18.07.2025
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0Fragen zu SharePoint
Hallo Community,
wir schauen uns gerade SharePoint Online an und erwägen ggf. von einem MS Fileserver zu migrieren.
Für uns ist allerdings ziemlich unklar, wie wir vernünftig die bereichsübergreifenden Freigaben organisieren.
Die Idee ist, eine einfache Rootstruktur aufzubauen. (Vertrieb, IT, Marketing usw.) und den Abteilungschefs erhöhte Berechtigungen zu geben. Diese können im Anschluss beliebig ihre Filestruktur unter Dokumente in der Site aufbauen.
Wie habt ihr aber die übergreifenden Freigaben organisiert? Bspw. ein Gemeinschaftsordner IT u. Marketing?
Wir überlegen, dies bspw. nur noch über Teamsgruppen zu organisieren und dies dann entsprechend ausschließlich über ein IT Ticket.
Tür ein paar Tipps wäre ich sehr dankbar.
Viele Grüße
wir schauen uns gerade SharePoint Online an und erwägen ggf. von einem MS Fileserver zu migrieren.
Für uns ist allerdings ziemlich unklar, wie wir vernünftig die bereichsübergreifenden Freigaben organisieren.
Die Idee ist, eine einfache Rootstruktur aufzubauen. (Vertrieb, IT, Marketing usw.) und den Abteilungschefs erhöhte Berechtigungen zu geben. Diese können im Anschluss beliebig ihre Filestruktur unter Dokumente in der Site aufbauen.
Wie habt ihr aber die übergreifenden Freigaben organisiert? Bspw. ein Gemeinschaftsordner IT u. Marketing?
Wir überlegen, dies bspw. nur noch über Teamsgruppen zu organisieren und dies dann entsprechend ausschließlich über ein IT Ticket.
Tür ein paar Tipps wäre ich sehr dankbar.
Viele Grüße
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Ausgedruckt am: 18.07.2025 um 14:07 Uhr
4 Kommentare
Neuester Kommentar
Hi,
Sharepoint ist nicht wirklich für die Ablage in einer Struktur wie auf einem Fileserver gemacht.
Es geht zwar, aber die Berechtigungen zu verwalten ist "Blöd".
Der von Sharepoint gedachte Ansatz und die darauf ausgerichtete Umsetzung ist die Eigenverwaltung von einzelen Teams / Projekten.
DH. Der Projektowner definiert die Berechtigungen.
So ist ja auch Teams aufgebaut. Jemand legt ein Team an und läd Leute dazu ein.
Im Hintergrund wird dann automatisch eine Gruppe und Team-Email erstellt.
Auch wird für dieses Team ein Sharepointbereich angelegt wo dann alle Datein des Teams landen.
So ungefähr wünscht sich das MS, auch schon lange bei Sharepoint.
Sharepoint ist nicht wirklich für die Ablage in einer Struktur wie auf einem Fileserver gemacht.
Es geht zwar, aber die Berechtigungen zu verwalten ist "Blöd".
Der von Sharepoint gedachte Ansatz und die darauf ausgerichtete Umsetzung ist die Eigenverwaltung von einzelen Teams / Projekten.
DH. Der Projektowner definiert die Berechtigungen.
So ist ja auch Teams aufgebaut. Jemand legt ein Team an und läd Leute dazu ein.
Im Hintergrund wird dann automatisch eine Gruppe und Team-Email erstellt.
Auch wird für dieses Team ein Sharepointbereich angelegt wo dann alle Datein des Teams landen.
So ungefähr wünscht sich das MS, auch schon lange bei Sharepoint.
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Moin,
das ist eine einfache Frage von Dir zu erst viele Antworten gibt.
Dazu kommt, dass die Konsequenzen so weitreichend sind.
Es gibt viele Projekte wo man nach 4 Wochen oder 4 Monates alles wegwirft und neu anfängt.
Meist weil
A) Sich der Kunde zu wenig Gedanken darüber gemacht hat
B) Der Kunde gar nicht weiß welche der vielen Arten die beste für ihn ist.
Empfehlung: Erstellt einmal ein Test-Sharepoint für eine Abteilung.
Die Abteilung soll ein paar typischen Arbeitsweisen dokumentiere die man man dann zusammen nachvollzieht. Dann sieht man am besten ob das passt oder nicht.
Dazu sollte jedes Sharepoint eine Mini-Doku bekommen
Wo soll was in welchen Verzeichnissen mit welchen Dateinamen hin.
Und wo findet man was wenn man fachfremd ist.
Es gibt viele gute Videos auf YT (youtube.com/@buerokaizendigital) und Udemy (udemy.com/courses/search/?src=ukw&q=sharepoint).
Es gibt Personen in Firmen die sich ausschliesslich damit beschäftigen so etwas zu designen.
Stefan
das ist eine einfache Frage von Dir zu erst viele Antworten gibt.
Dazu kommt, dass die Konsequenzen so weitreichend sind.
Es gibt viele Projekte wo man nach 4 Wochen oder 4 Monates alles wegwirft und neu anfängt.
Meist weil
A) Sich der Kunde zu wenig Gedanken darüber gemacht hat
B) Der Kunde gar nicht weiß welche der vielen Arten die beste für ihn ist.
Empfehlung: Erstellt einmal ein Test-Sharepoint für eine Abteilung.
Die Abteilung soll ein paar typischen Arbeitsweisen dokumentiere die man man dann zusammen nachvollzieht. Dann sieht man am besten ob das passt oder nicht.
Dazu sollte jedes Sharepoint eine Mini-Doku bekommen
Wo soll was in welchen Verzeichnissen mit welchen Dateinamen hin.
Und wo findet man was wenn man fachfremd ist.
Es gibt viele gute Videos auf YT (youtube.com/@buerokaizendigital) und Udemy (udemy.com/courses/search/?src=ukw&q=sharepoint).
Es gibt Personen in Firmen die sich ausschliesslich damit beschäftigen so etwas zu designen.
Stefan
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Um die Dateien von den verschiedenen Bereichen einzusortieren macht es am meisten Sinn mit Teams verschiedene Teams zu bilden und die jeweiligen Mitarbeiter entweder als Besitzer oder Mitglied einzufuegen. Dann koennen die Besitzer Kanaele anlegen und darin die Daten reinlegen. Man hat dann lauter kleine Strukturen in denen die Daten verwaltet werden. Die Berechtigungen sind immer Teamsweit anzusehen. Also alle Kanaele werden mit der jeweiligen Teamsberechtigung angelegt.
Vorteil ist dann das einhaengen der einzelnen Kanaele oder Teams ueber den Sharepoint zum direkten arbeiten am PC ohne die Huerde "Ins teams lupfen". Im Teams bei den Ordnern "Synchronisierung" verwenden. Die Funktion ins Onedrive einbinden ist nicht sehr bestaendig und die Dateien sind dann im Onedrive wo jeder seine persoenlichen Dateien hat.
Den Allegemein Order sperre ich immer da sonst so viel Plunder darin verschwindet. Uber die Kanaele einfacher zu finden.
Aufpassen mit der Datenmenge und der Versionisierung. Die ist leider auf 100 Kopien standardmaessig eingestellt. Jeder Tenant hat 1 TB und pro User nochmal 25GB Platz.
Ansonsten ist der Ansatz fuer Aussendienstler ganz gelungen.
Vorteil ist dann das einhaengen der einzelnen Kanaele oder Teams ueber den Sharepoint zum direkten arbeiten am PC ohne die Huerde "Ins teams lupfen". Im Teams bei den Ordnern "Synchronisierung" verwenden. Die Funktion ins Onedrive einbinden ist nicht sehr bestaendig und die Dateien sind dann im Onedrive wo jeder seine persoenlichen Dateien hat.
Den Allegemein Order sperre ich immer da sonst so viel Plunder darin verschwindet. Uber die Kanaele einfacher zu finden.
Aufpassen mit der Datenmenge und der Versionisierung. Die ist leider auf 100 Kopien standardmaessig eingestellt. Jeder Tenant hat 1 TB und pro User nochmal 25GB Platz.
Ansonsten ist der Ansatz fuer Aussendienstler ganz gelungen.
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An Deiner / Eurer Stelle würde ich ALS ERSTES mal klären,
Eine Dateiablage (Fileserver) und Sharepoint sind zwei verschiedene Ansätze / Dinge.
Ich habe schon etliche Unternehmen untergehen sehen, weil Sie der Meinung waren mittels Sharepoint kann man den Fileserver ablösen. - Von der Verwaltung solcher Konstrukte abgesehen. Vile Unternehmen sind wieder zurück zum klassischen Fileserver, weil einfach die Berechtigungsverwaltung, sowie das permanente aus- und einchecken von Officedokumenten für die Bearbeitung zu umständlich war.
Ich sehe es grade bei uns mit Altlassian Confluence. Die Geschäftsführung hat entschieden dieses als Standarddokumentationswerkzeug (Tool) zu definieren.
Die Dokumentationen sind zu 80 immer noch grottig, auch wenn es Templates gibt. Viele Kolleginnen und Kollegen finden es zu kompliziert / zu aufgeblasen und zu arbeitsaufwändig.
Ich komme aus dem Großrechenzentrumsbereich, wo sorgfältige Dokumentationen Pflicht sind! Auch wegen der Revision.
Und die Berechtigungen in Confluence ähnlich wie bei Fileservern einzurichten ist enorm aufwendig und schwierig. Ja doch, das geht. Grade bei komplizierten und verschachtelten Berehtigungsstrukturen.
Gruss Penny.
- Was ist Sharepoint?
- Wozu nutzt man Sharepoint?
Eine Dateiablage (Fileserver) und Sharepoint sind zwei verschiedene Ansätze / Dinge.
Ich habe schon etliche Unternehmen untergehen sehen, weil Sie der Meinung waren mittels Sharepoint kann man den Fileserver ablösen. - Von der Verwaltung solcher Konstrukte abgesehen. Vile Unternehmen sind wieder zurück zum klassischen Fileserver, weil einfach die Berechtigungsverwaltung, sowie das permanente aus- und einchecken von Officedokumenten für die Bearbeitung zu umständlich war.
Ich sehe es grade bei uns mit Altlassian Confluence. Die Geschäftsführung hat entschieden dieses als Standarddokumentationswerkzeug (Tool) zu definieren.
Die Dokumentationen sind zu 80 immer noch grottig, auch wenn es Templates gibt. Viele Kolleginnen und Kollegen finden es zu kompliziert / zu aufgeblasen und zu arbeitsaufwändig.
Ich komme aus dem Großrechenzentrumsbereich, wo sorgfältige Dokumentationen Pflicht sind! Auch wegen der Revision.
Und die Berechtigungen in Confluence ähnlich wie bei Fileservern einzurichten ist enorm aufwendig und schwierig. Ja doch, das geht. Grade bei komplizierten und verschachtelten Berehtigungsstrukturen.
Gruss Penny.
