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EX2010: Bestimmte Dateianhänge bei einzelnen Benutzern blockieren?

Mitglied: eastfrisian

eastfrisian (Level 1) - Jetzt verbinden

30.04.2015 um 14:03 Uhr, 973 Aufrufe, 9 Kommentare

hallo!
ist es möglich beim Exchange 2010 gezielt zu verhindern das bestimmte benutzer eine gewisse art von Dateien verschicken(!)?

wir haben so ein paar spezis im haus die noch immer meinen sie müssten ihre fetten pdf-dateien per rundmail an alle rausjagen, statt sie auf einer zentralen ablage zu positionieren. ich weiß nicht genau ob der Exchange schlau genug ist das als "eine Datei" zentral zu speichern, oder tatsächlich jedem Nutzer die Datei einzeln ins Postfach legt, aber auf alle fälle werden die ganzen Daten durch den offline-Cache auf alle Clients synchronisiert. und das geht mir beizeiten wirklich auf den senkel.

in wiefern kann ich da gegensteuern? eingesetzt wird ein normaler Exchange 2010 auf einer 2008r2 Maschine. es betrifft nur folgendes Scenario:

zwei interne benutzer schicken allen anderen internen benutzern pdf-dateien

einzig das senden dieser Dateien will ich für diese beiden Nutzer blockieren. nicht den empfang von pdf-dateien im allgemeinen.

viele grüße

Mitglied: departure69
30.04.2015 um 15:13 Uhr
Hallo.

Eine Lösung habe ich nicht für Dich, jedoch kann ich Dir eine Deiner Fragen beantworten, nämlich, ob Exchange gleiche Anhänge, die an versch. User versendet wurden, zentral nur einmalig ablegt: Leider nein. Exchange hat zwar ein Sofort-Archivierungssystem, doch eine Deduplizierung für Mails oder Anhänge oder beides gibt es seit Exch. 2010 leider nicht mehr, jede PDF belegt also die volle Größe, die die PDF hat, in jedem Empfängerpostfach.

Ob Du Deinen 2 Kandidaten mittels Exchange 2010 den Versand von PDF-Anhängen unterbinden kannst, weiß ich leider auch nicht, allerdings solltest Du dabei auch bedenken, daß Du den beiden dann, falls das überhaupt möglich ist, wahrscheinlich auch den generellen Versand von PDF-Anhängen unterbindest, nicht nur nach intern, sondern auch nach extern, und damit werden die vermutlich nicht klarkommen und kräftig meckern.

Falls Dein Anliegen technisch nicht zu lösen ist, würde ich die beiden User mal zum pers. Gespräch bitten und Ihnen klarmachen, daß Sie die PDFs im zentralen gemeinsamen Dateiverzeichnis ablegen sollen, die Mail mit dem Hinweis auf den Ablageort können die dann ja immer noch an alle schicken ("Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, die Speisekarte unserer Kantine für diese Woche finden Sie unter M:\speisekarten\23.KW\Speisekarte.pdf").

Das nennt man Usererziehung, und mit entsprechend ernsten Worten und gleichsam ernstem Blick werden die das schon kapieren. Andernfalls Vorgesetzte einschalten und darauf hinweisen, daß das Userverhalten die Performance gefährdet und das Backup sprengt.


Viele Grüße

von

departure69
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Mitglied: eastfrisian
30.04.2015, aktualisiert um 15:28 Uhr
hey!

vielen dank für die antwort!

leider klappt das mit der Erziehung nicht. ich renne da schon ein halbe jahr hinterher und habe erst vergangene Woche Gespräche geführt und nochmal in schriftlicher form den "alternativen weg" dargelegt.

im schnitt wird zwei mal pro Woche ein Volumen von etwa 10 - 20mb an etwa fünzig user geschickt. man kann sich ja leicht ausrechnen wohin das führt. da die unterlagen auch nicht ganz unwichtig sind, werden diese auch bei den benutzern nicht gelöscht.
der Server auf dem die maildatenbank liegt ist bei den beiden auch als netzlaufwerk verbunden. der speicherplatzbalken ist seit Wochen nur noch rot. die sind sogar so dreist und erzählen mir ich müsse mal etwas aufräumen damit sie in ruhe arbeiten können.

bei einem der beiden kollegen (dem hauptversender) habe ich sowieso das gefühl das er mir einen sack kartoffeln mitbringen würde, wenn ich ihn darum bitten würde mir ein paket äpfel zu holen. daher muss ich das einfach irgendwie unterbinden. wenn sie dann auch keine pdf mehr nach außen verschicken können ist das eben so. vielleicht lernen sie es dann. spricht ja nichts dagegen die sperre nach ein paar tagen der radikalerziehung wieder aufzuheben.
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Mitglied: GuentherH
30.04.2015 um 15:43 Uhr
Hallo zusammen.

doch eine Deduplizierung für Mails oder Anhänge oder beides gibt es seit Exch. 2010 leider nicht mehr

Gibt es glaube ich seit Exchange 2007 nicht mehr. Bringt aber mehr Vorteile als Nachteile. Es kostete beim Echange 2003 sehr viel Performance und über Datenbanken hinweg hat es sowieso nicht funktioniert.

und das geht mir beizeiten wirklich auf den senkel.

Warum fühlen sich eigentlich Admins immer persönlich angegriffen, wenn die User sich nicht so verhalten, wie sich der "Admin" dies vorstellt.

Hast du den Exchange gekauft? Musst du aus deiner Tasche die Festplattenerweiterung bezahlen? Ich tippe eher auf nein.

Also wenn es wirklich Probleme macht, dann ein Gespräch mit der Geschäftsleitung und eine allgemeine Regel erstellt. Wenn dies nicht möglich ist, dann eben neuen Festplattenspeicher anfordern.

Eine zusätzliche Software, wenn es sowas überhaupt gibt inkl. Installations- und Konfigurationsarbeiten des Admin kostet sicher mehr, als die Festplattenerweiterung.

LG Günther
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Mitglied: departure69
30.04.2015 um 16:50 Uhr
Zitat von eastfrisian:

hey!

vielen dank für die antwort!

Gerne.

leider klappt das mit der Erziehung nicht. ich renne da schon ein halbe jahr hinterher und habe erst vergangene Woche
Gespräche geführt und nochmal in schriftlicher form den "alternativen weg" dargelegt.

Schade. Ich würde mal richtig laut werden, letztlich gefährdet das ja auch Deine Arbeit, die Technik, für deren "Wohlbefinden" Du zuständig bist, und letztlich Deinen Ruf und Deine Reputation.


im schnitt wird zwei mal pro Woche ein Volumen von etwa 10 - 20mb an etwa fünzig user geschickt. man kann sich ja leicht
ausrechnen wohin das führt. da die unterlagen auch nicht ganz unwichtig sind, werden diese auch bei den benutzern nicht gelöscht

Nur dadurch eine Steigerung von 2 GB pro Woche ist in der Tat heftig, stimmt.

der Server auf dem die maildatenbank liegt ist bei den beiden auch als netzlaufwerk verbunden. der speicherplatzbalken ist seit
Wochen nur noch rot. die sind sogar so dreist und erzählen mir ich müsse mal etwas aufräumen damit sie in ruhe
arbeiten können

Hast Du da die User-Homes oder irgendwelche zentralen User-Shares mit drauf, oder warum haben die Netzlaufwerkzugriff auf eine Freigabe, die sich auf einer Platte/Partition befindet, auf der auch die Exch-DB liegt? Falls ja, ist das zwar nicht unbedingt toll gelöst, aber dann ist es halt so. Falls nein, frage ich mich, wie's zu sowas kommen kann. Die haben da nix verloren!


bei einem der beiden kollegen (dem hauptversender) habe ich sowieso das gefühl das er mir einen sack kartoffeln mitbringen
würde, wenn ich ihn darum bitten würde mir ein paket äpfel zu holen.

Ja, solche Leute gibt es. Leider. Dann sind meist auch dieselben, die uns Admins erklären, wie toll und einfach das bei Ihnen zu Hause mit der EDV so läuft und wissen wollen, warum in der Firma alles so streng und kompliziert ist und Dir noch erklären wollen, wie Du Deine Arbeit zu machen hast.



Viele Grüße

von

departure69
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Mitglied: eastfrisian
30.04.2015 um 16:57 Uhr
nein, die freigabe geht nicht auf die Exchange Datenbank. aber die Datenbank liegt auf der gleichen Partition wie die freigabe.
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Mitglied: eastfrisian
30.04.2015, aktualisiert um 17:03 Uhr
was ist denn das für eine antwort?

"ich bin angestellter, also hau ich Geld zum fenster raus weils mich ja eh nix kostet. Firma zahlt ja" ???

ich fühle mich nicht im geringsten persönlich angegriffen. ich sehe aber schlichtweg nicht meinen Chef mit neuen Festplatten auf die nerven zu gehen wenn das Problem durch eine simple arbeitsumstellung zu lösen wäre. die info vom Chef an die entsprechenden leute gab es im übrigen schon. also entweder drastische Maßnahme oder Abmahnung. letzteres wäre für ein paar pdf-files wohl etwas hart.

ich meine, wir reden hier von 1-2gb die Woche. ich weiß nicht wie bei euch die Exchange Datenbanken aussehen aber nur weil jemand zu faul ist seine Datei in eine freigabe zu legen muss ich nicht pro jahr 300 bis 600 gb verzichten. wohlgemerkt nettokapazität. jedem hier ist klar was ich für 1tb freiem speicher bei raid 1-0 mit hot spare und vernünftigem Backupkapazitäten im Hintergrund ausgeben müsste. das ist nicht einfach nur "neue Festplatte rein und gut". und daher regt mich diese Inkonsequenz dieser Mitarbeiter schon auf. angegriffen fühle ich mich nicht. aber es regt mich auf.
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Mitglied: GuentherH
30.04.2015 um 22:18 Uhr
was ist denn das für eine antwort?

So wie ich es aus der Realität kenne. Viele Admins fühlen sich persönlich auf den Schlips getreten, wenn sich die User nicht so verhalten wie er es sich vorstellt. Ich wollte nur damit aufzeigen, dass es nicht nötig ist derartige Dinge persönlich zu nehmen, sondern den Ball mit korrekten Informationen und verständliche Argumenten inkl. den Kosten z.B. für notwendige Erweiterungen an die zuständigen Personen weiterzuspielen.

ich sehe aber schlichtweg nicht meinen Chef mit neuen Festplatten auf die nerven zu gehen wenn das Problem durch eine simple arbeitsumstellung zu lösen wäre

Das ist auch korrekt so, abe informiere den Chef, dass die Arbeitsumstellung nicht eingehalten wird.

die info vom Chef an die entsprechenden leute gab es im übrigen schon

Vor allem, wenn das Problem schon abgeklärt wurde.

also entweder drastische Maßnahme oder Abmahnung

Das Problem wurde geklärt, also gibt es einen freundliche letzten Hinweis und dann den Bericht an den Chef. Der entscheidet schlußendlich, Geld für die Erweiterung oder eben ein Gespräch mit den Mitarbeitern.

LG Günther
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Mitglied: lukluk
01.05.2015 um 12:51 Uhr
Hallo,
kann man das nicht über eine Transportregel am Exchange lösen? Oder gibt's die im 2010er nicht mehr? Kenne leider nur den 2007er.
Nach dem Motto: Wenn Mail von Person X & Y geschrieben wird und an einen Verteiler Z geht, dann Fehlermeldung schicken und Mail automatisch löschen.

Grüße
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Mitglied: Dani
01.05.2015 um 14:31 Uhr
Moin,
Also wenn es wirklich Probleme macht, dann ein Gespräch mit der Geschäftsleitung und eine allgemeine Regel erstellt. Wenn dies nicht möglich ist, dann eben neuen Festplattenspeicher anfordern.
Sehe ich genauso. Wir haben außerdem eine maximale Postfachgröße. Somit regelt sich das mit der Zeit von alleine. Wenn das Limit überschritten ist und keine Mails mehr versendet/empfangen werden können, klären das die Kollegen untereinander.


Gruß,
Dani
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