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Dokumentationsmanagement
Hallo Kollegen und Mitstreiter,
ich habe an dieser Stelle mal eine etwas speziellere Frage und muss evtl. hierzu etwas ausholen.
Ich arbeite in einem mIttelständischen Systemhaus mit ~80 Angestellten an fünf Standorten in Deutschland. Meine Kollegen und ich gliedern uns in fünf Bereiche (IT, Medientechnik, Netzwerk/Infrastruktur aktiv, Netzwerk/Infrastruktur passiv, Entwicklung).
Jeder von uns, der im Kundenkontakt steht, erstellt auch mal eine Dokumentation, bzw. greift auf diese zu.
Aus der Historie heraus werden Dokumentationen bei uns in einem Wiki, an zwei Freigaben auf dem Fileserver, im Ticketsystem, teilw. in der Warenwirtschaft (Wartungs-/Serviceverträge) und (wahrscheinlich) noch bei jedem Benutzer lokal gespeichert.
Dieses "Dilema" führt - logischerweise - dazu, dass niemand wirklich den aktuellen Stand kennt und - in meinem Fall - dass sich ein Kunde über einen alten Dokumentationsstand beschwert.
Aufgrund der unterschiedlichen Bereiche im Unternehmen haben wir auch für Kunden unterschiedliche Dokumentationen, bspw. Gebäude-/Raumpläne, Word-/Excel-/Visio-Dokumente, Configs, etc.
Da ich auf dieses "Dilema" und den damit verbundenen Aufwand keine Lust habe, möchte ich gerne einen zentralen Speicherort und eine Vereinheitlichung finden.
In diesem Zusammenhang habe ich an eine SharePoint-Umgebung gedacht, da man hier Dokumente inkl. Versionierung verwalten kann, weiß aber nicht, ob das die ideale Lösung ist. Vllt. kann man in diese Richtung auch das bestehende Wiki ausbauen!?
Ich bin mir natürlich auch bewusst, dass ein Umdenken in den Köpfen angestrebt werden muss, was - vermutlich - die größere Hürde sein wird.
Meine Fragen daher an euch:
Wie handhabt ihr das Thema Dokumentationsmanagement?
Habt/Hattet ihr ähnliche Probleme?
Gibt es konkrete Lösungen zu dem Thema?
Gruß
Manuel
ich habe an dieser Stelle mal eine etwas speziellere Frage und muss evtl. hierzu etwas ausholen.
Ich arbeite in einem mIttelständischen Systemhaus mit ~80 Angestellten an fünf Standorten in Deutschland. Meine Kollegen und ich gliedern uns in fünf Bereiche (IT, Medientechnik, Netzwerk/Infrastruktur aktiv, Netzwerk/Infrastruktur passiv, Entwicklung).
Jeder von uns, der im Kundenkontakt steht, erstellt auch mal eine Dokumentation, bzw. greift auf diese zu.
Aus der Historie heraus werden Dokumentationen bei uns in einem Wiki, an zwei Freigaben auf dem Fileserver, im Ticketsystem, teilw. in der Warenwirtschaft (Wartungs-/Serviceverträge) und (wahrscheinlich) noch bei jedem Benutzer lokal gespeichert.
Dieses "Dilema" führt - logischerweise - dazu, dass niemand wirklich den aktuellen Stand kennt und - in meinem Fall - dass sich ein Kunde über einen alten Dokumentationsstand beschwert.
Aufgrund der unterschiedlichen Bereiche im Unternehmen haben wir auch für Kunden unterschiedliche Dokumentationen, bspw. Gebäude-/Raumpläne, Word-/Excel-/Visio-Dokumente, Configs, etc.
Da ich auf dieses "Dilema" und den damit verbundenen Aufwand keine Lust habe, möchte ich gerne einen zentralen Speicherort und eine Vereinheitlichung finden.
In diesem Zusammenhang habe ich an eine SharePoint-Umgebung gedacht, da man hier Dokumente inkl. Versionierung verwalten kann, weiß aber nicht, ob das die ideale Lösung ist. Vllt. kann man in diese Richtung auch das bestehende Wiki ausbauen!?
Ich bin mir natürlich auch bewusst, dass ein Umdenken in den Köpfen angestrebt werden muss, was - vermutlich - die größere Hürde sein wird.
Meine Fragen daher an euch:
Wie handhabt ihr das Thema Dokumentationsmanagement?
Habt/Hattet ihr ähnliche Probleme?
Gibt es konkrete Lösungen zu dem Thema?
Gruß
Manuel
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Ausgedruckt am: 22.11.2024 um 10:11 Uhr
5 Kommentare
Neuester Kommentar
Hi Manuel,
wir benutzen die ECM Software von Optimal Systems inkl. Ticketanbindung. Jeder Mitarbeiter bzw. Bereich hat dort seinen Schrank mit entsprechenden vordefinierten Objekten (KOntakte, Dokumente, Etc.).
Bei Bedarf kann ich noch nähere Infos liefern.
wir benutzen die ECM Software von Optimal Systems inkl. Ticketanbindung. Jeder Mitarbeiter bzw. Bereich hat dort seinen Schrank mit entsprechenden vordefinierten Objekten (KOntakte, Dokumente, Etc.).
Bei Bedarf kann ich noch nähere Infos liefern.
Guten Morgen,
danke für die Info. Ich habe mal meinen Kollegen auf die Software angesetzt.
Wie darf ich die Ticketanbindung verstehen?
Gruß Manuel
danke für die Info. Ich habe mal meinen Kollegen auf die Software angesetzt.
Wie darf ich die Ticketanbindung verstehen?
Gruß Manuel
Das externe Ticketsysteme so konzipiert werden, dass Daten aus der Datenbank geschrieben und gelesen werden.
Ah OK.
Nach einem Gespräch meines Kollegen mit dem Anbieter hat sich die Lösung jedoch aus Kostengründen erledigt.
Nach einem Gespräch meines Kollegen mit dem Anbieter hat sich die Lösung jedoch aus Kostengründen erledigt.
Hi Manuel,
hast Du schon eine Lösung gefunden? Würde mich interessieren.
Ein Kunde von mir ist sehr zufrieden mit OpenProject und nutzt das als App auf UCS.
hast Du schon eine Lösung gefunden? Würde mich interessieren.
Ein Kunde von mir ist sehr zufrieden mit OpenProject und nutzt das als App auf UCS.
