PDF-Mail-Anhang automatisch abspeichern

Mitglied: newit1

newit1 (Level 1) - Jetzt verbinden

27.04.2021 um 15:06 Uhr, 638 Aufrufe, 10 Kommentare

Hallo zusammen,

ich habe jetzt ein paar Tage recherchiert und rumprobiert. Allerdings würde es mich interessieren ob Ihr von Erfahrungen berichten könnt.

Im Einsatz sind:
Exchange 2016 CU19 on Premise.
Office 365 auf den Clients.

Der Gedanke ist ganz einfach:
E-Mail von bestimmten Absender kommt rein.
Der PDF-Anhang wird gespeichert und auf einem Netzlaufwerk abgelegt.

Optimal wäre es, wenn das Postfach "nur auf dem Exchange liegt". Sprich kein aktiver User dieses in Outlook eingebunden bekommt.

Was ich mittlerweile weiß:
- Es gibt wohl kostenpflichtige Tools, die den Anwendungsfall beherrschen. (Aber auch wenn das Postfach nicht lokal eingebunden wird?)
- Outlook könnte es mittels VBA (Sicherheitsrisiko da VBA aktiv gesetzt werden muss)

Welche Erfahrung habt ihr hier gesammelt?
Wie setzt ihr ähnliche Szenarien bei euch um?

Bin über jeden Hinweis dankbar.

Gruß
newit1
Mitglied: Uschade
27.04.2021 um 15:13 Uhr
Hallo newit1,

ich verstehe das mit dem Postfach nicht, das nur auf dem Exchange liegen soll.

Für alles andere ist wohl ein Dokument-Management System dein Freund. Kommt allerdings auch auf die zu erwartende Anzahl an Dokumenten an.

Grüße
Uwe
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Mitglied: newit1
27.04.2021 um 15:32 Uhr
@Uschade

Damit meine ich lediglich, dass das Postfach keinem aktivem User in Outlook eingebunden werden soll.
Das Postfach liegt somit, einfach auf dem Exchange und empfängt Mails.

Mir ist bewusst, dass ein Postfach einen User braucht. Das wäre hier allerdings einfach nur ein Dummy User.
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Mitglied: Doskias
27.04.2021, aktualisiert um 15:52 Uhr
Hallo
Zitat von @newit1:
Mir ist bewusst, dass ein Postfach einen User braucht. Das wäre hier allerdings einfach nur ein Dummy User.

Sorry, aber was bezweckst du damit? Du willst ein Postfach haben, wo jeder hinschreiben darf, aber niemand reinschaut. Lediglich PDF-Dokumente sollen automatisch exportiert werden? Was ist, wenn da jetzt jemand eine Mail ohne PDF Anhang hinschreibt.? Die bleibt dann auf ewig dort ungelesen liegen?

Ich weiß ja nicht was ihr macht, aber es gibt genug Urteile und Rechtsmeinungen im Internet. Wenn ich (Beispielsweise ein Zeitungsabo) bei euch habe und dies per Mail kündige, gilt die Kündigung als eingegangen, sofern sie von eurem Server akzeptiert wird. Ob ich dabei Kündigung@Firma oder irgendwasnaderes@Firma genutzt habe gilt sie als zugestellt. Sie muss dann intern an die richtigen Stellen weitergeleitet werden. Wenn du also ein Postfach hast, was du nicht abrufst, sondern nur wie oben beschrieben nutzt, eröffnest du dir und deinem Unternehmen eine ganz andere Gefahr.

Gruß
Doskias
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Mitglied: colinardo
27.04.2021, aktualisiert um 15:55 Uhr
Servus @newit1,
einfach mal unsere Suche anwerfen. Zum Thema automatische Verarbeitung von eingehenden Mails habe ich hier schon x Varianten gepostet, ob in Powershell, EWS. Python,VBS, c# ...
https://administrator.de/forum/e-mail-client-kommandozeile-324348.html#c ...
https://administrator.de/forum/script-odgl-ausf%C3%BChren-e-mail-eingeht ...
https://administrator.de/forum/serverseitige-outlook-regel-weiterleitung ...
https://administrator.de/forum/linux-automatisiert-posteingang-checken-s ...

Irgendwas ist da auch für dich dabei ;-) face-wink.

Grüße Uwe
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Mitglied: newit1
27.04.2021 um 15:55 Uhr
@Doskias

Ich habe hier nur die Rahmenbedingungen genannt.
Das was du sagst stimmt zu 100%, sollte aber unser Problem sein.
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Mitglied: Doskias
27.04.2021 um 16:01 Uhr
Zitat von @newit1:
@Doskias
Ich habe hier nur die Rahmenbedingungen genannt.
Das was du sagst stimmt zu 100%, sollte aber unser Problem sein.

Klar ist das euer Problem Wessen auch sonst? :-D face-big-smile
Wollte das auch nur zu bedenken geben falls es euch/dir nicht bewusst ist. Manchmal übersieht man ja solche Punkte. Ansonsten hat Colinardo ja schon n paar Links gepostet.
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Mitglied: Unwissender1
27.04.2021 um 17:49 Uhr
Vielleicht sollte der Autor uns verraten, was er damit bezwecken möchte. Dann ist die Hilfestellung einfacher.

Evtl. geht es um Eingangsrechnungen, welche nur von gewhitelisteten Absendern empfangen werden und daraus soll das PDF auf einem Netzlaufwerk landen. Eigentlich nicht unüblich...
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Mitglied: Doskias
28.04.2021 um 07:50 Uhr
Moin

vielleicht verstehe ich das auch falsch aber:
Zitat von @Unwissender1:
Evtl. geht es um Eingangsrechnungen, welche nur von gewhitelisteten Absendern empfangen werden und daraus soll das PDF auf einem Netzlaufwerk landen. Eigentlich nicht unüblich...

Eingangsrechnungen in einem nicht zugeordneten und dadurch nicht (durch einen Menschen) überwachten Postfach? Es gibt (soweit ich weiß) keine Pflicht Rechnungen als PDF zu versenden. Ja, es sollte Standard sein, aber ich habe 2019 bei einem Kunden noch Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine von namhaften Firmen wie Conti und Siemens im Word-Format Doc erhalten.

Ich stimme dir zu, dass es nicht unüblich ist automatisch PDF-Rechnungen aus einem Postfach auf den Netzlaufwerk abzulegen und/oder zu verarbeiten, aber für sowas nutzt man DMS Systeme. Ein nicht eingebundenes Postfach für sowas zu verwenden ist meiner Meinung nach mehr als nur grob fahrlässig.

Gruß
Doskias
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Mitglied: newit1
28.04.2021, aktualisiert um 09:00 Uhr
Moin zusammen,

es geht darum, dass ein bestimmter Absender immer wieder PDF Dateien automatisiert zusendet.
Bei der PDF handelt es sich lediglich um immer wieder aktualisierte Infos von bestimmten Lieferanten.

Die PDFs werden aufbewahrt und am Monatsende in eine große PDF-Datei zusammengeführt.

Also keine Rechnung, Kündigung oder ähnliches.

Wir wollen uns also den manuellen Speichervorgang des Anhangs sparen. Aufgrund mehreren Hundert PDFs am Tag.
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Mitglied: beidermachtvongreyscull
28.04.2021 um 11:57 Uhr
Moin,

mit einem Agenten sollte es gehen.

Sowas hier zum Beispiel: https://github.com/NeosIT/generic-exchange-transport-agent

Ich rate aber dringend, das zuerst in einem Testsystem auszuprobieren!

Gruß
bdmvg
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