei der Dunkelverbuchung anfallen und überlege dann, ob Positionsinformationen mit dem ERP System abgeglichen werden müssen. Sobald man (sagen wir mal konservativ) 60% der Dokumente und Prozesse ohne menschliche Interaktion bis zur Buchhaltung (z.B. DATEV) bringen kann und dort die Positionsdaten nicht mehr erfasst werden müssen, so rechnet sich auch ein höherer Anschaffungspreis oder aber höhere Wartungskosten.

Es kommt bei einem DMS /ECM System in meinen Augen darauf an, dass alle wichtigen Informationen zu jeder Zeit an der richtigen Stelle aufrufbar bzw auffindbar sind. Dazu zählen auch oder gerade E-Mails, weil es defacto immer noch das Hauptkommunikationsmedium ist.

Metadaten sollten immer an der richtigen Stelle (gefiltert aufs Wesentliche) angezeigt werden oder quasi per Detailansicht dann komplett (ggf inklusive einer Historie)

Wie das mit den Firmenbilanzen lt Bundesanzeiger bei Agorum aussieht kann ich nicht bewerten. Windream gegenüber Agorum scheint etwas besser aufgestellt zu sein... Wenn du darauf wert legst, schau dir die Bilanz von Docuware an... denen geht es anscheinend richtig gut.

Ich hoffe ich konnte ein wenig weiterhelfen... aber ich verstehe Dich... Die Argumentation für und wider einem System ist schwierig und muss zwangsweise von der Seite aus gesehen werden: Wie sehr entlaste ich Mitarbeiter dadurch und wie hoch ist die Kosten- und Zeitersparnis. Und hier setze ich zu 100% auf automatisierbare Prozesse durch Workflows!

Grüße
Markus
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Mitglied: VincentGdG
03.09.2019 um 15:19 Uhr
Danke für die Antworten.

Momentan bin ich wieder im geistigen Umbruch. Virtuelle Laufwerke sind eigentlich nur aus dem einen Grund notwendig, das versehentliche Löschen oder Ändern von Dateien zurücknehmen zu können. Das könnte man sicher auch anders realisieren oder mit einer kostenlosen Core Lösung von Agorum. Wobei ich die rein browserbasierte Bedienung nicht so schön finde. Andererseits ist sie dann wohl auch am kompatibelsten, wenn man mal in die Cloud geht - was aber mit meinem Chef nicht passieren wird.

Wenn man virtuelle Laufwerke ausklammert, reichen wohl auch einfachere Lösungen aus, denn der Großteil ist dann das sichere Archivieren von Kunden- und Firmenunterlagen inkl. EMail mit einer gemeinsamen Suche.

Eine automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen benötigen wir prinzipiell nicht, da das Aufkommen nicht so hoch ist. Außerdem liegen alle unsere Bestellungen schon in der Wawi vor und werden bei Eingang von denselben Personen kontrolliert, die sie angelegt haben.

Ich bin noch einmal alle Angebote durchgegangen und abgesehen von docuvita liegen alle nahezu im gleichen Preissegment. Ob wir wohl jemals ein DMS haben werden?

Viele Grüße
Thomas
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