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Mailarchiv und Datenarchiv
Hallo zusammen,
Ich hätte zwei Datenschutz rechtliche Fragen.
a) mailarchiv - wann muss eine Email genau gesichert werden? (beim Provider, vor dem löschen durch einen User, etc...)
b) datenarchiv - welche Daten müssen wie lange aufbewahrt werden? (Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Druck-Daten, etc...)
Schön wäre zu so Themen eine Quelle wo ich sowas nachlesen kann. Vielen Dank schon mal im Voraus.
Ich hätte zwei Datenschutz rechtliche Fragen.
a) mailarchiv - wann muss eine Email genau gesichert werden? (beim Provider, vor dem löschen durch einen User, etc...)
b) datenarchiv - welche Daten müssen wie lange aufbewahrt werden? (Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Druck-Daten, etc...)
Schön wäre zu so Themen eine Quelle wo ich sowas nachlesen kann. Vielen Dank schon mal im Voraus.
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Printed on: April 18, 2024 at 19:04 o'clock
5 Comments
Latest comment
Moin,
Antwort zu a)
Die Mails müssen archiviert werden, bevor diese beim User ankommen, aber nachdem Sie der Mailserver entgegen genommen hat.
Dadurch wird verhindert, dass eine Mail gelöscht wird, bevor diese archiviert wurde.
Beachte aber auch, dass dadruch SpamMails archiviert werden, wenn ein vorgelagerter Spamfilter ineffizient eingesetzt wird.
Ob die Mail auch schon zwischen SpamFIlter und Mail-Server archiviert werden müsste, weiss ich gerade nicht...
Bei einem Exchange-Server nutzt man dafür i.d.R. die Journaling-Funktion.
Antwort zu b)
Das ist je nach Dokumententyp unterschiedlich.
Schaue heirzu mal in die AbgabenOrdnung hinein bzw. hier als Vorübersicht: http://aufbewahrungsfristen.org
Gruß
em-pie
Antwort zu a)
Die Mails müssen archiviert werden, bevor diese beim User ankommen, aber nachdem Sie der Mailserver entgegen genommen hat.
Dadurch wird verhindert, dass eine Mail gelöscht wird, bevor diese archiviert wurde.
Beachte aber auch, dass dadruch SpamMails archiviert werden, wenn ein vorgelagerter Spamfilter ineffizient eingesetzt wird.
Ob die Mail auch schon zwischen SpamFIlter und Mail-Server archiviert werden müsste, weiss ich gerade nicht...
Bei einem Exchange-Server nutzt man dafür i.d.R. die Journaling-Funktion.
Antwort zu b)
Das ist je nach Dokumententyp unterschiedlich.
Schaue heirzu mal in die AbgabenOrdnung hinein bzw. hier als Vorübersicht: http://aufbewahrungsfristen.org
Gruß
em-pie
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Hi
Noch als kleiner Zusatz ist hierfür auch die Branche bzw. die Tätigkeit des Kunden Wichtig.
Ein Statiker der Gebäude berechnet muss zb. Hierfür die Daten 30 Jahre behalten, ein Speditionsunternehmen das Waren von A nach B bringt jedoch nur 7 Jahre.
PS: Angaben gelten für Österreich da ich nicht aus Deutschland bin
LG
Noch als kleiner Zusatz ist hierfür auch die Branche bzw. die Tätigkeit des Kunden Wichtig.
Ein Statiker der Gebäude berechnet muss zb. Hierfür die Daten 30 Jahre behalten, ein Speditionsunternehmen das Waren von A nach B bringt jedoch nur 7 Jahre.
PS: Angaben gelten für Österreich da ich nicht aus Deutschland bin
LG
Moin,
1. hat die Archivierung (oder besser deine Fragestellung) nichts mit Datenschutz zu tun
2. Es wird kein Unterschied gemacht zwischen Mails und "Daten"
3. Stichworte für Google: Neben der bereits erwähnten AO: GoDB, GDPdU
Weitere (verbindliche) Auskünfte erteilt dir ein Steuerberater und/oder Rechtsanwalt.
lg,
Slainte
1. hat die Archivierung (oder besser deine Fragestellung) nichts mit Datenschutz zu tun
2. Es wird kein Unterschied gemacht zwischen Mails und "Daten"
3. Stichworte für Google: Neben der bereits erwähnten AO: GoDB, GDPdU
Weitere (verbindliche) Auskünfte erteilt dir ein Steuerberater und/oder Rechtsanwalt.
lg,
Slainte
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Danke, ihr habt mir schon mal Super weitergeholfen. Jetzt weiß ich wenigstens wo die Nadel im Heuhaufen liegt.
Da die "schonfrist" schon länger Abgelaufen ist, muss jede Mail in der Firma Archiviert werden.
Da Archivierung jedoch schon etwas komplexer ist und sich Jährlich immer wieder was ändert....
ist da eine Rechtliche Beratung je für die Firma schon sinnvoller.
Hier ist es ja so das jeder das Schreiben kann was er möchte und der eine sagt du brauchst nichts Aufheben und kannst nach 1 Woche die Unterlagen vernichten....
Sagen dir die Prüfungsleute vor Ort was ganz anderes und geben dir dabei sicherlich auch eine Nachzahlung....
Je nach Firmengröße auch das ein Datenschutzbeauftragter haben müsst und so...
Da Archivierung jedoch schon etwas komplexer ist und sich Jährlich immer wieder was ändert....
ist da eine Rechtliche Beratung je für die Firma schon sinnvoller.
Hier ist es ja so das jeder das Schreiben kann was er möchte und der eine sagt du brauchst nichts Aufheben und kannst nach 1 Woche die Unterlagen vernichten....
Sagen dir die Prüfungsleute vor Ort was ganz anderes und geben dir dabei sicherlich auch eine Nachzahlung....
Je nach Firmengröße auch das ein Datenschutzbeauftragter haben müsst und so...
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