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Papierarmes Büro - Scanner am Arbeitsplatz in durchsuchbare PDFs
Hallo!
Ich würde gerne die Papierflut im Büro etwas eindämmen. Was mir hier weiterhin zu kompliziert ist, ist das Digitalisieren der Dokumente.
Um später auch etwas finden zu können, sollten die Dokumente durchsuchbar sein -> ich brauche OCR.
Aktuell nutze ich ABBYY FineReader mit einem Kyocera MFP-Gerät.
Kennt ihr einen Scanner, der das direkt macht? Also: Scannen, OCR, Ablage?
Danke für eure Tipps
Grüße
Phil
Ich würde gerne die Papierflut im Büro etwas eindämmen. Was mir hier weiterhin zu kompliziert ist, ist das Digitalisieren der Dokumente.
Um später auch etwas finden zu können, sollten die Dokumente durchsuchbar sein -> ich brauche OCR.
Aktuell nutze ich ABBYY FineReader mit einem Kyocera MFP-Gerät.
Kennt ihr einen Scanner, der das direkt macht? Also: Scannen, OCR, Ablage?
Danke für eure Tipps
Grüße
Phil
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Printed on: April 19, 2024 at 10:04 o'clock
13 Comments
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Moin
Nun wenn du ein DMS hast kannst du damit bzw ein Plugin dafür auch aus der Anwendung Scannen,OCR und Ablegen lasen.
Es ist aber auch möglich bei den meisten Programmen ein Ablauf anzugeben was nach dem Scannen passieren soll um das Dokument zb in Programm x hinzuzufügen.
Da kannst du dies zb weiterreichen zum Durchsuchen und Ablegen.
Zumal du ja Büro sagt ist es sicherlich Geschäftlich, da hast du dann aber andere Pflichten wie zb Revisionssichere Archivierung was nur mit Ablegen nicht getan ist.
Dazu sollten die Orginale Belege auch nicht vernichtet werden da du manche als Orginal Behalten musst und durch die ganzen Cryptoviren & Co auch mal schnell dein ganzen Datenbestand loswerden kannst was viel Ärger und Kosten mit sich bringt....
Nun wenn du ein DMS hast kannst du damit bzw ein Plugin dafür auch aus der Anwendung Scannen,OCR und Ablegen lasen.
Es ist aber auch möglich bei den meisten Programmen ein Ablauf anzugeben was nach dem Scannen passieren soll um das Dokument zb in Programm x hinzuzufügen.
Da kannst du dies zb weiterreichen zum Durchsuchen und Ablegen.
Zumal du ja Büro sagt ist es sicherlich Geschäftlich, da hast du dann aber andere Pflichten wie zb Revisionssichere Archivierung was nur mit Ablegen nicht getan ist.
Dazu sollten die Orginale Belege auch nicht vernichtet werden da du manche als Orginal Behalten musst und durch die ganzen Cryptoviren & Co auch mal schnell dein ganzen Datenbestand loswerden kannst was viel Ärger und Kosten mit sich bringt....
Moin,
das ist in der Tat ein recht komplexes Thema
Wenn es nur um das Digitalisieren und archivieren als zusätzliche AUfbewahrung geht, ist meines WIssens nach ein Revisionssicheres DMS nicht zwingend erforderlich (Achtung: ich bin kein jurist, daher keine verbindliche Aussage). Das digitalisieren, OCR-Prozesse und archivieren könntest du mit einem der Konica Minolta Geräte der bizhub-Reihe lösen (Stichwrt: searchable PDF). Aber ein Hinweis: die Funktion macht die GEräte total lahm. Ein bekannter hat es dann so gelöst, dass die zunächst nur gescannt und später dann die Textinfos extrahiert werden.
Ansonsten kann OCR jedes x-beliebige DMS mit einer OCR engine. Es macht dann aber SInn, gute SCanner einzusetzen, z.B. die geräte von Fujitsu. Die werden sehr gerne von DMS-HErstellern empfohlen.
Um ein Büro allerdings Papierärmer zu bekommen, reicht es oft aus zu analysieren, wer wann welche Kopie von welcher Kopie von welcher Kopie... macht. Denn ein DMS bringt nichts, wenn Mitarbeter 1-5 dann das Dokument trotzdem ausdrucken ;)
Gruß
em-pie
das ist in der Tat ein recht komplexes Thema
Wenn es nur um das Digitalisieren und archivieren als zusätzliche AUfbewahrung geht, ist meines WIssens nach ein Revisionssicheres DMS nicht zwingend erforderlich (Achtung: ich bin kein jurist, daher keine verbindliche Aussage). Das digitalisieren, OCR-Prozesse und archivieren könntest du mit einem der Konica Minolta Geräte der bizhub-Reihe lösen (Stichwrt: searchable PDF). Aber ein Hinweis: die Funktion macht die GEräte total lahm. Ein bekannter hat es dann so gelöst, dass die zunächst nur gescannt und später dann die Textinfos extrahiert werden.
Ansonsten kann OCR jedes x-beliebige DMS mit einer OCR engine. Es macht dann aber SInn, gute SCanner einzusetzen, z.B. die geräte von Fujitsu. Die werden sehr gerne von DMS-HErstellern empfohlen.
Um ein Büro allerdings Papierärmer zu bekommen, reicht es oft aus zu analysieren, wer wann welche Kopie von welcher Kopie von welcher Kopie... macht. Denn ein DMS bringt nichts, wenn Mitarbeter 1-5 dann das Dokument trotzdem ausdrucken ;)
Gruß
em-pie
Guten Morgen/Tag/Abend (nichtzutreffendes streichen)
Ich würde gerne die Papierflut im Büro etwas eindämmen. Was mir hier weiterhin zu kompliziert ist, ist das Digitalisieren der Dokumente.
Löblich und verständlich. Es ist kompliziert.
Um später auch etwas finden zu können, sollten die Dokumente durchsuchbar sein -> ich brauche OCR.
Definitiv!
Aktuell nutze ich ABBYY FineReader mit einem Kyocera MFP-Gerät.
ABBYY ist ein guter Anfang.
Kennt ihr einen Scanner, der das direkt macht? Also: Scannen, OCR, Ablage?
Ich kenne keinen Scanner, der das auf Anhieb kann. Wenn dann rate ich Dir davon ab. Hast Du alles auf einer Maschine, bist Du der Gewalt des Herstellers ausgeliefert, wenn es mal um Updates etc. geht.
Ich setze bei uns folgendes ein:
- Scanner: Toshiba eStudio-Kopierer und Fujitsu fi6230-Scanner
- OCR: 2 Server: 1x NSi AutoStore Express mit OmniPage OCR, 1x Toshiba Re-Rite OCR-Server mit ABBYY-OCR-Engine.
- Dokumentenrouting: Ist selbstgebaut. Die Dokumente sind mit dreistelligen Nummern im Namen codiert gefolgt von Zufallszahlen oder Uhrzeit. Das Routing verschiebt die Dokumente aus den Ausgangskörben der OCR-Server in die Eingangskörbe unseres DMS. Dort werden sie den Benutzern direkt zugeordnet. Ein dem DMS zugehöriger Dienst fährt in regelmäßigen Abständen einen Import.
Danke für eure Tipps
Grüße
Phil
Grüße
Phil
Hallo!
Danke für eure Antworten. Mir geht es gerade auch gar nicht um die ganze Firma - eigentlich nur um meinen Arbeitsplatz. Revisionssicherheit ist da nicht das Thema, da ich alles "zu Archivierende" dann zur Ablage in die Abteilung geben würde. Mich nervt einfach die Unordnung auf meinem Schreibtisch...
Die Minolta-Geräte sehen gut aus, wären aber für den Arbeitsplatz einfach zu groß. Das sind ja doch eher Abteilungsscanner.
Kennt ihr ein kleines "Arbeitsplatz-DMS", das hier in Frage käme? Ein guter Workflow wäre dann ja: Per Einzugsscanner scannen -> PDF in Verzeichnis wird automatisch per OCR behandelt -> Fenster geht auf mit Verschlagwortung oder ähnlich.
Danke und Grüße
Phil
Danke für eure Antworten. Mir geht es gerade auch gar nicht um die ganze Firma - eigentlich nur um meinen Arbeitsplatz. Revisionssicherheit ist da nicht das Thema, da ich alles "zu Archivierende" dann zur Ablage in die Abteilung geben würde. Mich nervt einfach die Unordnung auf meinem Schreibtisch...
Die Minolta-Geräte sehen gut aus, wären aber für den Arbeitsplatz einfach zu groß. Das sind ja doch eher Abteilungsscanner.
Kennt ihr ein kleines "Arbeitsplatz-DMS", das hier in Frage käme? Ein guter Workflow wäre dann ja: Per Einzugsscanner scannen -> PDF in Verzeichnis wird automatisch per OCR behandelt -> Fenster geht auf mit Verschlagwortung oder ähnlich.
Danke und Grüße
Phil
Moin,
) --> Übergabe an -->
- ecoDMS mit Kategorisierung (ist in der Grundaustattung sogar für umme) -->
-färdsch und freuen
LG, Thomas
Ein guter Workflow wäre dann ja: Per Einzugsscanner scannen -> PDF in Verzeichnis wird automatisch per OCR behandelt -> Fenster geht auf mit Verschlagwortung oder ähnlich.
- vernünftiger Arbeitsplatz-Dokumentenscanner (da steht meistens Fujitsu drauf ) --> Übergabe an -->- ecoDMS mit Kategorisierung (ist in der Grundaustattung sogar für umme) -->
-färdsch und freuen
LG, Thomas
moin,
als Administrator würde ich mich bedanken wenn ein User ein ecoDMS Server inklusive postgreSQL Datenbank & Container Speichersystem auf seinem PC Installiert!
Frank
als Administrator würde ich mich bedanken wenn ein User ein ecoDMS Server inklusive postgreSQL Datenbank & Container Speichersystem auf seinem PC Installiert!
Frank
Moin,
! Wir wissen nichts um die Umgebung des TO und ecoDMS kann man gut auch auf einem Einzelplatz installieren - viel Ressourcen frisst das nicht. Es gibt auch Editionen für Synology- oder QNAP-NAS und sogar für einen Raspberry Pi ...
LG, Thomas
als Administrator würde ich mich bedanken
vergiss den Blumenstrauss nicht ! Wir wissen nichts um die Umgebung des TO und ecoDMS kann man gut auch auf einem Einzelplatz installieren - viel Ressourcen frisst das nicht. Es gibt auch Editionen für Synology- oder QNAP-NAS und sogar für einen Raspberry Pi ...LG, Thomas
Zitat von @keine-ahnung:
Moin,
! Wir wissen nichts um die Umgebung des TO und ecoDMS kann man gut auch auf einem Einzelplatz installieren - viel Ressourcen frisst das nicht. Es gibt auch Editionen für Synology- oder QNAP-NAS und sogar für einen Raspberry Pi ...
das mag ja sein, allerdings will das ganze ja auch gesichert werden- später geht das geheule los, weil die daten weg sind, weil sich die Hdd richtung digitalen freitod begeben hat...Moin,
als Administrator würde ich mich bedanken
vergiss den Blumenstrauss nicht ! Wir wissen nichts um die Umgebung des TO und ecoDMS kann man gut auch auf einem Einzelplatz installieren - viel Ressourcen frisst das nicht. Es gibt auch Editionen für Synology- oder QNAP-NAS und sogar für einen Raspberry Pi ...hatten wir alles schon....
LG, Thomas
allerdings will das ganze ja auch gesichert werden
Jupp. Das DMS bringt aber ein recht vernünftiges backup-Modul mit ...LG, Thomas
Zitat von @keine-ahnung:
mag ja alles sein... allerdings will das ganze ja auch gesichert werden
Jupp. Das DMS bringt aber ein recht vernünftiges backup-Modul mit ...aber ob das genutzt wird ?
in der regel ist das ja so, das die User denken- der admin wird das schon sehen, und mitsichern.. der admin weiß alles...
LG, Thomas
Hallo!
Ich habe jetzt einen Fujitsu SnapScan ix500, der erstaunlich gute, durchsuchbare PDFs erzeugt.
Diese lege ich in einer Ordnerstruktur ab, die ich mit Copernic-Desktop-Search indiziere und durchsuche.
Bisher gefällt mir das sehr gut und ich bin plattformunabhängig.
Grüße
Phil
Ich habe jetzt einen Fujitsu SnapScan ix500, der erstaunlich gute, durchsuchbare PDFs erzeugt.
Diese lege ich in einer Ordnerstruktur ab, die ich mit Copernic-Desktop-Search indiziere und durchsuche.
Bisher gefällt mir das sehr gut und ich bin plattformunabhängig.
Grüße
Phil
