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Digitalisieren EigangsPost und sonstige
Hallo zusammen,
jeder kennt das Problem, der Postkasten ist voll, Post wird aufgemacht und in die Ablage gelegt.
Sobald die Ablage so voll ist, dass man dahin verstecken spielen kann, fängt man an und ordnet alles
und heftet es ab.
Das nervt und kostet Zeit.
Dazu kommt, wenn wir etwas suchen, finden wir es eh nicht wieder in unseren zick 1000 Ordnern die
in unserem Schrank stehen.
Nun meine "Idee" oder besser gesagt "frage":
Wenn ich alles Einscanne ordentlich benenne und speicher,
KANN ich dann das Blatt Papier in die Tonne werfen?
Z.b. eine Rechnung von Berlet, neues Notebook 2 Jahre Garantie habe ich gestern eingescannt,
kann ich das Originale wegwerfen und wenn etwas mit dem Notebook ist einfach einen ausdruck
des Scans abgeben?
Was scannt Ihr ein und schmeißt es weg und was nicht? Wo muss man da die Linie ziehen?
Um jede Hilfe dankbar.
Marius
jeder kennt das Problem, der Postkasten ist voll, Post wird aufgemacht und in die Ablage gelegt.
Sobald die Ablage so voll ist, dass man dahin verstecken spielen kann, fängt man an und ordnet alles
und heftet es ab.
Das nervt und kostet Zeit.
Dazu kommt, wenn wir etwas suchen, finden wir es eh nicht wieder in unseren zick 1000 Ordnern die
in unserem Schrank stehen.
Nun meine "Idee" oder besser gesagt "frage":
Wenn ich alles Einscanne ordentlich benenne und speicher,
KANN ich dann das Blatt Papier in die Tonne werfen?
Z.b. eine Rechnung von Berlet, neues Notebook 2 Jahre Garantie habe ich gestern eingescannt,
kann ich das Originale wegwerfen und wenn etwas mit dem Notebook ist einfach einen ausdruck
des Scans abgeben?
Was scannt Ihr ein und schmeißt es weg und was nicht? Wo muss man da die Linie ziehen?
Um jede Hilfe dankbar.
Marius
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Ausgedruckt am: 22.11.2024 um 20:11 Uhr
7 Kommentare
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Ich würde nur wegwerfen, was nicht unbedingt tragische Auswirkungen haben kann (in Form eines finanziellen Verlustes oder rechtlichen Anspruchs). Rechnungen über kleinere Beträge z.B. , ich bin auch schon mit ner ausgedruckten TV Rechnung durchgekommen.
Das Finanzamt will aber z.B. in einigen Fällen Originale sehen...
Aber amtliches, Verträge, Banksachen etc. würde ich hübsch im Original aufheben, v.a. und erst recht, wenn du nicht revisionssicher speichern kannst.
Und klar, Papier brennt gut, aber der Speicherort sollte auch gut gewählt und vernünftig gesichert sein, deine "ich scan es mal schnell ein und hau es ordentlich benannt auf meine Platte" hört sich nach einem System an, das in meinen Augen von vornerein zum scheitern verurteilt ist ;).
Gute Software ist hier das A und O (und meist nicht billig), sonst durchsuchst du deine Platte analog zu deinem früheren Ordner und hast im Endeffekt keinen Gewinn.
Das Finanzamt will aber z.B. in einigen Fällen Originale sehen...
Aber amtliches, Verträge, Banksachen etc. würde ich hübsch im Original aufheben, v.a. und erst recht, wenn du nicht revisionssicher speichern kannst.
Und klar, Papier brennt gut, aber der Speicherort sollte auch gut gewählt und vernünftig gesichert sein, deine "ich scan es mal schnell ein und hau es ordentlich benannt auf meine Platte" hört sich nach einem System an, das in meinen Augen von vornerein zum scheitern verurteilt ist ;).
Gute Software ist hier das A und O (und meist nicht billig), sonst durchsuchst du deine Platte analog zu deinem früheren Ordner und hast im Endeffekt keinen Gewinn.
Erste Frage: Reden wir hier von Privat oder Gewerblich.
Privat scanne ich alles ein und sortiere das dann in meine Ordner (und diese Daten werden regelmäßig gesichert). Dabei ist es egal ob jetzt ne Rechnung, ne Lohnabrechnung oder was auch immer. Das Original kommt dann auf einen großen Papierstapel im Schrank -> d.h. selbst wenn die Daten mal alle gelöscht werden dann könnte ich mir das alles neu einscannen. Wäre eben nur viel Arbeit und dann sortieren... Ob man die Ordner jetzt ins Mailsystem packt oder auf Festplatte ist dann noch ne andere Frage - ich hab das gern getrennt...
Bei Gewerblich sieht es etwas anders aus. Da hast du aufbewahrungspflichten und musst alle möglichen Vorschriften beim Speichern beachten.
Das Papier würde ich jedoch nie einfach wegwerfen -> denn wenn was ist dann kann jeder Händler die Original-Rechnung fordern (sonst könntest du ja einfach mit ner Kopie hingehen und nen Gerät zurückgeben was du woanders gekauft hast... Und das beliebig oft!). Bringt also im dümmsten Fall nur Ärger ein - und wenn das Gerät etwas teurer war dann auch noch einiges an unkosten wenn du pech hast!
Privat scanne ich alles ein und sortiere das dann in meine Ordner (und diese Daten werden regelmäßig gesichert). Dabei ist es egal ob jetzt ne Rechnung, ne Lohnabrechnung oder was auch immer. Das Original kommt dann auf einen großen Papierstapel im Schrank -> d.h. selbst wenn die Daten mal alle gelöscht werden dann könnte ich mir das alles neu einscannen. Wäre eben nur viel Arbeit und dann sortieren... Ob man die Ordner jetzt ins Mailsystem packt oder auf Festplatte ist dann noch ne andere Frage - ich hab das gern getrennt...
Bei Gewerblich sieht es etwas anders aus. Da hast du aufbewahrungspflichten und musst alle möglichen Vorschriften beim Speichern beachten.
Das Papier würde ich jedoch nie einfach wegwerfen -> denn wenn was ist dann kann jeder Händler die Original-Rechnung fordern (sonst könntest du ja einfach mit ner Kopie hingehen und nen Gerät zurückgeben was du woanders gekauft hast... Und das beliebig oft!). Bringt also im dümmsten Fall nur Ärger ein - und wenn das Gerät etwas teurer war dann auch noch einiges an unkosten wenn du pech hast!
Zitat von @Marius85:
Hallo zusammen,
jeder kennt das Problem, der Postkasten ist voll, Post wird aufgemacht und in die Ablage gelegt.
Sobald die Ablage so voll ist, dass man dahin verstecken spielen kann, fängt man an und ordnet alles
und heftet es ab.
das sind immer die firmen wo der geschäftsführer in den bau geht wegen insolvenzverschleppung (unwissenheit schützt vor strafe nicht)Hallo zusammen,
jeder kennt das Problem, der Postkasten ist voll, Post wird aufgemacht und in die Ablage gelegt.
Sobald die Ablage so voll ist, dass man dahin verstecken spielen kann, fängt man an und ordnet alles
und heftet es ab.
Das nervt und kostet Zeit.
Dazu kommt, wenn wir etwas suchen, finden wir es eh nicht wieder in unseren zick 1000 Ordnern die
in unserem Schrank stehen.
dann solltet ihr euch mal über euer ablagesystem gedanken machen, das MUSS funktioinieren bevor ihr irgendwas digital machtin unserem Schrank stehen.
Nun meine "Idee" oder besser gesagt "frage":
Wenn ich alles Einscanne ordentlich benenne und speicher,
KANN ich dann das Blatt Papier in die Tonne werfen?
NEINZ.b. eine Rechnung von Berlet, neues Notebook 2 Jahre Garantie habe ich gestern eingescannt,
kann ich das Originale wegwerfen und wenn etwas mit dem Notebook ist einfach einen ausdruck
des Scans abgeben?
Was scannt Ihr ein und schmeißt es weg und was nicht? Wo muss man da die Linie ziehen?
Um jede Hilfe dankbar.
Marius
Also:
1) Du gehst ziemlich naiv an die Sache ran
2) wenn Ihr zigtausend Ordner habt seid Ihr keine kleine Firma, oder?
3) Frag doch mal den Steuerberater was er von der Idee hält, der wird Dir dann ein bischen was dazu erzählen. Warum Steuerberater und nicht IT? Frag ihn einfach ....
Wir reden hier von Privat .... 
Wie oben schon geschrieben, es ist Privat für mich zuhause.
Moin,
ich praktiziere das schon seit Jahren so wie Du es planst. Jedes einkommende Poststück wird mit einer Nummer versehen, durch den Scanner gejagt und anschließend in Ordnern abgelegt.
Die Ordner habe ich ich passend zum jeweilgen Vorgang benannt. Z. B. Hauptordner Blabla-Versicherung. Darin wiederum gibt es zwei Unterordner, Posteingang und Postausgang. In den Ordner Posteingang wandern die hier ankommenden Schriftstücke, in den Ordner Postausgang die von mir verfasste Post. Die jeweiligen Originale wandern in einen Ablageordner, der ebenfalls eine Struktur aufweist. Einmal wöchentlich wird mein persönliches DMS gesichert und gut ist.
Gruß
ich praktiziere das schon seit Jahren so wie Du es planst. Jedes einkommende Poststück wird mit einer Nummer versehen, durch den Scanner gejagt und anschließend in Ordnern abgelegt.
Die Ordner habe ich ich passend zum jeweilgen Vorgang benannt. Z. B. Hauptordner Blabla-Versicherung. Darin wiederum gibt es zwei Unterordner, Posteingang und Postausgang. In den Ordner Posteingang wandern die hier ankommenden Schriftstücke, in den Ordner Postausgang die von mir verfasste Post. Die jeweiligen Originale wandern in einen Ablageordner, der ebenfalls eine Struktur aufweist. Einmal wöchentlich wird mein persönliches DMS gesichert und gut ist.
Gruß
