Druckerlandschaft und Dokumentenmangementsystem
Hello
ich habe mal eine allgemeine Frage so in die Admin-Runde
und zwar haben wir vor unsere komplette Druckerlandschaft,
estehend aus 9 Jahre alten HP-Druckern, zu überarbeiten.
Zusätzlich wollen wir gleich auch ein DMS einführen in
dem unsere Verkäufer / Einkäufer Ihre Akte elektronisch ablegen
können. Außerdem soll das System auch dazu dienen
dass wir unser Eingangsrechnungen nur noch in
digitaler Form durchs Haus laufen lassen und diese
so dann kontrollieren, freigeben, etc.
Meine eigentliche Frage:
Es gibt einen Haufen DMS und auch jede Menge Druckerhersteller,
wir haben uns auch schon Systeme angesehen,
doch habe ich in dieser Hinsicht noch keine Erfahrung
und würde mich freuen, falls jemand von Euch so ein System kennt
bzw. vielleicht selbst einsetzt, wovon ich ausgehe,
mir da vielleicht kurz und knapp einen Erfahrungsbericht zu geben.
Ich danke Euch!
lg
ava
ich habe mal eine allgemeine Frage so in die Admin-Runde
und zwar haben wir vor unsere komplette Druckerlandschaft,
estehend aus 9 Jahre alten HP-Druckern, zu überarbeiten.
Zusätzlich wollen wir gleich auch ein DMS einführen in
dem unsere Verkäufer / Einkäufer Ihre Akte elektronisch ablegen
können. Außerdem soll das System auch dazu dienen
dass wir unser Eingangsrechnungen nur noch in
digitaler Form durchs Haus laufen lassen und diese
so dann kontrollieren, freigeben, etc.
Meine eigentliche Frage:
Es gibt einen Haufen DMS und auch jede Menge Druckerhersteller,
wir haben uns auch schon Systeme angesehen,
doch habe ich in dieser Hinsicht noch keine Erfahrung
und würde mich freuen, falls jemand von Euch so ein System kennt
bzw. vielleicht selbst einsetzt, wovon ich ausgehe,
mir da vielleicht kurz und knapp einen Erfahrungsbericht zu geben.
Ich danke Euch!
lg
ava
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Ausgedruckt am: 22.11.2024 um 16:11 Uhr
6 Kommentare
Neuester Kommentar
Guten Morgen!
HP Drucker sind nicht schlecht. Ich hab mich dazu entschlossen nur noch HP Drucker zu verwenden. Ich habe einen ca. 5 Jahre alten HP Drucker geschenkt bekommen und der läuft sogar ohne Treiberinstallation unter Windows 7 x64.
In der Firma hatten wir einen Canon Drucker welcher sich überhaupt bis SP1 von Windows 7 querstellte.
Bzgl. des DMS wäre vielleicht SharePoint eine Variante. Wir verwenden das in der Schule und ist wirklich super.
LG
Martin
HP Drucker sind nicht schlecht. Ich hab mich dazu entschlossen nur noch HP Drucker zu verwenden. Ich habe einen ca. 5 Jahre alten HP Drucker geschenkt bekommen und der läuft sogar ohne Treiberinstallation unter Windows 7 x64.
In der Firma hatten wir einen Canon Drucker welcher sich überhaupt bis SP1 von Windows 7 querstellte.
Bzgl. des DMS wäre vielleicht SharePoint eine Variante. Wir verwenden das in der Schule und ist wirklich super.
LG
Martin
Hi ava,
von Druckersystemen in großen Firmen oder Banken, gab es fast nur die 4 Druckerhersteller: HP, RICOH, LEXMARK und Kyocera, wo ich gearbeitet hatte - durch mehrere Projekte.
Die Frage ist eher, was brauch alles euer Einkauf - ist die entsprechende Software DMS programmierbar erweiterbar ( kostenneutral bzw. durch euch bzw den extern erweiterbar).
Gruss
Holli
von Druckersystemen in großen Firmen oder Banken, gab es fast nur die 4 Druckerhersteller: HP, RICOH, LEXMARK und Kyocera, wo ich gearbeitet hatte - durch mehrere Projekte.
Die Frage ist eher, was brauch alles euer Einkauf - ist die entsprechende Software DMS programmierbar erweiterbar ( kostenneutral bzw. durch euch bzw den extern erweiterbar).
Gruss
Holli
Hallo,
also ich würde mich mal mit dem Hersteller des ERP-Systems in Verbindung setzen und da nachfragen, was die zum Thema zu liefern haben.
Bzw. welche Systeme Schnittstellen zum ERP haben und zertifiziert sind.
Ich würde bei einem nicht zertifizierten System den Aufwand für die Schnittstellen nicht unterschätzen wollen, und vor allem bei einem neuen Release des ERP-Systems kannst Du dann wieder alles testen und nachziehen.
Außerdem würde ich mich mit einem Steuerberater bzw. der eigenen Finanz-/Steuerabteilung in Verbindung setzen, bzgl der Anforderungen des Finanzamtes (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GdPDU).
Wenn Du/Ihr alle Belege in einem Archiv ablegt, müsst Ihr diese dem Prüfer des FAs auch über eine genau definierte Schnittstelle (GdPDU) auf einem Datenträger (CD,DVD, ..) Zur Verfügung stellen können.
Alos wird wohl nichts übrig bleiben, als das Du Dich an den Hersteller Eures ERPs wendest und die Möglichkeiten abklärst.
Aber unterschätz den Aufwand nicht.
Du schreibst nicht wie groß die Firma ist, welches ERP ihr einsetzt usw.
Gruß
Anton
also ich würde mich mal mit dem Hersteller des ERP-Systems in Verbindung setzen und da nachfragen, was die zum Thema zu liefern haben.
Bzw. welche Systeme Schnittstellen zum ERP haben und zertifiziert sind.
Ich würde bei einem nicht zertifizierten System den Aufwand für die Schnittstellen nicht unterschätzen wollen, und vor allem bei einem neuen Release des ERP-Systems kannst Du dann wieder alles testen und nachziehen.
Außerdem würde ich mich mit einem Steuerberater bzw. der eigenen Finanz-/Steuerabteilung in Verbindung setzen, bzgl der Anforderungen des Finanzamtes (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GdPDU).
Wenn Du/Ihr alle Belege in einem Archiv ablegt, müsst Ihr diese dem Prüfer des FAs auch über eine genau definierte Schnittstelle (GdPDU) auf einem Datenträger (CD,DVD, ..) Zur Verfügung stellen können.
Alos wird wohl nichts übrig bleiben, als das Du Dich an den Hersteller Eures ERPs wendest und die Möglichkeiten abklärst.
Aber unterschätz den Aufwand nicht.
Du schreibst nicht wie groß die Firma ist, welches ERP ihr einsetzt usw.
Gruß
Anton
Hallo Ava,
die Schnittstelle ist vom FA vorgegeben und die Hersteller der Buchhaltungssoftware/DMS haben diese einzuhalten und zertifizieren zu lassen.
Nur wenn dies so ist, könnt Ihr alle Eingangsbelege scannen und im DMS ablegen und das Papier dann schreddern.
Als Software für das Scannen und erkennen der wichtigsten Merkmale der Rechnung ist eigentlich Kofax (cofax), ich weis die Schreibweise nicht genau, der Marktführer.
Ich würde mir in diesem zusammenhang auch noch Gedanken bezüglich Archivierung der Belege machen. Nach einer gewissen Zeit laufen die Datenbanktabellen der ERP-Software voll.
Wenn Ihr in absehbarer Zeit ein neues ERP bekommt, dann solltet Ihr evtl. das Thema mit diesem Neuen ERP angehen, sonst habt Ihr den Aufwand doppelt und müsst die Daten nochmals migrieren.
Gruß
Anton
die Schnittstelle ist vom FA vorgegeben und die Hersteller der Buchhaltungssoftware/DMS haben diese einzuhalten und zertifizieren zu lassen.
Nur wenn dies so ist, könnt Ihr alle Eingangsbelege scannen und im DMS ablegen und das Papier dann schreddern.
Als Software für das Scannen und erkennen der wichtigsten Merkmale der Rechnung ist eigentlich Kofax (cofax), ich weis die Schreibweise nicht genau, der Marktführer.
Ich würde mir in diesem zusammenhang auch noch Gedanken bezüglich Archivierung der Belege machen. Nach einer gewissen Zeit laufen die Datenbanktabellen der ERP-Software voll.
Wenn Ihr in absehbarer Zeit ein neues ERP bekommt, dann solltet Ihr evtl. das Thema mit diesem Neuen ERP angehen, sonst habt Ihr den Aufwand doppelt und müsst die Daten nochmals migrieren.
Gruß
Anton