Gobd konforme Datenbank erstellen

mfengels
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Hallo Mitglieder des Forums,

in dem Kmu in dem Ich arbeite wurde vor einigen Jahren eine MS Access Datenbank erstellt mit der von Rechnungen bis Kundendaten alles erfasst wird. Jetzt stehe Ich vor dem Problem, dass die Speicherung nicht gobd konform ist. Gibt es eine Möglichkeit durch die Anbindung eines DMS System oder so die Datenbank good konform zumachen ?
Man könnte natürlich die als pdf exportierten Rechnung in einem DMS ablegen, aber die Daten in der Datenbank könnten ja trotzdem verändert werden.

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Ausgedruckt am: 03.07.2022 um 18:07 Uhr

Mitglied: falscher-sperrstatus
falscher-sperrstatus 08.12.2019 um 14:15:02 Uhr
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Die Änderung ist kein Problem, die revisionssicherung ist es, sprich, was wurde wann von wem geändert
Mitglied: MFEngels
MFEngels 08.12.2019 um 14:19:00 Uhr
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Ja das habe ich mir schon gedacht. Ich habe auch mal eine Tabelle erstellt in der bei Änderungen von abgeschlossen Rechnungen diese eingetragen werden. Unsere Steuerberater meinte aber da ich als "Entwickler" diese Daten manipulieren kann wäre das nicht gobd konform
Mitglied: NordicMike
NordicMike 08.12.2019 aktualisiert um 15:06:36 Uhr
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Die Datenbank dient doch nur zur Erleichterung beim Nachschauen. Wenn ihr die Rechnungen in gedruckter Form in Akten legt, sollte das doch als Nachweis reichen. Nur eine gefährliche Vermutung meinerseits als Futter für weitere Diskussionen, bei uns prüft der Steuerprüfer nämlich nur die Leitz Ordner.
Mitglied: falscher-sperrstatus
falscher-sperrstatus 08.12.2019 um 14:41:21 Uhr
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Ist amüsanterweise tatsächlich so. Kommt aber mit der Tatsache, dass in der Tiefe eben zwar alles Spuren hinterlässt, aber in der Breite es eben auch genug Flankenmöglichkeiten gibt - siehe der Beitrag von letztens, wie stell ich für die BuHa die Uhrzeit zurück face-wink ein schelm...
Mitglied: wiesi200
wiesi200 08.12.2019 aktualisiert um 18:45:37 Uhr
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Zitat von @NordicMike:

Die Datenbank dient doch nur zur Erleichterung beim Nachschauen. Wenn ihr die Rechnungen in gedruckter Form in Akten legt, sollte das doch als Nachweis reichen. Nur eine gefährliche Vermutung meinerseits als Futter für weitere Diskussionen, bei uns prüft der Steuerprüfer nämlich nur die Leitz Ordner.

Also bei uns das ersten, von vor der Prüfung. Elektronisch Daten liefer. Und die werden auch angesehen.
Und nur gedruckt reicht meines Wissens nach nicht.

Aber die Aussage als Entwickler kann man ja Daten Manipulieren, und das ist nicht zulässig ist meiner Meinung nach auch falsch.
Bei jedem Kaufsystem, das ich bis jetzt gesehen habe, konnte man spätestens wenn man auf die Datenbank selber Zugriff auch die Daten verändern.
Aber du musst auch Aufpassen welche Daten du liefern kannst/musst.
Bei uns die Dynamics-Nav im Einsatz. Bei der ersten Prüfung damit hab ich ein sehr schönes Schreiben bekommen. Da gab's sehr klare Anweisungen was ich programmieren muss um entsprechend alles liefern zu können.
Mitglied: StefanKittel
StefanKittel 10.04.2020 um 22:54:31 Uhr
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Moin,

die Datenbank nicht, aber die Dokumente in dem von Dir angesprochenen DMS.
Wenn dort alle Rechnungen manipulationssicher und mit Zeitstempel stehen ist die Datenbank für eine Prüfung doch unwichtig.
Du kannst ja auch Rechnungen von Hand schreiben.

Stefan
Mitglied: Pitti259
Pitti259 11.04.2020 um 11:10:11 Uhr
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Schau doch mal im Prüfstandard 330 des Instituts der Wirtschaftsprüfer nach (IDW PS 330). Dort findest Du die genauen Anforderungen, dann schmeißt Du vermutlich die Access-DB weg und überzeugst Deinen Chef etwas gesetzeskonformes anzuschaffen.
Mitglied: murto131
murto131 31.12.2020 um 15:49:00 Uhr
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Da stimme ich nicht ganz zu, denn es gibt auch schon mittlerweile GOBD Konforme Registrierkassensoftware die über MS Access -Datenbanken laufen. Obwohl die Gesetzliche Anforderungen für Registerkassensoftware sehr hoch ist kann man diese mit MS Access-Datenbank lösen. Es kommt halt auf die Programmierung an.

Zuerst ist hier hierzu beachten, dass die Datenbanken mit einem Kennwortschutz versehen sind. Selbstverständlich ist dieses Kennwort nur dem Programmierer bekannt. Also darf diese nicht an den Benutzer/Administrator übergeben werden.
Damit auch über das Frontend (falls mit MS-Access programmiert) die Passwörter nicht sichtbar gemacht werden können, muss die Verbindung zu den Datenbanken über dem Quellcode stattfinden. (Vorsicht nicht über den Ausdruckgenerator, denn diese kann man über den Frontend wieder sichtbar machen).
Letztendlich ist auch MS-Access als Rechnungssoftware GOBD-Konform Programmierer bar. Denn eine reine Rechnungssoftware hat noch lange nicht die Gesetzlichen Anforderungen wie bei einer Registerkassensoftware.