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Exchange2016 Outlook - Kalendergruppe für alle Benutzer freigeben

Hallo zusammen,

ich habe bei mir in Outlook 2016 eine Kalendergruppe erstellt. In der Gruppe sind mehrere Gerätepostfächer (Autos).
Der Kalender soll für eine Autoreservation-Übersicht dienen, bei dem alle Outlook User die Möglichkeit haben sollen, Geschäftsautos zu reservieren, falls diese im Kalender frei sind und noch nicht gebucht.

Die Kalendergruppe habe ich soweit auch schon erstellt mit allen Geräteobjekten. Wenn ich auf den Kalender klicke sehe ich welche Geräte (Autos) frei oder bereits gebucht sind.

Diese Kalendergruppe möchte ich nun für alle Outlook-User (AD-User) freigeben, sodass beim Start von Outlook jeder Benutzer in seinem Kalender die freigegeben Kalender automtisch sieht und nicht erst über "freigegeben Kalender öffnen" den Kalender manuell bei sich hinzufügen muss.

Wisst ihr wie das geht? Wenn ich die Kalendergruppe bei mir auswähle und auf "Kalender freigeben" gehe, kann ich den Kalender manuell an alle Outlook-Benutzer senden.
Das möchte ich aber so nicht machen, sondern die Benutzer sollen ohne etwas zu bemerken den Kalender automatisch im Outlook beim nächsten Neustart gemappt bekommen.

Kann man das auf dem Exchange 2016 irgendwo definieren, dass die Kalendergruppe automatisch bei allen Benutzer automatisch gemappt wird beim nächsten Outlook Neustart?

Wie könnte man es sonst machen? Über die öffentliche Ordner alternativ?

Danke und Gruss
staybb

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Mitglied: 142970
142970 Feb 11, 2020 updated at 11:09:39 (UTC)
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Kann man das auf dem Exchange 2016 irgendwo definieren, dass die Kalendergruppe automatisch bei allen Benutzer automatisch gemappt wird beim nächsten Outlook Neustart?
Sowas gibt es leider immer noch nicht out of the box, das Automapping greift nur bei Vollzugriff auf die Mailbox

Möglichkeit mit Skript z.B. hier gefunden
Exchange Einführung - Kalender aller User untereinander freigeben und hinzufügen
Member: staybb
staybb Feb 11, 2020 at 15:20:15 (UTC)
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Zitat von @142970:

Kann man das auf dem Exchange 2016 irgendwo definieren, dass die Kalendergruppe automatisch bei allen Benutzer automatisch gemappt wird beim nächsten Outlook Neustart?
Sowas gibt es leider immer noch nicht out of the box, das Automapping greift nur bei Vollzugriff auf die Mailbox

Möglichkeit mit Skript z.B. hier gefunden
Exchange Einführung - Kalender aller User untereinander freigeben und hinzufügen

Danke für den Link ;)

Auf die schnelle ist mir das zu heikel mit dem Script, wir werden vermutlich eine Anleitung schreiben wie man im Outlook eine Kalendergruppe erstellt, dann kann jetzt Benutzer selbst den Kalender bei sich hinzufügen und die Objekte (Autos) auswählen.

Noch eine andere Frage, weiss jemand ob es per EMS möglich ist für eine Objektbuchung im Outlook das Feld "Ort" bei der Terminauswahl als Pflicht zu definieren?
Zielt ist es das jeder den Ort eintragt wohin er mit dem Auto fahren muss, sodass man die Kilometerzahl noch abfangen kann.
Mitglied: 142970
142970 Feb 11, 2020 updated at 16:18:11 (UTC)
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Noch eine andere Frage, weiss jemand ob es per EMS möglich ist für eine Objektbuchung im Outlook das Feld "Ort" bei der Terminauswahl als Pflicht zu definieren?
Benutzerdefinierte Form erstellen, und darin das zum Pflichtfeld machen und dann die Form deployen.
Member: staybb
staybb Feb 13, 2020 at 12:10:41 (UTC)
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Zitat von @142970:

Noch eine andere Frage, weiss jemand ob es per EMS möglich ist für eine Objektbuchung im Outlook das Feld "Ort" bei der Terminauswahl als Pflicht zu definieren?
Benutzerdefinierte Form erstellen, und darin das zum Pflichtfeld machen und dann die Form deployen.

Vielen Dank das werde ich mir ansehen face-smile

Weiss jemand wie es möglich ist in einem öffentlichen Kalender in einem öffentlichen Ordner, alle Gerätepostfächer anzeigen zulassen, sodass jeder Outlook über den Kalender direkt sieht welche Geräte (Autos) frei sind und welche nicht?

Ich habe das bisher nur hinbekommen wenn ich eine neue Kalerndergruppe erstelle und dann alle Geräte (Autos) manuell dort hinzufüge..

Das müsste aber jeder User dann selbst einmal manuell machen, was ziemlich unpraktisch wäre...

Ich habe bereits einen öffentlichen Kalender, aber dort kann ich keine Geräteposftächer mitanzeigen.
Mitglied: 142970
142970 Feb 13, 2020 updated at 12:19:27 (UTC)
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Zitat von @staybb:
Weiss jemand wie es möglich ist in einem öffentlichen Kalender in einem öffentlichen Ordner, alle Gerätepostfächer anzeigen zulassen, sodass jeder Outlook über den Kalender direkt sieht welche Geräte (Autos) frei sind und welche nicht?
Geht nicht. Den Leuten entsprechende Zugriffsrechte auf die Ressource geben dann können sie auch nachschauen.

Ich habe das bisher nur hinbekommen wenn ich eine neue Kalerndergruppe erstelle und dann alle Geräte (Autos) manuell dort hinzufüge..

Das müsste aber jeder User dann selbst einmal manuell machen, was ziemlich unpraktisch wäre...
Dafür kannst du ja das Skript von oben nehmen dann geht's automatisch face-smile.
Ich habe bereits einen öffentlichen Kalender, aber dort kann ich keine Geräteposftächer mitanzeigen.
Wie auch?? Fas eine ist ein alleine stehender Kalender und das andere ein ganzes Postfach. Apfel & Birnen ...
Member: staybb
staybb Feb 13, 2020 at 12:38:47 (UTC)
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Dann vielleicht zur grundlegende Frage.

Wie würdet ihr es am einfachsten realisieren für folgendes Praxisbeispiel:

Mitarbeiter A möchte ein Gschäftsauto für eine Reise buchen.

Er geht ins Outlook und öffnet den Kalender. Er macht einen neuen Kalendereintrag und öffnet den Planungsassistenten. Dort muss er alle Autos aus dem Adressbuch hinzufügen und sieht dann welche Autos reserviert sind und welche noch frei.

Dann pickt er sich entsprechend ein freies Auto und macht dafür einen Termin. Die zuständige Person für die Autoverwaltung erhält darauf eine eMail, bei der er eine Zusagebestätigung schickt oder den mit Vorbehalt bucht oder sogar den Termin ganz cancelled weil das Auto zB. gerade in der Werkstatt ist.

Das ist der aktuelle Schritt wie es funktionieren würde. Wie könnte man den Prozess noch einfacher gestalten?
Mitglied: 142970
142970 Feb 13, 2020 updated at 13:26:57 (UTC)
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Zitat von @staybb:
Mitarbeiter A möchte ein Gschäftsauto für eine Reise buchen.
Check
Er geht ins Outlook und öffnet den Kalender. Er macht einen neuen Kalendereintrag und öffnet den Planungsassistenten. Dort muss er alle Autos aus dem Adressbuch hinzufügen und sieht dann welche Autos reserviert sind und welche noch frei.
Check.
Dann pickt er sich entsprechend ein freies Auto und macht dafür einen Termin. Die zuständige Person für die Autoverwaltung erhält darauf eine eMail, bei der er eine Zusagebestätigung schickt oder den mit Vorbehalt bucht oder sogar den Termin ganz cancelled weil das Auto zB. gerade in der Werkstatt ist.
Check.
Das ist der aktuelle Schritt wie es funktionieren würde. Wie könnte man den Prozess noch einfacher gestalten?
Was willst du davon einfacher haben, so ist der Ablauf doch absolut logisch. Ich habe einen Termin dafür brauche ich ein Auto, also lege ich meinen Termin an, finde ein freies Auto, fertig.

Wenn man nur sehen will wann welche Autos frei sind, bindet man sich halt die Kalender der Autos ein oder man baut sich ein EWS Skript das alle Free&Busy Informationen der Ressource abfragt und freie Zeiten anzeigt.
Z.B. wie hier
Outlook und Exchange - wie perfekten Termin in den nächsten 30 Tagen finden?
Member: staybb
staybb Feb 14, 2020 at 11:57:55 (UTC)
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Also ich hatte gestern noch die Besprechung mit der zuständigen Person welche die Autos verwaltet.
Das obengeschriebene Vorgehen ist soweit in Ordnung. Es sind doch nicht soviele Outlook Benutzer welche später die Autoreservation nutzen werden.

Jetzt möchte ich eigentlich nur noch die Geräteressourcen aka Autos im gloablen Outlook Adressbuch mitangezeigt bekommen, sodass jeder die Autos direkt über das GL suchen kann.

Wisst ihr gerade wo man das einstellt resp. über die EMS?
Mitglied: 142970
142970 Feb 14, 2020 updated at 12:35:59 (UTC)
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Set-Mailbox mit Parameter
-HiddenfromAddressListsEnabled $false