Softwarelösung für Belegarchivierung gesucht - geräteunabhängig

Guten Morgen Administratoren,

für die Abwicklung interner Papierbelege möchten wir den aktuellen Prozess in Frage stellen und hoffen auf Optimierungspotential.

Ist-Zustand
Ist eine Belegarchivierung notwendig wird der Papierbeleg mit einem Barcode versehen, die Entscheidung darüber trifft ein Mitarbeiter.

Anschließend werden diese Belege in einen festen Pfad gescannt:

• Eine Software am Drucker (+ Konfiguration über Druckserver) erkennt dabei (irgendeinen) Barcode,
• wandelt entsprechend den Dateinamen um (die Information kommt vom Barcode) und
• speichert das Dokument als PDF Datei in einem festen Pfad ab.

Der Workflow dahinter soll unverändert bleiben, z.B.
wird der Dateiname erkannt = ok, Workflow geht weiter
wird der Dateiname nicht erkannt = Fehler, PDF wird in Fehler-Ordner verschoben, E-Mail-Trigger wird ausgelöst


Soll-Zustand

• scan-to-folder an festen Pfad als PDF Datei gespeichert
• Software prüft danach die PDF Datei auf Barcode
• Wenn vorhanden: Umwandlung Dateinamen
• Wenn nicht vorhanden: Datei wird in Fehler-Ordner verschoben (oder umbenannt das diese nachfolgend auf Fehler läuft)

Ziel
Wir möchten in der Anschaffung der Harrdware geräteunabhängig werden, z.B. einen einfachen Tisch-Scanner, mobile device,... mit einfacher scan-to-folder Funktion,... .

Frage
Mit welcher Software habt ihr gute Erfahrungen gemacht?
Mit welche Software habt ihr schlechte Erfahrungen gemacht?
Was könnt ihr aus Praxiserfahrung heraus empfehlen?

Optimal wäre natürlich wenn man die Software kostenlos testen kann.

Vielen Dank für euren Input