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Access Datenbank für Elektrische Geräte
Hallo zusammen,
ich habe ein Problem, bei dem ich eure Hilfe oder euren Rat benötige. Es ist etwas komplex, aber ich hoffe, dass ihr mein Anliegen verstehen und mir weiterhelfen könnt.
In unserem Unternehmen kommt regelmäßig eine externe Firma, die die elektrischen Betriebsmittel prüft. Jedes geprüfte Gerät erhält dabei eine ID. Nach Abschluss der Prüfungen kann ich von der Homepage dieser Firma eine Excel-Liste mit allen geprüften Geräten herunterladen.
Leider gibt es keine zentrale Datenbank, in der ich alle Geräte unseres Unternehmens einsehen kann. Derzeit arbeite ich mit einer Excel-Liste und etwas Visual Basic, um die Altgeräte schnell und einfach zu identifizieren und auszutragen. Diese Liste funktioniert so lange gut, bis ich eine neue Excel-Liste mit den aktuellen Prüfungen erhalte. Dann muss ich manuell die Duplikate aussortieren und sicherstellen, dass immer das aktuellste Prüfdatum angezeigt wird.
Um den Prozess zu vereinfachen, habe ich überlegt, Microsoft Access zu nutzen. Mein Plan ist, entweder jedes Jahr eine neue Tabelle mit den geprüften Geräten des jeweiligen Jahres zu erstellen oder eine einzige Tabelle zu verwenden, in der die neuen Geräte einfach unten angehängt werden. Nach einigem Ausprobieren habe ich ein Formular erstellt, in dem ich die ID eingebe und wichtige Daten wie Beschreibung, Hersteller, Gebäude, Etage, Raum und Prüfzyklus angezeigt werden. Außerdem gibt es eine Spalte, in der ich zum Beispiel "X" für entsorgte Geräte eintragen kann.
Ein weiteres Problem, das ich derzeit habe, ist die Verwaltung von entsorgten Geräten. Diese müssen entweder aus der Datenbank gelöscht oder markiert werden, sodass sie nicht mehr angezeigt werden.
Jetzt stehe ich jedoch vor einer Herausforderung: Meine Liste ist aktuell aus 2023, aber ich habe auch eine neue Liste aus 2024. Ich muss die IDs der beiden Listen abgleichen und nur die aktuellen Geräte (mit den neuesten Prüfungen) anzeigen lassen. Zum besseren Verständnis: Geräte mit einem 12-monatigen Prüfzyklus, die 2023 geprüft wurden, müssen auch in der Liste 2024 erscheinen, während Geräte mit einem 24-monatigen Prüfzyklus, die 2023 geprüft wurden, 2024 nicht geprüft wurden und daher nicht mehr angezeigt werden sollten.
Ich brauche eine Formel oder eine Methode, die mir dabei hilft, die aktuellen Geräte anzuzeigen. Die Formel sollte die IDs vergleichen und, falls ein Gerät doppelt vorkommt, nur den Eintrag mit dem neuesten Prüfdatum anzeigen. Zudem stelle ich mir vor, dass entsorgte Geräte entweder aus der Datenbank gelöscht oder entsprechend markiert werden, sodass sie nicht mehr sichtbar sind.
Ein weiterer Punkt, den ich klären möchte: Wie kann ich vermeiden, jedes Jahr Formeln anpassen zu müssen, wenn zum Beispiel 3.000 neue Geräte hinzukommen, die im Jahr 2025 geprüft wurden? Insgesamt geht es um etwa 7.000 Geräte in der Datenbank.
Optimal wäre, wenn ich noch Filtern kann, welche Geräte dieses Jahr alles geprüft werden muss.
Zyklus ist immer 12 oder 24 Monate und immer der Monat November. Also 11.25; 11.26 usw
Formel wäre so: Alle mit den Zyklus 12Monate haben sollen angezeigt werden für nächste Prüfung 11.25.
Ich hoffe, jemand hat eine Lösung für dieses Problem oder kann mir einen praktischen Rat geben.
Vielen Dank im Voraus!
Mit freundlichen Grüßen
Stefan
ich habe ein Problem, bei dem ich eure Hilfe oder euren Rat benötige. Es ist etwas komplex, aber ich hoffe, dass ihr mein Anliegen verstehen und mir weiterhelfen könnt.
In unserem Unternehmen kommt regelmäßig eine externe Firma, die die elektrischen Betriebsmittel prüft. Jedes geprüfte Gerät erhält dabei eine ID. Nach Abschluss der Prüfungen kann ich von der Homepage dieser Firma eine Excel-Liste mit allen geprüften Geräten herunterladen.
Leider gibt es keine zentrale Datenbank, in der ich alle Geräte unseres Unternehmens einsehen kann. Derzeit arbeite ich mit einer Excel-Liste und etwas Visual Basic, um die Altgeräte schnell und einfach zu identifizieren und auszutragen. Diese Liste funktioniert so lange gut, bis ich eine neue Excel-Liste mit den aktuellen Prüfungen erhalte. Dann muss ich manuell die Duplikate aussortieren und sicherstellen, dass immer das aktuellste Prüfdatum angezeigt wird.
Um den Prozess zu vereinfachen, habe ich überlegt, Microsoft Access zu nutzen. Mein Plan ist, entweder jedes Jahr eine neue Tabelle mit den geprüften Geräten des jeweiligen Jahres zu erstellen oder eine einzige Tabelle zu verwenden, in der die neuen Geräte einfach unten angehängt werden. Nach einigem Ausprobieren habe ich ein Formular erstellt, in dem ich die ID eingebe und wichtige Daten wie Beschreibung, Hersteller, Gebäude, Etage, Raum und Prüfzyklus angezeigt werden. Außerdem gibt es eine Spalte, in der ich zum Beispiel "X" für entsorgte Geräte eintragen kann.
Ein weiteres Problem, das ich derzeit habe, ist die Verwaltung von entsorgten Geräten. Diese müssen entweder aus der Datenbank gelöscht oder markiert werden, sodass sie nicht mehr angezeigt werden.
Jetzt stehe ich jedoch vor einer Herausforderung: Meine Liste ist aktuell aus 2023, aber ich habe auch eine neue Liste aus 2024. Ich muss die IDs der beiden Listen abgleichen und nur die aktuellen Geräte (mit den neuesten Prüfungen) anzeigen lassen. Zum besseren Verständnis: Geräte mit einem 12-monatigen Prüfzyklus, die 2023 geprüft wurden, müssen auch in der Liste 2024 erscheinen, während Geräte mit einem 24-monatigen Prüfzyklus, die 2023 geprüft wurden, 2024 nicht geprüft wurden und daher nicht mehr angezeigt werden sollten.
Ich brauche eine Formel oder eine Methode, die mir dabei hilft, die aktuellen Geräte anzuzeigen. Die Formel sollte die IDs vergleichen und, falls ein Gerät doppelt vorkommt, nur den Eintrag mit dem neuesten Prüfdatum anzeigen. Zudem stelle ich mir vor, dass entsorgte Geräte entweder aus der Datenbank gelöscht oder entsprechend markiert werden, sodass sie nicht mehr sichtbar sind.
Ein weiterer Punkt, den ich klären möchte: Wie kann ich vermeiden, jedes Jahr Formeln anpassen zu müssen, wenn zum Beispiel 3.000 neue Geräte hinzukommen, die im Jahr 2025 geprüft wurden? Insgesamt geht es um etwa 7.000 Geräte in der Datenbank.
Optimal wäre, wenn ich noch Filtern kann, welche Geräte dieses Jahr alles geprüft werden muss.
Zyklus ist immer 12 oder 24 Monate und immer der Monat November. Also 11.25; 11.26 usw
Formel wäre so: Alle mit den Zyklus 12Monate haben sollen angezeigt werden für nächste Prüfung 11.25.
Ich hoffe, jemand hat eine Lösung für dieses Problem oder kann mir einen praktischen Rat geben.
Vielen Dank im Voraus!
Mit freundlichen Grüßen
Stefan
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Ausgedruckt am: 29.11.2024 um 16:11 Uhr
8 Kommentare
Neuester Kommentar
Frag sich noch einer, warum Unternehmen abwandern ...
Moin.
Nicht das Rad neu erfinden, gleich eine IT-Inventarisierungs-Software nehmen. Muss halt nur Excel oder CSV als kleinsten, gemeinsamen Nenner können.
Gruß
TA
Zitat von @Stefanl93:
(...)
Ich hoffe, jemand hat eine Lösung für dieses Problem oder kann mir einen praktischen Rat geben.
(...)
Ich hoffe, jemand hat eine Lösung für dieses Problem oder kann mir einen praktischen Rat geben.
Nicht das Rad neu erfinden, gleich eine IT-Inventarisierungs-Software nehmen. Muss halt nur Excel oder CSV als kleinsten, gemeinsamen Nenner können.
Gruß
TA
1
Warum=> Visucius 29.11.2024 um 15:37:51 Uhr
Frag sich noch einer, warum Unternehmen abwandern ...
Warum? Es gibt viel regulatorischen Quatsch, aber die DGUV Vorschrift 3 gehört nicht dazu.
Anscheinend bist du noch nicht viel rumgekommen.
Frag sich noch einer, warum Unternehmen abwandern ...
Warum? Es gibt viel regulatorischen Quatsch, aber die DGUV Vorschrift 3 gehört nicht dazu.
Anscheinend bist du noch nicht viel rumgekommen.
Optimal wäre, wenn ich noch Filtern kann, welche Geräte dieses Jahr alles geprüft werden muss.
Zyklus ist immer 12 oder 24 Monate und immer der Monat November. Also 11.25; 11.26 usw
Formel wäre so: Alle mit den Zyklus 12Monate haben sollen angezeigt werden für nächste Prüfung 11.25.
Zyklus ist immer 12 oder 24 Monate und immer der Monat November. Also 11.25; 11.26 usw
Formel wäre so: Alle mit den Zyklus 12Monate haben sollen angezeigt werden für nächste Prüfung 11.25.
Also habt Ihr ein Großteil der Geräte auf Baustellen ( 12 Monate) oder in Büros's ( 24 Monate) , aber nur wenn die Fehlerquote nicht zu hoch ist. Dann sollten die Intervalle reduziert werden.
Warum? Es gibt viel regulatorischen Quatsch, aber die DGUV Vorschrift 3 gehört nicht dazu.
Anscheinend bist du noch nicht viel rumgekommenNatürlich
Schau mal bei deinem Prüfgeräte Hersteller, bei unserem kann man die Infos aus dem Gerät mit ner Software auslesen. Dann hat man das direkt in ner Datenbank.
Du wirst Probleme haben mit deren IDs vom Prüfunternehmen.
Diese gehen hin und Übernehmen wenn die ID wenn diese vorhanden ist aber diese Enthält halt keine weiteren Infos was es genau für ein Modell ist oder gar die Seriennummer.
Wenn du das Prüfunternehmen wechselst wird meist die neue Firma eigene neue IDs verteilen und du hast wieder mehr Aufwand alles zuzuordnen.
Zudem ist der Job auch je nach Unternehmen/Bezahlung was Schnell zu erledigen da eine gewisse Menge am Tag geschafft werden sollte wodurch eine genauere Prüfung eh nicht mehr so Möglich ist als es sollte....
Da wäre es Besser ne eigene ID zu vergeben und dazu die PrüfID hinzuzufügen was bei der Inventur bei euch gemacht werden kann.
Zudem je nach Gerät kann auch mal ne ID unleserlich sein oder Abhanden kommen wodurch es eine neue Bekommt.....
Diese gehen hin und Übernehmen wenn die ID wenn diese vorhanden ist aber diese Enthält halt keine weiteren Infos was es genau für ein Modell ist oder gar die Seriennummer.
Wenn du das Prüfunternehmen wechselst wird meist die neue Firma eigene neue IDs verteilen und du hast wieder mehr Aufwand alles zuzuordnen.
Zudem ist der Job auch je nach Unternehmen/Bezahlung was Schnell zu erledigen da eine gewisse Menge am Tag geschafft werden sollte wodurch eine genauere Prüfung eh nicht mehr so Möglich ist als es sollte....
Da wäre es Besser ne eigene ID zu vergeben und dazu die PrüfID hinzuzufügen was bei der Inventur bei euch gemacht werden kann.
Zudem je nach Gerät kann auch mal ne ID unleserlich sein oder Abhanden kommen wodurch es eine neue Bekommt.....
Moin,
Frag die Prüffirma, welche Software die Nutzen.
Unsere nutz ein Prüfgetät von Benning. Wir bekommen nach deren Prüfung die Datenbank von denen, pflegen die Unterjährig. Wenn die Geräte dann wieder geprüft werden, bekommt die Firma „unsere“ DB als Basis, prüft und gibt uns die DB zurück.
Evtl. Müsst ihr die Benning-Software (einmalig) kaufen. Aber einfacher geht es nicht.
Sonst suchst der ext. Ja auch ständig die Geräte, wenn die Standorte nicht mit seiner DB übereinstimmen.
Frag die Prüffirma, welche Software die Nutzen.
Unsere nutz ein Prüfgetät von Benning. Wir bekommen nach deren Prüfung die Datenbank von denen, pflegen die Unterjährig. Wenn die Geräte dann wieder geprüft werden, bekommt die Firma „unsere“ DB als Basis, prüft und gibt uns die DB zurück.
Evtl. Müsst ihr die Benning-Software (einmalig) kaufen. Aber einfacher geht es nicht.
Sonst suchst der ext. Ja auch ständig die Geräte, wenn die Standorte nicht mit seiner DB übereinstimmen.
