Microsoft 365 Einrichtung für Feuerwehr

t-bone
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Hallo zusammen,

ich habe eine Frage bzw. benötige eure Meinung.

Ich habe bei unserer Freiwilligen Feuerwehr über das Microsoft 365 Portal gratis Lizenzen als gemeinnützige Organisation bekommen. Wir wollen gerne bisschen was umstellen und die Userverwaltung/Daten sauber einsortieren.

Ich habe im Admin Center von Microsoft 365 Business jetzt die einzelnen User angelegt.
Eigentlich hatten wir dann vor, die Funktionen noch als Gruppe anzulegen.
Sprich z.b. Jugendfeuerwehr und dort sollten alle Kollegen rein, die da mitarbeiten (aktuell ist es nur der Chef also 1 User).

Wenn jetzt jemand an die Gruppe schreibt, soll der User 1 dann auch von der Gruppe (statt vom persönlichen Emailkonto) antworten können. Aber anscheinend bin ich zu dumm oder es geht nicht. Rechte sind gesetzt aber die Gruppe kommt nicht als Antwortemail rein. Dachte Exchange fügt die im Mailprogramme automatisch hinzu.

Woran könnte das liegen?
Würdet ihr mit Gruppen arbeiten oder würdet ihr lieber die direktem persönlichen Mailadressen nutzen für die Kommunikation zu extern? Sprich wenn jemand von extern den Chef der Jugendfeuerwehr etwas fragen möchte.

Die einzige Gruppe mit 2 Usern wäre Wehrleitung. Aber auch da hat ja jeder seine eigene Email.
So ganz sehe ich da auch noch nicht durch und bin im Business 365 Programm noch ziemlich unbeholfen.

Eventuell könnt ihr mir hier helfen.

Viele Grüße und besten Dank

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Ausgedruckt am: 21.05.2022 um 07:05 Uhr

Mitglied: nEmEsIs
nEmEsIs 24.08.2021 aktualisiert um 21:52:27 Uhr
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Hi

Gruppe ist in dem Fall nur eine Empfängergruppe / Kreis. Sprich ich schicke eine Mail an intern@firma.de und alle Mitglieder von intern bekommen diese Mail. Antworten tun sie mit ihrer persönlichen Email Adresse.

Was du denk ich suchst ist eine sogenannte Shared Mailbox mit der Option als Mailbox senden sprich die Option "senden als" durchzuführen.
Dies kannst du im 365 Admin Portal anlegen.
Wenn du diese Shared Mailbox angelegt hast, ist rechts im Reiter unter Teil links, der Punkt mit dem Senden als.

Eine Shared Mailbox ist aber dann ein extra Postfach welches im Outlook beim berechtigten links unter dem persönlichen Postfach auftaucht. Es ist aber eine eigene Mailbox mit Speicher kostet aber keine Lizenzen.
Es kann aber nicht direkt darauf zugegriffen werden sprich man braucht immer eine persönliche Mailbox / Lizenz um auf eine Shared Mailbox zuzugreifen.
Hoffe deine Frage ist soweit geklärt ?

Mit freundlichen Grüßen Nemesis
Mitglied: T-Bone
T-Bone 24.08.2021 aktualisiert um 23:22:25 Uhr
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Hey Nemesis

ich danke dir erst mal wie verrückt. Ja das beantwortet meine Frage ziemlich gut.

Also bräuchten wir dann wirklich eine shared Mailbox. Jetzt ist nur noch die Frage, ob wir das mit dem Sammelkonto beibehalten oder ob wir dahin übergehen, auf der Internetseite z.b. die direkten Ansprechpartner zu verlinken und auf die Sammelmailbox zukünftig zu verzichten.
Was meinst du?
Ich kann ja z.b. beim Wehrleiter zukünftig seine persönliche Email drunter schreiben/verlinken.
Und wenn sollte mal intern Funktionen wechseln, müsste ich dann halt die Verlinkung ändern.

Mit einer Shared Mailbox wäre es beim internen Personentausch so, dass der Fragende weiterhin mit der Shared Mailbox schreibt, nur jemand anders antwortet.
Weiß selbst nicht so recht, was für uns Sinn machen würde.

Was ich noch als Problem sehe, dass nicht jeder Outlook hat. Ich nutze z.b. privat Apple Mail. Keine Ahnung, ob dann auch die Shared Mailbox auftaucht und ob ich theoretisch dann von dieser auch senden kann (ohne erst großartig eine zweite Abensermail einrichten zu müssen). Weil ich ja immer bedenken muss, dass das die User nicht können. Die wollen nur ihren Usernamen und Passwort eingeben und der Rest soll dann eingerichtet sein.

PS.: Wegen der Gruppe aber nochmal eine Frage. Wenn alle User in der Gruppe dann die Mail bekommen. Können die User dann irgendwie das markieren, dass diese Email abgearbeitet ist und das wird dann synchronisiert? Weil sonst antworten 5 Leute auf ein und dieselbe Email und keiner weiß bescheid.

///edit: Ich habe jetzt eine Shared Mailbox testweise erstellt und mich als Admin mit reingenommen. Und trotzdem sehe ich bei meiner Email diese Mailbox nicht. Ich nutze Apple Mail unter macOS. Das Problem ist, dass ich die User nicht zu Outlook zwingen kann. Ich dachte vielleicht, dass die Shared Mailbox serverseitig dann mit auftaucht im Mailprogramme. Oder mache ich diesbezüglich was falsch?
Mitglied: aqui
aqui 25.08.2021, aktualisiert am 31.08.2021 um 13:25:56 Uhr
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DSGVO Konformität bei 365 sollte man unbedingt noch prüfen lassen um sich nicht der Gefahr eines Verstoßes bei Speicherung von persönlichen Daten auszusetzen. 365 sichert auf US Servern was wegen der fehlenden EU Vereinbarungen bekanntlich nicht DSGVO konform ist !
Lesenswert dazu:
https://edpb.europa.eu/system/files/2021-06/edpb_recommendations_202001v ...
Rechtlich also bewegt man sich auf mehr als dünnem Eis !
Mitglied: VGem-e
VGem-e 25.08.2021 um 08:23:45 Uhr
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Moin,

wir selbst nutzen MS365 aktuell noch nicht.
Aber ist es nicht so, dass früher OWA (jetzt doch "Outlook im Web") über fast jeden Browser verwendbar war?
Hoffe, das ist heute auch noch so..

Gruß
Mitglied: NixVerstehen
NixVerstehen 25.08.2021 um 08:45:23 Uhr
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Moin @T-Bone,

prinzipiell würde ich da schon mit freigegebenen Postfächern (=shared mailbox) arbeiten. Aus diesen Postfächern kann auch jeder Benutzer, dem entsprechende Rechte (in Exchange Online) gegeben wurden, als z.B. "jugendfeuerwehr@irgendwo.de" senden.

Die gesendeten Mails werden in dem freigegebenen Postfach auch unter "gesendete Elemente" gespeichert. In der Mail im Posteingang steht dann auch oben, das auf diese Mail z.B. am 25.08.2021 geantwortet wurde. Das geht jedoch aufgrund der nicht sehr prominenten Kenntlichmachung in Outlook etwas unter. Hier hilft es, bei der Antwort auf eine Mail die Adresse der shared mailbox in CC zu nehmen. Dann liegt die Antwort wieder im Posteingang und jeder kann es lesen.

Im lokal installierten Outlook auf einem PC sind alle freigegebenen Postfächer, für die ein Benutzer die Berechtigung hat, automatisch verfügbar. In der Outlook-App für iOS muss man den freigegebenen Ordner separat hinzufügen, ebenso in Outlook Online.
In der Apple-Mail-App ist das etwas trickreicher, geht aber auch: Freigegebenes Postfach Mail-App iOS

Bei der Definition des Begriffs "Gruppe" in Microsoft 365 mußt du etwas aufpassen. Eine Gruppe im Sinne von M365 ist eine Anzahl von Benutzern, die anwendungsübergreifend Mitglied einer Gruppe sind. Die Gruppe kann dann eine eigene Mailadresse haben, ist aber auch als Gruppe in MS Teams und MS Sharepoint vertreten.

Ein freigegebenes Postfach legst du einfach im Admin-Center von Exchange an und fügst die Benutzer sowie deren Rechte an dem Postfach (read, manage bzw. send as) hinzu.

Gruß NV
Mitglied: NixVerstehen
NixVerstehen 25.08.2021 um 08:54:04 Uhr
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Zitat von @aqui:

DSGVO Konformität bei 365 sollte man unbedingt noch prüfen lassen um sich nicht der Gefahr eines Verstoßes bei Speicherung von persönlichen Daten auszusetzen. 365 sichert auf US Servern was wegen der fehlenden EU Vereinbarungen bekanntlich nicht DSGVO konform ist !

@aqui: Das stimmt nicht mehr so ganz. Neue M365-Tenats werden, sofern Deutschland als Nutzeradresse ausgewählt wird, seit dem 14.03.2018 am Server-Standort Frankfurt bzw. Berlin gespeichert. Für bestehende Tenants kann über das Admin-Center eine Migration auf eines der deutschen Rechenzentren angestoßen werden. Aber du hast natürlich recht....die DSGVO ist zwingend zu beachten und was zwischen den europäischen und amerikanischen MS-Standorten hin- und her geschoben wird, hat man nicht unter Kontrolle.
Mitglied: T-Bone
T-Bone 25.08.2021 um 10:26:02 Uhr
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Zitat von @NixVerstehen:


Im lokal installierten Outlook auf einem PC sind alle freigegebenen Postfächer, für die ein Benutzer die Berechtigung hat, automatisch verfügbar. In der Outlook-App für iOS muss man den freigegebenen Ordner separat hinzufügen, ebenso in Outlook Online.
In der Apple-Mail-App ist das etwas trickreicher, geht aber auch: Freigegebenes Postfach Mail-App iOS
Danke dir!
Das ist aber halt das Problem. Ich will nicht, dass es für die verschiedenen Mailprogramme/Smartphones da immer Bastellösungen gibt. Da bekomme ich dann immer die Anfragen zur Hilfe. Geht das ganze nicht irgendwie einfacher?
Was ich auch nicht möchte ist, dass der User dann 2 Postfächer hinzufügen muss. Das wäre ja mit einer Shared Mailbox das Problem. Der User bindet einmal sein persönliches Konto ein und einmal die Shared Mailbox.
Wäre die Frage, ob man auf die Shared Mailbox da zukünftig verzichtet und alles mit den direkten Mailadressen macht...

Bei der Definition des Begriffs "Gruppe" in Microsoft 365 mußt du etwas aufpassen. Eine Gruppe im Sinne von M365 ist eine Anzahl von Benutzern, die anwendungsübergreifend Mitglied einer Gruppe sind. Die Gruppe kann dann eine eigene Mailadresse haben, ist aber auch als Gruppe in MS Teams und MS Sharepoint vertreten.

Ein freigegebenes Postfach legst du einfach im Admin-Center von Exchange an und fügst die Benutzer sowie deren Rechte an dem Postfach (read, manage bzw. send as) hinzu.
Vielen Dank für die Definitiv!
Mitglied: T-Bone
T-Bone 25.08.2021 um 10:27:12 Uhr
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Zitat von @NixVerstehen:

@aqui: Das stimmt nicht mehr so ganz. Neue M365-Tenats werden, sofern Deutschland als Nutzeradresse ausgewählt wird, seit dem 14.03.2018 am Server-Standort Frankfurt bzw. Berlin gespeichert. Für bestehende Tenants kann über das Admin-Center eine Migration auf eines der deutschen Rechenzentren angestoßen werden. Aber du hast natürlich recht....die DSGVO ist zwingend zu beachten und was zwischen den europäischen und amerikanischen MS-Standorten hin- und her geschoben wird, hat man nicht unter Kontrolle.

Das ist richtig. Haben wir uns auch informiert. Unsere Daten werden in Deutschland gespeichert. Das war unseren Chefs wichtig. Mehr wird nicht gemacht. Microsoft gibt das ja sogar an, dass die Daten in Deutschland liegen.
Mitglied: T-Bone
T-Bone 25.08.2021 aktualisiert um 17:33:28 Uhr
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Ich muss hier echt nochmal blöd fragen (sorry dafür) aber ich bin mir nach wie vor unsicher...

Wir hatten bisher immer Sammeladressen
z.b. jfw@domain.de
Diese hat 1 User über gehabt. Mehr waren da nicht drin.
Eine weitere Sammeladresse gab es auch wieder nur mit einer Person.

Nun habe ich in Microsoft 365 alle User erstmal ein Persönliches Konto gegeben (so viel Emailverkehr ist bei uns nicht).
Diese User können sich jetzt auch an die Rechner der Feuerwehr mit ihrem Konto anmelden.

Nun ist die Frage, ob ich weiterhin auf Sammeladressen baue. Sprich in Form von Shared Mailboxen. Für mich ein großer Nachteil ist, das die wenigsten Outlook nutzen sprich es ist mit dem Einrichten immer eine Bastellösung.
Vorteil ist natürlich, dass sie von der Sammeladresse auch antworten tun, was vielleicht für den Kunden besser ist.
Oder aber wir lassen die Sammeladressen von jetzt an weg und jeder antwortet mit seinem persönlichen Konto. Die alten Sammeladressen kann man ja als Weiterleitung lassen. Oder man macht wirklich eine Gruppe.

Was ist eure Meinung?
Wenn natürlich der Zivilist mit einem internen Kollegen schreibt und plötzlich tritt der Kollege aus, wäre auch die Email weg. Sonst hätte man alles in einem Sammelpostfach.
Ich bin da etwas überfragt. Will es am liebsten gleich richtig einrichten.

Das gleiche ist bei der Email webmaster@domain.de.
Bisher hatte ich die immer auf meine private Email weitergeleitet. Was mache ich jetzt damit? Mache ich das als Shared Mailbox oder (wie ich es jetzt gerade habe), füge ich die einfach als zweite Email dem Administrator zu (damit er die email bekommt). Ich könnte aber auch eine Gruppe machen.
Mitglied: NixVerstehen
NixVerstehen 26.08.2021 um 07:23:56 Uhr
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Moin T-Bone,

du kannst hier, wo es sinnvoll ist, durchaus mit freigegebenen Postfächern arbeiten, z.B. jugendfeuerwehr@irgendwo.de oder fwstammtisch@irgendwo.de. Vorteil ist eben, das z.B. der Leiter der Jugendfeuerwehr, der im Urlaub ist, nichts umleiten oder weiterleiten muss, weil sein Stellvertreter ja direkt selbst in der shared mailbox lesen und schreiben kann. Aber lege auch nicht für jede Kleinigkeit eine shared mailbox an, sonst wird es unübersichtlich.

Die Nutzer mit Berechtigung auf diese shared mailbox können alle darin lesen und, wenn die "Senden als"-Berechtigung gesetzt ist, auch mit der Adresse der shared mailbox antworten (oder mit der persönlichen Adresse). Das auf eine Nachricht in der shared mailbox geantwortet wurde, sieht man im Posteingang in der ursprünglichen Eingangsnachricht. Ggf. kann man bei der Antwort die Adresse der shared mailbox in "cc" setzen, dann sehen alle Nutzer der shared mailbox auch gleich, das und was hier jemand geantwortet hat.

Die shared mailboxen werden meines Wissens in jedem Mail-Client als separates Postfach anzeigt. Das gilt für Outlook auf PC, Outlook Web, Outlook für iOS und auch Apple Mail. Dies hat nichts mit Bastellösung zu tun. Bei Apple Mail sind bei der Einrichtung ein paar Parameter mehr zu setzen, aber anschließend rennt das. Da macht man ein How-To und verteilt es.

Bei Austritt eines Mitglieds aus der Feuerwehr sind die Mails auch nicht weg. Da geht man her und wandelt dieses persönliche Postfach in ein freigegebenes Postfach (mit gleichem Namen) um, gibt dann nur dem Admin die Rechte auf dieses Postfach und setzt eine automatische Antwort, das der Nutzer nicht mehr bei der Feuerwehr ist. Die bisherigen Mails kann man archivieren und das Postfach / den Nutzer nach einem Zeitraum X löschen. Freigegebene Postfächer benötigen bis 50 GB keine Lizenz, deshalb ist das sehr praktisch.

Und was spricht dagegen, Apple Mail und Outlook auf dem Smartphone zu installieren? Ich hab das seit Jahren so, damit der private und berufliche Kram getrennt ist.

Bei deiner webmaster@irgendwo.de kommt es drauf an, ob du der einzige bist, der darauf Zugriff haben soll. Dann kannst du die Adresse als Alias zu deinem persönlichen Postfach hinzufügen. D.h. du hast im Mail-Client kein separates Postfach, sondern eingehende Nachrichten werden in deinem Standard-Posteingang angezeigt. Antworten kannst du auf solche Nachrichten dann aber nur mit deiner persönlichen Adresse.

Also, nimm einen DINA4-Block und Stift und mach dir Gedanken, wie du die Struktur aufbaust.
Und wenn du Fragen hast, melde dich.

Gruß NV
Mitglied: T-Bone
T-Bone 27.08.2021 um 11:01:50 Uhr
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@NixVerstehen:

Vielen Dank für deine ausführliche Antwort.
Dann werden wir wahrscheinlich ein paar Freigegebene Postfächer anlegen.
Problem an der ganzen Sache ist aber, dass es bei manchen Sachen einfach keinen Stellvertreter gibt.
Beispielsweiße bei der Jugendfeuerwehr. Das Postfach würde dann jfw@domain.de lauten. Darin hätte ein User Rechte.
Einziger Vorteil wäre, dass seine persönliche Email für Anfragen nicht offen liegt sondern das Sammelpostfach genommen wird. Und so ggf. falls mal ein neuer Jugendfeuerwehr Chef kommt, das alte Postfach übernehmen kann.
Nachteil ist aber auch, dass er dann halt das Postfach übernimmt und so alle alten Emails (wo vielleicht der Nachfolger nicht alles lesen soll) sichtbar sind für ihn. Ob das jetzt gut oder schlecht ist, weiß ich nicht.

Mit den zweiten Account in Outlook etc muss ich dann wohl leben. Ich bin mir aber nicht sicher, ob ich die Leute auf Outlook drängen soll. Ich weiß, dass es für iOS und Android gratis ist aber am Rechner ja kostet. Außerdem wollen manche vielleicht auch ihren gewohnten Email-Client nutzen. Ich habe in Apple Mail auch 5 Konten und finde es sehr übersichtlich. Trennung ist manchmal aber auch nicht verkehrt.

Bei der Webmaster@ bin ich der einzige und habe sie als Alias eingerichtet.

Mal noch eine Frage bezüglich der Feuerwehrdaten. Ich hatte die Idee, dass ich im Administrator Konto einfach alle Daten in Onedrive Hochlade und dann entsprechend die Ordner freigebe für die User. Es gibt Dateien, da sollen alle drauf zugreifen und manche nur für bestimmte Leute.
Nun hat mir jemand gesagt dafür wäre SharePoint. Allerdings habe ich da keine Ahnung.
Ich will es aber gleich richtig machen um nicht 5x wieder reinreißen zu müssen.
Wie muss ich denn in SharePoint vorgehen, um die Daten erstmal online zu bringen und dann entsprechende Rechte zu vergeben?
Mitglied: aqui
aqui 27.08.2021, aktualisiert am 31.08.2021 um 13:26:47 Uhr
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einfach alle Daten in Onedrive Hochlade
Bei besonders schützenswerten Daten wie die von Rettungsorganisationen ein klarer Verstoß gegen die DSGVO ! Es reicht schon wenn dort nur die Anschriften der Feuerwehr Kameraden hochgeladen werden.
Da möchte man dann besser nicht in deiner Haut stecken wenn das einer zur Anzeige bringt. Einen Audit vom Datenschützer wird so oder so in einem NoGo für sowas enden.
Wie bereits oben gesagt..lesen:
https://edpb.europa.eu/system/files/2021-06/edpb_recommendations_202001v ...
Mitglied: T-Bone
T-Bone 27.08.2021 um 13:14:02 Uhr
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Zitat von @aqui:

einfach alle Daten in Onedrive Hochlade
Bei besonders schützenswerten Daten wie die von Rettungsorganisationen ein klarer Verstoß gegen die DSGVO ! Es reicht schon wenn dort nur die Anschriften der Feuerwehr Kameraden hochgeladen werden.
Da möchte man dann besser nicht in deiner Haut stecken wenn das einer zur Anzeige bringt. Einen Audit vom Datenschützer wird so oder so in einem NoGo für sowas enden.

Das hat nichts mit meiner Haut zu tun. Ich mache das, was mir mein Chef sagt und er möchte, dass ein paar Daten von allen gelesen werden können (z.B. die aktuellen Briefbögen usw).
Und einige Daten soll dann nur die Wehrleitung oder der Jugendfeuerwehrwart lesen. Ebenfalls mit den Emails. Er möchte, das er eine (oder mehrere) Emailadressen für die Feuerwehr bekommt.
Aber ganz ehrlich, mit DSGVO beschäftigen sich die Chefs auch nicht. Mehr kann ich leider nicht sagen. Ich werde nicht derjenige sein, der sich da wochenlang einliest. Dafür ist meine Zeit zu kostbar. Ich mache nur das, was ich gesagt bekomme und versuche das aber (für mich) ordentlich umzusetzen. Deshalb habe ich auch hier gefragt, da ich von Microsoft 365 wenig Ahnung habe und mich da erst antaste. Auf der Webseite hafte ich auch nicht...sondern der Verein.
Ist schwierig weil die Emailadresse und Domain den Anschein erweckt, es geht direkt von der Fw aus, derweilen läuft alles über dem Verein, da wir von der Gemeinde keine Internetseite und auch keine Emailadressen bekommen. Und wer will dafür schon seine persönliche nutzen...
Also ja...ihr habt sicherlich recht aber ich kann da nichts ändern.
Mitglied: T-Bone
T-Bone 27.08.2021 aktualisiert um 14:21:10 Uhr
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Ich habe gerade nochmal mit meinem Kollegen telefoniert. Er sagt, dass die User eigentlich ihre persönliche Email gar nicht brauchen. Sprich Ich lege zwar die User einzeln an, aber dann sollen die nur die Sammelemail wie wehrleitung@....nutzen
Und es soll auch jeweils nur der Chef der Funktion drin sein. Also pro Shared Mailbox ein User. Ob dann ein freigegebenes Postfach überhaupt sinn macht, ist schwierig zu sagen. Sprich es gibt einen Jugendwart. Der soll mit jfw@... Antworten. Lege ich diese Email jetzt für den Benutzer als persönliche Email an. Doch was ist, wenn mal eine Funktion wechselt. Dann muss der nächste User diese jfw@ bekommen (doppelt geht ja nicht).

Ich könnte als User auch nur die Funktion anlegen (hatte ich am Anfang), dann haben wir aber später das Problem mit Rechte oder wenn doch mal mehr wird. Wie sich die Rechter an den Fw PCs anmelden, ist denen eigentlich egal. Wichtig ist, dass dann später mit Datentrennung nichts im Wege steht.

Ist halt nur blöd wenn ich jedem ein persönliches Postfach vergebe und die User dann alle Shared Mailboxen nutzen. Kann man das nicht anders lösen? Geantwortet soll dann natürlich mit der Shared Mailbox.

Oder aber...die einzelnen User bekommen ihre Funktion als Alias mit angelegt. Sprich User 1 bekommt als Alias jfw@ mit angelegt. und wir leben damit, dass seine Antwort auf Anfragen dann von seiner persönlichen Email erfolgt. Und wenn ein anderer Jugendwart wird, sperre ich ihn, Wandel sein persönliches Postfach in ein Freigegebenes Postfach um mit automatischer Antwort. Und die jfw@ Email bekommt dann der nächste als Alias. Hätte den Vorteil, das es einfacher ist für die User (da keine zwei Postfächer), dafür hat der nächste Jugendwart nicht alle alten Emails.
Mitglied: NixVerstehen
NixVerstehen 27.08.2021 um 14:20:47 Uhr
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Zitat von @T-Bone:

@NixVerstehen:

Vielen Dank für deine ausführliche Antwort.
Dann werden wir wahrscheinlich ein paar Freigegebene Postfächer anlegen.
Problem an der ganzen Sache ist aber, dass es bei manchen Sachen einfach keinen Stellvertreter gibt.
Beispielsweiße bei der Jugendfeuerwehr. Das Postfach würde dann jfw@domain.de lauten. Darin hätte ein User Rechte.
Einziger Vorteil wäre, dass seine persönliche Email für Anfragen nicht offen liegt sondern das Sammelpostfach genommen wird. Und so ggf. falls mal ein neuer Jugendfeuerwehr Chef kommt, das alte Postfach übernehmen kann.
Nachteil ist aber auch, dass er dann halt das Postfach übernimmt und so alle alten Emails (wo vielleicht der Nachfolger nicht alles lesen soll) sichtbar sind für ihn. Ob das jetzt gut oder schlecht ist, weiß ich nicht.

Auch hier kein Problem. Falls jemand vertretungsweise die Stelle ausübt, erteilst du ihm die Rechte an dem Postfach und hinterher entziehst du sie wieder. Wenn ein neuer Chef kommt, dann archivierst die die bisherigen Mails auf eine USB-Platte als PST-Datei. Dann fängt der neue Chef mit leerer shared mailbox an.

Mit den zweiten Account in Outlook etc muss ich dann wohl leben. Ich bin mir aber nicht sicher, ob ich die Leute auf Outlook drängen soll. Ich weiß, dass es für iOS und Android gratis ist aber am Rechner ja kostet. Außerdem wollen manche vielleicht auch ihren gewohnten Email-Client nutzen. Ich habe in Apple Mail auch 5 Konten und finde es sehr übersichtlich. Trennung ist manchmal aber auch nicht verkehrt.

Ob es etwas kostet, hängt von dem M365-Plan ab, den ihr bekommen habt. Alle Pläne, die die OnPremise-Installationen (also lokal installiertes Office) beinhalten, haben keine weiteren Kosten für die Apps, wenn sie im Kontext eines lizensierten Benutzers installiert werden.

Bei der Webmaster@ bin ich der einzige und habe sie als Alias eingerichtet.

Passt.

Mal noch eine Frage bezüglich der Feuerwehrdaten. Ich hatte die Idee, dass ich im Administrator Konto einfach alle Daten in Onedrive Hochlade und dann entsprechend die Ordner freigebe für die User. Es gibt Dateien, da sollen alle drauf zugreifen und manche nur für bestimmte Leute.
Nun hat mir jemand gesagt dafür wäre SharePoint. Allerdings habe ich da keine Ahnung.
Ich will es aber gleich richtig machen um nicht 5x wieder reinreißen zu müssen.
Wie muss ich denn in SharePoint vorgehen, um die Daten erstmal online zu bringen und dann entsprechende Rechte zu vergeben?

OneDrive ist einfach nur ein Cloudspeicher, während Sharepoint sozusagen das flexibel gestaltbare Frontend dazu ist. Zuerst einmal hast du in deinem Tenant, also in M365, eine flache Hierarchie. Alle Benutzer haben per Default die gleichen Rechte, nur der globale Admin darf alles. Die Rechte werden immer nach unten vererbt. Hier kommt es also auf eine intelligente Ordnerstruktur an. Du legst z.B. im OneDrive-Root einen Ordner A an. Du gibst Meier, Müller und Schmid Lese- und Schreibrechte an dem Ordner. Das wird dann auf alle Unterordner durch vererbt. Willst du einen Ordner B, auf den nur der Chef Zugriff hat, dann gibst nur dem Chef Rechte an dem Ordner B.

In Sharepoint funktioniert das fast identisch, weil die Datenablage darunter auf OneDrive aufsetzt. Aber Sharepoint hier jetzt von Beginn an zu erklären, würde den zeitlichen Rahmen sprengen.

MS - Erste Schritte mit Sharepoint (Bitte auch weiterführende Links unten auf dieser Seite beachten).

MS - M365 Dokumentation Startseite
Hier findest du jede Menge Material zu M365.

Also, Läppi nehmen, kaltes Bier öffnen und erstmal ein paar Stunden lesen.

Gruß NV
Mitglied: T-Bone
T-Bone 27.08.2021 aktualisiert um 14:33:54 Uhr
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Zitat von @NixVerstehen:


Auch hier kein Problem. Falls jemand vertretungsweise die Stelle ausübt, erteilst du ihm die Rechte an dem Postfach und hinterher entziehst du sie wieder. Wenn ein neuer Chef kommt, dann archivierst die die bisherigen Mails auf eine USB-Platte als PST-Datei. Dann fängt der neue Chef mit leerer shared mailbox an.
Ich danke dir erstmal!
Also wenn ich es dann aber leeren sollte, dann kann ich ja auch gleich die Funktionen als Alias anlegen oder?
Die einzelnen User bekommen ihre Funktion als Alias mit angelegt. Sprich User 1 bekommt als Alias jfw@ mit angelegt. und wir leben damit, dass seine Antwort auf Anfragen dann von seiner persönlichen Email erfolgt. Und wenn ein anderer Jugendwart wird, sperre ich den alten, Wandel sein persönliches Postfach in ein Freigegebenes Postfach um mit automatischer Antwort, das er nicht mehr bei der Fw ist. Und die jfw@ Email bekommt dann der nächste als Alias. Hätte den Vorteil, das es einfacher ist für die User (da keine zwei Postfächer), dafür hat der nächste Jugendwart nicht alle alten Emails.
Ich sehe es nämlich als durchaus schwierig an, den Usern zu erklären, dass sie jetzt 2 Postfächer haben. Ein persönliches und ein Sammelkonto.

Ob es etwas kostet, hängt von dem M365-Plan ab, den ihr bekommen habt. Alle Pläne, die die OnPremise-Installationen (also lokal installiertes Office) beinhalten, haben keine weiteren Kosten für die Apps, wenn sie im Kontext eines lizensierten Benutzers installiert werden.
Ja ein paar Leute können die Apps installieren. Trotzdem für mich schwierig zu sagen, die sollen sich die Microsoft Apps laden, sonst geht es nicht vernünftig. Auch wenn die natürlich gut sind.


OneDrive ist einfach nur ein Cloudspeicher, während Sharepoint sozusagen das flexibel gestaltbare Frontend dazu ist. Zuerst einmal hast du in deinem Tenant, also in M365, eine flache Hierarchie. Alle Benutzer haben per Default die gleichen Rechte, nur der globale Admin darf alles. Die Rechte werden immer nach unten vererbt. Hier kommt es also auf eine intelligente Ordnerstruktur an. Du legst z.B. im OneDrive-Root einen Ordner A an. Du gibst Meier, Müller und Schmid Lese- und Schreibrechte an dem Ordner. Das wird dann auf alle Unterordner durch vererbt. Willst du einen Ordner B, auf den nur der Chef Zugriff hat, dann gibst nur dem Chef Rechte an dem Ordner B.

In Sharepoint funktioniert das fast identisch, weil die Datenablage darunter auf OneDrive aufsetzt. Aber Sharepoint hier jetzt von Beginn an zu erklären, würde den zeitlichen Rahmen sprengen.

MS - Erste Schritte mit Sharepoint (Bitte auch weiterführende Links unten auf dieser Seite beachten).

MS - M365 Dokumentation Startseite
Hier findest du jede Menge Material zu M365.

Also, Läppi nehmen, kaltes Bier öffnen und erstmal ein paar Stunden lesen.
Oh oh oh also wenn ich mir das so anschaue brauche ich da echt zeit, die ich nicht habe mich einzulesen. Ich muss mal schauen. Mein Kollege hat mir SharePoint schon mal kurz theoretisch erklärt und ich habe es nicht verstanden.
Problem ist nur, dass ich eine Ordnerstruktur benötige.
Oder anders gesagt meine Chefs sind sich selber unklar, wie wir es am besten machen. Einmal sollen die Daten Rechtmäßig vergeben werden, dann wieder nicht, dann wieder. Also ich denke eine Struktur ist nicht verkehrt und auch die Rechte sollten etwas angepasst werden. Das beispielsweise nur der Wehrleiter die Briefköpfe bearbeiten darf und die anderen dürfen sie nur lesen, haben aber jederzeit zugriff drauf.

Bezüglich persönlicher Email und freigegebenen Postfach weiß ich auch nicht wie das läuft, wenn die user ihre persönlichen Emails gar nicht benötigen. Aber für die Onedrive/Sharepoint dann wieder.

Und aktuell melden sich die User am Rechner mit ihrer persönlichen Email an (durch Azure).
Gibt es dort unter Windows 10 nicht die Möglichkeit, die Email hinter dem @ wegzulassen? Ich weiß bei uns auf Arbeit geht es und wir melden uns in der Domäne mit einem reinen Benutzername ohne @...

Alles in allen ist alles schwierig. Eine klare (einfache!) Struktur mit allem drum und dran wäre super. Aber außer mir kümmert sich keiner drum bzw. kennt sich niemand technisch wirklich gut aus.
Mitglied: T-Bone
T-Bone 28.08.2021 um 14:54:21 Uhr
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So also wir haben uns jetzt entschieden, 3 freigegebenen Postfächer anzulegen und damit zu arbeiten.
Die User bleiben separat als einzelne Benutzer angelegt.
Einzig einen Allgemeinen User werden wir noch anlegen, der dann nur surfen kann und auf die allgemeinen Daten zugriff hat.


So jetzt bin ich aber grade am Boden zerstört und komme nicht weiter. Sorry aber was läuft da bei Microsoft falsch...
Ich versuche ganz einfach meine Daten für die User zu verwalten. Aktuell liegen diese bei Onedrive. Dort ist es natürlich blöd, weil ich alle Ordner einzeln freigeben müsste usw.
Wir haben Daten für Wehrleitung, First Responder, Jugendwart und natürlich allgemeine für alle.
Ich bekomme es nicht hin.
Mein Kollege sagt ich soll SharePoint bzw. Teams nutzen. Als Anfänger ist das sowas von Kompliziert. Und Microsoft tut alles dafür, dass ich mich immer unwohler fühle. Microsoft öffnet mir 20 Tabs, leitet mich von einem Admincenter zum nächsten. Plötzlich ist eine gerade erstellte Teamsgruppe wieder verschwunden (obwohl ich sie nicht gelöscht habe). Dann geht Teams nicht mit Safari...dann kann ich mich online in Teams nicht einloggen da die falsche Email drin steht...ich habe aber auch keine Möglichkeit, das Konto zu wechseln.
Ich weiß nicht, ob die uns nicht leiden können aber so verliere ich wirklich die Lust.
Das Problem ist dann ja auch, dass die Kameraden damit arbeiten müssen. Und die wollen einfach im Windows explorer ihre Daten haben und fertig. Keine Chatmöglichkeit, keine Webseiten, kein Nichts. Simpel gehalten. Und jetzt stellt sich für mich die Frage, ob ein NAS nicht doch besser gewesen wäre für unsere Feuerwehr.

Also eigentlich habe ich nur einen Datenstamm
Ordner 1
Ordner 2
Ordner 3
Ordner 4
...

Wegen mir können alle User alle Ordner sehen. Nur auf manche halt nicht zugreifen.
Zum Beispiel gibt es einen Ordner "Wehrleitung", da darf nur die Wehrleitung zugreifen. Die Wehrleitung darf auch auf alles andere zugreifen.
Usw...
Nur wie setze ich das um, ohne 5 Jahre studiert zu haben. Ich habe bereits ein paar YouTube Videos zum Thema SharePoint angeschaut aber komme absolut nicht weiter. Und Onedrive wäre vermutlich wirklich das falsche, da jede neue Daten erstmal nur für den eigenen Besitzer ist.
Ach ja es ist auch nicht so, dass wir täglich chatten oder uns Daten hin und herschicken. Wenn es was zu bereden gibt, wird bei WhatsApp eine Gruppe erstellt. Oder wenn eine Datei verschickt werden muss, dann wird das per Email gemacht oder in ein Ordner Austausch gelegt. Simpel halt.
Ich würde mich zwar als Anfänger zählen, aber habe damals für eine 20 Mann Firma einen SBS2011 betreut, was super geklappt hat. Also ein bisschen weiß ich schon bescheid. Nur hatten wir so Sachen wie SharePoint damals nicht usw...
Was würdet ihr machen bzw. kann man das nicht irgendwie einfach halten?