Cloud Groupware sicher und günstig empfehlung oder erfahrung?

Hallo
ich bin neu hier blätter aber schon lange immer mal wieder durchs Forum.

Nun habe ich mal eine Frage an die die Ahnung von IT haben.

Ich suche ja was eigentlich, eine Groupware oder Projektmanagment in der Cloud
sofern das ganze iirgendwie halbwegs sicher ist, gaht das überhaupt.

Der Spaß soll auch nicht zuviel kosten oder noch lieber Kostenlos sein.

Was soll gemacht werden.

Es geht um 4 Selbstständige Vertriebler.
Wir möchten für ein neunes Produkt den Vertrieb aufbauen, möchten erfahrungen austauschen, Termine und Meetings abstimmen,
und Dokumente gemeinsam ablegen, bzw. Präsentationen bearbeiten. (Filesharing evtl auch mit unterschiedlichen Freigaben)
Und später auch evtl. gemeinsame Messeauftritte Planen, dementsprechende Planung Zeitachsen Aufgaben.
Wir arbeiten an diesem "Projekt" zusammen. haben aber kein gemeinsames Intranet, oder einen eigenen Server.

Ist dafür überhaupt Groupeware oder ein Projektmanagment überhaupt das richtige, oder schießen wir da schon mit Kanonen auf spatzen?

Da das ganze momentan am Anfang einer Planung ist, und noch nicht absehbar ist wie der Erfolg sein wird, ob sich das ganze überhaupt trägt und bis zum ende durchgezogen wird, möchten wir anfangs nicht allzuviel finaziell investieren.

vorab vielen Dank, für konstruktive Vorschläge
mein örtlicher IT-Experte hatte empfohlen einen Server zu mieten und exchange und und.... sorry, da bin ich der meinung das muss auch mit weniger aufwand und kosten gehen.