panguu
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Handhabung maximal zulässiger Speicherplatz für Email-Konten durch Policy

Hallo,

mich würde interessieren wie man "richtigerweise" die Handhabung der Speicherplatzgröße von Email Postfächern in einem Unternehmen regelt. Bei uns gibt's keine Richtlinie, die das regelt und die Praxis sieht wie folgt aus:

es gibt (leider) sehr viele Mitarbeiter deren Mailbox mehrere Gigabytes beträgt. Die Rekordhalter liegen über 20GB (!). Abgesehen davon dass das sicherlich auch Performance kostet ist das einfach oversized und belegt massig viel Platz auf der SAN. Wenn ich versuche die jeweiligen MA bzw. deren Abteilungsleiter aufzuklären dann prallt das an denen leider voll ab. Nach einiger Recherche habe ich auch eine Begründung hierfür:

aus "alten" Zeiten hatte wohl einer der Chef's (IT? GL?) eine Anweisung gegeben, dass keine Emails gelöscht werden darf, unter keinen Umständen! Das hat er damals so begründet weil es einen Rechtsfall gab und bestimmte Email-Kommunikation zu Beweiszwecken vorgelegt werden musste. Detaillierte Informationen kenne ich leider nicht. Das liegt über ein Jahrzehnt zurück und wurde so beibehalten, das hat sich einfach so festgefressen und selbst neue MA werden von ihren Abteilungsleitern darauf getrimmt wenn sie neu bei uns anfangen.

Ich habe mehrfach versucht aufzuklären, dass das Email-System wirklich nur für die Kommunikation gedacht ist und nicht als Archivierungs-Lösung angesehen werden darf. Die MA archivieren wirklich JEDE (!) Email in ihre eigene Unterordnerstruktur. Da jede dritte Email auch Anhänge beinhaltet kann man sich vorstellen wie schnell so ein Postfach aufgebläht wird und unsere Ressourcen bis zum Anschlag ausschöpfen.

Ein DMS-System mit Zugriff für alle Mitarbeiter gibt es nicht, wir haben klassische Fileserver. Als rechtssichere E-Mail-Archivierung ist bei uns die Opensource-Lösung "Benno" im Einsatz. Jede eingehende und ausgehende Email wird dabei in dieses Archivierungs-System abgelegt. Zugriff darauf haben nur die IT-Admins, die Mitarbeiter selbst können somit nicht darauf zugreifen. Einige MA nutzen auch ein Archiv, dateibasiert momentan. Die Größen sind gigantisch, bis zu 50GB (!).

Die Postfachgrößen können die IT-Admins beschränken, das bringt aber rein gar nichts. Fast wöchentlich kommen heulend Anfragen rein, man solle bitte erweitern weil das dringend notwendig sei. Die Admins haben keine Unterstützung von ihrem eigenen Leiter, bzw. es wird gesagt einfach "umsetzen" damit gearbeitet werden kann.

Wir würden diesen Umstand gerne ändern und dem Leiter bzw. Geschäftsführer etwas "vorlegen" wie es "richtig" gemacht werden muss. Eventuell das Vorhaben zur Durchsetzung einer "Policy" ansprechen. Wie genau wird das im profesionellen Umfeld gemacht? Hoffe ihr könnt uns ein paar Tips und Ratschläge geben wie wir hier ans Ziel kommen.

Sind für jeden Tip dankbar.

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Member: emeriks
emeriks Oct 31, 2016 at 09:15:55 (UTC)
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Hi,
Die Admins haben keine Unterstützung von ihrem eigenen Leiter, bzw. es wird gesagt einfach "umsetzen" damit gearbeitet werden kann.
Damit kämpfst Du faktisch auf verlorenem Posten.

Wir würden diesen Umstand gerne ändern und dem Leiter bzw. Geschäftsführer etwas "vorlegen" wie es "richtig" gemacht werden muss.
Wenn Ihr bereits eine rechtsichere Archiovierungslösung im Einsatz habt, und Dein IT-Chef keine Eier oder keine Lust hat, dass gewinnbringend einzusetzen, was willst Du dann machen, außer Deine Freizeit mit der Erarbeitung irgendwelchen Lösungsvorschlägen zu verplempern? Seh es pragmatisch: Wenn es mal wieder lämger dauert, weil das Postfach oder eine PST zu groß ist, dann immer wieder schön unter die Nase reiben. "Frau Müller, ich hätte das ja in 5 min erledigen können, aber Ihr Postfach ist ja nun mal sehr groß und da dauert das schon mal länger ..."
Und wenn dann sowas kommt wie: "Aber anderswo gauert das nicht so lange ..." (Hörensagen von Freunden u.ä.) dann gleich reingrätschen und kontern "Die haben sicher kleiner Postfächer."

Ich kenne dieses "Benno" nun nicht: Aber wenn hier der Anwender selbst nicht auf die archivierten Mails zugreifen kann, dann "verstehe" ich es schon, warum diese es nicht einsehen oder gar nicht erst verstehen wollen. Sie müssen es mit eigenen Augen sehen können ....
Woher soll Tina sonst noch wissen, was Birgit der Ramona im letzten Jahr zum Geburtstag geschenkt hat? Das musst Du doch verstehen...

E.
Member: VGem-e
VGem-e Oct 31, 2016 at 09:19:54 (UTC)
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Servus,

bei uns ist jedes Mailpostfach auf 2 GB beschraenkt!!

Das trifft auch auf die Führung so zu.

Und das ganze funktioniert relativ gut.

Bei Euch sehe ich trotz vorhandenen DMS-Systems das Problem eher in der fehlenden Unterstützung der. Geschaeftsfuehrung für die hauseigene IT!!

Und so lange von oben da nicht konsequent eine Änderung erfolgt, wird das Problem wohl weiter bestehen bleiben.

Grüß
VGem-e
Member: panguu
panguu Oct 31, 2016 at 09:23:11 (UTC)
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Ich habe jedes Konto mit drei Schwellen versehen, 500MB, 750MB und 1000MB. Das setze ich bei allen neuen MA ein, aber es bringt nix denn die kommen schnell und sagen wir brauchen mehr. Das Problem ist dass die so eingelernt wurden.

Wir haben einen neuen GL und deshalb möchten wir das bei ihm vortragen und um Unterstützung bitten. Die technischen Aspekte können wir natürlich auflisten (wie auch oben bereits erwähnt) aber wir würden dem auch gerne zeigen und demonstrieren/erklären wie es "richtig" umgesetzt werden kann und sollte.
Member: emeriks
emeriks Oct 31, 2016 at 09:24:47 (UTC)
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Wir haben einen neuen GL und deshalb möchten wir das bei ihm vortragen und um Unterstützung bitten.
Am IT-Chef vorbei? Nicht gut ....
Member: panguu
panguu Oct 31, 2016 updated at 09:26:20 (UTC)
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Zitat von @emeriks:
Wenn es mal wieder lämger dauert, weil das Postfach oder eine PST zu groß ist, dann immer wieder schön unter die Nase reiben. "Frau Müller, ich hätte das ja in 5 min erledigen können, aber Ihr Postfach ist ja nun mal sehr groß und da dauert das schon mal länger ..."
Und wenn dann sowas kommt wie: "Aber anderswo gauert das nicht so lange ..." (Hörensagen von Freunden u.ä.) dann gleich reingrätschen und kontern "Die haben sicher kleiner Postfächer."

Wir wollen nicht die Mitarbeiter dafür verantwortlich machen, die wollen auch nur ihren Job erledigen und können nichts dafür.
Member: panguu
panguu Oct 31, 2016 updated at 09:28:17 (UTC)
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Zitat von @emeriks:

Wir haben einen neuen GL und deshalb möchten wir das bei ihm vortragen und um Unterstützung bitten.
Am IT-Chef vorbei? Nicht gut ....

Nein sorry, natürlich zusammen mit unserem Leiter. Das soll ein Gruppengespräch Admins+Leiter+Chef werden

Was uns interessiert sind Lösungsvorschläge. Der Chef wird ja sicherlich wissen wollen: "Wie können wir das Problem lösen" Wie lange sind wir verpflichtet etwas aufzuheben, wann darf gelöscht werden. Usw..."
Member: emeriks
emeriks Oct 31, 2016 at 09:31:58 (UTC)
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Das soll ein Gruppengespräch Admins+Leiter+Chef werden
Welches aber hoffentlich zunächst ohne GF geführt wird? Nicht, dass Ihr Euren IT-Chef dort in Verlegenheit bringt.#
Falls ja, dann widerspricht das Deiner ursprünglichen Darstellung:
Die Admins haben keine Unterstützung von ihrem eigenen Leiter, bzw. es wird gesagt einfach "umsetzen" damit gearbeitet werden kann.

E.
Member: panguu
panguu Oct 31, 2016 updated at 09:45:47 (UTC)
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Sorry, ich vergass zu erwähnen: es gibt einen neuen Geschäftsführer und neuen IT-Leiter. Das Verhältnis zwischen Admin-Gruppe+Leiter+Chef ist vollkommen i.O. und nicht angekratzt. Deshalb wollen wir dieses Problem endlich angehen und hoffentlich gemeinsam lösen.
Member: GuentherH
GuentherH Oct 31, 2016 at 09:57:27 (UTC)
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Ich habe jedes Konto mit drei Schwellen versehen, 500MB, 750MB und 1000MB

Das hatte vielleicht vor 20 Jahren Gültigkeit, ist aber aktuell total an der Praxis vorbei. Es ist nun mal so dass in Unternehmen ohne durchdachte Arbeitsprozesse und Workflows das Postfach als Speicher vom User mißbraucht wird. Hier weiß er, wo er die Daten abgelegt hat und hat auch eine ordentliche Suche.
Aus technischer Sicht spielen bei der aktuellen Hard- und Software Postfächer mit 20 GB Größe keine Rolle mehr.

Wenn du etwas ändern willst, dann musst du das komplette Konzept der Datenablage überarbeiten, sprich
  • Dokument klassifizieren (intern, extern, vertraulich), daraus ergeben sich dann die Aufbewahrungsfristen
  • was wird wo gespeichert (Filesystem, Archivsystem)
  • wie kann auf archivierte Daten zugegriffen werden

Die Instrumentarien für unterschiedliche Speicherung der Dokument habt ihr ja anscheinend schon im Haus, sie müssen nur richtig angewendet werden.

Wenn die Benutzer wissen, welche Dokumente sie wie, wo und wann ablegen können und auch wieder finden, dann erledigt sich das Postfachproblem automatisch.

LG Günther
Member: emeriks
emeriks Oct 31, 2016 at 09:57:59 (UTC)
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Na dann ist doch klar.
  1. Ist der Bedarf an Archivierung per Mitarbeiter (statt per Firma) gerechtfertigt?
  2. Falls ja, für alle Mitarbeiter oder nur für einige?
  3. Entsprechnd Zugriff auf die bestehende Archiv-Lösung erteilen oder andere Archiv-Lösung, falls mit "Benno" nicht möglich.
  4. Postfachgößen pro Mitarbeiter festlegen. Warnschwelle und Verweigerungsschwelle.
  5. Man könnte diese Größen in mehreren Mitarbeiter-"Klassen" staffeln.
  6. Anleitung für die Mitarbeiter erstellen, wie sie ihr Postfach leeren können/sollen/müssen.
  7. zeitliche Vorgabe dafür festlegen
  8. Umsetzung überwachen
  9. Limits per Richtlinie(n) durchsetzen
  10. viel Zeit am tag danach einplanen, für all jene, die jetzt nicht mehr senden und/oder empfangen können, weil sie ihr Pstfach nicht geleert haben

So in etwa ..
Member: emeriks
emeriks Oct 31, 2016 at 09:59:49 (UTC)
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Zitat von @GuentherH:
Aus technischer Sicht spielen bei der aktuellen Hard- und Software Postfächer mit 20 GB Größe keine Rolle mehr.
Du bist wohl selbst nicht für Backup & Recovery zuständig? face-wink
Member: GuentherH
GuentherH Oct 31, 2016 at 10:12:22 (UTC)
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Du bist wohl selbst nicht für Backup & Recovery zuständig?

Ob 20 GB in einer Exchange DB liegen oder im Filesystem ist doch einmal egal. In der Praxis ist es aber eigentlich so, dass aufgrund fehlender Prozesse die Daten sowohl in der Datenbank, im Filesystem und im Archivsystem liegen.
Im Filesystem liegen dann noch 5 Duplikate und im Mailsystem werden die Attachements mindestens noch an 5 Kollegen in CC gesendet face-wink

Aber einer bestimmten Größenordung gehört in ein Unternehmen ein zentraler Speicher, sprich DMS face-wink

LG Günther