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Vorhandene PDFs Katalogisieren
Bei uns in der Firma haben sich im laufe der Zeit jede Menge PDFs, DOC/DOCX und TIF Dateien angesammelt.
Es handelt sich dabei um Anleitungen und Technische Dokumentationen. Z.T. auch Technische Zeichnungen (überwiegend im TIFF Format)
Nun wird das ganze langsam so unübersichtlich das wir nach einer Möglichkeit suchen das ganze zu vereinfachen.
Meine Vorstellung wäre so etwas in der Art:
- Alle Dokumente/Dateien in einem Verzeichnis (incl Unterverzeichnis) werden erfasst/katalogisiert
- Es wird eine Vorsortierung durchgeführt evtl. nach Unterordner (sind meistens schon nach Kategorien geordnet)
- Sortierung nach Dateinamen
- die Kür wäre dann eine Indexierung der Dateiinhalte (zumindest der PDF und DOC/DOCX Dateien)
- Auf einer übersichtlichen Startseite (oder einem Client Programm) kann man sich durch einen Wortindex oder durch eine Suchfunktion passende Dokumente finden lassen.
- Perfekt wäre eine Anzeige der Dokumente direkt im Cliientprogramm.
Unsere Umgebung:
- Windows AD mit entsprechenden Netzlaufwerken (darunter auch das mit dem Verzeichnis das durchsucht werden soll)
- Win10 Clients
Ich suche nun schon seit 2 Tagen aber irgendwie sind die Lösungen die ich gefunden habe nicht das was ich suche.
- Ich brauche keine Funktion um Papier einzuscannen. Alles liegt bereits digital vor.
- Ich brauche kein System was alles neu einliest und neu irgendwo abspeichert/archiviert
Die meisten DMS haben mich von den Funktionen her regelrecht erschlagen. Das wäre imho mit Kanonen nach Spatzen geschossen.
Ich hoffe Ihr könnt mir noch Tips geben nach was ich suchen kann
Besten Dank
MfG
Jürgen
Es handelt sich dabei um Anleitungen und Technische Dokumentationen. Z.T. auch Technische Zeichnungen (überwiegend im TIFF Format)
Nun wird das ganze langsam so unübersichtlich das wir nach einer Möglichkeit suchen das ganze zu vereinfachen.
Meine Vorstellung wäre so etwas in der Art:
- Alle Dokumente/Dateien in einem Verzeichnis (incl Unterverzeichnis) werden erfasst/katalogisiert
- Es wird eine Vorsortierung durchgeführt evtl. nach Unterordner (sind meistens schon nach Kategorien geordnet)
- Sortierung nach Dateinamen
- die Kür wäre dann eine Indexierung der Dateiinhalte (zumindest der PDF und DOC/DOCX Dateien)
- Auf einer übersichtlichen Startseite (oder einem Client Programm) kann man sich durch einen Wortindex oder durch eine Suchfunktion passende Dokumente finden lassen.
- Perfekt wäre eine Anzeige der Dokumente direkt im Cliientprogramm.
Unsere Umgebung:
- Windows AD mit entsprechenden Netzlaufwerken (darunter auch das mit dem Verzeichnis das durchsucht werden soll)
- Win10 Clients
Ich suche nun schon seit 2 Tagen aber irgendwie sind die Lösungen die ich gefunden habe nicht das was ich suche.
- Ich brauche keine Funktion um Papier einzuscannen. Alles liegt bereits digital vor.
- Ich brauche kein System was alles neu einliest und neu irgendwo abspeichert/archiviert
Die meisten DMS haben mich von den Funktionen her regelrecht erschlagen. Das wäre imho mit Kanonen nach Spatzen geschossen.
Ich hoffe Ihr könnt mir noch Tips geben nach was ich suchen kann
Besten Dank
MfG
Jürgen
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Printed on: April 25, 2024 at 10:04 o'clock
3 Comments
Latest comment
DMS ist jedoch das richtige. Schau dir vielleicht mal ecoDMS an.
Du kannst auch mal mit DocFetcher einen Versuch machen.
Der dient nicht zwingend der Katalogisierung sondern eher dem Wiederfinden.
Die Macht liegt im Durchsuchen von Dokumenten.
Wenn ein Dokumentstapel durchsuchbar ist, stellt sich die Frage, ob eine Kategorisierung/Katalogisierung tatsächlich noch erforderlich ist.
Ich bin da zwiegespalten, sage ich ehrlich. Wenn Du eigene Metadaten mit den Dokumenten pflegen willst, stimme ich mit
@NordicMike überein und Du solltest ein DMS nutzen. Wenn nicht, würde mir ein DocFetcher oder ein ähnliches Produkt vollkommen reichen.
MfG
bdmvg
Der dient nicht zwingend der Katalogisierung sondern eher dem Wiederfinden.
Die Macht liegt im Durchsuchen von Dokumenten.
Wenn ein Dokumentstapel durchsuchbar ist, stellt sich die Frage, ob eine Kategorisierung/Katalogisierung tatsächlich noch erforderlich ist.
Ich bin da zwiegespalten, sage ich ehrlich. Wenn Du eigene Metadaten mit den Dokumenten pflegen willst, stimme ich mit
@NordicMike überein und Du solltest ein DMS nutzen. Wenn nicht, würde mir ein DocFetcher oder ein ähnliches Produkt vollkommen reichen.
MfG
bdmvg
Der Docfetcher sieht auf den ersten Blick wie das aus was ich gesucht habe. Danke für den Tipp.
Werde es morgen ausgiebig Testen
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