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Access Datenbank für Elektrische Geräte
Hallo zusammen,
ich habe ein Problem, bei dem ich eure Hilfe oder euren Rat benötige. Es ist etwas komplex, aber ich hoffe, dass ihr mein Anliegen verstehen und mir weiterhelfen könnt.
In unserem Unternehmen kommt regelmäßig eine externe Firma, die die elektrischen Betriebsmittel prüft. Jedes geprüfte Gerät erhält dabei eine ID. Nach Abschluss der Prüfungen kann ich von der Homepage dieser Firma eine Excel-Liste mit allen geprüften Geräten herunterladen.
Leider gibt es keine zentrale Datenbank, in der ich alle Geräte unseres Unternehmens einsehen kann. Derzeit arbeite ich mit einer Excel-Liste und etwas Visual Basic, um die Altgeräte schnell und einfach zu identifizieren und auszutragen. Diese Liste funktioniert so lange gut, bis ich eine neue Excel-Liste mit den aktuellen Prüfungen erhalte. Dann muss ich manuell die Duplikate aussortieren und sicherstellen, dass immer das aktuellste Prüfdatum angezeigt wird.
Um den Prozess zu vereinfachen, habe ich überlegt, Microsoft Access zu nutzen. Mein Plan ist, entweder jedes Jahr eine neue Tabelle mit den geprüften Geräten des jeweiligen Jahres zu erstellen oder eine einzige Tabelle zu verwenden, in der die neuen Geräte einfach unten angehängt werden. Nach einigem Ausprobieren habe ich ein Formular erstellt, in dem ich die ID eingebe und wichtige Daten wie Beschreibung, Hersteller, Gebäude, Etage, Raum und Prüfzyklus angezeigt werden. Außerdem gibt es eine Spalte, in der ich zum Beispiel "X" für entsorgte Geräte eintragen kann.
Ein weiteres Problem, das ich derzeit habe, ist die Verwaltung von entsorgten Geräten. Diese müssen entweder aus der Datenbank gelöscht oder markiert werden, sodass sie nicht mehr angezeigt werden.
Jetzt stehe ich jedoch vor einer Herausforderung: Meine Liste ist aktuell aus 2023, aber ich habe auch eine neue Liste aus 2024. Ich muss die IDs der beiden Listen abgleichen und nur die aktuellen Geräte (mit den neuesten Prüfungen) anzeigen lassen. Zum besseren Verständnis: Geräte mit einem 12-monatigen Prüfzyklus, die 2023 geprüft wurden, müssen auch in der Liste 2024 erscheinen, während Geräte mit einem 24-monatigen Prüfzyklus, die 2023 geprüft wurden, 2024 nicht geprüft wurden und daher nicht mehr angezeigt werden sollten.
Ich brauche eine Formel oder eine Methode, die mir dabei hilft, die aktuellen Geräte anzuzeigen. Die Formel sollte die IDs vergleichen und, falls ein Gerät doppelt vorkommt, nur den Eintrag mit dem neuesten Prüfdatum anzeigen. Zudem stelle ich mir vor, dass entsorgte Geräte entweder aus der Datenbank gelöscht oder entsprechend markiert werden, sodass sie nicht mehr sichtbar sind.
Ein weiterer Punkt, den ich klären möchte: Wie kann ich vermeiden, jedes Jahr Formeln anpassen zu müssen, wenn zum Beispiel 3.000 neue Geräte hinzukommen, die im Jahr 2025 geprüft wurden? Insgesamt geht es um etwa 7.000 Geräte in der Datenbank.
Optimal wäre, wenn ich noch Filtern kann, welche Geräte dieses Jahr alles geprüft werden muss.
Zyklus ist immer 12 oder 24 Monate und immer der Monat November. Also 11.25; 11.26 usw
Formel wäre so: Alle mit den Zyklus 12Monate haben sollen angezeigt werden für nächste Prüfung 11.25.
Ich hoffe, jemand hat eine Lösung für dieses Problem oder kann mir einen praktischen Rat geben.
Vielen Dank im Voraus!
Mit freundlichen Grüßen
Stefan
ich habe ein Problem, bei dem ich eure Hilfe oder euren Rat benötige. Es ist etwas komplex, aber ich hoffe, dass ihr mein Anliegen verstehen und mir weiterhelfen könnt.
In unserem Unternehmen kommt regelmäßig eine externe Firma, die die elektrischen Betriebsmittel prüft. Jedes geprüfte Gerät erhält dabei eine ID. Nach Abschluss der Prüfungen kann ich von der Homepage dieser Firma eine Excel-Liste mit allen geprüften Geräten herunterladen.
Leider gibt es keine zentrale Datenbank, in der ich alle Geräte unseres Unternehmens einsehen kann. Derzeit arbeite ich mit einer Excel-Liste und etwas Visual Basic, um die Altgeräte schnell und einfach zu identifizieren und auszutragen. Diese Liste funktioniert so lange gut, bis ich eine neue Excel-Liste mit den aktuellen Prüfungen erhalte. Dann muss ich manuell die Duplikate aussortieren und sicherstellen, dass immer das aktuellste Prüfdatum angezeigt wird.
Um den Prozess zu vereinfachen, habe ich überlegt, Microsoft Access zu nutzen. Mein Plan ist, entweder jedes Jahr eine neue Tabelle mit den geprüften Geräten des jeweiligen Jahres zu erstellen oder eine einzige Tabelle zu verwenden, in der die neuen Geräte einfach unten angehängt werden. Nach einigem Ausprobieren habe ich ein Formular erstellt, in dem ich die ID eingebe und wichtige Daten wie Beschreibung, Hersteller, Gebäude, Etage, Raum und Prüfzyklus angezeigt werden. Außerdem gibt es eine Spalte, in der ich zum Beispiel "X" für entsorgte Geräte eintragen kann.
Ein weiteres Problem, das ich derzeit habe, ist die Verwaltung von entsorgten Geräten. Diese müssen entweder aus der Datenbank gelöscht oder markiert werden, sodass sie nicht mehr angezeigt werden.
Jetzt stehe ich jedoch vor einer Herausforderung: Meine Liste ist aktuell aus 2023, aber ich habe auch eine neue Liste aus 2024. Ich muss die IDs der beiden Listen abgleichen und nur die aktuellen Geräte (mit den neuesten Prüfungen) anzeigen lassen. Zum besseren Verständnis: Geräte mit einem 12-monatigen Prüfzyklus, die 2023 geprüft wurden, müssen auch in der Liste 2024 erscheinen, während Geräte mit einem 24-monatigen Prüfzyklus, die 2023 geprüft wurden, 2024 nicht geprüft wurden und daher nicht mehr angezeigt werden sollten.
Ich brauche eine Formel oder eine Methode, die mir dabei hilft, die aktuellen Geräte anzuzeigen. Die Formel sollte die IDs vergleichen und, falls ein Gerät doppelt vorkommt, nur den Eintrag mit dem neuesten Prüfdatum anzeigen. Zudem stelle ich mir vor, dass entsorgte Geräte entweder aus der Datenbank gelöscht oder entsprechend markiert werden, sodass sie nicht mehr sichtbar sind.
Ein weiterer Punkt, den ich klären möchte: Wie kann ich vermeiden, jedes Jahr Formeln anpassen zu müssen, wenn zum Beispiel 3.000 neue Geräte hinzukommen, die im Jahr 2025 geprüft wurden? Insgesamt geht es um etwa 7.000 Geräte in der Datenbank.
Optimal wäre, wenn ich noch Filtern kann, welche Geräte dieses Jahr alles geprüft werden muss.
Zyklus ist immer 12 oder 24 Monate und immer der Monat November. Also 11.25; 11.26 usw
Formel wäre so: Alle mit den Zyklus 12Monate haben sollen angezeigt werden für nächste Prüfung 11.25.
Ich hoffe, jemand hat eine Lösung für dieses Problem oder kann mir einen praktischen Rat geben.
Vielen Dank im Voraus!
Mit freundlichen Grüßen
Stefan
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16 Comments
Latest comment
Frag sich noch einer, warum Unternehmen abwandern ...
Moin.
Nicht das Rad neu erfinden, gleich eine IT-Inventarisierungs-Software nehmen. Muss halt nur Excel oder CSV als kleinsten, gemeinsamen Nenner können.
Gruß
TA
Zitat von @Stefanl93:
(...)
Ich hoffe, jemand hat eine Lösung für dieses Problem oder kann mir einen praktischen Rat geben.
(...)
Ich hoffe, jemand hat eine Lösung für dieses Problem oder kann mir einen praktischen Rat geben.
Nicht das Rad neu erfinden, gleich eine IT-Inventarisierungs-Software nehmen. Muss halt nur Excel oder CSV als kleinsten, gemeinsamen Nenner können.
Gruß
TA
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Warum=> Visucius 29.11.2024 um 15:37:51 Uhr
Frag sich noch einer, warum Unternehmen abwandern ...
Warum? Es gibt viel regulatorischen Quatsch, aber die DGUV Vorschrift 3 gehört nicht dazu.
Anscheinend bist du noch nicht viel rumgekommen.
Frag sich noch einer, warum Unternehmen abwandern ...
Warum? Es gibt viel regulatorischen Quatsch, aber die DGUV Vorschrift 3 gehört nicht dazu.
Anscheinend bist du noch nicht viel rumgekommen.
1Optimal wäre, wenn ich noch Filtern kann, welche Geräte dieses Jahr alles geprüft werden muss.
Zyklus ist immer 12 oder 24 Monate und immer der Monat November. Also 11.25; 11.26 usw
Formel wäre so: Alle mit den Zyklus 12Monate haben sollen angezeigt werden für nächste Prüfung 11.25.
Zyklus ist immer 12 oder 24 Monate und immer der Monat November. Also 11.25; 11.26 usw
Formel wäre so: Alle mit den Zyklus 12Monate haben sollen angezeigt werden für nächste Prüfung 11.25.
Also habt Ihr ein Großteil der Geräte auf Baustellen ( 12 Monate) oder in Büros's ( 24 Monate) , aber nur wenn die Fehlerquote nicht zu hoch ist. Dann sollten die Intervalle reduziert werden.
Warum? Es gibt viel regulatorischen Quatsch, aber die DGUV Vorschrift 3 gehört nicht dazu.
Anscheinend bist du noch nicht viel rumgekommenNatürlich
Schau mal bei deinem Prüfgeräte Hersteller, bei unserem kann man die Infos aus dem Gerät mit ner Software auslesen. Dann hat man das direkt in ner Datenbank.
Du wirst Probleme haben mit deren IDs vom Prüfunternehmen.
Diese gehen hin und Übernehmen wenn die ID wenn diese vorhanden ist aber diese Enthält halt keine weiteren Infos was es genau für ein Modell ist oder gar die Seriennummer.
Wenn du das Prüfunternehmen wechselst wird meist die neue Firma eigene neue IDs verteilen und du hast wieder mehr Aufwand alles zuzuordnen.
Zudem ist der Job auch je nach Unternehmen/Bezahlung was Schnell zu erledigen da eine gewisse Menge am Tag geschafft werden sollte wodurch eine genauere Prüfung eh nicht mehr so Möglich ist als es sollte....
Da wäre es Besser ne eigene ID zu vergeben und dazu die PrüfID hinzuzufügen was bei der Inventur bei euch gemacht werden kann.
Zudem je nach Gerät kann auch mal ne ID unleserlich sein oder Abhanden kommen wodurch es eine neue Bekommt.....
Diese gehen hin und Übernehmen wenn die ID wenn diese vorhanden ist aber diese Enthält halt keine weiteren Infos was es genau für ein Modell ist oder gar die Seriennummer.
Wenn du das Prüfunternehmen wechselst wird meist die neue Firma eigene neue IDs verteilen und du hast wieder mehr Aufwand alles zuzuordnen.
Zudem ist der Job auch je nach Unternehmen/Bezahlung was Schnell zu erledigen da eine gewisse Menge am Tag geschafft werden sollte wodurch eine genauere Prüfung eh nicht mehr so Möglich ist als es sollte....
Da wäre es Besser ne eigene ID zu vergeben und dazu die PrüfID hinzuzufügen was bei der Inventur bei euch gemacht werden kann.
Zudem je nach Gerät kann auch mal ne ID unleserlich sein oder Abhanden kommen wodurch es eine neue Bekommt.....
Moin,
Frag die Prüffirma, welche Software die Nutzen.
Unsere nutz ein Prüfgetät von Benning. Wir bekommen nach deren Prüfung die Datenbank von denen, pflegen die Unterjährig. Wenn die Geräte dann wieder geprüft werden, bekommt die Firma „unsere“ DB als Basis, prüft und gibt uns die DB zurück.
Evtl. Müsst ihr die Benning-Software (einmalig) kaufen. Aber einfacher geht es nicht.
Sonst suchst der ext. Ja auch ständig die Geräte, wenn die Standorte nicht mit seiner DB übereinstimmen.
Frag die Prüffirma, welche Software die Nutzen.
Unsere nutz ein Prüfgetät von Benning. Wir bekommen nach deren Prüfung die Datenbank von denen, pflegen die Unterjährig. Wenn die Geräte dann wieder geprüft werden, bekommt die Firma „unsere“ DB als Basis, prüft und gibt uns die DB zurück.
Evtl. Müsst ihr die Benning-Software (einmalig) kaufen. Aber einfacher geht es nicht.
Sonst suchst der ext. Ja auch ständig die Geräte, wenn die Standorte nicht mit seiner DB übereinstimmen.
Klingt nach dem Einsatzgebiet von IT inventarisierung!
Datum pflegen, Werte und Besonderheiten pflegen etc.
Excel ist der falsche Ort und zudem sehr fehleranfällig.
Warum nutzt ihr keine Inventarverwaltung?
Datum pflegen, Werte und Besonderheiten pflegen etc.
Excel ist der falsche Ort und zudem sehr fehleranfällig.
Warum nutzt ihr keine Inventarverwaltung?
...
Viel Erfolg
Um den Prozess zu vereinfachen, habe ich überlegt, Microsoft Access zu nutzen. Mein Plan ist, entweder jedes Jahr eine neue Tabelle mit den geprüften Geräten des jeweiligen Jahres zu erstellen oder eine einzige Tabelle zu verwenden, in der die neuen Geräte einfach unten angehängt werden. Nach einigem Ausprobieren habe ich ein Formular erstellt, in dem ich die ID eingebe und wichtige Daten wie Beschreibung, Hersteller, Gebäude, Etage, Raum und Prüfzyklus angezeigt werden. Außerdem gibt es eine Spalte, in der ich zum Beispiel "X" für entsorgte Geräte eintragen kann.
Sehr löblich aber überflüssig. Wichtig ist nur, daß das Gerät geprüft wurde und bis wann die Prüfung gültig ist(Siegel mit Jahreszahl und Monat, gibt es bei Amazon) und eine selbst vergebene Inventarnummer, damit man erkennt, ob der MA das Gerät evtl selber mitgebracht hat oder ob es neu und damit noch zu prüfen ist. Die Prüfvorschrift ergibt sich offensichtlich aus dem Geräetypt bzw. Schutzklasse. Mit allem andern machst Du dich nur unglücklich wenn z.B. die MA den Ventilator, das Ladegerät, Kabel, Verlängerungs - und Steckdosenleisten im Werk herumtragen.Ich brauche eine Formel oder eine Methode, die mir dabei hilft, die aktuellen Geräte anzuzeigen. Die Formel sollte die IDs vergleichen und, falls ein Gerät doppelt vorkommt, nur den Eintrag mit dem neuesten Prüfdatum anzeigen. Zudem stelle ich mir vor, dass entsorgte Geräte entweder aus der Datenbank gelöscht oder entsprechend markiert werden, sodass sie nicht mehr sichtbar sind.
SQL, Dublettensuche.Ein weiterer Punkt, den ich klären möchte: Wie kann ich vermeiden, jedes Jahr Formeln anpassen zu müssen, wenn zum Beispiel 3.000 neue Geräte hinzukommen, die im Jahr 2025 geprüft wurden? Insgesamt geht es um etwa 7.000 Geräte in der Datenbank.
Optimal wäre, wenn ich noch Filtern kann, welche Geräte dieses Jahr alles geprüft werden muss.
Zyklus ist immer 12 oder 24 Monate und immer der Monat November. Also 11.25; 11.26 usw
Formel wäre so: Alle mit den Zyklus 12Monate haben sollen angezeigt werden für nächste Prüfung 11.25.
geht auch mit SQLOptimal wäre, wenn ich noch Filtern kann, welche Geräte dieses Jahr alles geprüft werden muss.
Zyklus ist immer 12 oder 24 Monate und immer der Monat November. Also 11.25; 11.26 usw
Formel wäre so: Alle mit den Zyklus 12Monate haben sollen angezeigt werden für nächste Prüfung 11.25.
Viel Erfolg
Von Prüfgeräten habe ich keine Ahnung. Am Ende brauchst du aber drei Komponenten.
1) Ein eigenes Inventar. Derzeit mit Excel, vielleicht zukünftig mit Access oder besser eine richtige Inventarisierungssoftware. Die setzen in der Regel auf SQL Datenbanken, Access kann zumindest eingeschränkt SQL.
2) Die Daten vom Prüfer bekommst du ja schon. In welcher Form ist halt die Frage.
3) Einen Import Mechanismus, der die Daten sauber einfügt. Wenn man das Format von 1) kennt und von 2) kennt und SQL nutzen kann ist das nicht schwer. Eventuell braucht man das aber gar nicht selber bauen, je nachdem, welche Inventarsoftware zum Einsatz kommt.
Wenn man das Inventar selber baut, kann man natürlich viel falsch machen, z.B. sowas:
1) Ein eigenes Inventar. Derzeit mit Excel, vielleicht zukünftig mit Access oder besser eine richtige Inventarisierungssoftware. Die setzen in der Regel auf SQL Datenbanken, Access kann zumindest eingeschränkt SQL.
2) Die Daten vom Prüfer bekommst du ja schon. In welcher Form ist halt die Frage.
3) Einen Import Mechanismus, der die Daten sauber einfügt. Wenn man das Format von 1) kennt und von 2) kennt und SQL nutzen kann ist das nicht schwer. Eventuell braucht man das aber gar nicht selber bauen, je nachdem, welche Inventarsoftware zum Einsatz kommt.
Wenn man das Inventar selber baut, kann man natürlich viel falsch machen, z.B. sowas:
Mein Plan ist, entweder jedes Jahr eine neue Tabelle mit den geprüften Geräten des jeweiligen Jahres zu erstellen
Hallo zusammen,
vielen Dank für eure Kommentare.
Zunächst einmal: Ich bin mir bewusst, dass der Hersteller Softwarelösungen anbietet. Leider erhalten wir von der Prüffirma keine Original-Prüfdaten, sondern lediglich eine Excel-Liste, ein Prüfergebnis als PDF für jedes Gerät sowie eine Gefährdungsbeurteilung in PDF, ebenfalls für jedes Gerät.
Die Vergabe einer internen ID finde ich in diesem Zusammenhang nicht besonders praktisch. Warum sollten wir eine eigene ID vergeben, wenn die Prüffirma bereits Aufkleber mit einer ID in Zahlen und Barcode sowie einem QR-Code zur Verfügung stellt? Mit dem QR-Code können wir zudem auf die Prüfungsergebnisse zugreifen. Diese ID enthält außerdem zusätzliche Informationen wie den Standort (Stadt, Gebäude, Etage, Raum).
Für Neugeräte, bei denen wir die erste Prüfung selbst durchführen, haben wir bereits Aufkleber von der Prüffirma erhalten. Insgesamt ist das System gut durchdacht, aber es fehlt eine übersichtliche Darstellung der Betriebsmittel. Im Anhang findet ihr ein Beispiel, wie ich die Übersicht in Excel umgesetzt habe.
Ich habe auch bereits darüber nachgedacht, eine IT-Inventarisierungssoftware einzuführen, möchte jedoch zunächst die bestehenden Systeme im Haus nutzen, bevor ich neue Software anschaffe.
Die Access-Datenbank wäre nur für unsere interne Nutzung gedacht, um beispielsweise alte Geräte auszusortieren, zu verzeichnen, welche Geräte ausgemustert oder verschrottet werden, und um eine bessere Übersicht darüber zu haben, wie viele Geräte sich in den einzelnen Abteilungen befinden. Zudem möchte ich so besser vorbereitet sein, wenn einmal im Jahr für zwei Wochen die Prüffirma kommt.
Ich habe mich ein wenig mit Access beschäftigt, bin aber noch relativ neu in diesem Bereich. Eine Kreuzabfrage habe ich bereits erstellt, und die Ansicht gefällt mir sehr gut. Das entsprechende Bild ist im Anhang. Wenn wir nun noch doppelte Einträge aussortieren könnten und nur das jeweils neueste Gerät angezeigt wird, wäre das optimal. Es gibt bereits eine zusätzliche Zeile, in der wir die aussortierten Geräte mit einem „X“ markieren können. Wenn diese Einträge ebenfalls entfernt werden könnten, wäre ich mehr als zufrieden.
Die Kirsche auf der Torte wäre, wenn wir bei der Access Ansicht noch bei 2023,2024,2024 jeweils die letzte Prüfung angezeigt wird.
Hier die SQL
TRANSFORM Last([Prüfung 2324].[Datum nächste Prüfung]) AS [LetzterWertvonDatum nächste Prüfung]
SELECT [Prüfung 2324].ID, [Prüfung 2324].[Betriebsmittel ID], [Prüfung 2324].Bezeichnung, Last([Prüfung 2324].[Datum nächste Prüfung]) AS [Gesamtsumme von Datum nächste Prüfung]
FROM [Prüfung 2324]
GROUP BY [Prüfung 2324].ID, [Prüfung 2324].[Betriebsmittel ID], [Prüfung 2324].Bezeichnung
PIVOT Format([Datum Prüfung],"yyyy");
Vielen Dank
Gruß Stefan
vielen Dank für eure Kommentare.
Zunächst einmal: Ich bin mir bewusst, dass der Hersteller Softwarelösungen anbietet. Leider erhalten wir von der Prüffirma keine Original-Prüfdaten, sondern lediglich eine Excel-Liste, ein Prüfergebnis als PDF für jedes Gerät sowie eine Gefährdungsbeurteilung in PDF, ebenfalls für jedes Gerät.
Die Vergabe einer internen ID finde ich in diesem Zusammenhang nicht besonders praktisch. Warum sollten wir eine eigene ID vergeben, wenn die Prüffirma bereits Aufkleber mit einer ID in Zahlen und Barcode sowie einem QR-Code zur Verfügung stellt? Mit dem QR-Code können wir zudem auf die Prüfungsergebnisse zugreifen. Diese ID enthält außerdem zusätzliche Informationen wie den Standort (Stadt, Gebäude, Etage, Raum).
Für Neugeräte, bei denen wir die erste Prüfung selbst durchführen, haben wir bereits Aufkleber von der Prüffirma erhalten. Insgesamt ist das System gut durchdacht, aber es fehlt eine übersichtliche Darstellung der Betriebsmittel. Im Anhang findet ihr ein Beispiel, wie ich die Übersicht in Excel umgesetzt habe.
Ich habe auch bereits darüber nachgedacht, eine IT-Inventarisierungssoftware einzuführen, möchte jedoch zunächst die bestehenden Systeme im Haus nutzen, bevor ich neue Software anschaffe.
Die Access-Datenbank wäre nur für unsere interne Nutzung gedacht, um beispielsweise alte Geräte auszusortieren, zu verzeichnen, welche Geräte ausgemustert oder verschrottet werden, und um eine bessere Übersicht darüber zu haben, wie viele Geräte sich in den einzelnen Abteilungen befinden. Zudem möchte ich so besser vorbereitet sein, wenn einmal im Jahr für zwei Wochen die Prüffirma kommt.
Ich habe mich ein wenig mit Access beschäftigt, bin aber noch relativ neu in diesem Bereich. Eine Kreuzabfrage habe ich bereits erstellt, und die Ansicht gefällt mir sehr gut. Das entsprechende Bild ist im Anhang. Wenn wir nun noch doppelte Einträge aussortieren könnten und nur das jeweils neueste Gerät angezeigt wird, wäre das optimal. Es gibt bereits eine zusätzliche Zeile, in der wir die aussortierten Geräte mit einem „X“ markieren können. Wenn diese Einträge ebenfalls entfernt werden könnten, wäre ich mehr als zufrieden.
Die Kirsche auf der Torte wäre, wenn wir bei der Access Ansicht noch bei 2023,2024,2024 jeweils die letzte Prüfung angezeigt wird.
Hier die SQL
TRANSFORM Last([Prüfung 2324].[Datum nächste Prüfung]) AS [LetzterWertvonDatum nächste Prüfung]
SELECT [Prüfung 2324].ID, [Prüfung 2324].[Betriebsmittel ID], [Prüfung 2324].Bezeichnung, Last([Prüfung 2324].[Datum nächste Prüfung]) AS [Gesamtsumme von Datum nächste Prüfung]
FROM [Prüfung 2324]
GROUP BY [Prüfung 2324].ID, [Prüfung 2324].[Betriebsmittel ID], [Prüfung 2324].Bezeichnung
PIVOT Format([Datum Prüfung],"yyyy");
Vielen Dank
Gruß Stefan
Eine zusätzliche, interne ID macht in einigen Fällen Sinn, bei dir nicht unbedingt. Wenn deine Datenbank wirklich nur auf den Daten basiert, die aus der Geräte-Prüfung stammen, kannst du mit dieser einen ID arbeiten. Wenn jetzt aber mal die Geräteprüfer wechseln, oder einen neuen Nummernkreis vergeben, oder du noch selbst Objekte in das Inventar einpflegen willst, die von den geprüften Geräten abweichen oder gar nicht geprüft werden, dann macht das vieles klarer. Dann gibt es eine ID aus dem Inventar und ggf. die ID aus der Geräteprüfung. Beide IDs können unabhängig von einander für die Identifizierung genutzt werden, es schadet also nicht.
Grundsätzlich kannst du auch erst eine Abfrage machen die filtert, Datensätze ggf. gruppiert, etc. und dann, auf das Ergebnis dieser Abfrage, dein PIVOT anwenden.
Wenn wir nun noch doppelte Einträge aussortieren könnten
Woran erkenne ich den "doppelte Einträge"? In beiden Screenshots sind keine doppelten IDs.und nur das jeweils neueste Gerät angezeigt wird, wäre das optimal.
Was heißt "jeweils neuestes Gerät", pro Standort? Pro Geräte Hersteller?Es gibt bereits eine zusätzliche Zeile, in der wir die aussortierten Geräte mit einem „X“ markieren können. Wenn diese Einträge ebenfalls entfernt werden könnten, wäre ich mehr als zufrieden.
WHERE [Prüfung 2324].zusätzliche_Zeile <> 'X'Grundsätzlich kannst du auch erst eine Abfrage machen die filtert, Datensätze ggf. gruppiert, etc. und dann, auf das Ergebnis dieser Abfrage, dein PIVOT anwenden.
Die Kirsche auf der Torte wäre, wenn wir bei der Access Ansicht noch bei 2023,2024,2024 jeweils die letzte Prüfung angezeigt wird.
Ich bin nicht gut in Access, Access kann leider auch viele Dinge nicht. PIVOT ist auch nicht grade mein bester Freund aber PIVOT sollte doch eigentlich genau das machen.
Hallo ukulele-7,
Meine Antworten.
Generell ist mir die Betriebsmittel ID wichtiger als die ID wo mir Access gibt. Da die Betriebsmittel die Betriebsmittel ID bekommen und nicht die ID von Access.
Gruß Stefan
Meine Antworten.
Generell ist mir die Betriebsmittel ID wichtiger als die ID wo mir Access gibt. Da die Betriebsmittel die Betriebsmittel ID bekommen und nicht die ID von Access.
Woran erkenne ich den "doppelte Einträge"? In beiden Screenshots sind keine doppelten IDs.
Die ID (Betriebsmittel ID) kommt doppelt vor. Also z.b. 20211210148302 wurde 2014 und 2015 geprüft und wäre dann doppelt in der Liste vertreten. Die Datenbank hat mehr als 7000 Einträge. Bild ist nur ein AusschnittWas heißt "jeweils neuestes Gerät", pro Standort? Pro Geräte Hersteller?
Die neuste Prüfung von dem Gerät mit der Betriebmittel ID XY. Also z.b. Betriebsmittel ID 202112010148302 wurde 2014 und 2015 geprüft, dann sollte die ID mit der Betriebmittel ID von 2014 nicht angezeigt werden sondern nur die von 2015 und sollte 2016 eine weiter Prüfung kommen, dann sollte nur die 2016 angezeigt werden. Wie gesagt die ID von Access ist mir nicht wichtig, die Betriebsmittel ID hat bei mir Priorität.Gruß Stefan
Moin,
Ich würde da nicht auf Access setzen. Das schränkt zu sehr ein.
Lieber eine SWL-DB und ein WebFrontend.
Und ich würde da tatsächlich mit 3 IDs arbeiten:
BTW:
Wir sind mit unserem ext. Partner so verblieben, dass wir Büroausstattung wie Monitore und nahezu fest montierte Lampen und Drucker nur alle 4 Jahre prüfen. Die Dinger halten alle „ewig“ und werden bei uns auch nicht wegbewegt.
Ich würde da nicht auf Access setzen. Das schränkt zu sehr ein.
Lieber eine SWL-DB und ein WebFrontend.
Die neuste Prüfung von dem Gerät mit der Betriebmittel ID XY. Also z.b. Betriebsmittel ID 202112010148302 wurde 2014 und 2015 geprüft, dann sollte die ID mit der Betriebmittel ID von 2014 nicht angezeigt werden sondern nur die von 2015 und sollte 2016 eine weiter Prüfung kommen, dann sollte nur die 2016 angezeigt werden. Wie gesagt die ID von Access ist mir nicht wichtig, die Betriebsmittel ID hat bei mir Priorität.
Und das löst man ja mit der entsprechenden Abfrage.Und ich würde da tatsächlich mit 3 IDs arbeiten:
- Interne (GU)ID der Datenbank
- ID eurer internen Inventarnummer
- ID des Messsystems.
BTW:
Wir sind mit unserem ext. Partner so verblieben, dass wir Büroausstattung wie Monitore und nahezu fest montierte Lampen und Drucker nur alle 4 Jahre prüfen. Die Dinger halten alle „ewig“ und werden bei uns auch nicht wegbewegt.
Die ID (Betriebsmittel ID) kommt doppelt vor. Also z.b. 20211210148302 wurde 2014 und 2015 geprüft und wäre dann doppelt in der Liste vertreten.
Okay jetzt verstehe ich, was du mit "doppelt" meinst. Beides sind valide Datensätze und so gesehen nicht doppelt. Da du das Datum der Prüfung pivotieren willst, darfst du diese Datensätze vorher nicht filtern/aggregieren! Als Ausgangsdatensatz brauchst du alle Prüfungstermine.Mit PIVOT bin ich, wie schon geschrieben, nicht gerne zu Gange. Ob sich das in Access so umsetzen lässt. bin ich nicht sicher. Arbeite dich nochmal in PIVOT ein.
Das Filtern mit
WHERE [Prüfung 2324].zusätzliche_Zeile <> 'X'
kann drin bleiben. Allerdings ist die Information nicht sauber normalisiert. Deine Ausgangstabelle sind ja nur Prüfungsdaten und es könnte sein, das ein Gerät in 2023 geprüft wurde und dort kein X trug. Dann wurde es in 2024 geprüft und hat dort ein X bekommen. Durch den Filter wirst du nur den Eintrag 2023 sehen und denken, das ist aktiv aber wurde in 2024 nicht geprüft.
Eine saubere Lösung wäre eine Inventar-Tabelle zu der die Prüfungsdaten gejoint werden. Dort würde dann der X-Vermerk stehen.
