Tipp oder Ansatz für ein Email-System gesucht

Mitglied: StefanKittel

StefanKittel (Level 5) - Jetzt verbinden

17.09.2020, aktualisiert 23:48 Uhr, 1036 Aufrufe, 14 Kommentare

Hallo,

ich habe einen Kunden der sehr viele Email-Postfächer (5-15) pro Benutzer in Outlook mit sehr großen Datenmenge hat.

Bei Alternativen zu Outlook, OWA, Mailstore, etc wurde nun folgende Anfrage skizziert.

Ein Web-System zur Anzeige und Suche von Emails an bestimmte Postfächer.
Vermutlich wäre ein DMS-System am ehesten dafür geeignet.

Mit meinen groben Anforderungen hat ich nur die Wahl zwischen 0 und 5000 Suchergebnissen.
Vieleicht hat ja Jemand einen Tipp für mich. Es soll jetzt keiner losgooglen.

Es soll webbasiert sein.

Die Anzeige soll Outlook ähnlich sein
Links die Postfächer (jeweils nur der Posteingang)
Rechts eine Liste und Unten eine Vorschau der aktivierten Mail und eine Liste der Anhänge

Man kann Mails weder löschen, noch verschieden und weder weiterleiten noch antworten.
Man kann eine Mail als MSG öffnen und damit mit Outlook weiterleiten oder Antworten.

Aber intern soll man immer nur den Link zur Mail auf dem Websystem verwenden und spart damit sehr viel Speicherplatz überall.

Man kann gegenüber Outlook aber jeder Mail Schlagworte geben und Kommentare hinzufügen.
Auch hat jede Mail einen "Zuständigen" und einen Status.

Dazu gibt es dann Anzeigen die nach Schlagworten. zusänstig und status gefiltert sind.

Das System muss durchaus mit 500.000 Mails in 1TB pro Jahr auskommen.

Wenn morgends 100-150 Mails angekommen sind, darf es auch nicht 5 Minuten pro Mail dauern.
Also ein normales DMS scheidet damit aus.

Rechtssicher ist kein Kriterium.
Mitglied: certifiedit.net
17.09.2020, aktualisiert um 23:51 Uhr
Moin Stefan,

das was du beschreibst ist ein prozessualer Selbstmord. Email als msg exportieren und in Outlook importieren? Legen deine User nie etwas auf dem Desktop ab? Und wie kommt es von da wieder in das System?

Ich glaube, du solltest das ganze ganz neu denken, oder wirklich mal Branchenspezifisch neu suchen.
500.000 Mails in 1TB

Meinst du damit mit 500.000 Mails willst du unter 1TB bleiben? Selbst bei 10MB im Schnitt komm ich da lange nicht hin

Wenn morgends 100-150 Mails angekommen sind, darf es auch nicht 5 Minuten pro Mail dauern.
Also ein normales DMS scheidet damit aus.

Immer eine Frage der Anbindung. Wobei ich noch genug Unternehmen kenne, die wohl immer noch mit Pop3 abrufen...
Grüße,

Christian
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Mitglied: StefanKittel
18.09.2020 um 00:07 Uhr
Schläft Du eigentlich (auch) nie?

Der Export als MSG ist nur um einzelne Mails weiterleiten zu können.
Soll aber die Ausnahme sein.

Email kommt
lesen
im ERP ID und Infos eintragen
Mails als erledigt markieren fertig
Nach 12 Monaten mal nach einer Info suchen

Aktuell passiert das halt alles in Outlook mit einem Postfach was, trotz Mailstore, pro Bereich 70GB für die letzten 6 Monate groß ist.
6 Bereiche....

Mit der Datenmenge wollte ich nur andeuten, dass das nicht nur 500 Mails pro Jahr sind.

Ich kann auch schlicht sagen dass die sich eine Firma suchen sollen die mehr Erfahrunge damit hat.
Aber ich glaube die machen das schlicht nicht sondern wursteln Outlook zu tode und pro Woche rufen mindestens 2 Personen an weil Ihr Outlook spinnt.
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Mitglied: certifiedit.net
18.09.2020 um 00:11 Uhr
Doch, zwischen 5 und 9 Uhr

Naja, du weisst, was User daraus macht.

Grundsätzlich denke ich, dass, wenn du damit kein neuen Businesszweig aufmachen willst, du dir dafür besser einen Partner suchst - Stichworte oben, Branche, Prozesse... sonst bekommst du das nicht unter. (du musst dabei wohl unterstützen bzw dich dabei unterstützen lassen...)

Und ansonsten kannst du zwar sagen, gut, das sind 2x 1/2-1,2 mal mehr Stunden je Woche als dauerhaftes Zubrot, aber das macht nicht Glücklich, wir wollen doch Lösungen suchen und keine Workarounds. Sind doch nicht von der Verkehrswacht mit Ihren Blitzern, weil Sie keine ordentlichen Schnellverbindungen gebacken bekommen.

Grüße!
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Mitglied: cykes
18.09.2020 um 06:51 Uhr
Moin,

so, wie Du das beschreibst, dürfte eins Deiner Probleme (wenn nicht das größte) sein, die Benutzer zum Annehmen des neuen Systems zu bewegen. Eingefahrene Workflows zu ändern ist meist recht schwierig.

Ich würde mal in Richtung CRM-System (ggf. mit integriertem DMS und Outlook-Anbindung) suchen. Man kann ja alles umsetzen, ist nur eine Frage des Aufwands und nicht zuletzt des Geldes. Auch für ein CRM würde ich mir - wie Christian das bereits vorgeschalgen hat - einen strategischen Partner suchen.

Gruß

cykes
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Mitglied: aqui
18.09.2020 um 09:03 Uhr
Es soll webbasiert sein.
Meinst du sowas in die Richtung Roundcube oder Squirrel Mail ?
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Mitglied: Grinskeks
18.09.2020 um 09:32 Uhr
Moin,

hört sich für mich danach an, als hätte der Kunde gewachsene Prozesse.

Daher stellt sich die Frage, ob nicht eine Ergründung der Ursache zielführender wäre.
Ist der Kunde selbst Dienstleister (Call-Center im Kundenservice oder Vertriebsunterstützung?)


Für mich hört es sich zunächst nach vielen Daten und wenig Ordnung an. Wenn es qualifizierbare und quantifizierbare Daten sind, kann man diese sicherlich (teil-) automatisiert verwalten und Prozesse verbessern. Je nachdem gibt es auch bereits einige KI-Möglichkeiten.

Daher stellt sich die zentrale Frage: Sind die Schmerzen des Kunden schon groß genug um die Ursache zu beheben oder will er zeitwweise Symptome lindern?

Meistens wirken Betrachtungen der aktuellen Prozesse und Kosten Wunder.
Professionelle Systeme und flexibel anpassbare Maßanzüge gibt es - fehlt imho nur noch die Analyse und Beratung.

Gruß
Grinskeks
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Mitglied: Lochkartenstanzer
18.09.2020 um 09:46 Uhr
Moin,

ohne jetzt auf die Sinnhaftigkeit der Arbeitsweise einzugehen:

Für sowas würde ich alle Mails in eine DB pumpen, eine Volltextindex darüber fahren und ein kleines Webinterface darüber bauen.

Bei den Mengen Mails und Datenvolumen scheinen mir "normale" CRMs etwas überfordert.

lks
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Mitglied: certifiedit.net
18.09.2020 um 09:51 Uhr
Zitat von Lochkartenstanzer:

Moin,

ohne jetzt auf die Sinnhaftigkeit der Arbeitsweise einzugehen:

Für sowas würde ich alle Mails in eine DB pumpen, eine Volltextindex darüber fahren und ein kleines Webinterface darüber bauen.

Bei den Mengen Mails und Datenvolumen scheinen mir "normale" CRMs etwas überfordert.

lks

mh? Wieder mal Forenproblem, du weisst nicht, ob es 5 oder 50 User sind und bei 50 Benutzern sind 500.000 Mails per Annum gerade noch im Schnitt 13,x Mails je Tag je Benutzer, bzw auf 240 Arbeitstage gerechnet knapp über 40 (41,x).

Wenn das eine große Menge für dich ist, dürfte mein Posteingang für dich die Hölle sein (dabei bestell ich schon quasi jede unnötige Benachrichtigung ab.)
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Mitglied: Looser27
18.09.2020 um 10:01 Uhr
Moin,

sowas könnte man versuchen mit ELO abzubilden. Sämtliche E-Mails automatisch in ELO einlesen und dann über die GUI von ELO arbeiten.
Der Versand aus ELO heraus kann dann wieder über Outlook erfolgen.
Die Konfiguration würde ich aber auch von einem erfahrenen ELO-Partner durchführen lassen, da das System nicht ohne Tücken ist.

Gruß

Looser

P.S.: ELO kann auch mit sehr großen Datenbanken problemlos umgehen, solange der SQL da drunter mitmacht.
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Mitglied: Lochkartenstanzer
18.09.2020, aktualisiert um 10:02 Uhr
Zitat von certifiedit.net:

Zitat von Lochkartenstanzer:

Moin,

ohne jetzt auf die Sinnhaftigkeit der Arbeitsweise einzugehen:

Für sowas würde ich alle Mails in eine DB pumpen, eine Volltextindex darüber fahren und ein kleines Webinterface darüber bauen.

Bei den Mengen Mails und Datenvolumen scheinen mir "normale" CRMs etwas überfordert.

lks

mh? Wieder mal Forenproblem, du weisst nicht, ob es 5 oder 50 User sind und bei 50 Benutzern sind 500.000 Mails per Annum gerade noch im Schnitt 13,x Mails je Tag je Benutzer, bzw auf 240 Arbeitstage gerechnet knapp über 40 (41,x).

Nein, es geht rein um die schnelle Suche in 500.000 (oder deutlich mehr bei mehreren Jahren) Mails in mehreren TB. Sowas dauert ohne ohne ordentlichen Index und Suchverfahren. Die normalen Mailsysteme oder CRMs sind da nicht sehr hilfreich. Und ich denke nicht, daß der Kunde sich da SAP, Oracle & Co. antun will.

Wenn das eine große Menge für dich ist, dürfte mein Posteingang für dich die Hölle sein (dabei bestell ich schon quasi jede unnötige Benachrichtigung ab.)

Das ist eine große Menge zum "schnell durchsuchen". Meine eigenes mailsystem (dovecot) hat für 20 Jahre Mails mit 2TB (nur für mich) Ich bekomme täglich mehrere hundert Mails (kein SPAM!), die aber weitgehend automatisch verarbeitet werden. ich muß die aber nicht so oft durchsuchen.

lks
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Mitglied: IT-Prof
18.09.2020, aktualisiert um 10:35 Uhr
Google Mail in der GSuite in Verbindung mit Google Vault ist vielleicht ein Ansatz?

Man kann mit Vault über beliebig viele Postfächer arbeiten und auch Millionen Mails stellen keine Herausforderung dar.

https://support.google.com/a/answer/2462365?hl=de
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Mitglied: bloodstix
18.09.2020 um 10:30 Uhr
Schau dir mal Benno-Mailarchiv an, erfüllt eigentlich alle deine Anforderungen.
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Mitglied: NordicMike
18.09.2020 um 10:45 Uhr
Du kannst dir auch Gedanken machen über eine automatische Erkennung und weiterleitung z.B. können einfache und sichere Entscheidungen bereits in einem Mailserver passieren, der alle Konten empfängt oder abholt und bereits automatisch weiter leitet. Da, wo es nicht ganz so sicher zu entscheiden ist, geht es dann zum Bearbeiter, da reicht dann aber auch schon ein einziges zusammengefasstes Postfach.
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Mitglied: Outface
09.10.2020 um 09:42 Uhr
Hallo,
ist das nicht vom Grundsatz her prinzipiell ein Ticket-System?
Gruß,
Outface
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