Postfachspeicher Office365 - viele Mails mit großen Anhängen

Mitglied: R0adrunner

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11.11.2020, aktualisiert 22:16 Uhr, 530 Aufrufe, 10 Kommentare

Guten Abend,
ich betreue einen Onlineshop, der täglich mittlerweile sehr viele E-Mail empfängt bzw. versendet. Die Mitarbeiter arbeiten alle über eine zentrale E-Mailadresse. Die E-Mails enthalten entsprechend Anhänge in Form von PDF Dokumenten oder Bilddateien. (AGB's, Bestätigungen, Widerrufformulare)

Die E-Mailadresse liegt bei Office365 und hat einen Postfachspeicher von 50GB. Das Postfach wurde bereits um ein Archivpostfach erweitert und archiviert per Richtlinie alle Mails die älter sind als 180 Tage. Problematisch ist, dass auch dieser Archivspeicher bereits an seine Grenzen stößt und als Unternehmen eine Aufbewahrungspflicht gilt.

Welches Vorgehen kann genutzt werden um das hohe Mailaufkommen mit den vielen Anhängen zu bewerkstelligen? Wie gehen bspw. Online Shops wie alternate,reichelt und Co. mit diesen Gegebenheiten um?

- Nutzt man besser ein Ticketsystem?
- Hätte man die Chance die Anhänge vorab aus der Mail auszuhängen, ins OneDrive zu legen und nur eine Verlinkung an die Mail zu legen? Microsoft Flows bspw.?

Welche Möglichkeiten gibt es noch für diesen Ausnahmezustand?
Sofern ihr weitere Informationen benötigt, gebt mir doch bitte Bescheid.

Danke für eure Hilfe !
Mitglied: BirdyB
12.11.2020 um 06:35 Uhr
Moin,

wenn es deine Infrastruktur hergibt, könntest du einen Mailstore installieren (https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-server/)

VG
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Mitglied: R0adrunner
12.11.2020 um 07:18 Uhr
Interessante Lösung - allerdings fehlt mir die Infrastruktur bis dato und ich fand es extrem charmant, dass alles rund um das Thema Mails vom Exchange365 abgehandelt wurde. Die Referenzen lassen darauf schließen das auch größere Onlineshops darauf bauen.
Ich behalte es mal im Blick und freue mich auf weiteren Input.

Trotzdem vielen Dank für den Tipp.
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Mitglied: IT-Prof
12.11.2020, aktualisiert um 08:35 Uhr
Kennst du die Rechtsgrundlagen für die Aufbewahrungspflicht im Detail?
Aktenordnung, HGB?

So löst es eine mir bekannte und beratene GmbH: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/unlimited-arch ...

Meine Familie löst das Thema mit Google Vault. Finanzamt und OLG Naumburg geprüft.
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Mitglied: Visucius
12.11.2020, aktualisiert um 09:07 Uhr
Da gehts ja um "Druckdateien".

Bist Du sicher, dass die aufbewahrt werden müssen?! Da sind ja "persönliche Daten" z.B. von Mitarbeitern, Drittkunden usw. drauf?! Und bei den 10 Jahren fürs Finanzamt gehts doch nicht um Druckdateien, sondern um die Auftrags-, bzw. Rechnungsdateien.

Könnte mir fast vorstellen, da schießt Du Dir eher mit der DSGVO ins Knie.
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Mitglied: R0adrunner
12.11.2020 um 09:27 Uhr
Es geht um Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Versandhinweise. Online Shop eben. Bei Bilddateien sind es eher Fotos von erfolgreichen Umsetzungen oder eben Reklamationen.
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Mitglied: R0adrunner
12.11.2020 um 09:30 Uhr
Ich habe nur bedenken das man auch irgendwann nochmal auf dieses Archivpostfach zugreifen möchte - es im Outlook automatisch eingebunden wird und wenn dort 10 Jahre Archivdaten liegen ca. 1TB PST Dateien auf dem lokalen Rechner angelegt werden.

Das Archivpostfach ist nun nach 2 Jahren auf 100GB angewachsen. Daher eher meine Frage ob es ne Möglichkeit gibt die Anhänge auszulagern und an die Mail nur den Pfad zur Datei zu hinterlegen.
Das muss doch ein typisches Problem bei großen Versandhäusern sein - oder werden aus diesem Grund immer weniger PDF Dokumente bei Bestellungen angehangen??
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Mitglied: IT-Prof
12.11.2020 um 09:56 Uhr
In der Regel arbeitet man in einem CRM, welches die zur Archivierung relevanten Informationen archiviert.

An der E-Mail Schnittstelle archivieren, kann man machen, manchmal muss man das machen, dennoch kann man dort über Regeln einiges Steuern bzw sollte man sich über diese Regeln Gedanken machen. Dann wird nicht alles archiviert. Hier ist also Sachverstand und Fleiß gefragt.

Ein Archiv, was den Namen Archiv verdient, ist perse read-only. wenn man das in den Client oder in die Clients einbindet dann wird keine lokale Kopie davon erzeugt. Es kann sein dass der Suchindex von Outlook bzw Windows durchdreht, sowas habe ich schon hin und wieder beobachtet. Entweder sind die Suchen dann sehr langsam oder es wird lokal eine riesengroße Dump-Datei mit einer Art Datenbank angelegt die auch sehr groß werden kann.

Dennoch lassen sich Archivierungssysteme bequem über einen Browser durchsuchen. Das Archivierungssysteme einen Export in PST anbieten, ist ein Feature welches man nutzen kann aber nicht nutzen muss. Normalerweise wird auch so nicht gearbeitet.
Der Export in PST dient normalerweise dazu dass man die Sache weitergeben kann, an Behörden oder den Anwalt.

Vielleicht ist eine Archivierung nicht das richtige für dein Problem, aber gesetzliche Pflichten sind denn noch im Raum.
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Mitglied: LauneBaer
12.11.2020 um 10:12 Uhr
Zitat von R0adrunner:

Interessante Lösung - allerdings fehlt mir die Infrastruktur bis dato und ich fand es extrem charmant, dass alles rund um das Thema Mails vom Exchange365 abgehandelt wurde. Die Referenzen lassen darauf schließen das auch größere Onlineshops darauf bauen.
Ich behalte es mal im Blick und freue mich auf weiteren Input.

Trotzdem vielen Dank für den Tipp.

Du kannst dir MailStore auch als gehostete Lösung bei entsprechenden Dienstleistern dazu kaufen, dann brauchst du keine eigene Infrastruktur. Empfehlen kann ich MailStore auf jeden Fall. Allein die Suche in Mailstore ist meiner Meinung der von Outlook weit überlegen.

Grüße
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Mitglied: mbehrens
12.11.2020 um 22:18 Uhr
Zitat von R0adrunner:

ich betreue einen Onlineshop, der täglich mittlerweile sehr viele E-Mail empfängt bzw. versendet. Die Mitarbeiter arbeiten alle über eine zentrale E-Mailadresse. Die E-Mails enthalten entsprechend Anhänge in Form von PDF Dokumenten oder Bilddateien. (AGB's, Bestätigungen, Widerrufformulare)

Die E-Mailadresse liegt bei Office365 und hat einen Postfachspeicher von 50GB. Das Postfach wurde bereits um ein Archivpostfach erweitert und archiviert per Richtlinie alle Mails die älter sind als 180 Tage. Problematisch ist, dass auch dieser Archivspeicher bereits an seine Grenzen stößt und als Unternehmen eine Aufbewahrungspflicht gilt.

Das liest sich eher wie eine persönliche Archivierung statt einer revisionssicheren Archivierung.

Sind denn überhaupt die passenden Produkte zur Implementierung der notwendigen Archivierung gebucht? Das hört sich stark nach einem Plan 1 Produkt an. Regelmäßig benötigt man allerdings Plan 2 oder die Online Archivierung auf der Mailbox.

Welches Vorgehen kann genutzt werden um das hohe Mailaufkommen mit den vielen Anhängen zu bewerkstelligen? Wie gehen bspw. Online Shops wie alternate,reichelt und Co. mit diesen Gegebenheiten um?

- Nutzt man besser ein Ticketsystem?

Da stände man dann vor einer ähnlichen Problematik.

- Hätte man die Chance die Anhänge vorab aus der Mail auszuhängen, ins OneDrive zu legen und nur eine Verlinkung an die Mail zu legen? Microsoft Flows bspw.?

Dann fehlen ja Teile, die aufbewahrt werden müssen.
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Mitglied: R0adrunner
14.11.2020 um 22:38 Uhr
Guten Abend !

Also es ist aktuell noch eine Office 365 Business Standard Lizenz - da ist der unlimitierte Speicher wohl inkludiert und es werden die Standard Aufbewahrungsrichtlinien von Microsoft verwendet.

Nach Rücksprache mit dem Microsoft Support wird keine PST Datei auf dem Endgerät angelegt und ausschließlich online durchsucht. Wie performant das auf Dauer sein wird, sei mal dahin gestellt.

Dieses Problem werden andere Online Shops auch haben. Aber vielleicht haben die die entsprechende Infrastruktur oder ggf. auch nur Struktur

Danke erst mal für euren Input. Der Ansatz für Mailstore scheint mir aktuell der interessanteste zu sein. Vielleicht kommen noch weitere Ansätze dazu.
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