Handhabung maximal zulässiger Speicherplatz für Email-Konten durch Policy

Hallo,

mich würde interessieren wie man "richtigerweise" die Handhabung der Speicherplatzgröße von Email Postfächern in einem Unternehmen regelt. Bei uns gibt's keine Richtlinie, die das regelt und die Praxis sieht wie folgt aus:

es gibt (leider) sehr viele Mitarbeiter deren Mailbox mehrere Gigabytes beträgt. Die Rekordhalter liegen über 20GB (!). Abgesehen davon dass das sicherlich auch Performance kostet ist das einfach oversized und belegt massig viel Platz auf der SAN. Wenn ich versuche die jeweiligen MA bzw. deren Abteilungsleiter aufzuklären dann prallt das an denen leider voll ab. Nach einiger Recherche habe ich auch eine Begründung hierfür:

aus "alten" Zeiten hatte wohl einer der Chef's (IT? GL?) eine Anweisung gegeben, dass keine Emails gelöscht werden darf, unter keinen Umständen! Das hat er damals so begründet weil es einen Rechtsfall gab und bestimmte Email-Kommunikation zu Beweiszwecken vorgelegt werden musste. Detaillierte Informationen kenne ich leider nicht. Das liegt über ein Jahrzehnt zurück und wurde so beibehalten, das hat sich einfach so festgefressen und selbst neue MA werden von ihren Abteilungsleitern darauf getrimmt wenn sie neu bei uns anfangen.

Ich habe mehrfach versucht aufzuklären, dass das Email-System wirklich nur für die Kommunikation gedacht ist und nicht als Archivierungs-Lösung angesehen werden darf. Die MA archivieren wirklich JEDE (!) Email in ihre eigene Unterordnerstruktur. Da jede dritte Email auch Anhänge beinhaltet kann man sich vorstellen wie schnell so ein Postfach aufgebläht wird und unsere Ressourcen bis zum Anschlag ausschöpfen.

Ein DMS-System mit Zugriff für alle Mitarbeiter gibt es nicht, wir haben klassische Fileserver. Als rechtssichere E-Mail-Archivierung ist bei uns die Opensource-Lösung "Benno" im Einsatz. Jede eingehende und ausgehende Email wird dabei in dieses Archivierungs-System abgelegt. Zugriff darauf haben nur die IT-Admins, die Mitarbeiter selbst können somit nicht darauf zugreifen. Einige MA nutzen auch ein Archiv, dateibasiert momentan. Die Größen sind gigantisch, bis zu 50GB (!).

Die Postfachgrößen können die IT-Admins beschränken, das bringt aber rein gar nichts. Fast wöchentlich kommen heulend Anfragen rein, man solle bitte erweitern weil das dringend notwendig sei. Die Admins haben keine Unterstützung von ihrem eigenen Leiter, bzw. es wird gesagt einfach "umsetzen" damit gearbeitet werden kann.

Wir würden diesen Umstand gerne ändern und dem Leiter bzw. Geschäftsführer etwas "vorlegen" wie es "richtig" gemacht werden muss. Eventuell das Vorhaben zur Durchsetzung einer "Policy" ansprechen. Wie genau wird das im profesionellen Umfeld gemacht? Hoffe ihr könnt uns ein paar Tips und Ratschläge geben wie wir hier ans Ziel kommen.

Sind für jeden Tip dankbar.