petergyger
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OneNote: Unterschiedliche Zugriffsrechte?

Hallo

Für die interne Doku (Intranet) einer IT Abteilung wird ein Wiki verwendet.
Die Firma hat ein Microsoft 365 Abo in einer Win Client / Server Infrastruktur. Alle kennen OneNote und arbeite gerne damit.

Jedoch kann es nicht für die interne Doku verwendet werden, weil ein Fehler eines Kollegen die Doku löschen kann.
In einem Wiki hat man nur Read Zugriff. Bzw. die Schreibrechte Anforderungen werden geloggt.

Bevor ich anfange zu suchen, hat sich vielleicht einer der Teilnehmer bereits darüber Gedanken gemacht? Bzw. Informationen / Lösungen - auch gerne in einem Big Picture. Am Rande: Atlassian Produkte fallen wegen den Lizenzkosten weg.

Beste Grüsse

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Printed on: June 23, 2024 at 08:06 o'clock

Member: hempel
hempel Jun 07, 2024 updated at 20:46:36 (UTC)
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Zitat von @PeterGyger:
In einem Wiki hat man nur Read Zugriff. Bzw. die Schreibrechte Anforderungen werden geloggt.
Nö, du hast die Rechte die du den Usern/Gruppen vergibst z.B. hier anhand von DokuWiki
https://www.dokuwiki.org/de:acl
MediaWiki kann's auch
https://m.mediawiki.org/wiki/Manual:User_rights
Bookstack ebenso
https://www.bookstackapp.com/docs/user/roles-and-permissions/

Usw.

Gruß
Member: PeterGyger
PeterGyger Jun 08, 2024 at 06:11:16 (UTC)
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Hallo Hempel

Das Wiki funktioniert wie gewünscht. Keine Baustelle.

Wir wollen den Inhalt nun mit MS OneNote bzw. einer MS Alternative wie Loop abbilden. MS Sharepoint ist selbstverständlich auch im Einsatz.

Ich werde dieses WE Zeit nehmen und recherchieren. Wenn ich auf eine Lösung stosse, poste ich es hier.

Beste Grüsse
Member: nachgefragt
nachgefragt Jun 08, 2024 updated at 09:12:15 (UTC)
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Zitat von @PeterGyger:
Jedoch kann es nicht für die interne Doku verwendet werden, weil ein Fehler eines Kollegen die Doku löschen
Geh einfach auf den Dateiordner, mache eine Gruppe für Lese- und Schreibrechte.
Dann solltest du oben in OneNote auch "schreibgeschützt" lesen können.

Wir wechseln aber ganz sanft zu Bookstack, kostenlos, einfach installiert.
Da Office 2024 on Premise erscheint kann das aber ggf. noch bei dir warten, wir dürfen diese Doku an keine Cloud anbinden, und das ist bei Office 365 schnell passiert.
Member: hempel
hempel Jun 08, 2024 updated at 09:22:27 (UTC)
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Zitat von @PeterGyger:
MS Sharepoint ist selbstverständlich auch im Einsatz.
Mein Beileid ­čĄ¬.
Wir sind nächsten Monat komplett weg von MS, yesssss ...
Member: PeterGyger
PeterGyger Jun 08, 2024 at 14:50:37 (UTC)
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Geh einfach auf den Dateiordner, mache eine Gruppe für Lese- und Schreibrechte.
Dann solltest du oben in OneNote auch "schreibgeschützt" lesen können.

Hallo nachgefragt
D.h. Du setzt voraus das die OneNote Dateien auf einem NTFS Laufwerk liegen?
Und wenn Sie in Business OneDrive abgelegt sind?

Der zweite Punkt ist die Dynamik. Jeder Benutzer soll die Möglichkeit haben den Text zu bearbeiten.
Aber er soll vor sich selbst geschützt sein, wenn er nur etwas lesen will.
Wie wir es alle aus der Wikipedia kennen, kann jeder einen Artikel bearbeiten. Was danach auch protokolliert ist
Wenn die Änderung nicht die notwendige Qualität hatte, ist es Team / Führungssache das zu korrigieren.

Beste Grüsse
Member: hempel
hempel Jun 08, 2024 updated at 16:03:53 (UTC)
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Das man selbst auch Backups von den flüchtigen OneNote DBs anfertigen sollte muss man ja hier hoffentlich nicht mehr erwähnen.

Aber mal ehrlich, eine richtige nicht flüchtige Versionierung in einem Dokumentations Wiki mit Änderungsverlauf wäre mir tausend mal lieber als den Schabernack von OneNote auf den man sich nicht verlassen kann.
Was gefällt euch denn an eurem eigenen Wiki nicht das ihr auf OneNote wechseln wollt? Soll da nur das MS Logo drauf stehen?
Wenn euch an eurem Wiki etwas an Funktionalität fehlt, würde ich eher dort ansetzen und evt. auf ein anderes Wiki wechseln was vernünftige Rechteverwaltung und Versionierung bietet, davon gibt es wie man oben sieht eine Menge an OpenSource, OneNote ist IMHO eine Einbahnstraße, aber das muss jeder selbst wissen.
Member: PeterGyger
PeterGyger Jun 08, 2024 at 17:08:51 (UTC)
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Was gefällt euch denn an eurem eigenen Wiki nicht das ihr auf OneNote wechseln wollt? Soll da nur das MS Logo drauf stehen?

Hallo hempel

OT:
Warum nur diese Gehässigkeit gegen Microsoft? Es geht doch weder um Politik noch um Religion. Also kann man das Thema auch in Ruhe von allen Seiten beleuchten.

Bootstack das Du im ersten Post erwähnt hast, gehört bei den Wikis auch zu meinen Favoriten. Der Link zum Office-Nerd Blog hat interessante Artikel.

Ein "Wiki" ist eine alte Idee. Für Dokumentation hat die IT i.d.R. weder Zeit noch Geld. Also wird der Azubi beauftragt, als kleine Fingerübung ein Wiki aufzusetzen, wo man die Inhalte abfüllt.

In der Praxis sieht es in einer Firma von einer gewissen Grösse, die sich für Microsoft entschieden hat, so aus das OneNote (bzw. MS Loop) das OneNote verwendet wird. Nicht zuletzt wegen MS Teams.

Office 365 enthält über 30 Apps. Hier einen Überblick in unter 10 Minuten. Ein Wiki ist da einfach ein Fremdkörper, was zu redundanten Daten sowie Versionsproblemen führt. Last but not least sind die meisten internen Doku Wikis optisch eher spröde.

Ich glaube auch nicht, dass Du in Deinem Umfeld jemanden findest, der Microsoft Office täglich verwendet und auf OneNote verzichtet. Das Wiki hält sich aktuell nur noch wegen wenigen Argumenten. U.a. das versehentliche und nicht nachvollziehbare Ändern / Löschen von Daten.

Danke für die Links und Hinweise in Deinen Posts. In die MS OneNote / Loop versus Wiki Systeme Diskussion werde ich nicht weiter einsteigen.

Beste Grüsse
Member: nachgefragt
nachgefragt Jun 08, 2024 updated at 17:57:02 (UTC)
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Zitat von @PeterGyger:
D.h. Du setzt voraus das die OneNote Dateien auf einem NTFS Laufwerk liegen?
In dem Fall ja.
Für Dokumentation hat die IT i.d.R. weder Zeit noch Geld.
In unserer IT ist Doku Pflicht, da hat der Chef, der Mitarbeiter und der Azubi zu lernen, eine Doku arbeitsbegleitend zu schreiben, sodass dies nicht wesentlich Zeit frisst, sondern Dokumentation sogar hilfreich ist.
Ab und an merkt man es ja im Alltag was es an Zeit kostet, wenn die Doku fehlt oder fehlerhaft ist.
Member: Starmanager
Starmanager Jun 08, 2024 at 18:35:59 (UTC)
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Onenote ist wunderbar fuer Single User. Sobald aber mehrere User daran arbeiten und speichern ist es geschehen. Wenn man ein OneNote in einem Teams Kanal loescht ist es einfach nur noch schwer aufindbar. Es ist im Sharepoint immer nur als Link greifbar. Man weiss nicht wo der Inhalt gespeichert wird. Zudem ist die umformatierung zur lokalen Ablage ein Murx. Zudem kommt noch dass die verschiedenen OneDrive Installationen jedesmal zum Umdenken anregen wo denn nun wo was im Menu ist. Im Teams angezeigt ist es dann nochmal anders.. einfach nicht brauchbar. Ein typisches Buerogummi Beschaeftigungsprogramm.
Member: PeterGyger
PeterGyger Jun 08, 2024 at 19:02:26 (UTC)
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Sobald aber mehrere User daran arbeiten und speichern ist es geschehen.

Hallo Starmanager

Vielleicht ist das einer der Gründe, dass MS OneNote im Business durch das Programm "Loop" ergänzt bzw. ersetzt?

IMHO: Deine Aussage, dass MS OneNote im MultiUser Betrieb nicht verwendbar ist, widerspricht der Praxis.
Der letzte Satz in Deinem Post deutet auch auf eine starke emotionale Ablehnung des Produktes. Was OK ist und einfach dem Erfolg des Produktes über so viele Jahre widerspricht.

Analog dem Teilnehmer "nachgefragt" beinhaltet der Post keine Information wie man umsetzen kann. Bzw. was zu beachten ist. Etc. Analog der Argumentation zu einer Wiki Lösung gilt auch hier der Use Case:
In einer MS Collaboration Welt soll eine interne Wiki Lösung in die MS 365 Welt überführt werden.

Beste Grüsse
Member: PeterGyger
Solution PeterGyger Jun 10, 2024 at 09:09:24 (UTC)
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Hallo

Fazit nach zwei Stunden Recherche im Netz:
Loop hat mehr Potential als OneNote zum Wikipedia Ersatz zu werden
Die Lösung sind die "MS 365 Groups". D.h. wenn der mit Loop erzeugte Content darüber "aufgehängt" werden kann hat man eine Wiki Lösung.

Ein Video von Nov 2023 verdeutlicht das.
Microsoft Loop | Was ist möglich und wird es eine "richtige" Wiki AlternativeÔŁô

Vielleicht hat sich da seither etwas bewegt, was mir in den zwei Stunden entgangen ist.

Beste Grüsse
Member: hempel
hempel Jun 10, 2024 updated at 09:25:37 (UTC)
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Fragt such nur wie lange das nun wieder überlebt bevor ihnen wieder was neues hippes einfällt face-wink. Da kann man nur frohes hin und her migrieren wünschen. ­čľľ
Member: PeterGyger
PeterGyger Jun 10, 2024 updated at 11:15:01 (UTC)
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Hallo hempel

Wie ich gesehen habe, bist Du Du ziemlich fleissig in diesem Forum.
Ich habe auch viele spannende Antworten von Dir gelesen.

Dieser Beitrag ist OT. Daher keine direkte Antwort. face-wink

Können wir uns dahingehend einigen, dass alles "Moden" bzw. "Zeitströmungen" unterworfen ist?
Und wie immer liegt die Schönheit im Auge des Betrachters.

Big Picture:
Ende Jahr wird ein Solarsturm Stufe 5 (EMP) erwartet. Und Besuch aus dem Osten winkt von ferne. Und kein funktionierender Schirm dagegen liegt bereit.
DE kann in der Niederspannungsebene die 50 MHz immer seltener halten, Korrekturen sind teuer und verschleissen Maschinen in der Industrie. In der Folge Abwanderung der Wirtschaft.
Dazu hat DE (noch) eine ideologie getriebene Regierung und einen unkontrollierten Zustrom von Menschen aus anderen Kulturen mit mitteralterlichen Überzeugungen...

Da wird ein bisschen Office 365 die Lage auch nicht grossartig verschlimmern... ­čĄ¬ ­čśĆ

Einen guten Start in die Woche und danke für den Austausch

Beste Grüsse
Member: ThePinky777
ThePinky777 Jun 10, 2024 updated at 14:05:57 (UTC)
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also eigentlich ganz einfach.

du machst im Teams ein TEAM auf, z.B. "IT Team"
Dann legst du nen neuen datei Ablage Ort an und erstellst die OneNote Datei.
Mit rechtem Mausklick darauf "Zugriffsrechte" legst du fest welcher user lesen und bearbeitn darf.
ggf. musst du allen Membern der Gruppe erstmal nur lesend rechte geben was mitunter im gesammt order dann probleme machen kann. wenn das zu komplex ist, dann ein neues TEAM machen "IT KnowHow" und dort den leuten halt nur lese rechte geben auf die Datei, und bearbeiten rechte wers halt bearbeiten können soll.
Die Datei selbst verlinkst du einfach nur.
Sollte theoretisch so schon gehen.

Rechte zuteilen per Gruppe geht so halt nicht... man kann nicht alles haben... sharepoint ist gemacht um admins zu quälen... sonst zu garnix.
Member: PeterGyger
PeterGyger Jun 10, 2024 at 15:00:02 (UTC)
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Hallo Pinky777

Danke für die "Schritt für Schritt" Anleitung.

MS 365 Groups und Loop wäre die beste Lösung.
Ich bin nicht tief genug in der Materie, um hier einen Deep Dive zu machen.

Es hat keine Priorität. Ich denke, dass wir die Entwicklung von Loop und MS 365 beobachten.
Das hat Potential - IMHO.

Beste Grüsse
Member: Starmanager
Starmanager Jun 10, 2024 at 15:15:36 (UTC)
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Admin Infos sollten auch ohne MS365 vorhanden sein. Nicht dass es Euch mal um die Ohren fliegt und die Daten muehsam erst wieder hergestellt werden muessen oder warum auch immer nicht erreichbar sind.

Alles in die Cloud bis sie einer klaut.
Member: PeterGyger
PeterGyger Jun 10, 2024 updated at 15:34:02 (UTC)
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Hallo Starmanager

Danke für den Hinweis. Die verschlungenen Pfade auf Sharepoint (OneNote) hast Du bereits gestern dankenswerter weise erwähnt.

Es war nur ein Brainstorming, da wir Ende letzte Woche in einem Nebensatz auf Wiki Intranet Geschichte zu sprechen kamen. Jetzt lege ich die Infos in OneNote (sorry...) ab und wenn es spruchreif wird, schauen wir mal wo Microsoft steht.

B.t.w. ich tendiere auch zu On-Premise Lösungen. Aber ich verstehe den "Business - Need" und setze um...

Beste Grüsse
Member: ukulele-7
ukulele-7 Jun 11, 2024 at 06:56:07 (UTC)
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Als jemand der eine exorbitant große OneNote-Landschaft betreut mit gleichzeitigen Zugriffen und auch schonmal eigene IT-Doku verloren hat (weil sie einfach weg war) kann ich dir vom OneNote Einsatz nur abraten. Es wird funktionieren bis irgendwann etwas nicht funktioniert.

Abgesehen davon kriegst du die Doku da nie wieder effektiv raus wenn du raus willst.
Member: PeterGyger
PeterGyger Jun 11, 2024 at 07:33:00 (UTC)
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Hallo Ukulele-7

Ist diese OneNote Landschaft Teil von MS 365?
Wenn ja:
- arbeitet Ihr mit MS 365 Gruppen?
- habt oder werdet Ihr MS Loop geprüft?

Ontastic angeschaut?

OT:
- Wie belastet bist Du von dem Sachverhalt, dass Du über einen längeren Zeitraum eine Software administrierst wo Du nicht dahinter stehst? Ist einfach nur ein "ferner liefen" eines überlasteten Admins as usual?

- Alternativen? Git-Hub Server aufsetzen und Markdown? Statische Webseiten mit HTML / CSS? Wiki?

Beste Grüsse
Member: ukulele-7
ukulele-7 Jun 11, 2024 at 09:37:21 (UTC)
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Zitat von @PeterGyger:

Ist diese OneNote Landschaft Teil von MS 365?
Zwangsläufig ja. Wir haben überhaupt nur mit M365 begonnen, um OneNote nutzen zu können. Darüber hinaus nutzen wir mittlerweile auch die Lizenzen auf unseren Terminal Servern und einige Teams Funktionalitäten sind dazu gekommen.
Wenn ja:
- arbeitet Ihr mit MS 365 Gruppen?
Jein. Wir haben eine Gruppe pro Teamseite pro Notizbuch, das wir anlegen. Wir arbeiten aber nicht mit Berechtigungsgruppen, die wir dann auf diese Teamseiten berechtigen. Mein ehemaliger Kollege hatte sich das mal intensiv angeschaut, wir waren aber überhaupt nicht glücklich damit. Es gibt durchaus Software, die das gut umgesetzt bekommt, Sharepoint gehört aber eher nicht dazu.
- habt oder werdet Ihr MS Loop geprüft?
Nein das habe ich heute zum ersten mal gehört.

Bei uns in der Geschäftsführung ist aber auch die Erkenntnis gereift, das OneNote nicht für alles genutzt werden kann oder sollte. Vor allem Notizbücher, auf die quasi alle im Rahmen von "Workflows" zugegriffen haben, sind wir nahezu weg. Im kleineren Kreis geht das ganz gut aber wenn da täglich 30 Clients drin rum machen dann kommt es zu Sync-Problemen. Die anderen Probleme betreffen hauptsächlich die Datenmengen (100GB Cache sprengen hier schon einige) und die Möglichkeiten, zu Exportieren oder zu "Archivieren".

Berechtigungen oder versehentliches Löschen oder Verschieben sind tatsächlich selten ein Problem weil hier sehr gewissenhaft damit umgegangen wird. Aber es kann passieren, das sage ich immer wieder.

Ontastic angeschaut?
Nein, kenne ich nicht.

OT:
- Wie belastet bist Du von dem Sachverhalt, dass Du über einen längeren Zeitraum eine Software administrierst wo Du nicht dahinter stehst? Ist einfach nur ein "ferner liefen" eines überlasteten Admins as usual?
OneNote ist nicht unbedingt schlecht (wenn man es richtig benutzt face-smile ), mit Sharepoint kann ich mich aber nicht so recht anfreunden. Für mich ist das eine sehr alte Software mit neuer GUI. Alles in allem habe ich kein Problem damit, schlechte Software zu administrieren. Ich bin aber kein Freund von M365 allgemein, zu komplex, zu fremdbestimmt, zu wenig Datenschutzkonform. Das ist ein sehr unliebsamer aber keiner Teil meiner Arbeit und sicherlich nicht ideal umgesetzt.

- Alternativen? Git-Hub Server aufsetzen und Markdown? Statische Webseiten mit HTML / CSS? Wiki?
Für die IT-Doku habe ich jetzt seit ein paar Wochen Boockstack als Instanz, gefällt mir bisher gut. Vorher alles auf Dateisystem, im wesentlichen mit Text- oder Excel-Dateien. In der IT sind wir hier aber auch nur zwei Leute und ich will die Lösung möglichst flach halten.
Member: PeterGyger
PeterGyger Jun 11, 2024 updated at 15:35:23 (UTC)
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Hallo Ukulele-7

Danke für die Informationen. Sehr spannend dieser Praxisbericht.

Bookstack sehe ich auch als alternativen Favoriten.

Du schreibst:
Wir haben eine Gruppe pro Teamseite pro Notizbuch

Das kann ich mir nicht so ganz vorstellen. Wäre es Dir möglich, dazu ein paar Worte zu verlieren?

Die Wiki Funktion in Teams wurde ja kürzlich abgeschafft. D.h. Ihr habt von vorneherein auf OneNote gesetzt?
Der Eigentümer eines Notizbuches ist doch entweder ein Benutzer oder eine (Office-) Gruppe. Wobei ersteres aus verschiedenen Gründen unglücklich ist...

"Sharepoint" wird in so vielen Punkten kritisiert. Es ist der Pferdefuss von so einigen Dingen.

Das OneNote sich nicht als Datensilo für grosse Dateien bzw. Dateimengen eignet habe ich wiederholt erlebt. Danach gab es längere Synczeiten mit blockiertem OneNote...

Beste Grüsse
Member: ukulele-7
ukulele-7 Jun 12, 2024 updated at 07:33:37 (UTC)
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Zitat von @PeterGyger:

Du schreibst:
Wir haben eine Gruppe pro Teamseite pro Notizbuch

Das kann ich mir nicht so ganz vorstellen. Wäre es Dir möglich, dazu ein paar Worte zu verlieren?
Also ich habe schon eine Weile keine neuen Notizbücher angelegt aber wir gehen dabei so vor das wir im Sharepoint Admin Center unter Webseite erstellen eine Teamwebseite anlegen (darauf dann eine .one-Datei usw.). Dadurch entsteht automatisch im Microsoft 365 Admin Center unter Aktive Teams und Gruppen und entsprechende Gruppe. Jede Sharepoint-Seite hat somit zwangsweise eine Gruppe, dort administrieren wir auch die Rechte auf Benutzerlevel.

Die Wiki Funktion in Teams wurde ja kürzlich abgeschafft. D.h. Ihr habt von vorneherein auf OneNote gesetzt?
Das haben wir erst seit kurzem in Nutzung. Einige bei uns machen in Teams Aufgabenverwaltung mit mehreren Kanban-Boards, ich glaube das gehört zum Planer. Dokumentation machen wir dort nicht. Vorher hatten wir MeisterTask, was durchaus genauso gut war.
Der Eigentümer eines Notizbuches ist doch entweder ein Benutzer oder eine (Office-) Gruppe. Wobei ersteres aus verschiedenen Gründen unglücklich ist...
Bei uns legt das ein Admin-User an und der ist dann Eigentümer. Theoretisch kann jeder mit Zugriffsrechten das halt auch komplett löschen, ein ziemlich dummes Konstrukt. Effektiv passiert da eigentlich nichts, die User sind sensibilisiert und vermutlich hat auch keiner einen Plan was er dafür tun müsste, aber die Grundidee ist gefühlt falsch.

Das lässt sich glaube ich auch verhindern, ich hatte mir da mal was angeschaut, aber das war alles andere als eine reine "Einstellung". Ich will auch nicht zu sehr in den Sharepoint eingreifen, um nicht irgendwann in Probleme zu laufen. Ich habe mit Exchange split permissions schon schlechte Erfahrungen gemacht, das ist es mir nicht Wert.
Member: ThePinky777
ThePinky777 Jun 12, 2024 at 08:52:33 (UTC)
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Zitat von @ukulele-7:

Als jemand der eine exorbitant große OneNote-Landschaft betreut mit gleichzeitigen Zugriffen und auch schonmal eigene IT-Doku verloren hat (weil sie einfach weg war) kann ich dir vom OneNote Einsatz nur abraten. Es wird funktionieren bis irgendwann etwas nicht funktioniert.

Abgesehen davon kriegst du die Doku da nie wieder effektiv raus wenn du raus willst.

Kann ich nicht verstehen, wenn du ein Backup machen willst von Zeit zu Zeit einfach OneNote aufmachen,
Dann das Noitzbuch welches man backupen will aktiv haben,
Datei, Exportieren, Links Notitzbuch auswäheln, rechts ONEPKG Datei und Exportieren klicken und abspeichern.
Auf nen Fileshare legen und ab ins Backup...

Also wenn du deine komplette doku komplett verlierst läuft in dem fall echt was schief.

und ansonsten hilft halt auch ein Backupsystem für die Cloud welches Daten dort Backupt...
weil entgegen der Landläufigen Meinung muss man schon selbst für ein Backup sorgen, MIcrosoft backup da garnix für einen.
Member: ukulele-7
ukulele-7 Jun 12, 2024 at 09:02:42 (UTC)
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Ich habe ein Backup. Der Verlust war auch nur eine Seite innerhalb eines Notizbuchs die nicht mehr auffindbar war aber definitiv geschrieben wurde. Verschoben? Möglich (ggf. in ein anderes Notizbuch). Gelöscht und längst aus Papierkorb? Möglich. Du hast keine Log, keine Datenbank, keine Möglichkeit das nachzuvollziehen, das ist einfach frustrierend und unbefriedigend.

Synchronisierungsproblem? Möglich. Ich habe schon einige Seiten verschwinden oder wiederkehren sehen in Notizbüchern, in denen mit vielen Clients geschrieben wird.

Und wenn ich den Export kritisiere dann den Export als gedruckte PDF-Version. Ich habe User, die kommentieren da mal ein 200 Seiten PDF handschriftlich. Dann soll das gedruckt werden, da knallt es dann schonmal.