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gelöst Nebenberuflich: Datenschutzerklärung, Impressum für eigene Website

Mitglied: malika

malika (Level 2) - Jetzt verbinden

31.03.2020, aktualisiert 16:18 Uhr, 579 Aufrufe, 4 Kommentare, 4 Danke

Hallo zusammen,

ich möchte gerne nebenberuflich den 2. Standbein aufbauen und mit der Zeit eigenes IT-Unternehmen (Verkauf von Cloud Abos u. Ä.) gründen. Ich habe bereits ein paar Vorbereitungen getroffen (siehe unten) und möchte von Euch ein paar Tipps bekommen wie man zur eigenen GmbH unverletzt (ohne Abmahnungen, Klagen etc.) kommt.

Ich habe:

1. Gewerbe als ein Einzelunternehmer beantragt und bin nebenberuflich Selbständig (mit Arbeitgeber geklärt, keine Interessenkonflikte).
2. Versicherungen eingeplant abzuschließen: Betriebshaftpflicht und Rechtsschutz.
3. Eigene Website auf Basis von WP vorbereitet aber noch nicht freigeschaltet.
4. Gedanken darüber gemacht, dass ich eine Datenschutzerklärung und Impressum für meine Seite brauche.
5. Eine Kanzlei für die IT-Rechtsschutz gefunden und das 1. Angebot für Datenschutzerklärung und Impressum bekommen. Kostet verdammt viel Geld.
6. Die Vertriebskanäle (Facebook/Instagram Site) vorbereitet und überlege, ob ich auch dort die gleichen Datenschutzerklärung und Impressum verlinken soll.

Meine Frage ist an Euch bevor ich eine Stange Geld in der Kanzlei verbrenne:

1. Darf ich die Datenschutzerklärung & Impressum von irgendwo kopieren, es gibt bestimmt abmahnsichere Vorlagen, oder?
2. Braucht man einen Datenschutzbeauftragten oder reicht es in meinem Fall mich als Datenschutzbeauftragten einzutragen, weil ich noch alleine bin?
3. Dürfen die gleichen Datenschutzerklärung und Impressum woanders benutzt z. B. bei Facebook als Link, in der Signatur bei meiner E-Mail-Kommunikation?
4. Habe ich noch etwas vergessen?

Danke für die Tipps.
Mitglied: fredmy
31.03.2020 um 17:54 Uhr
Zitat von malika:
Hallo,
Rechtsberatung ist die eine Seite, manchmal sollte man aber auch die Grundlagen dazu lesen.
IIRR mußt du eh paar Regeln aus dem Handelsrecht beachten (Suchmaschine hilft).
Ich mußte vor Jahren mal mich mal ein wenig damit beschäftigen (als Mitglied in einem Verein mit Geschäftstätigkeit ) und zwar hauptsächlich mit der daraus resultierenden IT-Planung. (also nur paar Aspekte und nicht als Verantwortlicher )

Meine Frage ist an Euch bevor ich eine Stange Geld in der Kanzlei verbrenne:

1. Darf ich die Datenschutzerklärung & Impressum von irgendwo kopieren, es gibt bestimmt abmahnsichere Vorlagen, oder?

kann es nicht geben, du wirst dch schon auf die Daten beziehen müssen die DU speicherst (nicht Gott oder die Welt) , Impressum würde ich auf HGB tippen

2. Braucht man einen Datenschutzbeauftragten oder reicht es in meinem Fall mich als Datenschutzbeauftragten einzutragen, weil ich noch alleine bin?

Bundesdatenschutzgesetz(Landesdatenschutzgesetz) und DSGVO geben da eindeutig Auskunft - du darfst die das aber von einem Advokaten vorlesen lassen.

3. Dürfen die gleichen Datenschutzerklärung und Impressum woanders benutzt z. B. bei Facebook als Link, in der Signatur bei meiner E-Mail-Kommunikation?

IIRR wolltest du nur ein Unternehmen machen ?

4. Habe ich noch etwas vergessen?

Jo.. vermute mal Abgabenordnung lesen, ggfs. Steuerrecht ..., solch Kram wie was muß ich wo und wie lange aufheben/vorzeigen können usw.
Sicher kann dir dein Brötchengeber auch ein paar Tipps geben, oder Seminare zur Existenzgründung oder so was.

Hier (IT-Forum) gehts öfter mehr um die (technische)Darstellung der Probleme

Danke für die Tipps.

Fred
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Mitglied: cykes
01.04.2020 um 06:37 Uhr
Moin,

wende Dich bezüglich Deiner Fragen doch mal vertrauensvoll an Deine örtlich zuständige IHK, die werden sich sowieso bei Dir melden. Dort werden auch entsprechende Seminare angeboten und die helfen Dir auch grundlegend bei rechtlichen Fragen.

Auch bei den Gesellschaftformen brauchst Du offensichtlich noch ein wenig Nachhilfe, anfangs schreibst Du, dass Du eine GmbH gründen willst und später dann ein Einzelunternehmer (ohne Haftungsbeschränkung). Eventuell wäre auch eine UG etwas für Dich. Auch da kann Dich die IHK unterstützen.

Auch wenn Dein (Haupt-)Arbeitgeber prinzipiell grünes Licht gegeben hat, musst Du eine Prognose haben, wie sehr Deine nebenberufliche Tätigkeit Deine Haupttätigkeit beeinflussen könnte. Auch wenn das alles mehr oder weniger per Email/Online abgewickelt wird, erwarten Deine Kunden im Supportfall eine zeitnahe Antwort, da kannst Du nicht sagen, dass Du gerade an der Arbeit bist. Genausowenig wird es Dein Arbeitgeber gern sehen, wenn Du Dich x% Deines Arbeitstagen mit Deiner nebenberuflichen Tätigkeit beschäftigst.

Gruß

cykes
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Mitglied: radiogugu
01.04.2020 um 10:04 Uhr
Hallo.

Einen Steuerberater würde ich diesem Fall auch hinzuziehen. Dieser kann Dir die Möglichkeiten aufzeigen und auch die speziellen Anforderungen und Vor- und Nachteile deutlich machen.

Die schon angesprochene Meldung bei der IHK ist in jedem Fall empfehlenswert.

Auch die Form des Kleinunternehmers solltest Du in Betracht ziehen (maximaler Jahresumsatz von 22.500 €). Hier darfst Du zwar keine Umsatzsteuer ausweisen, kannst Dir aber auch Umsatzsteuervoranmeldungen und vor allem die Bilanzierung bei einer GmbH sparen. Letztere musst Du eh mit einem Steuerberater übergeben, da dies für Normal-Sterbliche einfach kaum zu schaffen ist.

Gruß
Radiogugu
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Mitglied: yoppi1
LÖSUNG 01.04.2020 um 10:19 Uhr
Glückwunsch!
Du hast Dir wesentlich mehr Gedanken gemacht als die ca. 95% der anderen Unternehmensgründer in diesem Bereich.

Aus eigener Erfahrung kann ich meinen Senf dazugeben:
a) Bei einer Betriebshaftpflicht unbedingt darauf achten, dass nicht (nur) die Versicherungsleistung bei einem Haftpflichtschaden hoch ist, sondern auch für Vermögensschäden.
Beispiel: Du bist bei einem Kunden unterwegs und kippst Deinen Kaffee über sein Notebook. Das Notebook ist ein typsicher Haftpflichtschaden, die Schadenssummer ist relativ überschaubar. Die Haftpflicht zahlt das (wie in fast allen Fällen von Ignoranz oder Dummheit ). Anderer Fall: Du tippst in einem Kundensystem als "root" aus Versehen "rm -rf *" ein und vernichtest so die Arbeit bis herunter zum letzten Backup. Das muss ja auch erst einmal eingespielt werden. Leider setzt Du so ein landesweites System mit 600 Mitarbeitern ausser Betrieb. Es entsteht ein Vermögensschaden von 100000 Euro.
Vermögensschäden sind nicht automatisch Bestandteil der üblichen Betriebshaftpflicht - und wenn, dann ist die Deckungssumme niedriger.

b) Ins Impressum einer Firma gehört ein sog. ladungsfähige Anschrift. Ist egal, ob Facebook, Webseite oder sonstwo. Es sollte die gleiche Anschrift sein wie die, die Du auf Deinen Rechnungen benutzt.

c) zum Thema "Rechnungen" möchte ich auf die Abgabenordnung verweisen. Kannst selber nach googlen ("pflichtangaben rechnung")

d) Für Kleinstunternehmen kann man bis zu bestimmten Umsätzen und Gewinnen von der Pflicht zur Angabe, Berechnung und Abführung der Umsatz/Märchensteuer befreit werden. Aus meiner Sicht erleichter das nur in der Theorie die Buchhaltung. Nachteil ist, dass Du die MwSt, die Du als Unternehmen selber gezahlt hast, nicht vom Finanzamt zurückholen kannst. Bei Kleinbeträgen ist das egal - aber wenn Du einen Firmenwagen kaufst, dann sieht das schon anders aus. Ich würde auf diese "Kleinunternehmerregelung" verzeichten und von Anfang an ordentliche Rechnungen mit ausgewiesener MwSt ausstellen.

e) die Steueranmeldungen für neu gegründete Unternehmen sind meist in kurzen Intervallen, d.h. Umsatzsteuervoranmeldung ist fast immer monatlich zu machen (auch wenn sie "0" ist). Wenn Du dir einen Steuerberater suchst, der das alles für dich macht, dann rechne mit anfänglichen Kosten von 150,- Euro monatlich. Wenn Du das selber machst, dann musst Du dich sofort um alle Software und Zugänge zu "Elster" beim Finanzamt kümmern. Die Umsatzsteuer- und Gewerbesteuervoranmeldungen sind kein Hexenwerk. Ich würd's dennoch einen StB machen lassen.

f) Impressum und Datenschutzblabla: kann man auch kostenlos bekommen, dann muss man aber die Bedingungen der "Geber-Seite" beachten, z.B. bei https://www.e-recht24.de/. Da muss man angeben, wo man die Texte her hat.
Du musst dich aber auf jeden Fall immer auf dem laufenden halten, falls es Änderungen in der Gesetzgebung oder Rechtsprechung gibt.
Momentan ist die ganze "Cookies"-Geschichte völlig verfahren, da ein Gericht in Deutschland geurteilt hat, dass ein Button "Ja, Cookies sind OK" nicht ausreicht und man so einen "Cookies-Consent" VOR dem Einrichten oder Übertragen von Cookies einrichten muss. Bis zum nächsten Gerichtsurteil dürfte das ca. 99% aller Webseitenbetreiber vor unlösbare Probleme stellen. Also abwarten.
Von der Nutzung von Analysediensten (Google Analytics) rate ich - zumindest am Anfang - ab. Die Gefahr, teure Datenschutzverstöße zu begehen, ist zu groß.

g) Ob man bei Datenschutzverstößen abgemahnt werden kann, ist nicht raus. Als Unternehmen kann man aber fast immer wegen "UWG" (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) von Konkurrenten auf dem Markt abgemahnt werden.

h) Einen DBA (Datenschutzbeauftragten) wirst Du als Klein-- oder Solo-Unternehmen wohl nicht benötigen, solange Du nicht mit großen Datenmengen hantierst oder mit Daten besonderer Kategorien (z.B. Gesundheitsdaten). Vorsicht, wenn Du dann plötzlich "Auftragsverarbeiter" wirst. Das geht schnell, wenn Du z.B. als Freelancer per RemoteDesktop auf einem Kundensystem arbeitest, wo Du personenbezogene Daten sehen KÖNNTEST. Dann muss Dein Kunde mit Dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschliessen. Den kann man relativ einfach zusammenbauen. Meine Erfahrung dort lautet: besser ein schlechter, der schlecht formuliert ist als gar keiner ( das kostet immer Bußgeld).

i) Wenn Du als Freelancer auftrittst, dann haftest Du mit Deinem kompletten Vermögen. Für viele Dinge lässt sich die Haftung auch nicht ausschließen, selbst wenn Du eine GmbH gründest. Dennoch würde ich Dir SEHR STARK raten, eine "UG" zu gründen (das ist eine Mini-GmbH, die quasi nach einiger Zeit auf eine richtige GmbH anwächst, ohne dass man sofort die Pflichteinlage für eine GmbH hinterlegen muss). Das würde ich noch dringender raten, je weniger Mitarbeiter Du hast. Grund dafür ist, dass wenn Du als Solo-Selbstständiger auftrittst (ohne GmbH), Du große Gefahr läufst, als "Scheinselbstständiger" eingestuft zu werden. Das hätte finanzielle Konsequenzen. Wenn Du dagegen eine GmbH (oder UG) gründest, dann trittst Du sofort als "GmbH" (oder UG) auf. Wenn Rentenversicherer prüfen, gucken die z.B. erst einmal nach "Externen". Stehst Du in der Liste der Geldempfänger als "Hein Feinbein" drin, dann stehen die Chancen gut, dass die Rentenversicherer das genau prüfen möchten. Steht da aber ein "Superbesteberatung GmbH", dann stehen die Chancen besser. Außerdem unterstellt man GmbH in vielen eben KEINE Scheinselbstständigkeit (was ja auch nur bei Personen und nicht bei einer GmbH möglich ist). Du bist damit zwar nicht zu 100% aus dem Thema raus, aber es hilft auch enorm, wenn Du Aufträge aus dem öffentlichen Dienst erhalten willst. Als "Hein Feinbein" bekommst Du nix. Als Firma "Superbesteberatung GmbH" schon eher Aufträge.

k) rechne trotzdem damit, dass Abmahnungen eintrudeln. Es hilft, wenn man schon vorher mal einen Anwalt zur Hand hat, der einem in 5 Minuten sagen kann, ob die Abmahnung gerechtfetigt ist oder ob und wie man sich dagegen wehrt. Rechne mit 150,- Euro pro einfacher Anfrage an einen Anwalt (und einen Brief, den dieser an die Abmahnenden formuliert).

l) Was viele vergessen: Wenn Du einen Kommunikationskanal öffentlich anbietest, musst Du darüber auch erreichbar sein. Das hat seit der DSGVO noch einen kleinen Punkt mehr auf der "Wichtigkeitsskala" erhalten. Wenn Du also eine Faxnummer anbietest, dann solltest Du dafür sorgen, dass das Faxgerät auch funktioniert und Faxe annimmt. Wenn Du eine Mailadresse angibst, musst Du dafür sorgen, dass Du die Mails auch empfängst. Du bist übrigens auch dafür verantwortlich, Mails, die unberechtigt als "SPAM" gefiltert wurden, zu sichten. Stellt z.B. jemand eine "Datenschutz-Anfrage" und will was über seine persönlichen Daten wissen und schickt das per Mail und Dein SPAM-Filter filtert das raus, dann kann das für Dich teuer werden.
Wenn Du über Facebook veröffentlichst, dann musst Du dafür sorgen, dass Du auch über Facebook erreichbar bist, etc.

Das hört sich jetzt alles zusammen etwas schlimmer an als es ist. Bei der Firmenform würde ich mir an Deiner Stelle Gedanken machen und da mal mit einem Steuerberater sprechen. Du kannst neben Deinem schon angemeldeten "Gewerbeschein" natürlich nachträglich noch eine GmbH gründen und Deinen Einzelbetrieb wieder auflösen. Auf jeden erhälst Du jetzt automatisch Post von der Finanzverwaltung und der Gemeinde (Umsatzsteuer und Gewerbesteuer ). Da musst Du nix machen, d.h. wenn Du bereits Einnahmen erzielst, ist erst einmal alles im grünen Bereich.
Bitte warten ..
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