Gemeinsame Kalender von Public Folder ins EXO
Hi,
wir haben die Herausforderung, in den nächsten Monaten hunderte (!) von Kalendern, welches on premise in Public Folders angelegt sind, für die Verwendung ins EXO zu migrieren. Dabei haben wir ein paar Fallstricke:
Nun weiß ich, dass es verschiedene Anbieter gibt, welche Tools speziell für die Migration haben. Meine Frage bezieht sich eigentlich mehr auf die Zeit danach.
Nach meinem Kenntnisstand gilt:
Das sind noch mehr Sachen, welche mir im Moment nicht alle einfallen. Wir wollen uns die nächsten Tage eine Matrix erarbeiten, mit den möglichen Lösungsansätzen, den Voraussetzungen dafür, deren Vor- und Nachteile, usw.
M365-Gruppen mit Kalendern scheinen z.B. von vorn herein nicht infrage zu kommen, weil man da die Berechtigungen nicht abstufen kann.
Hat jemand von Euch ähnliche Anforderungen und wie habt Ihr das gelöst?
E.
wir haben die Herausforderung, in den nächsten Monaten hunderte (!) von Kalendern, welches on premise in Public Folders angelegt sind, für die Verwendung ins EXO zu migrieren. Dabei haben wir ein paar Fallstricke:
- viele Benutzer haben nur F3 Lizenzen, also kein Outlook Desktop sondern nur Outlook Web verfügbar
- die Berechtigungen für diese Kalender sind feingranular vergeben, über Gruppen
- es werden nicht alle Postfächer eines Kunden gleichzeitig ins EXO ziehen, es muss also zwischenzeitlich aus beiden Umgebungen der Zugriff auf diese Kalender möglich sein
Nun weiß ich, dass es verschiedene Anbieter gibt, welche Tools speziell für die Migration haben. Meine Frage bezieht sich eigentlich mehr auf die Zeit danach.
Nach meinem Kenntnisstand gilt:
- Zusätzliche Postfächer werden nur dann automatisch im Outlook angezeigt, wenn der Benutzer dort Vollzugriff hat. Und das sogar nur, wenn direkt berechtigt, nicht über Gruppen.
- Das einfache, manuelle "Kalender hinzufügen" im Outlook Web funktioniert nur mit dem Standardkalender eines Postfachs, nicht mit anderen Kalendern in diesem Postfach.
- Man kann zwar im Outlook Desktop andere Kalender als Favoriten kennzeichnen und diese werden dann auch im Outlook Web unter Favoriten gelistet. Aber ein Benutzer mit einer F3-Lizenz kann kein Outlook Desktop starten, um sich das einmalig einzurichten.
Das sind noch mehr Sachen, welche mir im Moment nicht alle einfallen. Wir wollen uns die nächsten Tage eine Matrix erarbeiten, mit den möglichen Lösungsansätzen, den Voraussetzungen dafür, deren Vor- und Nachteile, usw.
M365-Gruppen mit Kalendern scheinen z.B. von vorn herein nicht infrage zu kommen, weil man da die Berechtigungen nicht abstufen kann.
Hat jemand von Euch ähnliche Anforderungen und wie habt Ihr das gelöst?
E.
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Ausgedruckt am: 30.06.2025 um 19:06 Uhr
15 Kommentare
Neuester Kommentar
Moin,
Vorweg: selbst habe ich diesen Prozess (in dem Umfang) noch nicht machen dürfen...
Als Idee: denkbar wäre es doch sicherlich, zunächst alles auf dem OnPrem EX in eine SharedMailbox zu transferieren - die braucht es ja spätestens, wenn es on EXO landet, da der EXO keine PubFolders kennt. Von dort dann später in den EXO migrieren.
Hier eine, zugegeben sehr grobe, Hilfe diesbezüglich:
Mit einer Testmailbox kann man es ja mal probieren, insbesondere, wie sich die Rechte verhalten.
WorstCase: im Zweifel die Rechte via Gruppen aufräumen, so nach dem Motto
Und dort dann Zug um Zug die User rein.
Ggf. kann man das auch automatisieren - irgendwie
https://m365scripts.com/exchange-online/get-public-folder-permissions-us ...
Vorweg: selbst habe ich diesen Prozess (in dem Umfang) noch nicht machen dürfen...
Als Idee: denkbar wäre es doch sicherlich, zunächst alles auf dem OnPrem EX in eine SharedMailbox zu transferieren - die braucht es ja spätestens, wenn es on EXO landet, da der EXO keine PubFolders kennt. Von dort dann später in den EXO migrieren.
Hier eine, zugegeben sehr grobe, Hilfe diesbezüglich:
# create new shared mailboxes on O365
Quelle: https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/401308/convert-publi ...- use Outlook to export the items in the public folders to PST files
- use Outlook to import the PST files into the shared mailboxes
Mit einer Testmailbox kann man es ja mal probieren, insbesondere, wie sich die Rechte verhalten.
WorstCase: im Zweifel die Rechte via Gruppen aufräumen, so nach dem Motto
- Kalender_innenDienst_pruefer
- Kalender_innenDienst_berarbeiter
- Kalender_innenDienst_owner
Und dort dann Zug um Zug die User rein.
Ggf. kann man das auch automatisieren - irgendwie
https://m365scripts.com/exchange-online/get-public-folder-permissions-us ...
Interessantes Projekt, ich möchte das nicht machen, du hast mein Beileid. Ich bin mir ziemlich sicher, dass die Benutzer am Ende wenig glücklich über das Ergebnis sein werden, auch wenn ihr gute Arbeit macht.
Habt ihr Alternativen erwogen? Also z.B. weiterhin Exchange on premises oder eine andere Software-Lösung für Kalender?
Habt ihr Alternativen erwogen? Also z.B. weiterhin Exchange on premises oder eine andere Software-Lösung für Kalender?
Ich habe als erstes schnelles Lesen nur rotz 🤮 gelesen. Bis mir dann aufgefallen ist, es ist Prozess gemeint.
Aber ich glaube das trifft es doch irgendwie.
Wer ist denn auf diese Idee gekommen?
Mit welchem Hintergrund?
Was verspricht man sich davon?
Und was ist / wäre(n) die Quintessenz / Folgen, wenn es NICHT so funktioniert wie gedacht?
Weil das sind dann Fragen, bzw. evtl. Konseqquenzen? Weil die IT muss es ausbaden, wenn es NICHT funktioniert!
Gruss Penny.
Aber ich glaube das trifft es doch irgendwie.
Wer ist denn auf diese Idee gekommen?
Mit welchem Hintergrund?
Was verspricht man sich davon?
Und was ist / wäre(n) die Quintessenz / Folgen, wenn es NICHT so funktioniert wie gedacht?
Weil das sind dann Fragen, bzw. evtl. Konseqquenzen? Weil die IT muss es ausbaden, wenn es NICHT funktioniert!
Gruss Penny.
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Moin,
Seit wann denn das? Wir haben bei einem Kunden mehrere Adressbücher in Public Folders liegen und bei einem anderen Kalender, funktioniert (in kleinem Umfang) wunderbar.
Gruß,
Avoton
die braucht es ja spätestens, wenn es on EXO landet, da der EXO keine PubFolders kennt.
Seit wann denn das? Wir haben bei einem Kunden mehrere Adressbücher in Public Folders liegen und bei einem anderen Kalender, funktioniert (in kleinem Umfang) wunderbar.
Gruß,
Avoton
1Zitat von @Avoton:
Moin,
Seit wann denn das? Wir haben bei einem Kunden mehrere Adressbücher in Public Folders liegen und bei einem anderen Kalender, funktioniert (in kleinem Umfang) wunderbar.
Gruß,
Avoton
Moin,
die braucht es ja spätestens, wenn es on EXO landet, da der EXO keine PubFolders kennt.
Seit wann denn das? Wir haben bei einem Kunden mehrere Adressbücher in Public Folders liegen und bei einem anderen Kalender, funktioniert (in kleinem Umfang) wunderbar.
Gruß,
Avoton
Ohh, du hast recht.
Irgendwie hatte ich in Erinnerung, dass MS die PubFolders mit M365 hat sterben lassen…
ABER: es gibt dennoch eine Einschränkung diesbezüglich, wie ich gerade las:
https://techcommunity.microsoft.com/blog/exchange/retirement-of-exchange ...
Es bietet sich also weiterhin an, zu SharedMailboxen zu migrieren.
Spannend bleibt aber nachvollziehbar der Zugriff via M365 und OnPrem.
Müsste man mal testen, ob SharedMailboxen, die im onPrem liegen, auch via M365-Postfächer im Zugriff sein können…
Danke erstmal für den Input. Ich sehe, ganz so bescheuert bin ich dann doch nicht ...
Warum das Ganze:
Wir werden ausbaden müssen:
Alternativen:
Weiterhin Public Folders:
Viele Kalender in nur einer Mailbox:
Warum das Ganze:
- Kozernvorgabe
Wir werden ausbaden müssen:
- Ja, das wissen wir, aber wir tragen derzeit diese erwähnte Matrix zusammen: Lösungsansätze und deren Konsequenzen. Entscheiden tun das dann andere. Danach kann uns das fast egal sein.
Alternativen:
- Nachgedacht und etwas recherchiert - ja. Aber der Plan (Vorgabe) ist ja: Alles ins M365. Von daher müssten also diese Alternativen von Drittanbietern "Aufsätze" für M365 sein und keine eigenen Lösungen. Sprich irgendwelche Apps, welche zwar auch auf EXO zugreifen, es aber in der GUI besser machen. Denn sonst haben wir u.U. die nächste Cloud am Hals und M365 dient da nur für SSO.
Weiterhin Public Folders:
- Da war ich auch schon. Aber mein Kollege (unser Exchange Häuptling), für welchen ich hier mal stellvertretend diese Frage platziert habe, ist auch schon am Rudern und alle externen Experten haben uns auch nur genau das eine sagen können: Shared Mailbox oder Ressource Mailbox.
Viele Kalender in nur einer Mailbox:
- Nicht praktikabel wegen des Einsatz von F3 Lizenzen.
Hallo zusammen,
ich bin der genannte "Exchange Häuptling"
Ja wir haben sehr viele Kunden und in den PublicFolder hunderte Kalender erstellt und mittels e-mail aktivierten Sicherheitsgruppen berechtigt. Das funktioniert soweit auch ganz gut da es nicht viel Aufwand ist und die (OnPrem) PublicFolder sind auch für die bereits migrierten Exchange Online Benutzer aus der Cloud (remote) zugreifbar.
Nur gibt es jetzt den ersten großen Kunden der in die Cloud migriert wird und hier aus Kostengründen einen Teil der Belegschaft nur mit einer F3 (FrontEnd) Lizenz ausstattet. Diese F3 Lizenzen beinhalten aber nicht den Zugriff auf die PublicFolder und hier haben wir jetzt das Problem oder wie Vorgesetzte gerne sagen "eine Herausforderung".
Klar kann man jetzt pro gewünschten Kalender eine ShardeMailbox erstellen aber das wären hunderte von denen (bin auch am grübeln ob Ressourcen Postfächer besser wären).
Eine Überlegung wäre pro Abteilung oder Kunde eine SharedMailbox erstellen und dort dann die ganzen Kalender erstellen sowie mit den Zugriffsgruppen berechtigen.
Jetzt muss aber den Benutzern der Lesezugriff auf das Postfach gegeben werden damit Sie es öffnen und dort ihren Kalender als Favorit aktivieren können. Ein Freigabe Link für die jeweiligen Kalender funktioniert auch nicht.
Das Ziel ist es ja auch das die F3 Benutzer in OWA den Kalender aus dem Postfach dann auf einfache Weise einblenden können. Ich habe das Gefühl hier nur mit einer SharedMailbox (oder Ressource) an das Ziel zu gelangen.
MfG Paul
ich bin der genannte "Exchange Häuptling"
Ja wir haben sehr viele Kunden und in den PublicFolder hunderte Kalender erstellt und mittels e-mail aktivierten Sicherheitsgruppen berechtigt. Das funktioniert soweit auch ganz gut da es nicht viel Aufwand ist und die (OnPrem) PublicFolder sind auch für die bereits migrierten Exchange Online Benutzer aus der Cloud (remote) zugreifbar.
Nur gibt es jetzt den ersten großen Kunden der in die Cloud migriert wird und hier aus Kostengründen einen Teil der Belegschaft nur mit einer F3 (FrontEnd) Lizenz ausstattet. Diese F3 Lizenzen beinhalten aber nicht den Zugriff auf die PublicFolder und hier haben wir jetzt das Problem oder wie Vorgesetzte gerne sagen "eine Herausforderung".
Klar kann man jetzt pro gewünschten Kalender eine ShardeMailbox erstellen aber das wären hunderte von denen (bin auch am grübeln ob Ressourcen Postfächer besser wären).
Eine Überlegung wäre pro Abteilung oder Kunde eine SharedMailbox erstellen und dort dann die ganzen Kalender erstellen sowie mit den Zugriffsgruppen berechtigen.
Jetzt muss aber den Benutzern der Lesezugriff auf das Postfach gegeben werden damit Sie es öffnen und dort ihren Kalender als Favorit aktivieren können. Ein Freigabe Link für die jeweiligen Kalender funktioniert auch nicht.
Das Ziel ist es ja auch das die F3 Benutzer in OWA den Kalender aus dem Postfach dann auf einfache Weise einblenden können. Ich habe das Gefühl hier nur mit einer SharedMailbox (oder Ressource) an das Ziel zu gelangen.
MfG Paul
Selbst bei 1:1, also eine Mailbox pro Kalender, damit das im Outlook Web funktioniert, hat man das Problem, dass der Benutzer dann Vollzugriff auf das Postfach braucht, damit das automatisch im Outlook Web erscheint. Sonst muss sich der Benutzer dieses Postfach bzw. den Kalender jedes Mal neu einbinden. Meines Wissens.
Moin,
Kann man bei (Shared) Mailboxes nicht auch einzelne Kalender berechtigen?
Komme gerade an keinen EX(O) dran, um das zu prüfen…
Mal ein Ansatz „weiter vorne“: was steckt prozesstechnisch hinter den Kalendern? Vielleicht kann man deren Erfordernis im Exchange direkt mal „in Frage“ stellen. Womöglich lässt sich der Zweck auch woanders hin verlagern!?
Kann man bei (Shared) Mailboxes nicht auch einzelne Kalender berechtigen?
Komme gerade an keinen EX(O) dran, um das zu prüfen…
Mal ein Ansatz „weiter vorne“: was steckt prozesstechnisch hinter den Kalendern? Vielleicht kann man deren Erfordernis im Exchange direkt mal „in Frage“ stellen. Womöglich lässt sich der Zweck auch woanders hin verlagern!?
Vielleicht bring das etwas :
https://www.frankysweb.de/en/exchange-server-automapping-without-full-ac ...
Zudem: MS empfiehlt seit langem die Puplic folder abzuschaffen und Richtung Shared Mailbox zu gehen.
Wenn man PF nur für Kalender benutzt sollte man spätestens bei einer Migration Richtung ExO diese auf Shared Mailboxen umstellen.
Warum? Ist So ein Gefühl, wir haben es nicht gemacht und irgendwie laufen Shared Mailboxen im ExO runder als PF.
daher ärgert es mich manchmal es nicht gemacht zu haben.
https://www.frankysweb.de/en/exchange-server-automapping-without-full-ac ...
Zudem: MS empfiehlt seit langem die Puplic folder abzuschaffen und Richtung Shared Mailbox zu gehen.
Wenn man PF nur für Kalender benutzt sollte man spätestens bei einer Migration Richtung ExO diese auf Shared Mailboxen umstellen.
Warum? Ist So ein Gefühl, wir haben es nicht gemacht und irgendwie laufen Shared Mailboxen im ExO runder als PF.
daher ärgert es mich manchmal es nicht gemacht zu haben.
Moin
Das Automapping funktioniert natürlich nur wenn der Benutzer direkt berechtigt ist aber wir steuern das über Gruppen (gemäß dem Prinzip: AGDLP) damit unser FirstLevel auch auf einfache Weise Rechte zuweisen kann.
Von der Performance her sind die PublicFolder bei uns kein Problem denn es sind ja auch nur Postfächer seit Exchange 2016.
Wir müssen weiter testen ob es Sinn macht mehrere Kalender in einer SharedMailbox anzulegen und auch funktioniert.
Die Kalender anderweitig bereitzustellen (Nextcloud etc.) sehe ich als fragwürdig an da diese auch irgendwie in Outlook eingebunden werden müssen und die Anwender es so einfach wie möglich haben wollen.
Das Automapping funktioniert natürlich nur wenn der Benutzer direkt berechtigt ist aber wir steuern das über Gruppen (gemäß dem Prinzip: AGDLP) damit unser FirstLevel auch auf einfache Weise Rechte zuweisen kann.
Von der Performance her sind die PublicFolder bei uns kein Problem denn es sind ja auch nur Postfächer seit Exchange 2016.
Wir müssen weiter testen ob es Sinn macht mehrere Kalender in einer SharedMailbox anzulegen und auch funktioniert.
Die Kalender anderweitig bereitzustellen (Nextcloud etc.) sehe ich als fragwürdig an da diese auch irgendwie in Outlook eingebunden werden müssen und die Anwender es so einfach wie möglich haben wollen.
Ich würde die Lösung auch nicht auf public folders aufbauen. Alles, was da im Moment noch geht, birgt die Gefahr, das es irgendwann nicht mehr geht. Wenn MS das dann ankündigt, reden wir da im Zweifelsfall über einen sehr kurzen Zeitraum in dem ihr dann wieder eine Umstellung bewältigen (und rechtfertigen) müsst. Besser jetzt die ganze Pille schlucken, wo ihr das klar der Konzernentscheidung anlasten könnt.
Zitat von @Pablo1978
Die Kalender anderweitig bereitzustellen (Nextcloud etc.) sehe ich als fragwürdig an da diese auch irgendwie in Outlook eingebunden werden müssen und die Anwender es so einfach wie möglich haben wollen.
Die Kalender anderweitig bereitzustellen (Nextcloud etc.) sehe ich als fragwürdig an da diese auch irgendwie in Outlook eingebunden werden müssen und die Anwender es so einfach wie möglich haben wollen.
Zitat von @em-pie
Mal ein Ansatz „weiter vorne“: was steckt prozesstechnisch hinter den Kalendern? Vielleicht kann man deren Erfordernis im Exchange direkt mal „in Frage“ stellen. Womöglich lässt sich der Zweck auch woanders hin verlagern!?
Ich hatte mit meiner Aussage eigentlich etwas anderes im Sinn:Mal ein Ansatz „weiter vorne“: was steckt prozesstechnisch hinter den Kalendern? Vielleicht kann man deren Erfordernis im Exchange direkt mal „in Frage“ stellen. Womöglich lässt sich der Zweck auch woanders hin verlagern!?
Wenn die Kalender z. B. genutzt werden, um Außendienstler/ Techniker zu planen, könnte (nicht muss) es ja vielleicht auch sinniger sein, diese im ERP unterzubringen, da sich darüber auch direkt Aufträge Rechnungen verknüpfen ließen. Ich wollte also darauf hinaus, die Prozesse mal "vorsichtig" zu hinterfragen/ von den Bereichsverantwortlichen hinterfragen zu lassen. Werden die Kalender dann auch auf Smartphones eingebunden, könnte man für jeden Mitarbeiter seine Einsätze auch auf dem Smartphone anzeigen lassen.
1
@em-pie
bzgl. ERP
Wir sind im Medizin- und Pflege-Bereich unterwegs. Und solche Kalender gibt es in den KIS u.ä. natürlich schon. Aber es gibt eben auch Kalenderanforderungen für andere Sachen, welche nicht über diese Systeme abgebildet werden können oder sollen.
Ressourcen wie Räume oder div. Geräte bilden wir schon über Resource Mailboxes ab.
bzgl. ERP
Wir sind im Medizin- und Pflege-Bereich unterwegs. Und solche Kalender gibt es in den KIS u.ä. natürlich schon. Aber es gibt eben auch Kalenderanforderungen für andere Sachen, welche nicht über diese Systeme abgebildet werden können oder sollen.
Ressourcen wie Räume oder div. Geräte bilden wir schon über Resource Mailboxes ab.
@emeriks
OK. Danke für die Rückmeldung.
Hab es schon fast „befürchtet“, eine Idee hätte es ja dennoch sein können …
Was aber in jedem Fall klappt:
Einzelne Kalender innerhalb einer Shared Mailbox zu berechtigen.
Man könnte also einen/ mehrere Shared Mailboxen anlegen, dort dann mehrere Kalender und die entsprechend verrechten.
OK. Danke für die Rückmeldung.
Hab es schon fast „befürchtet“, eine Idee hätte es ja dennoch sein können …
Was aber in jedem Fall klappt:
Einzelne Kalender innerhalb einer Shared Mailbox zu berechtigen.
Man könnte also einen/ mehrere Shared Mailboxen anlegen, dort dann mehrere Kalender und die entsprechend verrechten.
