Projektbezogene Verteilung von E-Mails (ein- und ausgehend) in zentrales Postfach

Hallo und guten Morgen

Folgende Aufgabenstellung hätte ich zu lösen:
Für ein größeres Projekt bei dem neben einigen Kollegen intern auch ca. 100 externe Beteiligte "verwaltet" werden müssen, soll ein Postfach angelegt werden, in das alle ausgehende und eingehende Korrespondenz einsortiert wird.
Die Beteiligten sind in Gruppen zusammengefasst (also z.B. 10 Beteiligte bei der Telekom, usw.) und je Gruppe soll es Unterordner in dem Postfach geben.
Ziel soll sein, dass quasi alle Kommunikation per Mail, die von außen von den Beteiligten kommt und die von intern verschickt wird, in diesem Postfach gesammelt wird, damit jeder der Beteiligten hier intern einen lückenlosen Verlauf der Kommunikation leicht durchsuchbar vorfindet.
Damit das seinen Zweck erfüllen kann, müssen Mails an mehrere Empfänger aber "aufgedröselt" werden. Sprich eine Mail geht von einem Kollegen hier an 5 Gruppen, dann soll die Mail quasi fünf mal jeweils in dem richtigen Unterordner einsortiert werden, damit man schnell einen Überblick gewinnen kann, was in der Gruppe gelaufen ist.

Ich habe jetzt schon mit einem entsprechenden Konstrukt im AD externe Mailkontakte und Verteiler-Gruppen angelegt, das Postfach eingerichtet und ich schaffe es mit den Transportregeln und Regeln im Postfach selber auch eingehende Mails in die Ordner einzusortieren.

Aber, und das ist ein Problem, die Regeln funktionieren nur zuverlässig bezogen auf den Absender und Empfänger und nicht im cc.
Sprich ich bekomme dieses "Aufdröseln" der Mail in unterschiedliche Ordner nicht hin.

Geht sowas mit Bordmitteln überhaupt?
Gibt es für diesen (zugegebenermaßen komplizierten Fall) entsprechende Software?

Vorhanden wäre Exchange 2010 und Code2 Exchange Rules Pro 2.0.

Hat einer eine zündende Idee für eine elegante Lösung?

Danke schonmal vorab!