Scan-to-mail bei Multifunktionsgeräten: Erfahrungswerte bezüglich LDAP-Anbindung oder zentralisierter Adressbuchverwaltung

Hallo liebe Forengemeinde,

wir werden in absehbarer Zeit ca. 50 Multifunktionsgeräte austauschen. Die Übertragung der Scandateien an die User soll weiterhin per Scan-to-mail erfolgen.

Bisher wurden die E-Mail-Adressen für jedes Gerät einzeln über die jeweilige Geräte-Website eingepflegt. Bei jedem Mitarbeiterwechsel musste nachgearbeitet werden.

Wir hatten uns auch mal die LDAP-Anbindung angesehen gehabt, aber bei den getesteten Multifunktionsgeräten von Konica-Minolta war die LDAP-Anbindung aus Usersicht nicht benutzerfreundlich:

Version a) Mail-Adresse ist in Geräte-Adressbuch abgelegt.
(Die Adressen der MA, die in der Nähe des Gerätes ihren Arbeitsplatz haben, wurde zusätzlich auf die Adressbuchstartseite gesetzt.)
1. User klickt auf "Scan"
2a. Falls User seinen AP in der Nähe hat, ist die Adresse ist direkt auf der Scan-Hauptseite --> User klickt seine Adresse an
2b. Andernfalls klickt User erst auf den Alphabetbereich (z.B. MNO) --> und klickt nun auf seine Adresse
3. User klickt auf "Scan starten"

Version b) Mail-Adresse über LDAP-Schnittstelle auswählen
1. User klickt auf "Scan"
2. Auf den Adresse-Suchen-Button drücken
3. "Suche" auswählen
4. Die ersten Buchstaben den Namens eingeben
5. Auf Start drücken -> LDAP-Abfrage wird gestartet
6. Adresse auswählen
7. OK drücken
8. User klickt auf "Scan starten"

=> LDAP-Suche ist viel aufwändiger

Wir wissen, dass es auch anders geht. Bei einem alten HP-Multifunktionsgerät lief es besser:
1. User klickt auf "Scan"
2. Die ersten Buchstaben den Namens eingeben -> Name wird automatisch vervollständigt nach jedem Buchstaben. Dabei merkt sich das Gerät die Adressen, die bisher (am häufigsten) verwendet wurden, und zeigt diese zuerst an.
3. Wenn der richtige Name erscheint -> User klickt auf "Scan starten"

Nun zur Frage:

• Wie sind eure Erfahrungen mit den LDAP-Abfragen? Könnt ihr aktuelle Geräte empfehlen, bei denen die Scan-to-mail-Funktion mit LDAP-Adressen so benutzerfreundlich wie beim erwähnten alten HP-Gerät funktioniert? (dann müssten wir keine Adressbücher mehr pflegen)
• Oder habt ihr alternativ Erfahrungen mit Software zur zentralen Pflege der jeweiligen Geräte-Adressbücher? Ggf. auch Geräteherstellerübergreifend? (dann müsste man nur noch ein Adressbuch pflegen)

PS: Die Konica Minolta Geräte schaffen es nicht einmal die eingegebenen Adressen automatisch dem richtigen Buchstabierbereich zuzuordnen. Nein, man muss manuell angeben, dass bauer@xyz.de zum Bereich ABC gehört, und schmid@xyz.de zum Bereich STU...