fritzkarl85

Kontakte synchronisieren im Unternehmen

Hallo in die Runde!

Wir suchen eine Lösung für die Kontaktsynchronisation.

Funktionieren soll das auf folgenden Systemen:

MS Exchange Online (aktuell Hybrid, zukünftig Cloud only) / Outlook
iOs Clients (teilweise ohne MS Lizenz)
Android Clients (teilweise ohne MS Lizenz)

Vom Funktionsumfang her würde eine Einweg Synchronisation reichen - an zentraler Stelle verwalten und anschließend an die Clients übertragen. Diese sollen die synchronisierten Kontakte nicht ändern können.

Zum Testen hab ich mir Radicale schon angesehen, hier aber das Thema mit den passenden Apps auf den Android Geräten.

MDM gibt es im Moment noch nicht, haben aber in Zukunft mit der angedacht die Samsung Knox Lösung einzuführen.

Wie habt ihr das gelöst?

Bin für jeden Tipp dankebar.

Liebe Grüße
fritzkarl
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Content-ID: 673420

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Ausgedruckt am: 19.07.2025 um 02:07 Uhr

DerMaddin
DerMaddin 17.06.2025 um 07:55:08 Uhr
Moin,

mir ist nicht klar, was du mit "teilweise ohne MS Lizenz" meinst. Wenn ein User eine M365 Lizenz hat, dann kann er Outlook auch auf einem Mobilgerät nutzen. Wie sonst soll der User auf irgendwelche Kontakte zugreifen?

Bei uns hat jeder User eine M365 Lizenz, je nach Aufgabe/Beschäftigungsart Basic, Standard oder Premium. Eigene Kontakte werden ohne Weiteres auf Mobilgeräte synchronisiert. Für SharePoint-Listen nutzen wir PeopleSync.
fritzkarl85
fritzkarl85 17.06.2025 um 08:57:00 Uhr
Danke für deine Antwort.

Lass mich das mit dem MS Lizenzen etwas genauer erklären.

Wir haben Benutzer, welche ein Smartphone besitzen und darüber auch Mails empfangen. (Exchange Online, mit Outlook APP).
Zusätzlich gibt es viele Mitarbeiter, welche keine MS Lizenz haben, auch gar nicht im AD angelegt sind, aber trotzdem ein Diensthandy besitzen. Zb. Mitarbeiter in der Produktion, Fuhrpark, etc.

Das Thema bei der Kontaktsyncronisation über MS Exchange auf die Diensttelefone ist ja auch, dass sich die Kontakte im eigenen Exchange Konto befinden müssen - zb. GAL werden auf die mobile Devices nicht syncronisiert.
Ein Ansatz dazu wäre, diese automatisch per Skirpt in jedes Postfach zu kopiereren, aber das ist ja auch keine schöne Lösung. Und es schließt das Problem mit den Endgeräten ohne Lizenz leider nicht.
kpunkt
kpunkt 17.06.2025 um 09:04:30 Uhr
Ist bei uns eine ähnliche Situation.
Unsere Lösung: wir syncen nicht. Die sind für ihre Kontakte selber verantwortlich. In der Regel brauchen die ja auch nicht alle Kontakte, sondern nur ein paar.
BiberMan
BiberMan 17.06.2025 aktualisiert um 09:09:32 Uhr
Wird sind gerne unabhängig von dem ganzen MS Cloud-Kram und setzen auf seit Jahren allgemein bekannte und offene Protokolle. Wir nutzen dazu einen Radicale-Server (CardDAV/CalDAV), welchen die iOS Clients bereits von Haus aus einbinden und auf den Androiden das sehr zuverlässige DAVx⁵ zum Abgleich. Auf den Desktops Thunderbird und emClient welche ebenfalls von Haus aus schon mit CardDAV und CalDAV reden. Das ganze läuft seit Jahren absolut zuverlässig, was will man mehr 😉.
DerMaddin
DerMaddin 17.06.2025 um 09:07:28 Uhr
Also du möchtest die GAL auf die Mobilgeräte synchronisieren. Ja das geht auch mit der von mir erwähnten Software. Ganz ohne AD und M365 kommt man aber nicht. Man kann aber ein Konto für die Authentifizierung und Synchronisation auf die Mobilgeräte verwenden.

Der Sync ist One-Way also von GAL zum Endgerät bzw. erst zu dem Server dazwischen. Ist aber nicht kostenlos.
VGem-e
VGem-e 17.06.2025 um 09:14:21 Uhr
Servus,

auch bei uns: kein Sync.

Gründe wurden schon genannt wie
- nicht jeder MA braucht alle Kontakte,
- manche MA nutzen Kontakte, deren Vorhandensein nur diese MA "wissen dürfen",
- der Orga-Aufwand wurde aktuell als zu umfangreich eingeschätzt.

Gruß
VGem-e
Looser27
Looser27 17.06.2025 um 09:19:59 Uhr
Moin,
unser Adressbuch wäre viel zu groß, um das jedem MA auf jedem Endgerät zur Verfügung zu stellen.
Daher muss jeder seine eigenen Kontakte selber pflegen. MA mit M365 können das über Outlook machen. Andere Formen werden von uns nicht unterstützt.

Gruß

Looser
DerMaddin
DerMaddin 17.06.2025 um 09:41:38 Uhr
Viele Kommentare wie "wir machen das nicht" oder "muss jeder selber machen" und "unabhängig vom MS-Cloud Kram".

Der TO hat nach einer Lösung gefragt und nicht nach Gründen warum man es nicht machen soll oder ganz weg von MS. Auch eeeeextrem große Kontaktlisten lassen sich auf Mobilgeräte synchronisieren. Eine technische Lösung ist das Ende in der Kette. Vorher sollte man schon eine entsprechende Organisation der Kontakte haben.

Also entweder ein CRM, CMS oder andere Datenbanken. Einfach alles in eine Exchange GAL oder freigegebene Postfächer prügeln, ist nicht gut. Für unsere Zwecke haben wir Kontakte in SharePoint-Listen. So ist es im Office möglich direkt über SPO und Outlook diese zu nutzen und mit der o.g. Lösung werden diese je nach Einstellung auf die Mobilgeräte synchronisiert direkt in die nativen Kontakte-Apps.
nachgefragt
nachgefragt 17.06.2025 aktualisiert um 10:17:51 Uhr
Option TK Anlage
3CX bietet als TK Anlage (on premise) ein Kontaktverzeichnis an, jeder der die App nutzt hat automatisch die Kontakte. Die Kontakte werden dabei nicht zwingend mit den lokalen Kontakten synchronisiert oder darauf zugegriffen, für BYOD eine willkommene Einstellung.

Es gibt eine Free Edition mit der man gut testen kann (Telefonverzeichnis), liegt in deren Cloud und ist schnell eingerichtet. 3cx.de/kaufen/preise/funktionen/

Wenn's passt, kann man die on premise Variante (350€/Jahr) installieren (lassen).

Option Groupware
Exchange, KerioConnect,... alles was über ActiveSync funktioniert.

Sonstiges
Synology usw. bieten auf Ihrer Hardware ebenfalls solche (fast) vorgefertigten Lösungen an.
synology.com/de-de/dsm/feature/contacts
TDenker
TDenker 17.06.2025 um 15:33:45 Uhr
Hey,

ich habe die Synology-Lösung am laufen. Wenn man die Hardware schon im Betrieb hat, kann man sie super um die CardDAV/CalDAV Funktion erweitern. Dann habe ich ebenso DAVx⁵ für Android im Einsatz, wie mein Vorredner auch schon geschrieben hat. Alles in allem eine kostenfreie Lösung (wenn man schon einen Synology-Server hat) oder es gibt super günstige CardDAV/CalDAV Anbieter im Internet.

Liebe Grüße!
Creative
Creative 17.06.2025 aktualisiert um 23:22:02 Uhr
Moin,

bei uns gab es auch immer Probleme mit verwahrlosten Kontakten oder das neue Mitarbeiter nirgends hinterlegt waren.

Gelöst haben wir das mit einem Skript, welches die Mitarbeiterdaten aus der AD ausliest und diese dann per MSGraph bei jedem User in die Kontakte (separater Ordner) synchronisiert.
Diese könnten von den User zwar angepasst/gelöscht werden, aber beim nächsten Durchlauf wieder überschrieben/hinzugefügt.
Ausgeschiedene MA werden in der AD verschoben, sind damit nicht mehr im Scope und beim nächsten Durchlauf bei allen entfernt.

Wir sind keine Profi-Skripter, es ist sicherlich Verbesserungspotential da, aber es funktioniert für ~210 User.

Jeder User hat eine MS Lizenz und nutzt Outlook auf dem Handy. Sobald das eingerichtet ist, bekommt er die Kontakte und sieht wer anruft.

Edit: hatten vorher Synology Contacts, dass war aber nur bedingt praktikabel, da dann immer eine interne/VPN-Verbindung zum Sync bestehen musste.
Mit dem Skript ist es egal, wo das Gerät ist.
ukulele-7
ukulele-7 18.06.2025 aktualisiert um 11:15:38 Uhr
Ich habe seit Uhrzeiten Genius Connect am laufen und bin damit eigentlich sehr zufrieden.

Die Kontakte liegen in unserem CRM und werden dort gepflegt, per SQL-View stelle ich die bereit.

Genius Connect läuft als Outlook classic Addin. Das ist nicht ganz optimal, habe extra eine VM mit Outlook dafür aufgesetzt. Dafür ist es (fast) egal, welcher Exchange dahinter werkelt, nur Outlook classic darf jetzt natürlich nicht durch Outlook new abgelöst werden. Die Kauflizenz kostet einmalig ein paar Euro und kann 25 User und Public Folders! Ich synce nur in public folders, theoretisch dürfte ich, entsprechende Rechte in den Postfächern vorausgesetzt, dann noch in 25 weitere Postfächer schreiben. Ich habe das getestet und den Personen über das CRM Kontakte zugeordnet und mir damit eine "persönliche" Variante gebaut, das kam aber nie wirklich dauerhaft zum Einsatz. Gehen tut das, Genius kann auch Filter hinterlegen.

Es ist alles ein bisschen old school und zu Fuß. Aber es hat sehr viele Optionen.

PS: Ich sehe grade da steht mittlerweile "Annual billing" auf der Webseite. Ich meine, ich hätte bei meinem Neukauf letztes Jahr noch angefragt und man muss die Subscription nicht verlängern, um das Produkt nutzen zu dürfen - das sollte man eventuell nochmal klären. Ich habe in 10 Jahren zwei mal gekauft wegen Outlook-Kompatibilität.
Cadderly
Cadderly 23.06.2025 um 10:48:08 Uhr
Bei iOS ist die Suche im Globale Adressbuch (ich vermute das dies hier die Abkürzung GAL ist) ohne zusätzliche Software möglich.
Man geht einfach in die Kontakte und oben links steht "< Listen". Dort kann man auch die Globale Adressliste: Exchange auswählen und darin suchen. Wichtig man sollte mind. drei Buchstaben zur Suche verwenden sonst legt diese nicht richtig los.

Für Android kann ich noch keine Auskunft geben, da wir bei uns jetzt erst anfangen Android-Geräte auszurollen.