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Wann sind Emails revisionssicher gespeichert?

Mitglied: CeMeNt

CeMeNt (Level 2) - Jetzt verbinden

08.04.2008, aktualisiert 29.05.2008, 8979 Aufrufe, 6 Kommentare

Moin Leute,

seit einiger Zeit müssen ja u.a. geschäftsrelevante Emails revisionssicher 10 Jahre lang gespeichert werden.

Mir ist bekannt, dass es Programme (wie z.B. ELO) gibt, die sich darauf spezialisiert haben.

Aber geht es eigentlich auch anders? Ab wann gelten Emails als revisionssicher?

Ist es bereits genug, wenn ich alle wichtigen Emails als MSG auf dem Server speichere?
Diese Daten werden jeden Tag auf Band gesichert.
Wir haben zwei Wochen-Sätze (also 10 Bänder), wovon ein Satz immer im Save liegt.

Ist unser Vorgehen nun bereits ausreichend? Oder handeln wir (grob-)fahrlässig, wenn wir keine Software wie ELO oder sonstiges einsetzen?

Wie handhabt Ihr das bei Euch?

Danke für alle Meinungen und Kommentare,

Gruß CeMeNt
Mitglied: geTuemII
08.04.2008 um 09:31 Uhr
Hallo CeMeNt,

ich befürchte, es ist nicht ausreichend, die Mails auf dem Server zu speichern, zumal die revisionssichere Archivierung ja bei weitem nicht nur E-Mail betrifft. Es geht ja darum, daß Dokumente nicht verändert werden dürfen bzw. alle Änderungen zu dokumentieren sind.

Sieh dir mal Windream an, im Gegensatz zu den mir sonst bekannten Programmen klinkt sich das in den Explorer als zusätzliche Registerkarte(n) in die Dateieigenschaften ein. Dadurch tendiert der Lernaufwand für den User gegen Null, das gefällt mir ganz gut, zumal man einiges automatisieren kann.

geTuemII
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Mitglied: CeMeNt
08.04.2008 um 11:10 Uhr
Hallo geTuemII,

vielen Dank für die Info.
Ich hab gerade schon mal eine Email an die Leute geschrieben, um noch ein paar weitere Infos zu bekommen.

Gruß CeMeNt
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Mitglied: CeMeNt
10.04.2008 um 12:03 Uhr
Hallo geTuemII,

ich hab mich mal mit den Leuten von Win Dream unterhalten, und habe auch schon ein Angebot von denen Bekommen.
Wir haben hier rund 30 Bildschirmarbeitsplätze, und so wurde mir ein Paket von über 20.000€ zusammengestellt.

Diese Summe macht es schon wirklich Schwer, meinen Vorgesetzten den Kosten-Nutzen-Faktor dazustellen.
Zumal von den entsprechenden Gesetzestexten noch nicht viel gehört wurde.

Ich hab mal ein bisschen geforscht. Das HGB §257 sagt folgendes aus:
Für Dokumente, die auf Datenträgern aufbewahrt werden, muss sichergestellt werden, dass sie inhaltlich mit anderen Unterlagen übereinstimmen müssen, wenn sie lesbar gemacht werden. (oder so ähnlich...)

Das umschreibt wohl die Revisionssicherheit.

Aber gibt es denn jemanden (z.B. Wirtschaftsprüfer), die gezielt nach der Revisionssicherheit von Dokumenten fahndet?
Und wer droht wem wann mit was, wenn ein Unternehmen Dokumente eben NICHT in der Form speichert?

@ geTuemII und an alle anderen, die hier noch mitlesen:
- Wie habt Ihr das geregelt?
- Setzt Ihr entsprechende Programme ein?
- Habt Ihr schon mal von vollzogenen Urteilen gehört, die mangels so einer Software verhängt wurden...?

Fragen über Fragen...

Gruß CeMeNt
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Mitglied: geTuemII
10.04.2008 um 19:10 Uhr
Hallo CeMeNt,

[20.000€ für 30APL]
Was hast du denn für zusätzliche Anforderungen, IMHO startet die große Version bei 250+Märchensteuer?! Außerdem könnte es interessant sein, ob und welche Netzwerkkopierer ihr habt. Von Konica gibt es eine angepaßte Edition, und auch Xerox arbeitet zumindest mit Windream zusammen.

Mit wem hast du dich denn unterhalten? --> evtl. per PM

geTuemII
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Mitglied: Jochem
29.05.2008 um 15:00 Uhr
Moin,
es reicht übrigens nicht, nur die "reinen" E-Mails zu sichern. Wenn Du gesetzestreu handeln willst und später (im Revisionsfall) nicht in irgendwelchen Fallstricken landen willst, mußt Du neben den reinen E-Mails noch das Programm und die dazugehörige Hardware, mit dem Du diese E-Mails empfangen hast, speichern/lagern respektive so vorhalten, daß es im Falle eines Falles wieder lauffähig ist. Weiterhin solltest Du Dir Gedanken darüber machen, wie Du in 10 Jahren die jetzt auf einem Datenträger Deiner Wahl gespeicherten Daten lesen willst. Auch da wird entsprechende Hardware (Stand heute) notwendig sein, denn wer weiß, ob das jetzige Sicherungsmedium in 10 Jahren noch auf einer dann aktuellen Hardware gelesen werden kann. Wenn ich dabei nur an die mir bisher untergekommenen "Sicherungsmedien" denke: WORM, CD-ROM, DVD-ROM, DLT-Bänder, LTO-Bänder, DDS4-Bänder, 4 mm DAT, usw.
Das alles mag vielleicht im Augenblick etwas überzogen wirken, aber vor Gericht sind beispielsweise digitale Bilder als Beweismaterial nicht zugelassen, da zählt einzig und allein das Papierbild vom Negativ. (Wurde leider schon mehr als einmal durcherxerziert, mit obiger Begründung bei Bildern von einer Digicam).
Den Punkt sollte man nicht außer Acht lassen. Ok, sobald eine Sicherungsmaschine nicht mehr will, werden bei uns auch die Datenbestände einmal komplett aufs neue Medium umgezogen, aber "revisionssicher" ist das dann nicht mehr.

Gruß J chem
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Mitglied: Mailman2000
17.06.2009 um 15:18 Uhr
Hallo CeMeNt,

bzgl. der Archivierung von E-Mails gibt es viele Gesetze und Vorschriften wie z.B. §257 HGB, §§ 147 AO, GDPdU, GoB, GoBS, Basel Ii usw.

Aus diesem Grund sollte man sich im Vorfeld mit dieser Thematik genau auseinandersetzen, um seine Anforderungen genau spezifizieren zu können.
Auch sollte man über den Tellerrand hinausschauen und einfach überprüfen, ob man mit einer reinen Archivlösung sich nicht den Weg in ein zukünftiges DMS verbaut oder zumindest erschwert.
Da ja an dieser Stelle schon ein Anbieter genannt wurde, möchte ich mal einen weiteren in den Raum stellen. Die Ceyoniq Technology Gmbh ist ein DMS Anbieter mit Lösungen im Bereich der E-Mail Archivierung (MS Exchange, Lotus Notes, GroupWise).
Vielleicht lohnt es sich auch hier mal das Gespräch zu suchen, um weitergehende Empfehlung auf Deinem Weg zur Lösung zu bekommen.

Viel Erfolg
Mailman2000
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