Interner "Webshop" für Beschaffung von Hardware

Du wirst das vermutlich noch erweitern wollen z.B. soll die bestellte Hardware der vorgesetzte genehmigen. Das nennt sich "Workflow" und das ist in keinem Webshop ordentlich abbildbar. Deswegen würde ich das gleich in einem CMS machen z.B. Joomla oder ähnliches, dann hat man auch die Freiheit Prozesse selbstständig dazu zu schreiben.

Hey,

kommt auf deine Umgebung an. Als Systemhaus hat man andere Anforderungen als sagen wir mal... eine Tischlerfirma und die wiederum andere Wünsche als ein internationaler Konzern. Auch was schon an Software vorhanden ist, kann die Entscheidung ggf. beeinflussen. Wie umfangreich kann, soll oder darf das System überhaupt werden?

@itisnapanto und @NordicMike haben schon die üblichen Verdächtigen genannt:
- Ticketsystem bzw. HelpDesk mit entsprechender Funktionalität
- Workflowsystem (optimalerweise mit Anbindung an bestehende Systeme, um nicht alles x-mal zu pflegen)

Interessant zu wissen wären beispielsweise die Punkte:
- Wie häufig ändert sich was an den vordefinierten Paketen / Produkten? Hardwareausstattung, Modelländerung, Herstellerwechsel, ...
- Gibt es Varianten bei den Produkten? ohne / mit DVD-Laufwerk, schwarz / weiß / lila, 14 / 15 / 17 Zoll Diagonale, ...
- Was soll der Besteller überhaupt an Informationen sehen? Leistungsdaten, Abmessungen, Preis, interner Verrechnungssatz, monatliche Wartungskosten, monatliche Lizenzkosten, Lagerbestand, ...
- Darf jeder oder nur eine Führungskraft bestellen oder soll ein Freigabeprozess existieren?
- Soll eine Ver- / Berechnung an die bestellende Person / Abteilung erfolgen?
- Soll das System ggf. an andere Systeme angebunden werden?

Wir haben bei uns schon zwei Versuche abgebrochen und werden bald den dritten starten. Die zuständigen Personen haben das Thema etwas blauäugig und nicht so ganzheitlich gedacht, wie es sinnig gewesen wäre. Hier liegt die Motivation primär im Bereich "Mitarbeitereintritt / -versetzung" und sekundär auf "Inventarisierung / Lagerhaltung".

Variante eins war ein Formular innerhalb des Ticketsystems ähm... GLPI. Nannte sich dann "Ticketvorlage". Dort konnten die User via Dropdown vordefinierte Sachen auswählen. Gepaart mit "OCS Inventory" konnte man auch ein wenig Asset Management betreiben. Dieses Konstrukt war jedoch nie ganzheitlich geplant und entstand eher Stück für Stück mit viel Gebastel.
Schwachpunkt: Userwissen gepaart mit Auswahlmöglichkeiten. Da kamen "Bestellungen" wie beispielsweise "1 PC, 1 Maus, 1 Dockingstation". Gemeint war aber was ganz anderes.

Variante zwei war ein Versuch via KIX (quasi OTRS mit etwas Schminke), wo ebenfalls der Anlauf über ein Formular versucht wurde.
Schwachpunkt: Das hat sich aufgrund der Fähigkeiten des zuständigen Admins und der angeblichen Komplexität der Software innerhalb kürzester Zeit jedoch wieder in Luft aufgelöst.

Innerhalb der nächsten zwei Jahre wird eine weitere Person versuchen, über Ivanti (die können angeblich alles und kaufen wie verrückt auf) die Komponenten "Self Service", "Identity Management" und "Asset Management" zu verquicken. Einen Einblick in das Konzept habe ich aber nicht.

Mach nicht den Fehler, den meine Kollegen begangen haben. Geh das Thema mit System an:
Im Prinzip musst du dich erstmal hinsetzen und dir überlegen, was du (oder noch besser: alle Beteiligten) brauchst. Daraus leitest du dir ab, was das System können muss. An dem Punkt fließt beispielsweise auch schon die Bedienung oder benötigte Schnittstellen (AD, Inventarisierungssoftware, Ticketsystem, etc.) ein (Soll-Konzept).
Dann könntest du optional einen Probelauf auf Papier machen und den Prozess durchspielen. Wo hakt es noch? Damit reicherst du dein Konzept noch an. Wenn die meisten Leute damit zufrieden sind, geht es weiter.
Jetzt weißt du, was du willst. Auf, auf, Software suchen! Vielleicht hast du ja sogar schon was im Portfolio, was diese Anforderung abdeckt (SharePoint, Umfragesoftware, Ticketsystem, Projektmanagementsoftware, usw.). Vieles lässt sich verbiegen oder anders als ursprünglich gedacht einsetzen. Wichtig dabei: Alles hat eine Grenze. Auch das Verbiegen hat seine Grenzen.
Wenn nichts dabei ist, schaut man sich nach was Neuem um. Jetzt, wo du weißt, was du willst, wirst du dich leichter tun

Hello again,

zwei Schnellschüsse zur Inspiration (ohne Qualitätsanspruch oder Validierung):

Eine andere Abteilung hatte DocuWare mal im Einsatz. Daher sagt mir zumindest der Name was. Wenn man dem Video ab ca. 01:50 glauben darf, kann man zumindest "auf die Schnelle" etwas "Gebasteltes" (ohne Qualitätsanspruch) bereit stellen.
Die Annahme basiert darauf, dass der Baustein "Assign Data" irgendwie dafür nutzbar ist. Der Baustein "Call Web Service" könnte ggf. genutzt werden, um die API des OTRS nach Inventardaten abzufragen.

OTRS bietet auch viele Möglichkeiten durch Module mit Freigaben und Workflow.
Solange mein ehemaliger Kollege nicht bei euch angefangen hat, kann man da ebenfalls ansetzen. Beispielsweise Ticketvorlage -> PDF-Ausdruck -> Mailversand an DocuWare -> Freigabeprozess -> Rückmeldung von DocuWare via API an OTRS -> weitere Bearbeitung durch IT.

Wer wann wo was macht, kommt natürlich auf euer Umfeld an. Wenn DocuWare beispielsweise allen zur Verfügung steht, kann man darüber die Freigabe abbilden. Wenn man alle Entscheidungsträger im OTRS (mit entsprechenden Berechtigungen) hat, kann man den Prozess ggf. komplett darüber abbilden. Wenn nachher noch eine Berechnung erfolgen soll, generiert man aus dem Ticket ein PDF und schickt es an DocuWare zwecks Freigabe der Zahlung.
Theoretisch kann man auch ein stetiges Wechselspiel zwischen beiden Systemen betreiben, was die Sache aber recht komplex werden lässt.

Du siehst: es kommt ganz stark darauf an, wie ihr arbeitet und wie ihr organisiert seid.
Wenn du eine Testumgebung hast, kannst du dich darin ja mal austoben und schauen, was möglich ist. Wenn der Leidensdruck sehr hoch ist, kannst du natürlich auch erstmal "irgendwas" zur Verfügung stellen und das dann mit der Zeit fein schleifen. Aus der Erfahrung heraus mag ich selbst dieses Vorgehen jedoch nicht. Das kann auch an meiner Persönlichkeit und dem Arbeitsumfeld liegen ;)