kostas
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Wie Excangeserver verwalten bei grosser Emailmenge

Hallo Zusammen,

wir planen derzeit den Einsatz von einem Excangeserver. Dafür benötige ich ein paar Hinweise.
Aktuell wird der H-Mailserver (freeware) verwendet. Der hmailserver-Dienst muss ca. jeden zweiten Tag neu gestartet werden.
Aktuell haben wir das Problem dass Outlook 2010 bei einem Konto immer wieder ein Integritätstest durchführt der ewig dauert,
da das Konto 70GB groß ist. Damit meine ich das .pst File von Outlook obwohl eigentlich IMAP aktiviert ist.
Der besagte User verwaltet die Email in Ordnerstrukturen innerhalb von Outlook. Deshalb ist das Konto so groß.

Meine Frage nun, kann der Excangeserver besser mit Postfächer dieser Größe umgehen, bzw. wie müsste man
den Excangeserver aufsetzen damit er mit große Postfächer spielend umgehen kann.

Gruß Kostas

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Printed on: April 25, 2024 at 11:04 o'clock

Member: keine-ahnung
keine-ahnung Nov 20, 2013 at 17:21:36 (UTC)
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Moin,

setz ihn genauso auf, wie Du es bei einer kleinen email-Menge machen würdest - da ist kein Unterschied. Freitagt es heute schon ...?

LG, Thomas
Member: Xaero1982
Xaero1982 Nov 20, 2013 at 17:36:37 (UTC)
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Als erstes würde ich dem Nutzer sagen:

Archiviere die Emails oder lösche sie.

Tut mir leid, aber 70 GB Postfach - das ist krank!

Ansonsten wie Thomas schon sagte... und am besten eine Beschränkung des Anhangs auf 5 MB. ;P

Gruß
Member: MiSt
MiSt Nov 20, 2013 updated at 18:04:44 (UTC)
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HI!
Wir sind von AVM KEN!4 auch auf den Exchange (SBS2011) umgezogen, da dieser auch nicht mehr mit der Masse an Mails zurecht kam. Und seit dem läuft die Mailkommunikation ohne Probleme. Da wir mit großen Anhängen arbeiten, habe ich die Beschränkung auf 50MB gesetzt. Das funktioniert ohne Probleme. Mir ist bis jetzt in keinem Log aufgefallen, dass eine Mail nicht angekommen ist.
Die Datenbank ist zur Zeit 131GB groß. Und 20GB muss ich noch "migrieren". Das "migrieren" dauerte damals aber zig Stunden, da der alte Server immer wieder den Dienst abgebrochen hat.

Gruß
Michael
Member: Kostas
Kostas Nov 20, 2013 updated at 19:41:13 (UTC)
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Herzlichen Dank für die Hilfestellung.
70GB Postfach ist schon recht groß, da habt ihr recht. Es ist so dass es unzählige Email sind die in Ordnern innerhalb von Exchange gespeichert sind. Die Emails
haben überwiegend Dokumente im Anhang, jedoch keine Monster große Dokumente. Es sind nur sehr sehr viele Emails die sich im laufe der Zeit angesammelt haben.
Es ist so dass die Emails aktuell nicht benötigt werden, allerdings können Sie auch nicht gelöscht werden. Wird Exchange eine Problem haben wenn die Grösse
mal 1TB erreichen wird? oder sieht Exchange vor dass die Emails archiviert werden können aber dennoch im Zugriff bleiben? Es kommt nun mal vor dass eine Email
die 15 Jahre alt ist über die Suchfunktion gesucht werden muss. Also archivieren im Sinne von herauslöschen ist nicht drin. Gibt es dafür Lösungen?

Gruß Kostas
Member: loonydeluxe
loonydeluxe Nov 20, 2013 at 21:24:32 (UTC)
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Dafür gibt's Archivierungslösungen, z. B. von Symantec, über die per Outlook-Addin oder Websuche (also ein lokaler Webserver mit DB und Suchfunktion) zugegriffen wird.
Alternativ könnte man ja auch die Anlagen entfernen (Outlook-Funktion) oder per Outlook Attachement Remover auslagern (Vorsicht mit den gleichzeitig geöffneten Objekten in der Exchange DB)
Noch alternativer gibt's Dokumentenmanagementsysteme, denen es reichlich egal ist, was du da reinwirfst - die Datenbank, die mitwächst face-wink

Wusstest du, dass es in Exchange 2003 eine Begrenzung für die Maximal-Größe der DATENBANK gegeben hat, die kleiner war als das eine Postfach mit 70 GB?
Member: Kostas
Kostas Nov 20, 2013 at 21:32:51 (UTC)
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Hallo loonydeluxe,

über die Begrenzung habe ich gelesen und dass es ein Registry Key gibt und die Begrenzung zu erweitern.
Über Archivierungslösungen bin ich noch nicht gestoßen. Danke für den Hinweis. Dokumentenmanagementsysteme wären "nur" für Emails
einfach zu unpraktikabel. Aber ein Addin für den Exchange zum archivieren wäre genau das richtige.

Gruß Kostas
Member: Dani
Dani Nov 20, 2013 at 21:35:29 (UTC)
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Moin,
Mailstore kann ich gut empfehlen... gerade auch für revisionssichere Speicherung die für alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland vorgeschrieben ist!

Wird Exchange eine Problem haben wenn die Grösse mal 1TB erreichen wird?
Der Datenbank hoffe ich... eine DB kann max. 16TB groß werden. Empfohlen wird seitens Microsoft ca. 100GB pro Datenbank.

Denn eines muss dir klar werden: Wie sicherst du die Datenbank(en) täglich für ein Recovery? Wie lange dauert es ein Recovery von 1TB? Was kostet dich der Stillstand? etc... über den Tellerrand auch mal schauen...


Grüße,
Dani
Member: Kostas
Kostas Nov 20, 2013 at 21:41:16 (UTC)
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Das sind Probleme dich mich gerade beschäftigen. Aktuell ist das Backup noch kein Problem. Aber es wächst schon.
Mailstore werde ich mir genauer anschauen. Dankeschön für den Hinweis.
Member: Dani
Dani Nov 20, 2013 at 22:44:55 (UTC)
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Aktuell ist das Backup noch kein Problem. Aber es wächst schon
Und das Recovery?
Member: loonydeluxe
loonydeluxe Nov 20, 2013 updated at 22:58:38 (UTC)
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Über ein neues E-Mail-System mit Archivierungssystem oder eben ein Dokumentenmanagementsystem nachzudenken, wäre aber vor Implementierung wichtig. (Noch ist ja keins von beidem da, wenn ich das richtig gelesen habe).

Es gibt auch DMS, die sich als E-Mail-System "missbrauchen" lassen, auch wenn es nicht die Kernfunktion ist. Ein Beispiel ist da z. B. DOCUframe, welches bei uns eingesetzt wird (nein, das ist keine Werbung, die E-Mail-Implementation lässt für meine Bedürfnisse arg zu wünschen übrig, aber es funktioniert - meistens). Das kann prinzipiell die Grundfunktion "E-Mail", verhält sich aber ggü. dem Internet wie ein E-Mail-Client, also POP3/SMTP. Damit lässt sich dann zum Beispiel die rechtssichere Speicherung (GdPDU) sicherstellen, aber auch, dass E-Mails und Dokumente nicht doppelt und dreifach vorhanden sind.

Das führt aber auch zu der Frage, wie du Exchange an die Welt anbinden willst. SMTP-Versand per Smarthost ist ja beinahe gesetzt, es sei denn du willst dich mit Reverse-Einträgen und Sender-IP-Blacklists herumschlagen. Beim Empfang gibt's verschiedene Varianten, wie etwa direkt per SMTP, direkt per SMTP mit vorgeschalteter Firewall/Spam-Filter oder auch Abruf vom Provider per POP3 (Vorsicht mit CC/BCC-Mails - das geht meistens schief)
Member: Xaero1982
Xaero1982 Nov 20, 2013 at 23:20:37 (UTC)
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Wieso benutzt du nicht die Outlookfunktion: Aufräumen?

Dann archivierst du alle Emails die Älter sind als 3 Jahre - wobei ich dir empfehlen würde kleinere Dateien zu machen beim Archivieren, weil die PSTs bzw. Outlook dann Probleme hat diese zu öffnen.
Z.b. ein Jahr = ein Archiv.

Diese Archive kannst du dann hinzufügen und auch durchsuchen.

Sollten nur gesichert werden, falls der Rechner abraucht.

Gruß
Member: loonydeluxe
loonydeluxe Nov 20, 2013 at 23:25:46 (UTC)
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Weil ein Administrator keine lokal gespeicherten PSTs haben möchte, an deren Einstellungen ein Benutzer auch noch herumschrauben kann oder etwa das archivieren aussetzen kann. Und weil die PSTs keiner mehr wiederfindet, wenn es drauf ankommt, geschweige denn bei einer Benutzerprofil-Migration drauf achtet. PSTs in einem umgeleiteten Ordner sind auch nicht zulässig. Beim Synchronisieren per servergespeichertem Profil wird eventuell ein veralteter Stand auf den Server kopiert, abgesehen davon, dass die Datenmenge auch Zeit zum Kopieren braucht und die Abmelde-/Anmeldezeit verlängert.
Dann geht mal eine Festplatte von so einem Rechenknecht kaputt und wird ausgetauscht und neuinstalliert, und dann sind die Mails weg - so viel zu "rechtssicher" archiviert.
Member: Xaero1982
Xaero1982 Nov 21, 2013 at 07:41:21 (UTC)
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Sorry, aber krasser ### den du da schreibst.

Nochmal: Die Archivierung wird vom Admin gemacht und nicht vom Benutzer. Ich habe noch nie ein Benutzer erlebt, der an Archiven "rumschraubt". Er soll keine Archivierung aussetzen, weil er gar keine durchführen soll.
Wenn die PSTs keiner mehr wiederfindet liegt es einfach an der Unfähigkeit des Admins eine Struktur auf den Clients aufzubauen.
Sind nicht zulässig? Wer erzählt denn so einen Käse?
Ein alter Stand? Die sollen 1. nicht ins Profil 2. Soll ein Backup angelegt werden 3. bastelt ein User nicht an Archiven rum.
Deswegen ein Backup.
Und wenn ein Rechner ausgetauscht wird schaut sich ein normaler Admin auch den alten PC an und bespricht mit dem Nutzer das vorgehen, wenn die Rechner nicht so konfiguriert sind, dass ein lokales Speichern unmöglich ist etc.

Sorry, aber das klingt für mich als hättest du wirklich keinen Schimmer wovon du redest.

Gruß
Member: Kostas
Kostas Nov 21, 2013 at 08:26:54 (UTC)
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Sorry Xaero1982,

aber das ist kein freundlicher Umgang mit deinen Mitmenschen.
Er schreibt aus seiner Erfahrung, so wie du auch. Auf der großen weiten Welt findet mal restlos alles. Ich bin übrigens nicht der Admin, aber wir haben
so einen ohne es weiter vertiefen zu wollen.

Ich glaube Mailstore ist das was wir suchen, ohne es jetzt genauer angeschaut zu haben. Das Prinzip ist jedoch klar. Ich möchte nach Möglichkeit
über IMAP arbeiten und keine lokale kopien der Email in Outlook haben. Die zweite Voraussetzung, alle Email müssen im Zugriff sein und sollen
automatisch archiviert werden können. Ein Addin für den Exchange ist da eine gute Lösung.

Dir noch einen schönen Tag.
Gruß Kostas
Member: Kostas
Kostas Nov 21, 2013 at 09:43:36 (UTC)
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Ich habe soeben ein Microsoftbericht gelesen über deaktivieren des chache Modus beim Exchange und aktivieren des Online Modus, allerdings in Verbindung mit Outlook 2003. Um die lokale Kopien zu umgehen würde ich gerne den Online-Modus nutzen. Die Frage ist nur, würde das auch funktionieren mit Outlook 2010 welches wir bereits einsetzen oder geht das erst ab Outlook 2013? Welcher Exchange wird dafür benötigt?

Gruß Kostas
Member: loonydeluxe
loonydeluxe Nov 21, 2013 at 18:55:26 (UTC)
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Das geht auch bei neueren Versionen per Gruppenrichtlinie, dazu brauchst du die Office Administrative Templates für die jeweilige Version, auf den DC oder die Management-Station kopieren und konfigurieren. Oder die passenden Registry-Schlüssel von Hand setzen.
Bei 2010 (alle Editionen) und 2013 (nur VL) kann zudem eine Anpassungsdatei fürs Setup (nur Neuinstallationen) erstellt werden, dazu brauchts den admin-Ordner aus den Office Administrative Templates in der Installationsquelle, dann Setup.exe /admin starten und die fertige Datei im Unterordner "updates" der Installationsquelle speichern.

Oder die Profile auf den einzelnen PCs manuell nachpflegen, also Turnschuh-Modus.

Wichtig: Ohne den Offline-Cache funktioniert die Windows Search, also die Volltextindizierung im Postfach, nicht mehr. Dann würde nur noch der Serverindex zur Verfügung stehen, der über das Suchribbon (Suchfeld anklicken...) -> Suchtools -> Erweiterte Suche aufgerufen werden kann.

Xaero: Erst lesen, dann schreiben. Ich habe geschrieben
Weil ein Administrator *keine* lokal gespeicherten PSTs haben möchte.

Und an den lokalen Einstellungen zur Archivierung kann der Benutzer - ohne weitere Konfiguration per Gruppenrichtlinie - nunmal machen was er will. Und wenn ein Benutzer das *selbst* aktivieren kann und das Archivierungsziel bestimmen kann, dann finde ich auf dem Server wohl keins von diesen Archiven wieder. So gut geschulte bzw. lernwillige Mitarbeiter gibt's bei den kleineren Kunden eines Systemhauses nicht.
Zum Rechnertausch: Meist muss ich das auch so machen. Ich habe aber eben keine Lust, beim Rechneraustausch noch jeden Ordner im Laufwerk C:\ zu durchwühlen, höchstens noch im Benutzerprofil. Und dann den Rechner noch 2 Wochen aufzuheben, "falls doch noch etwas fehlt". Meine Zeit kann ich auch wesentlich sinnvoller gestalten.
Member: Xaero1982
Xaero1982 Nov 22, 2013 at 11:06:44 (UTC)
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Zitat von @loonydeluxe:

Xaero: Erst lesen, dann schreiben. Ich habe geschrieben
> Weil ein Administrator *keine* lokal gespeicherten PSTs haben möchte.

Und? Wo hab ich dich da missverstanden? Ich hab die Dinger lieber auf deren PC + Backup liegen, als xx Gb aufm Server.


Und an den lokalen Einstellungen zur Archivierung kann der Benutzer - ohne weitere Konfiguration per Gruppenrichtlinie - nunmal
machen was er will. Und wenn ein Benutzer das *selbst* aktivieren kann und das Archivierungsziel bestimmen kann, dann finde
ich auf dem Server wohl keins von diesen Archiven wieder. So gut geschulte bzw. lernwillige Mitarbeiter gibt's bei den
kleineren Kunden eines Systemhauses nicht.
Zum Rechnertausch: Meist muss ich das auch so machen. Ich habe aber eben keine Lust, beim Rechneraustausch noch jeden Ordner im
Laufwerk C:\ zu durchwühlen, höchstens noch im Benutzerprofil. Und dann den Rechner noch 2 Wochen aufzuheben,
"falls doch noch etwas fehlt". Meine Zeit kann ich auch wesentlich sinnvoller gestalten.

Das hat was mit Erziehung zu tun. Ich kenne keinen Kunden der eigenständig eine Archivierung durchführt oder an den Archivierungseinstellungen rumdreht. Dazu brauch ich auch keine GPOs - sie machen es einfach nicht.
Die PCs meiner Kunden werden in den Austausch eingeschlossen und alles mit dem Nutzer durchgegangen - nennt man Service. Ich weiß kennen die wenigsten Dienstleister in diesem Bereich - sehe ich leider auch Tagtäglich.
Richtig: Du hast keine Lust... sagt schon alles.
Kein Wunder, dass so oft über System-/Netzwerkadministratoren geschimpft wird.
Ich will, dass mein Kunde zufrieden ist und weiß was vor sich geht und nicht einfach was gemacht wird und er nicht weiß was... geht gar nicht und hat schon einigen den Job gekostet.
Member: loonydeluxe
loonydeluxe Nov 22, 2013 at 18:24:17 (UTC)
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Zitat von @Xaero1982:

> Zitat von @loonydeluxe:
>
> Xaero: Erst lesen, dann schreiben. Ich habe geschrieben
> > Weil ein Administrator *keine* lokal gespeicherten PSTs haben möchte.
>
Und? Wo hab ich dich da missverstanden? Ich hab die Dinger lieber auf deren PC + Backup liegen, als xx Gb aufm Server.


Zitat von @Xaero1982:

> Nochmal: Die Archivierung wird vom Admin gemacht und nicht vom Benutzer.

Und warum soll ich mir die Mühe machen, einen PC zu sichern, wenn alle relevanten Daten auf dem Server liegen. Dann stirbt der PC, ein neuer PC mit einem passenden Standard-Image innerhalb von 30 Minuten automatisch installiert und ab zum Kunden damit. Domänenaufnahme, automatische Neueinrichtung des Profils, kein Datenverlust weil nix lokal lag, Kunde kann sofort weiterarbeiten, fertig.

Zitat von @Xaero1982:
Das hat was mit Erziehung zu tun. Ich kenne keinen Kunden der eigenständig eine Archivierung durchführt oder an den
Archivierungseinstellungen rumdreht. Dazu brauch ich auch keine GPOs - sie machen es einfach nicht.
Die PCs meiner Kunden werden in den Austausch eingeschlossen und alles mit dem Nutzer durchgegangen - nennt man Service. Ich
weiß kennen die wenigsten Dienstleister in diesem Bereich - sehe ich leider auch Tagtäglich.
Richtig: Du hast keine Lust... sagt schon alles.
Kein Wunder, dass so oft über System-/Netzwerkadministratoren geschimpft wird.
Ich will, dass mein Kunde zufrieden ist und weiß was vor sich geht und nicht einfach was gemacht wird und er nicht
weiß was... geht gar nicht und hat schon einigen den Job gekostet.

Und manche sind unbelehrbar oder haben zu viel Zeit und klicken mal eben irgendwo rum. Wenn ich einem Kunden also keine Möglichkeit gebe, lokal Daten abzulegen, die gesichert werden müssten, spart das Stress bei mir und wenns wirklich drauf an kommt beim Kunden und schützt vor ungewolltem Datenverlust. Und wenn ich das vermeiden möchte, ich nenne das dann keine Lust auf solche Kopier-/Wiederherstellungsorgien, dann ist das gut für den Admin und den Nutzer.
Du hältst also deine Kunden gerne stundenlang vom Arbeiten ab. Ich verstehe unter Service, dass ich den Kunden nur das nötigste an Arbeitszeit stehle (die haben in der Regel besseres zu Tun als über Ihren Computer zu reden), weil ich weiß, was bzw. was nicht auf seinem/ihrem Computer ist, welche Software er/sie braucht oder erfrage das bevor ich überhaupt mit dem Austausch anfange und er/sie ohne Unterbrechung oder mit nur kurzer Unterbrechung weiterarbeiten kann.

Und nu Schluss mit OT. Ich kenn deine Meinung, du meine. Wenn du weiter diskutieren willst, gerne per PN.
Member: wiesi200
wiesi200 Nov 28, 2013 at 06:10:31 (UTC)
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Zitat von @Xaero1982:

Und wenn ein Rechner ausgetauscht wird schaut sich ein normaler Admin auch den alten PC an und bespricht mit dem Nutzer das
vorgehen, wenn die Rechner nicht so konfiguriert sind, dass ein lokales Speichern unmöglich ist etc.

Sorry, aber das klingt für mich als hättest du wirklich keinen Schimmer wovon du redest.

Ein richtiger Admin kann das auch so regeln das auf dem Rechner selbst eigentlich nicht's drauf liegt.
Steckt dann den Rechner ab. Steckt nen neuen an, diskutiert nicht lagen und das ganze ist dann in 15 Minuten erledigt.

Sorry aber du bist eher der ohne Schimmer.

PST Files für's Archiv in einer Firma ist wirklich keine so prickelnde Idee.
Member: Xaero1982
Xaero1982 Nov 28, 2013 at 08:08:24 (UTC)
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Ach wiesi,

du kannst nicht alles pauschalisieren, denn in vielen Firmen klappen solche Aktionen schon aufgrund unterschiedlicher Softwareanforderungen nicht... und unterschiedlichem Nutzerverhalten.

Des Weiteren bilden solche Sachen die Ausnahme, da das meiste auch bei uns auf dem Server liegt.

Dennoch ist die Frage, ob man etwas lokal gesichert hat hilfreich.

Auch das hängt von den Ansprüchen ab...

*gähn*
Member: wiesi200
wiesi200 Nov 28, 2013 at 10:14:56 (UTC)
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Zitat von @Xaero1982:

Ach wiesi,

du kannst nicht alles pauschalisieren, denn in vielen Firmen klappen solche Aktionen schon aufgrund unterschiedlicher
Softwareanforderungen nicht... und unterschiedlichem Nutzerverhalten.

Des Weiteren bilden solche Sachen die Ausnahme, da das meiste auch bei uns auf dem Server liegt.

Dennoch ist die Frage, ob man etwas lokal gesichert hat hilfreich.


Eben, es kommt auf die die Struktur an.
Und jemanden Unfähigkeit zu unterstellen so wie's du's gemacht hast. NaJa, da solltest du mal besser aufpassen.
Member: Xaero1982
Xaero1982 Nov 28, 2013 at 10:39:56 (UTC)
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Zitat von @wiesi200:

> Zitat von @Xaero1982:
>
> Ach wiesi,
>
> du kannst nicht alles pauschalisieren, denn in vielen Firmen klappen solche Aktionen schon aufgrund unterschiedlicher
> Softwareanforderungen nicht... und unterschiedlichem Nutzerverhalten.
>
> Des Weiteren bilden solche Sachen die Ausnahme, da das meiste auch bei uns auf dem Server liegt.
>
> Dennoch ist die Frage, ob man etwas lokal gesichert hat hilfreich.
>

Eben, es kommt auf die die Struktur an.
Und jemanden Unfähigkeit zu unterstellen so wie's du's gemacht hast. NaJa, da solltest du mal besser aufpassen.

Soll ich das jetzt als Drohung auffassen? Und vielleicht nicht was aus dem Zusammenhang reißen.
Member: Kostas
Kostas Nov 28, 2013 at 10:48:09 (UTC)
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Es tut mir wirklich Leid dass die Diskussion so aus den Fugen geraten ist. Wollen wir nicht das Thema sein lassen? Sicherlich hat jeder aus seinem Blickwinkel
und die Erfahrungen die man gemacht hat Recht. Aber eine gewisser Respekt vermisse ich hier. Lasst uns gemeinsam anstoßen und ein virtuelles Bierchen
oder zwei trinken. Danach kann man übrigens auch Auto fahren. face-smile

Schöne Grüße Kostas