Outlook 2003 Gesendete Objekte automatisch verschieben/löschen
Entwerfen einer Aktion oder einer Regel für Outlook 2003, die automatisch Gesendete Objekte ab einer gewissen Mailgröße löscht oder in ein Archiv verschiebt.
Hallo liebe Kollegen,
Es geht darum, dass wir an der Arbeit ein begrenztes E-Mail Postfach haben.
Die Größe ist auf ca. 25 MB beschränkt. Da nun aber öfters viel Mailverkehr aufkommt bzw. auch größere Dateien (Grafiken, Programme, etc.) versendet werden, kommt ein ziemliches Datenaufkommen im Ordner "Gesendete Objekte" auf.
Und da ich nicht immer diesen Ordner leeren will und dann noch meinen Ordner "Gelöschte Objekte" löschen möchte, suche ich auf diesem Weg eine Lösung für mein Problem.
Ich habe bereits mehrere hundert Webseiten über Google gefunden und durchkämt, aber keine attraktive oder annähernd richtige Lösung für mein Problem gefunden.
Hat jemand eine bereits entwickelte Aktion oder eine Idee für eine Regel die dem Problem zu Leibe rückt?
Die Umgebung besteht aus einem Windows XP SP2 Client auf dem Outlook 2003 installiert ist.
Die Daten werden zentral auf einem Exchange-Server 6.5 (Exchange 2003) gelagert.
Die Regel sollte erstmal nur lokal auf diesem Rechner genutzt werden. Ggf. später auch auf anderen Clients.
Wenn jemand anders schon einen Ansatz hat bloß die Idee nicht weitergedacht hat oder ein ähnliches Problem hat, dann könnt Ihr euch alle hier melden.
Ich bin für jede Hilfestellung dankbar.
Grüße,
Aldarin
Hallo liebe Kollegen,
Es geht darum, dass wir an der Arbeit ein begrenztes E-Mail Postfach haben.
Die Größe ist auf ca. 25 MB beschränkt. Da nun aber öfters viel Mailverkehr aufkommt bzw. auch größere Dateien (Grafiken, Programme, etc.) versendet werden, kommt ein ziemliches Datenaufkommen im Ordner "Gesendete Objekte" auf.
Und da ich nicht immer diesen Ordner leeren will und dann noch meinen Ordner "Gelöschte Objekte" löschen möchte, suche ich auf diesem Weg eine Lösung für mein Problem.
Ich habe bereits mehrere hundert Webseiten über Google gefunden und durchkämt, aber keine attraktive oder annähernd richtige Lösung für mein Problem gefunden.
Hat jemand eine bereits entwickelte Aktion oder eine Idee für eine Regel die dem Problem zu Leibe rückt?
Die Umgebung besteht aus einem Windows XP SP2 Client auf dem Outlook 2003 installiert ist.
Die Daten werden zentral auf einem Exchange-Server 6.5 (Exchange 2003) gelagert.
Die Regel sollte erstmal nur lokal auf diesem Rechner genutzt werden. Ggf. später auch auf anderen Clients.
Wenn jemand anders schon einen Ansatz hat bloß die Idee nicht weitergedacht hat oder ein ähnliches Problem hat, dann könnt Ihr euch alle hier melden.
Ich bin für jede Hilfestellung dankbar.
Grüße,
Aldarin
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10 Kommentare
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Hi Aldarin,
eine Lösungsmöglichkeit wäre folgende:
1. Du bindest Dir einen lokalen Archivordner ein (neue PST)
2. Du richtest die Autoarchivierung für den Ordner "Gesendete Objekte" (Rechtsklick, Eigenschaften) so ein, daß alle E-mails nach einem Tag in den Archivordner verschoben werden.
Alternativ kannst Du Sie natürlich auch gleich löschen lassen.
Gruß,
Markus
eine Lösungsmöglichkeit wäre folgende:
1. Du bindest Dir einen lokalen Archivordner ein (neue PST)
2. Du richtest die Autoarchivierung für den Ordner "Gesendete Objekte" (Rechtsklick, Eigenschaften) so ein, daß alle E-mails nach einem Tag in den Archivordner verschoben werden.
Alternativ kannst Du Sie natürlich auch gleich löschen lassen.
Gruß,
Markus
Hallo Aldarin,
den Weg mit der pst-Datei, den Markus beschreibt, kann man leicht abwandeln.
Auch bei uns gibt es die Größenbeschränkung. Wir haben es mit der pst-Datei geregelt, allerdings nicht als Archivordner.
Du kannst bei den Clients einstellen, dass alle Nachrichten direkt in die pst-Datei übermittelt werden:
Extras >
E-Mail-Konten >
Vorhandene Email-Konten anzeigen oder bearbeiten >
Neue Nachrichten übermitteln an >
Dort Persönliche Ordner wählen.
Die pst-Datei auf dem Server im Homeverzeichnis anlegen, damit sie bei der (hoffentlich vorhandenen) täglichen Datensicherung gesichert wird.
mfg
den Weg mit der pst-Datei, den Markus beschreibt, kann man leicht abwandeln.
Auch bei uns gibt es die Größenbeschränkung. Wir haben es mit der pst-Datei geregelt, allerdings nicht als Archivordner.
Du kannst bei den Clients einstellen, dass alle Nachrichten direkt in die pst-Datei übermittelt werden:
Extras >
E-Mail-Konten >
Vorhandene Email-Konten anzeigen oder bearbeiten >
Neue Nachrichten übermitteln an >
Dort Persönliche Ordner wählen.
Die pst-Datei auf dem Server im Homeverzeichnis anlegen, damit sie bei der (hoffentlich vorhandenen) täglichen Datensicherung gesichert wird.
mfg
Hi nochmal Aldarin,
für die User, um die ich mich u.a. zu kümmern habe, gilt leider auch eine Größenbeschränkung (50MB).
Da haben wir uns auch schon den Kopf zerbrochen. Mit Outlook-Bordmitteln geht da wohl leider nicht mehr.
Möglichweise könnte man in VBA da eine Lösung basteln, die schüttele ich aber auch nicht mal eben aus dem Ärmel.
Die bereits von Bussi beschriebene Lösung wird in dem betreffenden Unternehmen von zahlreichen Usern ganz erfolgreich eingesetzt.
Sie hat den zudem den Vorteil, daß Du Dir nicht permanent um die Quotierung Deines Postfachs Sorgen machen mußt (Es sei denn, Euere Fileserver-Quotas sind ähnlich "streng" ).
Vielleicht kannst Du Dich ja dafür erwärmen...
Gruß,
Markus
für die User, um die ich mich u.a. zu kümmern habe, gilt leider auch eine Größenbeschränkung (50MB).
Da haben wir uns auch schon den Kopf zerbrochen. Mit Outlook-Bordmitteln geht da wohl leider nicht mehr.
Möglichweise könnte man in VBA da eine Lösung basteln, die schüttele ich aber auch nicht mal eben aus dem Ärmel.
Die bereits von Bussi beschriebene Lösung wird in dem betreffenden Unternehmen von zahlreichen Usern ganz erfolgreich eingesetzt.
Sie hat den zudem den Vorteil, daß Du Dir nicht permanent um die Quotierung Deines Postfachs Sorgen machen mußt (Es sei denn, Euere Fileserver-Quotas sind ähnlich "streng" ).
Vielleicht kannst Du Dich ja dafür erwärmen...
Gruß,
Markus
Mit den „Normalen“ Outlook-Regeln geht es bei Gesendeten Objekten nicht.
Leider nur beim Posteingang.
Du hast nur die Möglichkeit, eine Regel ohne Vorlage zu erstellen und
„diese mit einer vordefinierten Aktion bearbeiten“. Diese Aktion musst Du in VBA basteln.
Nach einer fertigen Lösung hast Du ja bereits über Google gesucht.
Evtl. hast Du mehr Glück, wenn Du den Thread hier bei Entwicklung einstellst.
mfg
Leider nur beim Posteingang.
Du hast nur die Möglichkeit, eine Regel ohne Vorlage zu erstellen und
„diese mit einer vordefinierten Aktion bearbeiten“. Diese Aktion musst Du in VBA basteln.
Nach einer fertigen Lösung hast Du ja bereits über Google gesucht.
Evtl. hast Du mehr Glück, wenn Du den Thread hier bei Entwicklung einstellst.
mfg
Hallo,
ist zwar nicht genau das, was Du suchst. Aber falls Du keine fertige VBA-Lösung bekommst, reicht es vielleicht:
http://www.add-in-world.com/katalog/olnachrichten/
Mit dem Kostenlosen Add-In kann man beim Senden bestimmen, in welchen Ordnern die mails gespeichert werden sollen.
mfg
ist zwar nicht genau das, was Du suchst. Aber falls Du keine fertige VBA-Lösung bekommst, reicht es vielleicht:
http://www.add-in-world.com/katalog/olnachrichten/
Mit dem Kostenlosen Add-In kann man beim Senden bestimmen, in welchen Ordnern die mails gespeichert werden sollen.
mfg