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[Outlook 2003] Gesendete Objekte automatisch verschieben/löschen

Mitglied: Aldarin

Aldarin (Level 1) - Jetzt verbinden

09.10.2006, aktualisiert 17.10.2006, 20638 Aufrufe, 10 Kommentare

Entwerfen einer Aktion oder einer Regel für Outlook 2003, die automatisch Gesendete Objekte ab einer gewissen Mailgröße löscht oder in ein Archiv verschiebt.

Hallo liebe Kollegen,

Es geht darum, dass wir an der Arbeit ein begrenztes E-Mail Postfach haben.
Die Größe ist auf ca. 25 MB beschränkt. Da nun aber öfters viel Mailverkehr aufkommt bzw. auch größere Dateien (Grafiken, Programme, etc.) versendet werden, kommt ein ziemliches Datenaufkommen im Ordner "Gesendete Objekte" auf.
Und da ich nicht immer diesen Ordner leeren will und dann noch meinen Ordner "Gelöschte Objekte" löschen möchte, suche ich auf diesem Weg eine Lösung für mein Problem.

Ich habe bereits mehrere hundert Webseiten über Google gefunden und durchkämt, aber keine attraktive oder annähernd richtige Lösung für mein Problem gefunden.

Hat jemand eine bereits entwickelte Aktion oder eine Idee für eine Regel die dem Problem zu Leibe rückt?

Die Umgebung besteht aus einem Windows XP SP2 Client auf dem Outlook 2003 installiert ist.
Die Daten werden zentral auf einem Exchange-Server 6.5 (Exchange 2003) gelagert.

Die Regel sollte erstmal nur lokal auf diesem Rechner genutzt werden. Ggf. später auch auf anderen Clients.

Wenn jemand anders schon einen Ansatz hat bloß die Idee nicht weitergedacht hat oder ein ähnliches Problem hat, dann könnt Ihr euch alle hier melden.

Ich bin für jede Hilfestellung dankbar.

Grüße,
Aldarin
Mitglied: markus0873
09.10.2006 um 16:04 Uhr
Hi Aldarin,

eine Lösungsmöglichkeit wäre folgende:

1. Du bindest Dir einen lokalen Archivordner ein (neue PST)
2. Du richtest die Autoarchivierung für den Ordner "Gesendete Objekte" (Rechtsklick, Eigenschaften) so ein, daß alle E-mails nach einem Tag in den Archivordner verschoben werden.

Alternativ kannst Du Sie natürlich auch gleich löschen lassen.

Gruß,

Markus
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Mitglied: Aldarin
09.10.2006 um 16:26 Uhr
Hallo,

danke erstmal für die Antwort.
Aber das Problem wäre damit nicht konkret gelöst.

Weil dadurch würde der Ordner nur täglich gesichert werden.
Und es sollte ja sofort von dem Exchange gekillt werden.

Weiteres Problem: Die Autoarchivierung unterscheidet da nicht zwischen den einzelnen Dateigrößen.
Wenn nun eine Mail mit 1 KB im Ausgang landet wird diese ebenso archiviert, ebenso wie bei einer Mail mit 20 MB.
Aber dieser Effekt sollte nur bei Dateien zwischen x KB und x KB passieren. Bzw. Ab x KB bis open end.

Und wie gesagt, am Ende des Tages schalte ich eh das Outlook ab und mein Ordner Gelöschte Objekte wird gelöscht.

Zur konkretisierung meines Problems verfasse ich hier mal ein Beispiel:

Angenommen man versendet ein Programm mit 50 MB.
Dieses Programm wird in 10 MB häppchen gezippt.
Also würden 5 Mails mit je 10 MB versendet werden.
Da die Beschränkung bei 20 MB liegt, würde er also die dritte Mail nicht mehr versenden.
Aber dennoch soll er ALLE Mails in den Ordner "Gesendete Objekte" verschieben, da auch Mails rausgehen die Nachverfolgbar sein sollten.
Deshalb kann die Option "Versendete Mails in folgenden Ordner verschieben: " nicht deaktiviert werden.

In meinen Augen ist es halt nur durch eine vordefinierte Aktion oder eine neue Regel möglich.
Jedoch bietet Outlook 2003 keine Regel die diese Aufgabe erfüllt.
Outlook stellt z.B. nur eine Regel zur verfügung die eine Kopie einer Mail die in den Ordner "Gesendete Objekte" landet in einen anderen Ordner verschiebt, aber eben nur eine Kopie und die alte Datei exisitert immernoch.

Ggf. geht es auch über zwei Regeln oder eine Verschachtelung.
Sollte jemand eine Aktion oder eine Regelkombination haben, dann wäre ich sehr froh über Tipps.

Grüße,
Aldarin
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Mitglied: 25110
09.10.2006 um 20:02 Uhr
Hallo Aldarin,

den Weg mit der pst-Datei, den Markus beschreibt, kann man leicht abwandeln.
Auch bei uns gibt es die Größenbeschränkung. Wir haben es mit der pst-Datei geregelt, allerdings nicht als Archivordner.

Du kannst bei den Clients einstellen, dass alle Nachrichten direkt in die pst-Datei übermittelt werden:

Extras >
E-Mail-Konten >
Vorhandene Email-Konten anzeigen oder bearbeiten >
Neue Nachrichten übermitteln an >
Dort Persönliche Ordner wählen.

Die pst-Datei auf dem Server im Homeverzeichnis anlegen, damit sie bei der (hoffentlich vorhandenen) täglichen Datensicherung gesichert wird.

mfg
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Mitglied: Aldarin
09.10.2006 um 20:45 Uhr
Hm, das wäre natürlich auch ne Möglichkeit.

Aber so direkt das halt nur große Dateien ausgelagert werden gibt es nicht, oder?
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Mitglied: markus0873
09.10.2006 um 21:00 Uhr
Hi nochmal Aldarin,

für die User, um die ich mich u.a. zu kümmern habe, gilt leider auch eine Größenbeschränkung (50MB).
Da haben wir uns auch schon den Kopf zerbrochen. Mit Outlook-Bordmitteln geht da wohl leider nicht mehr.
Möglichweise könnte man in VBA da eine Lösung basteln, die schüttele ich aber auch nicht mal eben aus dem Ärmel.
Die bereits von Bussi beschriebene Lösung wird in dem betreffenden Unternehmen von zahlreichen Usern ganz erfolgreich eingesetzt.
Sie hat den zudem den Vorteil, daß Du Dir nicht permanent um die Quotierung Deines Postfachs Sorgen machen mußt (Es sei denn, Euere Fileserver-Quotas sind ähnlich "streng" ).

Vielleicht kannst Du Dich ja dafür erwärmen...

Gruß,

Markus
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Mitglied: Aldarin
09.10.2006 um 22:01 Uhr
Also der Fileserver hat an sich noch Platz.
Aber da wir so oder so im Prinzip alle einen festen Arbeitsplatz haben und die Lösung erstmal eh nur für uns Administratoren gedacht sein wird... könnten wir sie ebenso ja auch im C Verzeichnis speichern. Da haben wir so oder so genügend Speicherplatz zur verfügung.
Da wir zudem auch die Gruppe sind die die größten Mails versendet dürfte das da auch am meistne Sinn machen. Zudem die meisten User dann eh diese PST-Dateien bis zu einem unmöglichen Ausmaß anwachsen lassen würden. ;)
Oder gibt es zudem eine Möglichkeit in den PST-Dateien eine Beschränkung zu hinterlegen?
Also das alle Dateien die über 1 GB kommen quasi die alten Mails automatisch löschen?
Oder man könnte es ja auch ggf. irgendwie so lösen, das die PST Datei beim herunterfahren automatisch entfernt wird (bzw. beim Hochfahren hinzugefügt wird).

Gruß,
Aldarin
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Mitglied: 25110
10.10.2006 um 20:49 Uhr
Mit den „Normalen“ Outlook-Regeln geht es bei Gesendeten Objekten nicht.
Leider nur beim Posteingang.

Du hast nur die Möglichkeit, eine Regel ohne Vorlage zu erstellen und
„diese mit einer vordefinierten Aktion bearbeiten“. Diese Aktion musst Du in VBA basteln.
Nach einer fertigen Lösung hast Du ja bereits über Google gesucht.

Evtl. hast Du mehr Glück, wenn Du den Thread hier bei Entwicklung einstellst.

mfg
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Mitglied: Aldarin
10.10.2006 um 21:25 Uhr
Könnte man auch den Thread einfach verschieben (@Mod).

Dann müsste ich nicht unnötigerweise ein zweites Thema eröffnen.

Aber Danke bisher für die Ideen.

Gruß,
Aldarin
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Mitglied: 25110
17.10.2006 um 08:08 Uhr
Hallo,

ist zwar nicht genau das, was Du suchst. Aber falls Du keine fertige VBA-Lösung bekommst, reicht es vielleicht:

http://www.add-in-world.com/katalog/olnachrichten/

Mit dem Kostenlosen Add-In kann man beim Senden bestimmen, in welchen Ordnern die mails gespeichert werden sollen.

mfg
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Mitglied: Aldarin
17.10.2006 um 09:59 Uhr
Ja schaut schon ganz okay aus.

Dort steht weiterhin etwas das di über eine VBA Lösung geredet haben. Ggf. könnt ich mal schauen ob man die bissel statischer aber automatisierter machen könnte.

Gruß,
Aldarin
Bitte warten ..
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