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MS Access 2003 und Outlook 2003 -!- Spezifische Daten aus eingehenden E-Mails automatisiert auslesen und in MS Access Datenbank eintragen

Mitglied: byteswiffer

byteswiffer (Level 1) - Jetzt verbinden

28.08.2007, aktualisiert 09.10.2007, 6896 Aufrufe, 2 Kommentare

Hallo allerseits,

ich hoffe, hier eine einfache Lösung für mein Problem zu finden,welches wie folgt aussieht:

In unserer kleinen Firma sind einige Aussendienstmitarbeiter beschäftigt. Nach erfolgtem Arbeitsabschluss war es bisher so üblich,
dass diese sich per Telefon in der Firma rückmeldeten und dann ihre Angaben über die verrichteten Arbeiten , Arbeitumfang, ggf . wiederkehrende Serviceintervalle, etc. machten. Diese wurden dann von unserer "Perle" einerseits mühsam zu statistischen Zwecken aufbereitet und andererseits der Buchhaltung die Rahmendaten für die Rechnungsstellung bereitgestellt.
Meine Idee wäre nun, diesen Prozess zu automatisieren und somit unsere "Perle" erheblich zu entlasten.

Konkret denke ich dabei an folgendes:

Die Aussendienstler könnten sich per vordefinierter, standardisierter Texte doch auch per E-Mail (?) via Handy (SMS) oder Laptop (e-Mail) rückmelden. Ich bin leider kein Windows Profil, aber ich gehe davon aus, dass es möglich sein müsste, mittels MS Access 2003 auf die (in unserer Firma ) in Outlook 2003 eingehenden E-Mails zuzugreifen und dann die eingehenden Daten "auszulesen" und automatisiert in eine Datenbank einzutragen, auf die dann sowohl die Buchhaltung als auch ich Zugriff hätten?!
Lässt sich sowas realisieren? Und wenn ja; wie muss ich da vorgehen, was benötige ich konkret, um meine Idee umzusetzen?
Bin auch anderen Ideen gegenüber aufgeschlossen -hauptsache es ist einfach und preiswert umzusetzen

Wenn derlei jemand schonmal gemacht hat, wäre ich über ein Script, Tutorial oder Hilfe sehr dankbar!

Mit freundlichen Grüßen,

Alex



Vielen Dank vorab !!
Mitglied: Biber
28.08.2007 um 19:22 Uhr
Moin byteswiffer,

willkommen im Forum.

Für Dein Anliegen gibt es so wahrscheinlich keine Out-of-the-box-Lösung, weil ihr ja schon indivuduell gefilterte Mails in eine individuell konzipierte Datenbank exportieren wollt.

Also wären für Dich die ersten Schritte das Entscheiden:
  • selber machen in 10 Newbie-Manntagen?
  • erstmal nach vorhandenen Free/Sharewaretools suchen und diese in 3 Manntagen testen/sieben?
  • oder entwickeln lassen vom Hobbycoder zum Festpreis von (Verhandlungssache)?

Falls selber machen:
  • beteiligt sind Outlook und Access - welches System ist führend/folgend?
  • soll JEDE neue Mail SOFORT bei Eintreffen ggf in die DB-Tabelle geschrieben werden incl. jede SPAM-Mail?
  • oder soll Access sich die Daten automatisch periodoisch abholen?
  • Oder wird gar nicht so weit automatisiert, sondern MUSS da vorher ein Mensch einen Blick auf die Mails werfen, um zu entscheiden, welche "öffentliche Kontakte" werden sollten?
  • und nicht zuletzt: welche Rückendeckung von oben/el Cheffe und Akzeptanz bei den Mailempfängern hast Du bei dem Projekt?

Wenn Du darüber mal kurz nachgedacht hast und zum Handwerklichen übergehen willst:
Im Bereich "Outlook und Outlook Express" liegt ein kleiner Tutorial-Schnipsel zum Thema "Automatisierte Mailverarbeitung mit VBA". Der könnte die ungefähre Skizze für ein Vorgehen zeigen und ein Gefühl für die mögliche Handlebarkeit eines solchen Projektes geben.

Grüße
Biber
Bitte warten ..
Mitglied: byteswiffer
09.10.2007 um 21:43 Uhr
Hallo biber, Hallo Foren Mitglieder ;)

vielen Dank für deine Antwort und deine Anregungen. Free/Sharewaretools
hate ich in den letzten Tagen ausführlichst getestet, aber irgendwie fand
ich nichts passendes. "Selber machen in 10 Newbie-Manntagen"
wäre mir zudem auch lieber, da ich wie bereits erwähnt am liebsten
die Problemstellung mit vorhandenen Mitteln (Office 2003) lösen
möchte. Wie beschrieben planen wir, jedem Aussendienstler standartisierte
e-Mail Templates für anfallende Arbeitsbeschreibungen zu überlassen;
meine Idee wäre nun - wie beschrieben - mittels MS Access 2003 auf die (in
unserer Firma ) in Outlook 2003 eingehenden E-Mails zuzugreifen und dann die
eingehenden Daten "auszulesen" und automatisiert in eine Datenbank
einzutragen ( z.b. Kundennummer, laufende Auftragsnummer, Spare Part Nummer ,
etc ... all sowas eben ) Wie von dir beschrieben sollte Access sich die Daten
automatisch periodoisch abholen. Soweit es unseren Chef betrifft, steht er
übrigens dem ganzen sehr aufgeschlossen gegenüber;
einzige Bedingung seierseits ist, keine "Fremdsoftware" zu
installieren; ergo bleibt wohl nur der Weg über MS Office 2003. Eine
"out-of-the-box" Lösung hab ich im Übrigen auch nicht
erwartet.Trotzdem wäre ich dir für ein paar Tipps und etwas Hilfe sehr
dankbar.

Das ganze sollte in etwa wie folgt aussehen (Outlook führend, Access
folgend) :

Posteingang Outlook 2003 / ein noch zu definierender Mail Filter sortiert die
eingehenden E-Mails nach "Mitarbeiter" oder "nicht
Mitarbeiter"; E-Mails von"nicht Mitarbeiter" verbleiben im
Posteingang, sie sind nicht Relevant für dieses Projekt. ´
E-Mails von "Mitarbeiter" sollten dann mittels Filter in einen noch
zu erstellenden Ordner umgeleitet werden, auf den Access dann zugreift.:

|_neue e-Mail trifft ein
|_neue e-Mail2 trifft ein |
|_Access prüft automatisch periodoisch eingehende e-Mails nach
relevanten Inhalten; falls relevante Daten eingingen , sollte Access den
Datensatz (eine e-Mail = ein Datensatz) nach vordefiniertem Schema in dine
Access Datenbank eintragen,
|_neue e-Mail3 trifft ein (ggf. Spam oder nicht relevante Daten)->
|_Access ignoriert diese Daten
|_neue e-Mail4 trifft ein |
|_Access prüft automatisch periodoisch eingehende e-Mails nach
relevanten Inhalten; falls relevante Daten eingingen , sollte Access den
Datensatz (eine e-Mail = ein Datensatz) nach vordefiniertem Schema in dine
Access Datenbank eintragen,
|_neue e-Mail5 trifft ein
|_neue e-Mail6 trifft ein


...usw,..

Hoffentlich konnte ich meine Idee hiermit etwas besser veranschaulichen.
Da man in Outlook 2003 prima Filterregeln für eingehende e-Mails
definieren kann, wäre ein umleiten von bestimmten eingehenden Mails in
einen noch anzulegenden Ordner (gefiltert nach Absender) eine Kleinigkeit.
Mein größeres Problem sehe ich konkret beim erstellen der Datenbank
und vor allem: wie stelle ich es an, dass Access dann die Daten ausliest?! :-S




byteswiffer
Bitte warten ..
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