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Welches DMS?
Hallo,
wir suchen für unser Unternehmen ein gutes, benutzerfreundliches DMS.
Nun habe ich mal ein Fragenkatalog kopiert und beantwortet dazu suche wir jetzt das passende DMS.
Von agorum core haben wir schon einiges gehört, würde das auch hier alle Probleme lösen?
Welche kostenfreie Lösungen gibt es noch?
Wie viele Inhalte (Dateien, Dokumente, etc) befinden sich derzeit drin und welches Aufkommen erwarten Sie pro Jahr?
Was für Dateitypen verwalten Sie am meisten?
Wollen Sie in Zukunft auch E-Mails speichern?
Wollen Sie in Zukunft auch Daten aus externen Systemen speichern (z.B. Druckausgaben von Rechnungen?)
Wollen Sie in Zukunft auch eingehende Papierdokumente (Scans/Fax) dort ablegen?
Bevorzugen Sie eine Web-Lösung (also Vermeidung von Installationen auf Arbeitsplätzen)?
Welche Server- und Client-Betriebssysteme setzen Sie ein?
Benötigen Sie eine rechtlich saubere Speicherung/Archivierung der Daten (Handelsdokumente, etc)?
Hat das bisherige System eine Schnittstelle, um die Daten zu exportieren oder wollen Sie "frisch" anfangen?
Sollen zu den Dokumenten auch "Meta-Informationen" (also zusätzliche Felder mit Informationen) für die Suche abgelegt werden?
Wollen Sie die Inhalte in Beziehungen setzen, z.B. durch Kategorien, Schlagworte, etc?
Wollen Sie Inhalte versionieren?
Wollen Sie Mitarbeiter über Änderungen an Inhalten aktiv benachrichtigen?
Wollen Sie die Inhalte auch "Offline" mitnehmen?
Wollen Sie Berechtigungen (Lesen, Bearbeiten, etc) auf die Inhalte vergeben?
Sollen Abläufe, z.B. Freigaben, umgesetzt werden?
Sollen Inhalte direkt aus den Anwendungen, z.B. Office, im DMS abgelegt oder geöffnet werden können?
Wollen Sie neue Inhalte automatisiert Ordnern zuordnen lassen, an Stelle, dass Mitarbeiter dies manuell erledigen?
Wie viele Mitarbeiter werden aktiv damit arbeiten?
Viele Grüße,
Philipp
wir suchen für unser Unternehmen ein gutes, benutzerfreundliches DMS.
Nun habe ich mal ein Fragenkatalog kopiert und beantwortet dazu suche wir jetzt das passende DMS.
Von agorum core haben wir schon einiges gehört, würde das auch hier alle Probleme lösen?
Welche kostenfreie Lösungen gibt es noch?
Wie viele Inhalte (Dateien, Dokumente, etc) befinden sich derzeit drin und welches Aufkommen erwarten Sie pro Jahr?
- Wir archivieren gerade ca. 1000 Dokumente, die nun eingescannt werden sollen. Es kommen pro Monat ca. 2-3 neue Dokumente in Form von Rechnungen dazu.
Was für Dateitypen verwalten Sie am meisten?
- pdf, doc
Wollen Sie in Zukunft auch E-Mails speichern?
- Ja
Wollen Sie in Zukunft auch Daten aus externen Systemen speichern (z.B. Druckausgaben von Rechnungen?)
- Ja
Wollen Sie in Zukunft auch eingehende Papierdokumente (Scans/Fax) dort ablegen?
- Ja
Bevorzugen Sie eine Web-Lösung (also Vermeidung von Installationen auf Arbeitsplätzen)?
- Ja
Welche Server- und Client-Betriebssysteme setzen Sie ein?
- Windows 2008 R2 Server / Win7 Clients
Benötigen Sie eine rechtlich saubere Speicherung/Archivierung der Daten (Handelsdokumente, etc)?
- Ja
Hat das bisherige System eine Schnittstelle, um die Daten zu exportieren oder wollen Sie "frisch" anfangen?
- Nein, wir möchten neu anfangen.
Sollen zu den Dokumenten auch "Meta-Informationen" (also zusätzliche Felder mit Informationen) für die Suche abgelegt werden?
- Ja
Wollen Sie die Inhalte in Beziehungen setzen, z.B. durch Kategorien, Schlagworte, etc?
- Ja
Wollen Sie Inhalte versionieren?
- Ja
Wollen Sie Mitarbeiter über Änderungen an Inhalten aktiv benachrichtigen?
- nicht zwingend notwendig
Wollen Sie die Inhalte auch "Offline" mitnehmen?
- Nein
Wollen Sie Berechtigungen (Lesen, Bearbeiten, etc) auf die Inhalte vergeben?
- Ja
Sollen Abläufe, z.B. Freigaben, umgesetzt werden?
- Ja
Sollen Inhalte direkt aus den Anwendungen, z.B. Office, im DMS abgelegt oder geöffnet werden können?
- Ja
Wollen Sie neue Inhalte automatisiert Ordnern zuordnen lassen, an Stelle, dass Mitarbeiter dies manuell erledigen?
- nicht zwingend notwendig
Wie viele Mitarbeiter werden aktiv damit arbeiten?
- Etwa 40 Mitarbeiter
Viele Grüße,
Philipp
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8 Kommentare
Neuester Kommentar
Hi
ELO wäre das richtige, bei 1.000 Dokumenten braucht ihr keine Enterprise Lösung dazu ist euer Volumen viel zu klein. Ich würde versuchen eines "von der Stange" zu nehmen, alles andere wird teuer. Kostenlos würde mir jetzt Sharepoint 2010 Foundation einfallen, ist mit Sicherheit nicht so komfortabel wie ein richtiges DMS/ECM wäre aber auch eine Möglichkeit.
Und nachträglich 1.000 Dokumente archivieren, das schafft jedes einfache System was z.B. mit KOFAX ausgestattet ist innerhalb weniger Minuten.
Sonstige Anbieter wären d.velop, Easy, optimal System, PROCAD, docuware .... es gibt massig und auch günstige Anbieter.
Dann stellt sich auch die Frage, wollt Ihr auf dauer auch ein PDM/PLM einsetzen für eine Verwaltung von CAD Dateien?
ELO wäre das richtige, bei 1.000 Dokumenten braucht ihr keine Enterprise Lösung dazu ist euer Volumen viel zu klein. Ich würde versuchen eines "von der Stange" zu nehmen, alles andere wird teuer. Kostenlos würde mir jetzt Sharepoint 2010 Foundation einfallen, ist mit Sicherheit nicht so komfortabel wie ein richtiges DMS/ECM wäre aber auch eine Möglichkeit.
Und nachträglich 1.000 Dokumente archivieren, das schafft jedes einfache System was z.B. mit KOFAX ausgestattet ist innerhalb weniger Minuten.
Sonstige Anbieter wären d.velop, Easy, optimal System, PROCAD, docuware .... es gibt massig und auch günstige Anbieter.
Dann stellt sich auch die Frage, wollt Ihr auf dauer auch ein PDM/PLM einsetzen für eine Verwaltung von CAD Dateien?
Hi,
ELO würde ich euch auch empfehlen, kostet nur ein paar Euronen und ist eigentlich sehr gut.
Freeware mag erst günstiger sein, aber die Implementierung und Co. ist idR. recht schwierig und wird somit teuer. Und über 200€ (ca. pro Arbeitsplatz, denke einer reicht) zu diskutieren ist auch über .. schau`s dir amm besten mal an (gibt n kostenloses Demo auf deren HP)
OptimalSystem ist sehr gut, aber auch nicht umsonst (gute Anbindung an ERP-Systeme!). d.velop hab ich mir auch angeschaut, konnte mich aber nicht begeistern.
greetz
ravers
ELO würde ich euch auch empfehlen, kostet nur ein paar Euronen und ist eigentlich sehr gut.
Freeware mag erst günstiger sein, aber die Implementierung und Co. ist idR. recht schwierig und wird somit teuer. Und über 200€ (ca. pro Arbeitsplatz, denke einer reicht) zu diskutieren ist auch über .. schau`s dir amm besten mal an (gibt n kostenloses Demo auf deren HP)
OptimalSystem ist sehr gut, aber auch nicht umsonst (gute Anbindung an ERP-Systeme!). d.velop hab ich mir auch angeschaut, konnte mich aber nicht begeistern.
greetz
ravers
z.B. Alfresco
Danke für eure schnelle Antwort.
Habt ihr noch gut Erfahrungen mit DMS die kostenlos ist? Da ich eigentlich keine Kosten verursachen darf.
Natürlich ist das blöd und ich wäre auch eher für eine einigermaßen kostengünstige Lösung aber damit komm ich nicht durch.
Habt ihr schon Erfahrungen mit agorum core ?
Oder eine andere Software. Sie muss kostenlos sein und Sicherheit steht auch an erster Stelle.
Alfresco habe ich auch schon kurz getest finde ich sehr umfangreich mit dem CMS noch dazu.
Vielen Dank für eure Hilfe
Philipp
Habt ihr noch gut Erfahrungen mit DMS die kostenlos ist? Da ich eigentlich keine Kosten verursachen darf.
Natürlich ist das blöd und ich wäre auch eher für eine einigermaßen kostengünstige Lösung aber damit komm ich nicht durch.
Habt ihr schon Erfahrungen mit agorum core ?
Oder eine andere Software. Sie muss kostenlos sein und Sicherheit steht auch an erster Stelle.
Alfresco habe ich auch schon kurz getest finde ich sehr umfangreich mit dem CMS noch dazu.
Vielen Dank für eure Hilfe
Philipp
Moin,
Also wenns nix kosten darf, kannste das gleich knicken...
Auch wenn du was findest, dass opensource ist, kennste dich mit tux nicht aus dann musste entweder das lernen oder ne winblows lizens, auf nem butterbrot laeuft das auch nicht, also nochn stueck blech, das will gesichert werden und du hast die weiche ware noch garnicht angefasst...
Lass deinen chef da nochmal drueber nachdenken und dann revisionssichere archivierung, da haben junnxxs mit meinem background schon ordentlich was am schaffen, k.a wie fit du bist....
Das ist nix zwischen tuer und angel und als wir uns umgesehen haben, das war ne evaluierung von 6 monaten....
Denk mal drueber nach
Gruss
Also wenns nix kosten darf, kannste das gleich knicken...
Auch wenn du was findest, dass opensource ist, kennste dich mit tux nicht aus dann musste entweder das lernen oder ne winblows lizens, auf nem butterbrot laeuft das auch nicht, also nochn stueck blech, das will gesichert werden und du hast die weiche ware noch garnicht angefasst...
Lass deinen chef da nochmal drueber nachdenken und dann revisionssichere archivierung, da haben junnxxs mit meinem background schon ordentlich was am schaffen, k.a wie fit du bist....
Das ist nix zwischen tuer und angel und als wir uns umgesehen haben, das war ne evaluierung von 6 monaten....
Denk mal drueber nach
Gruss
Mit Linux kenne ich mich aus und ein Windows Server 2008 R2 haben wir auch mit meinem RAID.
Eigentlich würde ich gerne noch paar Beispiele für kostenlose DMS.
Und ob einer mit Alfresco oder agorum core Erfahrungen hat.
trotzdem danke für eure Hilfe
Eigentlich würde ich gerne noch paar Beispiele für kostenlose DMS.
Und ob einer mit Alfresco oder agorum core Erfahrungen hat.
trotzdem danke für eure Hilfe
OpenSource wirst du nichts revisionssicheres finden das bereits einen Stempel vom Finanzminister hat und nachher durch einen Wirtschaftsprüfer abgenommen wird. Wie bereits Timo schrieb ist das eine ganz andere Kiste und stellt nebst der Softwarelösung auch eine Frage an die Hardware (je nach Hersteller verwenden die nur spezielle Hardware um ein Dokumenten-"Safe" bereitzustellen).
Wir evaluieren das auch gerade und sind kurz vor der Entscheidungsphase welches System es werden wird.
Dann muss das ganze auch gesichert und ggf. revisionssicher Archviert werden -> WORM Bänder zum Beispiel
Und wie sieht es mit Schnittstellen aus, OpenSource liefert mit Sicherheit alles was man haben möchte, nur muss man dann auch Programmierer haben die sich damit auskennen und es anpassen können und die entsprechenden Speziallisten sind auch nicht billig vom Stundensatz her ...
Wir evaluieren das auch gerade und sind kurz vor der Entscheidungsphase welches System es werden wird.
Dann muss das ganze auch gesichert und ggf. revisionssicher Archviert werden -> WORM Bänder zum Beispiel
Und wie sieht es mit Schnittstellen aus, OpenSource liefert mit Sicherheit alles was man haben möchte, nur muss man dann auch Programmierer haben die sich damit auskennen und es anpassen können und die entsprechenden Speziallisten sind auch nicht billig vom Stundensatz her ...
