Jubiläen in Outlook 2016 korrekt eintragen

Hallo an Alle.

Wir haben nur einen recht kleinen Mitarbeiterkreis.
Da in der Vergangenheit schon mehrfach versäumt wurde, Kolleg/-innen zu Betriebs-Jubiläen zu gratulieren, würde ich das gerne über Outlook regeln.

Dazu müßte man quasi das Eintrittsdatum der Person erfassen und dann quasi 5-jährige Erinnerungen eingeben.
Diese Erinnerungen sollten aber dann auch ca. 2 Wochen vor dem jeweiligen Jubiläum erfolgen, damit man etwas Vorbereitungszeit hat (z.B. für ein Geschenk).

Zwar könnte ich jetzt in den Outlook-Kontakten den Jahrestag eingeben.
Aber wie mache ich das mit den 5-Jahres-Erinnerungen und das auch noch ca. 2 Wochen vor dem eigentlichen Jubiläum?

Freue mich auf Eure Antworten.

Schöne Grüße,
imebro

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16 Kommentare

Neuester Kommentar

Moin,
wenn du im im Outlook Kalender einen neuen Termin einträgst, kannst du beim normalen Termin als Erinnerung max 2 Wochen eintragen.
Klicke dann auf "Serientyp", dann startet ein neuer Terminserie Wizard, dort kannst du dann "jährlich" und "Jedes/Alle 5 Jahre" konfigurieren.

MfG

Servus,

und so "blöd" es evtl. auch klingt, lass Dir die MA-Zustimmung dafür geben! Stichwort ist DSGVO etc...
(Wir haben MA, die dies nicht im öffentlichen Kalender bei uns am EXC lesen wollen!).

Gruß
VGem-e

Bin jetzt kein DSGVO-Experte, aber ist das Jubiläum in der Firma wirklich ein Schutzobjekt der DSGVO?

Das der Geburtstag das ist, ist klar: Siehe hier. Schön beschrieben. Das Geburtsdatum wurde für den Zweck des Arbeitsvertrages übermittelt und wird bei einer öffentlichen Gratulation zweckentfremdet. Aber das Eintrittsdatum der Person ist ja etwas was der Betrieb quasi erst erzeugt. Man könnte jetzt argumentieren, dass das Eintrittsdatum eher an den Betrieb als an die Person gebunden ist. Es ist ja eine Unternehmenskennzahl, dass sich am Tag des Eintritts die Belegschaftsgröße verändert. Aber ich denke das ist wieder so ein Fall von Fragst du 2 Anwälte, erhältst du 3 Aussagen und 4 Meinungen

Wir haben MA, die dies nicht im öffentlichen Kalender bei uns am EXC lesen wollen!

Etwas nicht zu wollen ist nicht das gleiche wie ein Verbot. ich würde aber unabhängig davon vorher den Mitarbeitern den Plan mitteilen, so dass jeder die Möglichkeit hat zu sagen, dass er es nicht möchte, dass es öffentlich gemacht wird.

Danke Euch...

Ich hatte auch schon über die DSGVO nachgedacht.
Daher wollte ich es urpsrünglich auch einfach über meine privaten Kontakte machen und die Daten dort eintragen.
Aber dazu fiel mir dann nichts ein, wie ich dann an diesen Termin erinnert werden kann, bzw. auch 2 od. 4 Wochen vorher, damit man noch was vorbereiten kann

Grüße,
imebro

Die Frage ist ja: Müsst ihr das wirklich in einem Kalender veröffentlichen? Personalmanagement-Software bietet so eine Funktion im Regelfall für die Personalabteilung an. Die informiert dann den Vorgesetzten und der kann dann entsprechend handeln.

Es hängt natürlich immer davon ab, was ihr in eurem Unternehmen mit dem Jubiläum macht. Wenn Ihr zum Beispiel offen kommuniziert, dass es zum 5-Jährigen-Jubiläum einen Tankgutschein gibt und zum 25-jährigen einen Tag Sonderurlaub, dann wird das Datum auch nicht zweckentfremdet.

Eine Personalmanagement-Software haben wir hier nicht.

Habe jetzt schon testweise mal eine Excel-Datei erstellt.
Diese würde ich dann 1 x monatlich öffnen und sie sollte mir dann ca. 2 - 4 Wochen vorher einen "Alarm" anzeigen für ein anstehendes Jubiläum.

Klappt grds. gut.
Aber mit einer Sache habe ich noch Probleme:

- In Zelle B2 steht das Eintrittsdatum
- In Zelle C2 soll erscheinen "Jubiläum (25)" für 25 Jahre
- In Zelle D2 werden die Jahre der Zugehörigkeit berechnet bis HEUTE
- In Zelle E2 soll der Alarm erscheinen (z.B. 2 Wochen vorher). Dieser soll aber verschwinden, sobald der Jubiläumstag erreicht ist... also sobald in der Zelle C2 etwas erscheint.

Hier die beiden Haupt-Codes:

1) Zelle C2:

=WENN(SUMME((DATEDIF(B2;HEUTE();"y")={10;15;20;25;30})*1)=1;"Jubiläum ("&DATEDIF(B2;HEUTE();"y")&")";"")  

2) Zelle E2:

=WENN(SUMME((DATEDIF(F2;HEUTE();"y")={10;15;20;25;30})*1)=1;"Jubiläum in Kürze ("&DATEDIF(F2;HEUTE();"y")&")";"")  

Wie gesagt, funktioniert es gut so!
Aber wie bekomme ich es hin, dass der Inhalt von Zelle E2 verschwindet, sobald in Zelle C2 etwas erscheint.

Habe schon folgendes an den Code von Zelle E2 angehangen:

;WENN(C2>=0;"")

...aber das ergab den Fehler "Sie haben zu viele Argumente für diese Funktion eingegeben".
Natürlich habe ich auch die zweite abschließende Klammer noch gesetzt.
Hier mal der fehlerhafte Code in Zelle E2 komplett:

=WENN(SUMME((DATEDIF(F2;HEUTE();"y")={10;15;20;25;30})*1)=1;"Jubiläum in Kürze ("&DATEDIF(F2;HEUTE();"y")&")";"";WENN(C2>=0;""))  

Was muss ich ändern, um es so zu bekommen, wie ich es mir vorstelle?

Grüße,
imebro

Ehm, also nutzt du jetzt nicht den Outlook-Kalender oder wie?

Leere Zeilen prüft man nicht mit wenn, sondern mit der Funktion ISTLEER(Wert).

Vielleicht hilft dir das weiter.

Naja... bezüglich der Veröffentlichung in Outlook gab es hier ja rechtliche Bedenken (DSGVO).
Daher habe ich das eher mal aufgegeben...

Die Excel-Lösung liefe ja lediglich bei mir lokal.

Der reine Hinweis auf "ISTLEER(Wert)" hat mich jetzt auch nicht wirklich weitergebracht

Ich will ja nicht prüfen, ob die Zelle C2 leer ist, sondern es soll der Inhalt von E2 verschwinden, sobald C2 nicht mehr leer ist.

LG
imebro

Wie wäre es mit einer "Aufgabe". Eine Excelliste mit den Terminen kann man ja erstellen, wenn man aber "zentral" ohne einen Namen zu nennen einfach eine Aufgabe erstellen würde mit Betreff: "25 Jahre Firmenzugehörigkeit" => Chef informieren", dann kann man in der Aufgabe den Termin eintragen inklusive 2 Wochen vorheriger Erinnerung.
Dann muss es nur einen geben, der in die Excelliste schaut, wer denn das Jubiläum hat. Für jedes Jubiläum kann man dann eine eigene Aufgabe erstellen. Wenn die Namensnennung kein Problem ist, kann man die Excelliste als Anlage mit in die Aufgabe packen. LG und bleibt gesund.

Ich glaube die ursprüngliche Idee über Outlook hatte das Problem, dass man nicht mehrfach erinnern kann.
Es müsste ja nach 5, 10, 15, 20 und 25 Jahren für jede Person jeweils eine Erinnerung geben.

Über meine Excel-Liste geht das.

Aber da habe ich noch immer das Problem mit dem passenden Code (siehe oben).

Grüße,
imebro

Du könntest auch dein AD-Schema erweitern und das erweiterte Feld via PS-Skript auswerten und dann eine entsprechende Mail senden

Unter Windows 10 gibt es "Cortana" für Erinnerungen und sogar Windows 10 hat eine eigene Erinnerungsfunktion.
Auch in einer Excel Tabelle muss man die Termine alle eintragen und für jeden Termin eine eigene Erinnerung einstellen.
In Outlook geht dies entweder über einen Kalendereintrag (Serientermin) oder eine "Aufgabe".
Die Frage war jedoch: "Jubiläen in Outlook 2016 korrekt eintragen", in sofern hatte ich mich auf eine mögliche Lösung in Outlook bezogen.
Eine Aufgabe kannst Du auch als Serienaufgabe erstellen so dass nach 5 Jahren und nach Erledigung der ersten Aufgabe automatisch eine wieder für "in 5 Jahren" erstellt wird. Über die "Schnellklick" Funktion kannst Du einen "Statusbericht" an den Chef senden, sobald die Erinnerung aufpoppt. Du musst dann nur noch auf "senden" klicken. Der bekommt dann den Hinweis für das Jubiläum. Somit muss man pro Mitarbeiter nur eine Aufgabe erstellen, der Rest ist dann über die Serienfunktion gewährleistet.

Oh, das klingt gut und habe ich jetzt auch verstanden... danke.

Werde das gleich mal testen mit der Aufgaben-Funktion.

Grüße,
imebro

- - - - - - - -

EDIT:
Habe jetzt alle Jubiläen so eingetragen, dass eine Erinnerung 14 Tage vor Ablauf von jeweils 5 Jahren erscheint.
Diese Aufgaben stehen jetzt aber nur in meinem eigenen Kalender. Könnte man diese nun auch auf den öffentlichen Kalender übertragen? Dann müßte vorab nur geklärt werden, ob alle MA damit einverstanden sind. Oder halt in den privaten Kalender einer anderen Person?

Grüße,
imebro

Hallo Imebro,
Du kannst die Aufgaben auch in einem "Öffentlichen Ordner" eintragen aber Erinnerungen funktionieren nicht aus "Öffentlichen Ordnern" in Outlook.
Die funktionieren nur aus den privaten Ordnern, egal ob Kalender, Aufgaben etc..
Wer soll denn die Erinnerung aus dem "Öffentlichen Ordner" bekommen?
Alle Mitarbeiter? Stelle Dir das mal bei einem Konzern wie VW oder Siemens vor.

Du kannst einen oder Deinen Aufgabenordner "freigeben":
https://support.microsoft.com/de-de/office/freigeben-von-aufgabenordnern ...

Dann kannst Du spezielle Aufgaben wiederum freigeben und hier diverse Teilnehmer eintragen, mit denen Du die Aufgabe "teilen" willst:
https://de.extendoffice.com/documents/outlook/1678-outlook-share-tasks.h ...

Nur eine Aufgabe freigeben OHNE dass der Ordner freigegeben wurde, geht nicht.

Der Weg ist somit nicht über den "Öffentlichen Ordner", sondern über die Freigabe des "Persönlichen Ordners/Aufgaben" inkl der Freigabe der entsprechenden Jubiläums Aufgaben.
LG
Oliver