Projektdatenablage im Sharepoint

Hallo zusammen,

ich bin derzeit am überlegen unsere aktuelle Ordnerstruktur auf den Dateifreigaben in einen Sharepoint zu mirgrieren.

Zielsetzung des ganzen: Vereinfachung der Berechtigungsstrukter, bessere Such- und Filtermöglichkeiten, Zugriff von extern vereinfachen und besser kontrollieren.


Aktuell sieht die Struktur wie folgt aus:

Freigabe Projekte


Die Ordnerstruktur wiederholt sich dann jeweils für die einzelnen Niederlassung und mit den einzelnen Jahrgängen.

Wir sind jedoch mittlerweile aus der Struktur herausgewachsen, der zentrale Kundendienst muss eigentlich auf jeden der Projektordner 10-20 (technische Unterlagen) zugreifen, da Niederlassungsübergreifender Notdienst stattfindet. Auch die kaufmännischen Mitarbeiter (Zugriff auf Ordner 1-20) arbeiten mittlerweile oft Niederlassungsübergreifend.

Die erste Frage die sich mir stellt ist jetzt ob ich in einer Dokumentenbibliothek das obige ähnlich abbilde, hier bräuchte ich dann auf der Projektnummern-Ebene eine Vorlage wo ich z.b. sagen kann "Neues Projekt anlegen" womit dann der Projektordner sowie die Unterordner 1-20 angelegt werden und mit entsprechenden Berechtigungen ausgestattet werden.

Andererseits stelle ich mir die Frage ob das vielleicht grundsätzlich der falsche Ansagt ist, sinnvoller erscheint mir vielleicht die Vorteile der einfachen Filterung zu nutzen und jedem Projekt eine eigene Dokumentenbibliothek (Hier kann man ja auch einfach eine Vorlage erstellen) zu spendieren die dann entsprechend mit Niederlassung, Projektnummer, Ausführungsstatus (Vertrieb/Ausführung/Abgeschlossen) zu versehen. Hierfür müsste ich mir dann aber eine zentrale Zugriffsmaske basteln auf der ich dann schnell und komfortabel filtern kann. Nachteil der Lösung könnte sein dass ich nicht mehr so einfach per Explorer auf die Daten zugreifen kann, so währe jeder an die Weboberfläche gebunden.


Habt ihr da vielleicht ein paar Tipps für mich? Wie würdet ihr das realisieren?

Mengenmäßig kommen wir schnell auf 150 Projekte im Jahr, die Verwaltung im DAteisystem ist einfach zu steif.


Vielen Dank für eure Tipps!