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Marketingfrage zum Versand von Rechnungen
Hallo,
kurz als Hintergrund. Ich bin selbstständiger IT-Consultant und IT-Systemadministrator.
Dazu gehört auch, dass ich im Monat so 30-40 Rechnungen schreibe und per Post versende.
Also sitze ich wieder hier, drucke Rechnung, falte diese, stecke sie in Umschläge, klebe einen Aufkleber von mir und Briefmarken drauf und bringe es zur Post.
Der Kunde packt es aus und scannt es vermutlich ein.
Irgendwie weder sinnvoll noch zeitgemäß.
Ich würde gerne für mich: Zeit und Geld für Porto und Material sparen.
Dem Kunden würde ich Zeit ersparen und der Umwelt das Material.
Vorweg
Ich lasse den Kunden natürlich die Wahl.
Es ist eher die Frage ob ich sie überhaupt fragen soll und ich mich damit nicht abwerte.
A) Alles so lassen wie es ist
Die Rechnung auf Papier mit geklebter Briefmarke hat auch immer etwas wertiges.
Der Kunde sieht, dass ich mir die Zeit genommen habe seine Rechnung zu drucken, zu verpacken und sogar eine Briefmarke von Hand drauf geklebt habe.
Da es hier auch nicht um 3,50 EUR geht sollte man dies nicht vernachlässigen.
Im Gegenzug ist die Papierrechnung aber für viele Kunden eher unpraktisch.
B) Emails per Email versenden (SMIME)
Ich würde die Rechnung als PDF per SMIME signierter EMail versenden.
Aber trotz Zertifikat empfinden viele so etwas als unseriös.
Es ist halt unendlich praktisch.
Im Vergleich zu A könnte ich mir vorstellen, dass einige "vergessen" die Rechnung auszudrucken und später bezahlen.
C) Ein Rechnungsportal wo die Kunden die Rechnungen runterladen können
Der Kunde bekommt eine Email mit einem Hinweise und kann sich in einem Portal (https) einwählen.
Dort sieht er seine Rechnungen als PDF und kann diese abrufen, speichern und ausdrucken.
Ein bisschen wertiger aber auch aufwendiger als B.
Ich habe mit der Zahlungsmoral, bis auf wenige Ausnahmen, kein Problem.
Es geht also nicht darum das Geld schneller zu haben.
Was meint Ihr?
Wie macht Ihr das?
Mache ich mir zu viele Gedanken?
Viele Grüße
Stefan
PS: @Frank: Es fehlt ein Forum für wirtschaftliche und Marketingfragen für Selbstständige.
kurz als Hintergrund. Ich bin selbstständiger IT-Consultant und IT-Systemadministrator.
Dazu gehört auch, dass ich im Monat so 30-40 Rechnungen schreibe und per Post versende.
Also sitze ich wieder hier, drucke Rechnung, falte diese, stecke sie in Umschläge, klebe einen Aufkleber von mir und Briefmarken drauf und bringe es zur Post.
Der Kunde packt es aus und scannt es vermutlich ein.
Irgendwie weder sinnvoll noch zeitgemäß.
Ich würde gerne für mich: Zeit und Geld für Porto und Material sparen.
Dem Kunden würde ich Zeit ersparen und der Umwelt das Material.
Vorweg
Ich lasse den Kunden natürlich die Wahl.
Es ist eher die Frage ob ich sie überhaupt fragen soll und ich mich damit nicht abwerte.
A) Alles so lassen wie es ist
Die Rechnung auf Papier mit geklebter Briefmarke hat auch immer etwas wertiges.
Der Kunde sieht, dass ich mir die Zeit genommen habe seine Rechnung zu drucken, zu verpacken und sogar eine Briefmarke von Hand drauf geklebt habe.
Da es hier auch nicht um 3,50 EUR geht sollte man dies nicht vernachlässigen.
Im Gegenzug ist die Papierrechnung aber für viele Kunden eher unpraktisch.
B) Emails per Email versenden (SMIME)
Ich würde die Rechnung als PDF per SMIME signierter EMail versenden.
Aber trotz Zertifikat empfinden viele so etwas als unseriös.
Es ist halt unendlich praktisch.
Im Vergleich zu A könnte ich mir vorstellen, dass einige "vergessen" die Rechnung auszudrucken und später bezahlen.
C) Ein Rechnungsportal wo die Kunden die Rechnungen runterladen können
Der Kunde bekommt eine Email mit einem Hinweise und kann sich in einem Portal (https) einwählen.
Dort sieht er seine Rechnungen als PDF und kann diese abrufen, speichern und ausdrucken.
Ein bisschen wertiger aber auch aufwendiger als B.
Ich habe mit der Zahlungsmoral, bis auf wenige Ausnahmen, kein Problem.
Es geht also nicht darum das Geld schneller zu haben.
Was meint Ihr?
Wie macht Ihr das?
Mache ich mir zu viele Gedanken?
Viele Grüße
Stefan
PS: @Frank: Es fehlt ein Forum für wirtschaftliche und Marketingfragen für Selbstständige.
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Printed on: April 19, 2024 at 01:04 o'clock
12 Comments
Latest comment
Hallo,
die größte Form der Wertschätzung wäre, den Kunden nach seinem Wunsch zu fragen.
Gruß,
Jörg
die größte Form der Wertschätzung wäre, den Kunden nach seinem Wunsch zu fragen.
Gruß,
Jörg
Hallo Stefan,
bin zwar nicht selbstständig, kenne die Probleme aber aus eigener täglicher Erfahrung auch :
1. Rechnungsportal geht gar nicht, ich halte Rechnungen für eine Bringpflicht des Rechnungsstellers.
2. Briefpost ist recht altmodisch, zeitaufwändig für den Ersteller und ein Zeitfresser beim Versand. Auch wir kennen Kun´den, die darauf wert legen!
3. Unser ERP bietet den Belegversand per E-Mail. Den nutzen wir, wenn es unser Kunde wünscht.
4. Wir nutzen ausschliesslich das PDF-Format als Dateianhang zur Mail, kein Excel, Word oder Powerpoint!
Das ist unser Istzustand. Zukünftig werden wir alle uns auf Wunsch der Finanzbehörden an "ZUGPFERD" gewöhnen müssen. Das ist, grob gesprochen, ein PDF und eine XML-Datei zum Import der Eingangsrechnungen in ein ERP. Und auch die Finanzbehörden werden diese Informationen auch erfassen können. Ich wünsche mir die Erweiterung auch auf weitere Belege im Einkauf und Vertrieb, was ein deutlich schnelleres Verfahren zur Erfassung der Belege erlaubt. Und nein, ich möchte mich NICHT beglücken lassen von EDI-Dienstleistern (Seeburger Box u.ä.)!
Wolfgang Kirn
bin zwar nicht selbstständig, kenne die Probleme aber aus eigener täglicher Erfahrung auch :
1. Rechnungsportal geht gar nicht, ich halte Rechnungen für eine Bringpflicht des Rechnungsstellers.
2. Briefpost ist recht altmodisch, zeitaufwändig für den Ersteller und ein Zeitfresser beim Versand. Auch wir kennen Kun´den, die darauf wert legen!
3. Unser ERP bietet den Belegversand per E-Mail. Den nutzen wir, wenn es unser Kunde wünscht.
4. Wir nutzen ausschliesslich das PDF-Format als Dateianhang zur Mail, kein Excel, Word oder Powerpoint!
Das ist unser Istzustand. Zukünftig werden wir alle uns auf Wunsch der Finanzbehörden an "ZUGPFERD" gewöhnen müssen. Das ist, grob gesprochen, ein PDF und eine XML-Datei zum Import der Eingangsrechnungen in ein ERP. Und auch die Finanzbehörden werden diese Informationen auch erfassen können. Ich wünsche mir die Erweiterung auch auf weitere Belege im Einkauf und Vertrieb, was ein deutlich schnelleres Verfahren zur Erfassung der Belege erlaubt. Und nein, ich möchte mich NICHT beglücken lassen von EDI-Dienstleistern (Seeburger Box u.ä.)!
Wolfgang Kirn
Wir schreiben bei uns einen kurzen Hinweis auf jede Rechnung:
"Sie möchten Ihre Rechnung zukünftig auf elektronischem Weg (PDF) erhalten? Kurze Mitteilung an xyz@domain.de genügt."
So hat jeder die Wahl.
Gruß
"Sie möchten Ihre Rechnung zukünftig auf elektronischem Weg (PDF) erhalten? Kurze Mitteilung an xyz@domain.de genügt."
So hat jeder die Wahl.
Gruß
Ich schicke immer eine mit gpg signierte PDF-Datei vorab. Mit der gpg-Signatur können zwa die wenigsten was anfangen, aber meine Kunden wissen inzwischen, daß sie die Signatur ignorieren können, wenn sie keim PGP/gpg haben. (Und es gibt welche, die regelmäßig die Signatur üebrprüfen!
).Es gibt Kunden, die mir irgendwann gesagt haben, daß ich mir dann die Papierrechnung sparen kann, wenn sie eh die PDfF bekommen. Da lasse ich dann die Papierrechnung weg.
Die anderen bekommmen dann einen oder zwei Tage später die Papierrechnung.
So kann sich keiner rausreden, die Rechnung übersehen zu haben und der Kunde kann sich raussuchen, ob er die Papierrechnung oder die PDf archivieren will.
lks
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Moin,
wir haben damals alle unsere Kunden gefragt "Wollt ihr die Rechnungen nun als Mail haben, und könnt/ dürft ihr dies auch (Stichwort: Mailarchivierung)?"
Bei den Lieferanten dann noch "Wir können jetzt auch....".
Als Rechnungsaussteller musst du die ohnehin Mail so archivieren, wie sie dein Haus verlassen hat. Ist es digital, dann in Form eines Mail-Archivs. Ist die RG analog, dann halt als Kopie in einem Ordner. Gleiches dann auch beim Empfang der Dokumente...
Die Erfordernis, seine Rechnungsmails zu signieren ist ja auch seit geraumer Zeit aufgehoben...
Eingehend haben wir es anfangs so gelöst, dass wir das Tool EveryOnePrint bei uns installiert haben und das Rechnungseingangspostfach damit überwachen. Kommt eine Mail dort an, wird diese direkt gedruckt. Das mussten wir erstmal so umsetzen, da uns zu dem Zeitpunkt noch ein ECM-System fehlte, der Wunsch der Lieferanten aber ein Stück weit Priorität hatte... Sicherlich wurden dadurch zunächst die Druckkosten vomLieferanten zum Kunden verschoben, aber es erfüllte zuverlässig seinen Zweck
Die Variante mit dem Portal.... sehe ich nur für tauglich, wenn du Lastschrift hast (z.B. DTAG), alles andere wird nach hinten los gehen/ auf wenig akzeptanz stoßen...
Und wenn du sorge hast, die Kunden drucken die PDF nicht aus... setze/ vereinbare realistische Zahlungsziele und wenn diese überschritten sind, dann musst du halt Mahnen (kann ja erstmal ein telefonischer Reminder sein)... Ist zwar doof, aber du möchtest deine Leistung ja auch entlohnt haben...
Fazit:
würde die Kunden aktiv informieren und anfragen, ob das auch in deren interesse ist.
Wenn ja, dann umstellen. cruzers Variante ist zwar auch ganz gut, aber ganz ehrlich: Wer liest sich denn bewusst solche Infos, irgendwor kleingedruckt am Fuß des Dokuments durch? Das wird vermutlich eher Zufall sein...
Gruß
em-pie
wir haben damals alle unsere Kunden gefragt "Wollt ihr die Rechnungen nun als Mail haben, und könnt/ dürft ihr dies auch (Stichwort: Mailarchivierung)?"
Bei den Lieferanten dann noch "Wir können jetzt auch....".
Als Rechnungsaussteller musst du die ohnehin Mail so archivieren, wie sie dein Haus verlassen hat. Ist es digital, dann in Form eines Mail-Archivs. Ist die RG analog, dann halt als Kopie in einem Ordner. Gleiches dann auch beim Empfang der Dokumente...
Die Erfordernis, seine Rechnungsmails zu signieren ist ja auch seit geraumer Zeit aufgehoben...
Eingehend haben wir es anfangs so gelöst, dass wir das Tool EveryOnePrint bei uns installiert haben und das Rechnungseingangspostfach damit überwachen. Kommt eine Mail dort an, wird diese direkt gedruckt. Das mussten wir erstmal so umsetzen, da uns zu dem Zeitpunkt noch ein ECM-System fehlte, der Wunsch der Lieferanten aber ein Stück weit Priorität hatte... Sicherlich wurden dadurch zunächst die Druckkosten vomLieferanten zum Kunden verschoben, aber es erfüllte zuverlässig seinen Zweck
Die Variante mit dem Portal.... sehe ich nur für tauglich, wenn du Lastschrift hast (z.B. DTAG), alles andere wird nach hinten los gehen/ auf wenig akzeptanz stoßen...
Und wenn du sorge hast, die Kunden drucken die PDF nicht aus... setze/ vereinbare realistische Zahlungsziele und wenn diese überschritten sind, dann musst du halt Mahnen (kann ja erstmal ein telefonischer Reminder sein)... Ist zwar doof, aber du möchtest deine Leistung ja auch entlohnt haben...
Fazit:
würde die Kunden aktiv informieren und anfragen, ob das auch in deren interesse ist.
Wenn ja, dann umstellen. cruzers Variante ist zwar auch ganz gut, aber ganz ehrlich: Wer liest sich denn bewusst solche Infos, irgendwor kleingedruckt am Fuß des Dokuments durch? Das wird vermutlich eher Zufall sein...
Gruß
em-pie
Hallo,
ich habe mal in genau dem Bereich bei einem sehr großen Unternehmen gearbeitet.
Der Grund, warum die mit einem Portal gearbeitet war war "hinter vorgehaltener Hand" auch der, dass man so gewisse Dinge beeinflussen konnte.
Wenn der Kunde z.B. "Das Dokument XZY habe ich nie bekommen" behauptet hat, hat man es einfach schnell in sein Portal gepackt und "als gelesen markiert".
Auch war es z.B. möglich, Dokumente aus dem Portal zu löschen, wenn man mit dem Kunden im Clinch liegt und verhindern möchte, dass Dokumente zur Argumentation genutzt werden. Wohl wissend, dass viele damit überfordert sind, die Dokumente auf der eigenen Platte zu speichern und zu archivieren.
Diese Beweggründe wurde natürlich nie offen kommuniziert - letztendlich war man immer bemüht, dem Kunden das Rechnungsportal als Vorteil zu verkaufen
Gruß,
Jörg
ich habe mal in genau dem Bereich bei einem sehr großen Unternehmen gearbeitet.
Der Grund, warum die mit einem Portal gearbeitet war war "hinter vorgehaltener Hand" auch der, dass man so gewisse Dinge beeinflussen konnte.
Wenn der Kunde z.B. "Das Dokument XZY habe ich nie bekommen" behauptet hat, hat man es einfach schnell in sein Portal gepackt und "als gelesen markiert".
Auch war es z.B. möglich, Dokumente aus dem Portal zu löschen, wenn man mit dem Kunden im Clinch liegt und verhindern möchte, dass Dokumente zur Argumentation genutzt werden. Wohl wissend, dass viele damit überfordert sind, die Dokumente auf der eigenen Platte zu speichern und zu archivieren.
Diese Beweggründe wurde natürlich nie offen kommuniziert - letztendlich war man immer bemüht, dem Kunden das Rechnungsportal als Vorteil zu verkaufen
Gruß,
Jörg
Moin,
ich seh das mal aus Sicht eines Kunden: Rechnungen nehme ich gerne per mail, sonst muss ich sie ja wieder digitalisieren. Zusätzlich noch eine Portallösung als "backup" ist sicher ein nützliches gimmick.
Andere Kunden werden da sicher konservativer sein, kommt ja aber auch auf die Möglichkeiten des (evtl. automatisierten) workflows in der Buchhaltung an.
Und an der Stelle fällt mir auf, dass ich meine Rechnungen prinzipiell per Briefpost versende ...! Liegt aber auch daran, dass das Rechnungsmodul meiner Praxisverwaltung prinzipiell nur auf den lokalen Standarddrucker drucken kann. Da müsste ich dann meine eigenen Rechnungen wieder einscannen ... willkommen in 2017 
!!
LG, Thomas
ich seh das mal aus Sicht eines Kunden: Rechnungen nehme ich gerne per mail, sonst muss ich sie ja wieder digitalisieren. Zusätzlich noch eine Portallösung als "backup" ist sicher ein nützliches gimmick.
Andere Kunden werden da sicher konservativer sein, kommt ja aber auch auf die Möglichkeiten des (evtl. automatisierten) workflows in der Buchhaltung an.
Und an der Stelle fällt mir auf, dass ich meine Rechnungen prinzipiell per Briefpost versende ...
! Liegt aber auch daran, dass das Rechnungsmodul meiner Praxisverwaltung prinzipiell nur auf den lokalen Standarddrucker drucken kann. Da müsste ich dann meine eigenen Rechnungen wieder einscannen ... willkommen in 2017 !!LG, Thomas
werden wir alle uns auf Wunsch der Finanzbehörden an "ZUGPFERD" gewöhnen müssen.
Als kleine Anmerkung. Es heißt ZUGFeRD. Aber merken braucht man sich das nicht mehr, ZUGFerd ist mehr oder minder tot, bzw. war gar nicht richtig am Leben.
Für den Öffentlichen Bereich gibt es bereits die EU-Richtlinie 2014/55/EU die bis Ende 2018 umgestzt sein muss und in ähnlicher Form wird dies auch für den privatwirtschaftlichen Bereich umgesetzt.
@Stefan
Du kannst ja einfach am Anfang die Rechnungen sowohl als PDF per E-Mail (mit entsprechender Erklärung) und in Papierform versenden. Die Kunden sagen dir dann schon welche Art des Versandes ihnen lieber ist.
Ein Rechnungsportal ist ein absolutes NoGo. Keiner zahlt gerne Rechnungen und dann noch selbst abholen, nee
LG Günther
Wer liest sich denn bewusst solche Infos, irgendwor kleingedruckt am Fuß des Dokuments durch?
Du wirst es nicht glauben, aber ca. 80% haben davon inzwischen schon Gebrauch gemacht . Wenn man es richtig platziert ist das kein Problem.
Moin Günther,
LG, Thomas
Ein Rechnungsportal ist ein absolutes NoGo
als alleinige Überstellmöglichkeit sicher, aber zusätzlich zur - wie auch immer gearteten aktiven Zustellung einer Rechnung - ein netter service. Da ich meine professionelle Schlampigkeit bis zur Perfektion getrieben habe, sind solche personalisierten Kundenbereiche immer ein Ort, wo ich bspw. schnell mal den Garantiestatus von Irgendwas überprüfen kann ...LG, Thomas
Moin,
Gruß Krämer
Zitat von @StefanKittel:
Also sitze ich wieder hier, drucke Rechnung, falte diese, stecke sie in Umschläge, klebe einen Aufkleber von mir und Briefmarken drauf und bringe es zur Post.
du weißt schon, das die E-Post schon erfunden wurde?Also sitze ich wieder hier, drucke Rechnung, falte diese, stecke sie in Umschläge, klebe einen Aufkleber von mir und Briefmarken drauf und bringe es zur Post.
Gruß Krämer
Hallo Stefan,
wenn du Kunden hast, bei denen du davon ausgehen kannst, dass sie Ihre Rechnungen digitalisieren,
dann wäre das eine Überlegung wert.
Wenn es auf 50% per Post, 30% per E-Mail und 20% über ein Portal rausläuft,
würde ich bei der Post bleiben.
Meine Frau schreibt ihre Kunden (ca. 400) zwei Mal im Jahr an und wir erledigen das
mit Dialogpost. Ein Brief ist immer noch etwas anderes als eine E-Mail.
Der für dich richtige Weg hängt meiner Meinung nach von der Art deiner Kunden ab (siehe 2. Satz).
grüße vom it-frosch
PS: Man kann alles elektronisch machen, muss es aber nicht.
wenn du Kunden hast, bei denen du davon ausgehen kannst, dass sie Ihre Rechnungen digitalisieren,
dann wäre das eine Überlegung wert.
Wenn es auf 50% per Post, 30% per E-Mail und 20% über ein Portal rausläuft,
würde ich bei der Post bleiben.
Meine Frau schreibt ihre Kunden (ca. 400) zwei Mal im Jahr an und wir erledigen das
mit Dialogpost. Ein Brief ist immer noch etwas anderes als eine E-Mail.
Der für dich richtige Weg hängt meiner Meinung nach von der Art deiner Kunden ab (siehe 2. Satz).
grüße vom it-frosch
PS: Man kann alles elektronisch machen, muss es aber nicht.
