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Status Mails werden als unerwünscht (Spam) gesetzt

Hallo zusammen,

aus einer Web-Anwendung heraus werden nach einer Datensatz-Änderung Mitteilung-Mails an den/die registrierten und betreffenden User versendet. (Mailversand via SMTP/Mailaccount nicht sendmail)
zB. aus dem Modul Ticket, wenn eine Störung bearbeitet/behoben wurde.

Diese Statusmeldungen sind wichtig und sinnvoll, es ist jedoch nicht immer notwendig das diese vom Empfänger geöffnet werden.
Denn es sind ja lediglich Informationen die keine Aktionen erforderlich machen.

Die Domain DNS der Absende-Mailadresse, entält die enstprechenden SPF, DKIM & DMARC Records.

Jedoch:
Aufgrund der weiterentwickelten Filter der Mail-Server, werden nun solche ungeöffneten Mails irgendwann als unerwünscht (Spam) gekennzeichnet, weil dieses vom Empfänger über einen längeren Zeitraum nicht oder nur selten gelesen werden.

Frage:

Gibt es hier Möglichkeiten an den Statusmeldungen per Mail festzuhalten ohne generell in den Spam-Listen zu landen?

Wie habt Ihr das gelöst?

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Printed on: February 21, 2024 at 04:02 o'clock

Member: StefanKittel
StefanKittel Feb 09, 2024 at 18:45:45 (UTC)
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Moin,

Zitat von @Nullcheck:
Gibt es hier Möglichkeiten an den Statusmeldungen per Mail festzuhalten ohne generell in den Spam-Listen zu landen?

Das Problem tritt ja nicht beim senden sondern beim Empfangen auf.
Also kannst Du auf der Sende-Seite wenig machen.

Du kannst auf der Sende-Seite nur
a) Die Mail möglichst so designen, dass sie nicht wie spam aussieht
b) DKIM, SPF und ähnliches nutzen

Auf der Empfangsseite für bestimmte Mails Antispam ausschalten oder mit Regeln ändern.


Wie habt Ihr das gelöst?
Keine Email sondern ein Ticket-System oder ähnliches verwenden.

Stefan
Member: Nullcheck
Nullcheck Feb 09, 2024 updated at 19:23:09 (UTC)
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@Stefan Danke für dein Feedback.

a) & b) werden bereits umgesetzt.
Teilweise auch mit unserer IP im SPF Record der Kunden-Domain.

Das ist ein Ticket-Modul face-wink Und die Status-Meldung per Mail, dass eine Antwort vorliegt bzw. die Störung bearbeitet wurde.

Es wird schwierig und wirkt auch etwas unseriös auf allen Kundenseiten zu erklären dass die System-Mails als "Kein Spam" zu kennzeichnen sind.
Und selbst dann(!), werden solche Mails irgendwann vom Mai-System als unerwünscht aussortiert.

Hat eine Status-Mail tatsächlich ausgedient? Verschickt man solche Status-Meldungen überhaupt noch?
Welche Alternativen würden sich bieten wenn dem wirklich so ist?
Member: StefanKittel
StefanKittel Feb 09, 2024 at 19:55:44 (UTC)
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Hallo,

was noch helfen kann sind zertifizierte Newsletter-Anbieter die einen SMTP eingang bieten.
Zum Beispiel mailjet oder sendinblue. Die haben eine hohe Reputation.

Ich nutzt z.B. Hornet-Security für verschiedene meiner Produkte als Kennwort vergessen Mail und ähnliches.
Diese Mails werden auch gleich sMIME signiert und kamen bisher immer an.

Ich bin da Service-Partner.
Wir können das ja mal ausprobiere und ich schaue nach den Kosten.

Stefan
Member: mbehrens
mbehrens Feb 09, 2024 at 20:43:59 (UTC)
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Zitat von @Nullcheck:

Die Domain DNS der Absende-Mailadresse, entält die enstprechenden SPF, DKIM & DMARC Records.

Ich nehme an, das sendende System ist hiermit gemeint und die E-Mail ist passend signiert und mit dazugehörigen Headern versehen.

Gibt es hier Möglichkeiten an den Statusmeldungen per Mail festzuhalten ohne generell in den Spam-Listen zu landen?

Nein, da der Empfänger hier Kriterien anwendet, die nicht beeinflußt werden können. Man kann dem Empfänger nur Hinweise liefern. Was er dann damit macht, bleibt ihm überlassen.
Wenn er nicht gelesene E-Mails durch einen von ihm implementierten Algorithmus auf seine SPAM Liste setzt kann man dagegen nichts tun.
Member: Harald99
Harald99 Feb 09, 2024 at 21:26:39 (UTC)
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Eigener Mailserver.
Member: mbehrens
mbehrens Feb 09, 2024 at 22:26:42 (UTC)
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Zitat von @Harald99:

Eigener Mailserver.

Und inwiefern beeinflußt dies die vom Empfänger gemachten Einstellungen?
Member: Harald99
Harald99 Feb 09, 2024 at 23:13:34 (UTC)
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Da lässt du Spamassassin laufen und kann sehen, welchen Score deine Mails bekommen.
Dann kannst du nachregeln.
Member: mbehrens
mbehrens Feb 10, 2024 at 21:13:43 (UTC)
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Zitat von @Harald99:

Da lässt du Spamassassin laufen und kann sehen, welchen Score deine Mails bekommen.
Dann kannst du nachregeln.

Und das soll bei der Bestimmung des unbekannten Regelwerkes des Empängers, insbesondere bei diesem

Aufgrund der weiterentwickelten Filter der Mail-Server, werden nun solche ungeöffneten Mails irgendwann als unerwünscht (Spam) gekennzeichnet, weil dieses vom Empfänger über einen längeren Zeitraum nicht oder nur selten gelesen werden.

Proble helfen?
Member: NordicMike
NordicMike Feb 12, 2024 at 09:00:39 (UTC)
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Also bevor ich einen Mailserver installiere um meinem Score zu prüfen, bitte ich meinen Kunden einfach einen Header einer erhaltenen Nachricht zu schicken. Bzw, wenn ich der Admin des Kunden bin, kann ich mir auch ein Testpostfach einrichten.

Teilweise auch mit unserer IP im SPF Record der Kunden-Domain.
Moment, mit welcher Absenderadresse wird versendet? Doch nicht etwa mit der Kundendomain? Wenn mit Eurer Domain versendet wird, muss eure IP in das SFP Record eurer DNS Verwaltung rein. Die Kundendomain braucht Eure IP nicht.
Member: StefanKittel
StefanKittel Feb 12, 2024 at 09:40:42 (UTC)
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Hallo,

mit dieser Seite kann man prima SPF und DKIM testen indem man eine Testmail hinschickt.
https://appmaildev.com/de/spf

Dazu werden auch alle Header angezeigt.

Stefan