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Erzwungenes Formular bei Raumbuchung in Outlook
Moin zusammen,
ich habe hier einen (erstmal nur angefragten!) Kundenwunsch vor die Nase bekommen und wollte mal Infos sammeln, ob sowas bereits bei irgendwem von Euch schon einmal erfolgreich umgesetzt wurde, was theoretisch benötigt wird und wie im Groben das dann anzugehen wäre, falls überhaupt möglich.
Frage: Gibt es eine Möglichkeit, bei der Buchung eines Raumpostfaches durch einen berechtigten Benutzer in Outlook (hier O365) ein Formular "aufploppen" zu lassen, welches der Benutzer zwingend ausfüllen muss, bevor die Buchung des Termines final duchgeführt werden kann?
Das Formular soll mit Buchung dann quasi ausgefüllt an den Termin angehangen werden, um eine vernünftige Terminvorbereitung vorab durchführen zu lassen, also für Catering, Kafftass-Versorgung und sowas.
Vielleicht aber auch nur, um die benötigte Menge an K0ks zu berechnen.
Jedenfalls wollen die Damen und Herren aus der Verwaltung gerne vor einem Termin wissen, was vielleicht pro Person benötigt wird und so ein Formular wäre hierbei ja "ganz wunderbar".
Vorhanden wären:
- Microsoft O365 Business Premium
- Raumpostfach für Buchung eines Seminarraumes
- Ein bereits auf einem Netzwerkpfad liegendes Formular (entweder .docx oder .pdf) mit ausfüllbaren Feldern zu Teilnehmerzahl, Tischordnung, Kaffee etc.
Info am Rande, wegen eventuell vorgeschlagener externer Software:
Es wird auf Win Server 2022 Terminalservern gearbeitet regulär, dort ist das O365-Paket für die lizensierten Nutzer verfügbar und gemeinsam genutzte Netzlaufwerke sind ebenfalls vorhanden.
Sophos Endpoint läuft hierbei auf Clients und Servern, falls wichtig.
Vielen Dank fürs Lesen und/oder für die Einbringung Eurer Ideen oder auch nur für ein bischen Mitleid.
Viele Grüße,
n3cronomicon
ich habe hier einen (erstmal nur angefragten!) Kundenwunsch vor die Nase bekommen und wollte mal Infos sammeln, ob sowas bereits bei irgendwem von Euch schon einmal erfolgreich umgesetzt wurde, was theoretisch benötigt wird und wie im Groben das dann anzugehen wäre, falls überhaupt möglich.
Frage: Gibt es eine Möglichkeit, bei der Buchung eines Raumpostfaches durch einen berechtigten Benutzer in Outlook (hier O365) ein Formular "aufploppen" zu lassen, welches der Benutzer zwingend ausfüllen muss, bevor die Buchung des Termines final duchgeführt werden kann?
Das Formular soll mit Buchung dann quasi ausgefüllt an den Termin angehangen werden, um eine vernünftige Terminvorbereitung vorab durchführen zu lassen, also für Catering, Kafftass-Versorgung und sowas.
Vielleicht aber auch nur, um die benötigte Menge an K0ks zu berechnen.
Jedenfalls wollen die Damen und Herren aus der Verwaltung gerne vor einem Termin wissen, was vielleicht pro Person benötigt wird und so ein Formular wäre hierbei ja "ganz wunderbar".
Vorhanden wären:
- Microsoft O365 Business Premium
- Raumpostfach für Buchung eines Seminarraumes
- Ein bereits auf einem Netzwerkpfad liegendes Formular (entweder .docx oder .pdf) mit ausfüllbaren Feldern zu Teilnehmerzahl, Tischordnung, Kaffee etc.
Info am Rande, wegen eventuell vorgeschlagener externer Software:
Es wird auf Win Server 2022 Terminalservern gearbeitet regulär, dort ist das O365-Paket für die lizensierten Nutzer verfügbar und gemeinsam genutzte Netzlaufwerke sind ebenfalls vorhanden.
Sophos Endpoint läuft hierbei auf Clients und Servern, falls wichtig.
Vielen Dank fürs Lesen und/oder für die Einbringung Eurer Ideen oder auch nur für ein bischen Mitleid.
Viele Grüße,
n3cronomicon
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3 Kommentare
Neuester Kommentar
Moin,
da würde sich meiner Meinung nach Power Automate anbieten, allerdings mit etwas anderem Workflow.
Ich würde da an sowas denken: User füllt Formular aus (Microsoft Forms) -> Raum wird gebucht wenn frei -> Email an HR mit den Details aus dem Formular
da würde sich meiner Meinung nach Power Automate anbieten, allerdings mit etwas anderem Workflow.
Ich würde da an sowas denken: User füllt Formular aus (Microsoft Forms) -> Raum wird gebucht wenn frei -> Email an HR mit den Details aus dem Formular
Moin,
sowas kannst Du mit der App "Forms" in Teams und PowerAutomate bauen.
Damit kannst Du auch den Inhalt des Formulares auslesen und weiter verarbeiten, z.B. E-Mails verschicken, etc.
Mitleid? Hallo.....Du bekommst Geld dafür....
Gruß
Looser
sowas kannst Du mit der App "Forms" in Teams und PowerAutomate bauen.
Damit kannst Du auch den Inhalt des Formulares auslesen und weiter verarbeiten, z.B. E-Mails verschicken, etc.
Mitleid? Hallo.....Du bekommst Geld dafür....
Gruß
Looser
Zitat von @pebcak7123:
Moin,
da würde sich meiner Meinung nach Power Automate anbieten, allerdings mit etwas anderem Workflow.
Ich würde da an sowas denken: User füllt Formular aus (Microsoft Forms) -> Raum wird gebucht wenn frei -> Email an HR mit den Details aus dem Formular
Moin,
da würde sich meiner Meinung nach Power Automate anbieten, allerdings mit etwas anderem Workflow.
Ich würde da an sowas denken: User füllt Formular aus (Microsoft Forms) -> Raum wird gebucht wenn frei -> Email an HR mit den Details aus dem Formular
Zitat von @Looser27:
Moin,
sowas kannst Du mit der App "Forms" in Teams und PowerAutomate bauen.
Damit kannst Du auch den Inhalt des Formulares auslesen und weiter verarbeiten, z.B. E-Mails verschicken, etc.
Mitleid? Hallo.....Du bekommst Geld dafür....
Gruß
Looser
Moin,
sowas kannst Du mit der App "Forms" in Teams und PowerAutomate bauen.
Damit kannst Du auch den Inhalt des Formulares auslesen und weiter verarbeiten, z.B. E-Mails verschicken, etc.
Mitleid? Hallo.....Du bekommst Geld dafür....
Gruß
Looser
Hey, danke Euch beiden!
Das klingt ja schonmal gut, für Power Automate und alles drumherum haben wir hier nen super Kollegen, der in dem Bereich was aufm Kasten hat. Ich bin da leider vom Wissensstand raus und habe damit kaum Berührung. Aber wenn es damit umsetzbar ist, wird er es vermutlich hinbekommen.
Ich werde ihm da vorsorglich dann schonmal ne Tüte admintaugliche Kekse ordern, wenn der nächste Woche aus dem Urlaub kommt und die Vorschläge weitergeben.
Wie wäre denn, vom Verständnis her, das Formular dann aufrufbar?
Soweit ich mitbekommen habe, wird demnächst eine Sharepoint Seite mit Formularen für alle User zugänglich gemacht über Desktopverknüpfung, da könnte das Formular ja dann heraus aufgerufen werden oder nicht?
Also, so gedacht von mir: Formular wird theoretisch aus Sharepoint aufgerufen und ausgefüllt --> Wie geht das Ganze weiter? Wie wird hier was getriggert? --> Vorhandenes Outlook öffnet sich mit neuer Mail --> Raum wird vom User als Teilnehmer eingeladen, Termin gebucht --> Email wird bei Erfolg an HR versandt mit dem angehängten Formular
Ist das so ungefähr korrekt?
Danke für Eure Mühen!
