öffentliche Ordner für Workgroup Email Versand nur bedingt tauglich?
Nachdem ich fast alle Beiträge über öffentliche Ordner gelesen habe und meine Fragen irgendwie immer mit angesprochen wurden aber nie ganz geklärt sind, hier nun gesammelt
In meiner Firma möchte ich Sammelemails (Ebay@..., Kaufinteresse@... usw) an einen öffentlichen Ordner senden um diese von dort aus durch die Mitarbeiter bearbeiten zu lassen.
Der Sinn dahinter ist einfach, jeder der sich zuständig fühlt kann eine Mail beantworten und traumhafterweise sehen die Anderen das die Mail beantwortet wurde. Zusätzlich könnte man noch eine Outlook Regel auf jedem Clienten erstellen, das eine Kopie der Antwort wieder an den öffentlichen Ordner gesendet wird. So sehen alle Mitarbeiter immer die kompletten Vorgänge und müssen nicht ständig fragen: Hast Du die Mail schon beantwortet?
Frage 1: Ist das der richtige Weg um innerhalb eines Teams Sammelemails zu bearbeiten?
(mir geistert ein Begriff "Sharepoint Service" im Hinterkopf herum und die Ansage von MS öffentliche Ordner nur bis 2015 zu unterstützen....)
Frage 2: offensichtlich wird bei der Beantwortung aus dem Ordner heraus kein "beantwortet" Piktogramm vor den Emails angezeigt. Ist das wirklich so, oder mache ich was falsch? Das würde den ganzen Zweck der Aktion ad absurdum führen......eine Selbstverständlichkeit...... Schön ist allerdings, das als Absender tatsächlich der Mitarbeiter genommen wird und nicht die Emailadresse des Ordners, eigentlich auch eine Selbstverständlichkeit.
Frage 3: Sichtbarkeit der öffentlichen Ordner auf dem Outlook 2007 Client
Microsoft empfiehlt öffentliche Ordner in den Outlook Clients zu erstellen (hab ich in einem meiner Microsoft Press Bücher SBS 2008 gelesen).
Hab ich gemacht (Client Computer - Outlook 2007),
Ordnerliste-> alle öffentlichen Ordner-> neu
Wie taucht der nun in der Favoritenliste ganz oben auf?
-> Ordner zu den Favoriten hinzufügen, klar, aber dann ist der immer noch nicht da, also:
in den Favoriten -> Ordner zu den Favoriten Ordnern hinzufügen, voila!
Ist irgendwie umständlich, oder mach ich was falsch?
Außerdem lässt der sich nicht umbenennen und als ich mit diesem Rechner offline war und auf den Favoriten Ordner geklickt habe ist der aus der Favoriteordner Liste verschwunden. Der tauchte auch nicht mehr auf als ich wieder online mit dem Echange Server verbunden war. Ich musste den wieder erst zu den Favoriten Ordnern hinzufügen........
Achso, Systemkonfiguration: SBS 2008, SmartPOP2 für IMAP Abholung der Emails, Outlook 2007 Clients mit Win7 professional
Grüße aus Berlin
In meiner Firma möchte ich Sammelemails (Ebay@..., Kaufinteresse@... usw) an einen öffentlichen Ordner senden um diese von dort aus durch die Mitarbeiter bearbeiten zu lassen.
Der Sinn dahinter ist einfach, jeder der sich zuständig fühlt kann eine Mail beantworten und traumhafterweise sehen die Anderen das die Mail beantwortet wurde. Zusätzlich könnte man noch eine Outlook Regel auf jedem Clienten erstellen, das eine Kopie der Antwort wieder an den öffentlichen Ordner gesendet wird. So sehen alle Mitarbeiter immer die kompletten Vorgänge und müssen nicht ständig fragen: Hast Du die Mail schon beantwortet?
Frage 1: Ist das der richtige Weg um innerhalb eines Teams Sammelemails zu bearbeiten?
(mir geistert ein Begriff "Sharepoint Service" im Hinterkopf herum und die Ansage von MS öffentliche Ordner nur bis 2015 zu unterstützen....)
Frage 2: offensichtlich wird bei der Beantwortung aus dem Ordner heraus kein "beantwortet" Piktogramm vor den Emails angezeigt. Ist das wirklich so, oder mache ich was falsch? Das würde den ganzen Zweck der Aktion ad absurdum führen......eine Selbstverständlichkeit...... Schön ist allerdings, das als Absender tatsächlich der Mitarbeiter genommen wird und nicht die Emailadresse des Ordners, eigentlich auch eine Selbstverständlichkeit.
Frage 3: Sichtbarkeit der öffentlichen Ordner auf dem Outlook 2007 Client
Microsoft empfiehlt öffentliche Ordner in den Outlook Clients zu erstellen (hab ich in einem meiner Microsoft Press Bücher SBS 2008 gelesen).
Hab ich gemacht (Client Computer - Outlook 2007),
Ordnerliste-> alle öffentlichen Ordner-> neu
Wie taucht der nun in der Favoritenliste ganz oben auf?
-> Ordner zu den Favoriten hinzufügen, klar, aber dann ist der immer noch nicht da, also:
in den Favoriten -> Ordner zu den Favoriten Ordnern hinzufügen, voila!
Ist irgendwie umständlich, oder mach ich was falsch?
Außerdem lässt der sich nicht umbenennen und als ich mit diesem Rechner offline war und auf den Favoriten Ordner geklickt habe ist der aus der Favoriteordner Liste verschwunden. Der tauchte auch nicht mehr auf als ich wieder online mit dem Echange Server verbunden war. Ich musste den wieder erst zu den Favoriten Ordnern hinzufügen........
Achso, Systemkonfiguration: SBS 2008, SmartPOP2 für IMAP Abholung der Emails, Outlook 2007 Clients mit Win7 professional
Grüße aus Berlin
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Content-ID: 134775
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12 Kommentare
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Ich würde für das mit einem Postfach machen, auf das den Mitarbeitern vollzugriff gewährt wird. Das hat gegenüber dem öffentlichen Ordner den Vorteil, dass es wie ein Postfach funktioniert (ach was ). Allerdingsbedeutet es etwas mehr Aufwand, weil die Mitarbeiter das Postfach in Ihrem Outlook anbinden müssen (aber das kriegen die meisten hin, wenn man es Ihnen 3-4 mal erklärt hat).
Moin,
ich würde EINEM Mitarbeiter dieses Postfach (ggf. ein Mitarbeiter "Ebay", ein Mitarbeiter "Kaufintresse" usw...) geben. Technisch spricht nichts gegen deine Lösung. Aber jetzt kommen wir mal zum Praktischen: Ich habe via Ebay etwas bei euch gekauft und da ist nen bisserl was schief gelaufen -> kann ja mal passieren. Also schicke ich eine zimlich unangenehme Mail an ebay@... Bei dir sitzen 20 Leute die Zugriff auf dieses Postfach haben. WER fühlt sich jetzt für diese Email verantwortlich? Wer beantwortet mein Anliegen und macht sich selbst ggf. noch etwas mehr Mühe - wenn daneben die Mail liegt bei der es um einen simplen Auftrag geht? Dasselbe gilt für "Kaufintresse": Ich habe das Intresse bei euch nen Holzbrett zu kaufen. Allerdings bitte mit Vorbohrung für 8,21mm Gewindeschraube, Material muss aus 62,3% Eiche, 21,34% Fichte und der Rest nen buntes Gemisch aus Tiermehl sein. So - wer bei euch (sofern ihr Holzplatten verkauft...) geht jetzt hin, nimmt sich die Email und bearbeitet diese? Wer geht ans Telefon und telefoniert die Lieferanten ab ob ihr das hinbekommt?
Gibst du aber EINEM Mitarbeiter dieses Postfach (und die anderen können z.B. via Stellvertreter-Funktion darauf zugreiffen) dann ist diese Person für die Bearbeitung zuständig. Die kann das selbst erledigen oder deligieren -> aber es ist immer EINE (und GENAU EINE) Person für die Beantwortung zuständig. Du kannst dir also sicher sein das diese Mail beantwortet/bearbeitet wird - oder du hast eben genau eine Person die du dafür zur Verantwortung ziehst.
Weiterhin hast du bei der Hauptperson natürlich auch noch gleich die Benachrichtigung über neue Emails usw. -> d.h. man kann nicht sagen das man so im Stress war das man das nicht mitbekommen hat. Es wäre nur möglich das man mit anderen Anfragen so beschäftigt war das man nicht zum Antworten kam (und das auch nicht deligiert werden konnte da es sich um die Bestellung von 200 Vibratoren "Extra-Large" auf die Adresse der eigenen Freundin handelt o.ä.). In dem Fall muss man prüfen wie man das abstellen kann. Wenn du das ganze aber in nen Gruppenpostfach stellst dann kannst du da im Büro mit ner Peitsche durchlaufen - und du hörst von jedem "ich dachte der Herr/die Frau XYZ kümmert sich bereits darum" und jeder zeigt auf den nächsten... Wer ist hier also verantwortlich?
ich würde EINEM Mitarbeiter dieses Postfach (ggf. ein Mitarbeiter "Ebay", ein Mitarbeiter "Kaufintresse" usw...) geben. Technisch spricht nichts gegen deine Lösung. Aber jetzt kommen wir mal zum Praktischen: Ich habe via Ebay etwas bei euch gekauft und da ist nen bisserl was schief gelaufen -> kann ja mal passieren. Also schicke ich eine zimlich unangenehme Mail an ebay@... Bei dir sitzen 20 Leute die Zugriff auf dieses Postfach haben. WER fühlt sich jetzt für diese Email verantwortlich? Wer beantwortet mein Anliegen und macht sich selbst ggf. noch etwas mehr Mühe - wenn daneben die Mail liegt bei der es um einen simplen Auftrag geht? Dasselbe gilt für "Kaufintresse": Ich habe das Intresse bei euch nen Holzbrett zu kaufen. Allerdings bitte mit Vorbohrung für 8,21mm Gewindeschraube, Material muss aus 62,3% Eiche, 21,34% Fichte und der Rest nen buntes Gemisch aus Tiermehl sein. So - wer bei euch (sofern ihr Holzplatten verkauft...) geht jetzt hin, nimmt sich die Email und bearbeitet diese? Wer geht ans Telefon und telefoniert die Lieferanten ab ob ihr das hinbekommt?
Gibst du aber EINEM Mitarbeiter dieses Postfach (und die anderen können z.B. via Stellvertreter-Funktion darauf zugreiffen) dann ist diese Person für die Bearbeitung zuständig. Die kann das selbst erledigen oder deligieren -> aber es ist immer EINE (und GENAU EINE) Person für die Beantwortung zuständig. Du kannst dir also sicher sein das diese Mail beantwortet/bearbeitet wird - oder du hast eben genau eine Person die du dafür zur Verantwortung ziehst.
Weiterhin hast du bei der Hauptperson natürlich auch noch gleich die Benachrichtigung über neue Emails usw. -> d.h. man kann nicht sagen das man so im Stress war das man das nicht mitbekommen hat. Es wäre nur möglich das man mit anderen Anfragen so beschäftigt war das man nicht zum Antworten kam (und das auch nicht deligiert werden konnte da es sich um die Bestellung von 200 Vibratoren "Extra-Large" auf die Adresse der eigenen Freundin handelt o.ä.). In dem Fall muss man prüfen wie man das abstellen kann. Wenn du das ganze aber in nen Gruppenpostfach stellst dann kannst du da im Büro mit ner Peitsche durchlaufen - und du hörst von jedem "ich dachte der Herr/die Frau XYZ kümmert sich bereits darum" und jeder zeigt auf den nächsten... Wer ist hier also verantwortlich?
Hallo.
Ja, das ist der richtige Weg (Öffentliche Ordner können dann später auch in die Sharepoint Services übernommen werden) - siehe auch
Ja. Hier ist es am einfachsten mit den Nachverfolgungskennzeichen zu arbeiten. Wenn diese (die einzelnen Farben) auch noch den Mitarbeitern zugeordnet sind, dann ist auf sehr einfache Art zu erkennen, wer das E-Mail bearbeitet hat.
Das ist eine Eigenheit, mit der man leider leben muss. Warum das nur bei den E-Mail Ornder so ist, konnte mir bis jetzt keiner erklären
Sind die benötigten Rechte dazu vorhanden?
Aktiviere in den Exchange Konteneinstellungen, dass Öffentliche Ordner Favoriten auch Offline verfügbar sind.
LG Günther
Frage 1: Ist das der richtige Weg um innerhalb eines Teams Sammelemails zu bearbeiten?
Ja, das ist der richtige Weg (Öffentliche Ordner können dann später auch in die Sharepoint Services übernommen werden) - siehe auch
Frage 2: offensichtlich wird bei der Beantwortung aus dem Ordner heraus kein "beantwortet" Piktogramm vor den Emails angezeigt
Ja. Hier ist es am einfachsten mit den Nachverfolgungskennzeichen zu arbeiten. Wenn diese (die einzelnen Farben) auch noch den Mitarbeitern zugeordnet sind, dann ist auf sehr einfache Art zu erkennen, wer das E-Mail bearbeitet hat.
Wie taucht der nun in der Favoritenliste ganz oben auf?
Ordner zu den Favoriten hinzufügen, klar, aber dann ist der immer noch nicht da, also:
in den Favoriten -> Ordner zu den Favoriten Ordnern hinzufügen, voila!
Ordner zu den Favoriten hinzufügen, klar, aber dann ist der immer noch nicht da, also:
in den Favoriten -> Ordner zu den Favoriten Ordnern hinzufügen, voila!
Das ist eine Eigenheit, mit der man leider leben muss. Warum das nur bei den E-Mail Ornder so ist, konnte mir bis jetzt keiner erklären
Außerdem lässt der sich nicht umbenennen
Sind die benötigten Rechte dazu vorhanden?
und als ich mit diesem Rechner offline war und auf den Favoriten Ordner geklickt habe ist der aus der Favoriteordner Liste verschwunden
Aktiviere in den Exchange Konteneinstellungen, dass Öffentliche Ordner Favoriten auch Offline verfügbar sind.
LG Günther
Naja so ähnlich
Du kannst das ganze aber auch einfacher haben, indem Du die Berechtigungen für das "öffentliche" Postfach direkt in der ADS Management Konsole für die Mitarbeiter setzt (du musst dazu die erweiterten Funktionen aktivieren, dann wird in den Eigenschaften des Benutzers eine weiter Registerkarte angezeigt). Das hat den Vortel, dass es für das gesamte Postfach gilt, während die Vergabe der Rechte am Client immen nur auf den entsprechenden Ordner wirkt (die Vererbung ist analog zu Berechtigungen im Dateisystem, d.h. neue Objekte erben von oben, aber bestehende sind außen vor, und man kann mit Outlook die Vererbung auf bestehende Objekte -im Gegensatz zum Dateisystem auch nicht erzwingen).
Oh und BTW: ich bezweifle, dass das Verfahren mit Nachverfolgungskennzeichen den Anforderugen des realen Lebens gewachsen ist. Oder auf Deutsch, das geht nicht lange gut und macht nur Ärger der Art "Warum hast Du das Zeichen nicht gesetzt, Du Depp?
Du kannst das ganze aber auch einfacher haben, indem Du die Berechtigungen für das "öffentliche" Postfach direkt in der ADS Management Konsole für die Mitarbeiter setzt (du musst dazu die erweiterten Funktionen aktivieren, dann wird in den Eigenschaften des Benutzers eine weiter Registerkarte angezeigt). Das hat den Vortel, dass es für das gesamte Postfach gilt, während die Vergabe der Rechte am Client immen nur auf den entsprechenden Ordner wirkt (die Vererbung ist analog zu Berechtigungen im Dateisystem, d.h. neue Objekte erben von oben, aber bestehende sind außen vor, und man kann mit Outlook die Vererbung auf bestehende Objekte -im Gegensatz zum Dateisystem auch nicht erzwingen).
Oh und BTW: ich bezweifle, dass das Verfahren mit Nachverfolgungskennzeichen den Anforderugen des realen Lebens gewachsen ist. Oder auf Deutsch, das geht nicht lange gut und macht nur Ärger der Art "Warum hast Du das Zeichen nicht gesetzt, Du Depp?
Bei uns kriegen die Benutzer so lange den Arm auf den Rücken gedreht, bis sie es selbst können
Im Ernst: zum Glück sind das auch bei uns (wir haben so um die 2000 Postfächer) nur ein paar Postfächer, die von mehreren Benutzern verwaltet werden. Und irgendwann hat das auch der letzte Vertriebsfuzzi gespannt wie's geht.
Im Ernst: zum Glück sind das auch bei uns (wir haben so um die 2000 Postfächer) nur ein paar Postfächer, die von mehreren Benutzern verwaltet werden. Und irgendwann hat das auch der letzte Vertriebsfuzzi gespannt wie's geht.