Besprechungssoftware mit Funktionsumfang

Moin Leute,

ich suche "wiedereinmal" was, bei meinem Dienstgeber ist folgende Anforderung aufgeschlagen, was ich als nicht schlecht empfinde.

Kurze Beschreibung, jede Woche findet eine Besprechung mit allen Entscheidungsträgern statt, hier wird mit viel Gedöns usw. alles neue Besprochen, mit Deadlines und Vorgaben.

Nun schreibt die Chefsekretärin alles in eine Excel, und wünscht sich nun dass jeder auf die Datei Zugreifen kann, und seine "ToDo´s" sieht, aber ohne das Dokument zu bearbeiten, easy, Fileserver, Ordner, Zugriffe beschränken, Excel nur als Lesezugriff starten lassen, jud isch... und nun kommen die Sonderwünsche, die Leute sollen automatisch eine Deadline erhalten, dahinter ein Mailingsystem über unseren Exchange damit die Leute die Info bekommen "bis dahin hast du fertig zu sein", Zugriff nur für gewisse Personen....

Meine Frage, gibts sowas auf WebBasis welches ich evtl. selbst hosten kann? SharePoint wäre eine Option, aber kostet was... Wollen nix investieren, deswegen lande ich scheinbar eher in der "OpenSource" Ecke, aus Prinzip ja nix schlechtes, wenn mir jemand den richtigen Anstoß in eine Richtung geben kann wär ich schon dankbar.

Wunsch seitens mir:
Selbstgehostet
Webbasierend
Excel-Import mit Formatierung
Mailschnittstelle um Erinnerungen an die Entscheidungsträger zu senden

Grüße