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Outlook - neue zentrale Email-Adresse erstellen
Hallo,
wir haben ein Netzwerk (Win 10) und unsere Emails laufen über MS 365.
Nun soll eine neue zentrale Email-Adresse angelegt werden, auf der sämtliche Rechnungen von allen Unternehmen eingehen, von denen wir Rechnungen erhalten.
Ich stelle mir jedoch gerade die Frage, wie ich diese neue Emailadresse "rechnungen@unternehmen.de" anlegen soll.
Denn es soll so sein, dass dieses neue Postfach mit der neuen Email-Adresse bei den Kolleg*innen als zusätzliches Postfach in ihrem Outlook erscheinen soll.
Wenn ich es richtig sehe, gibt es dann nur die Möglichkeit, quasi einen neuen Mitarbeiter mit dem Namen "rechnungen" in der AD zu erstellen und danach im "MS 365 Center" und diesem dann die Email-Adresse "rechnungen@unternehmen.de" zu vergeben.
Dann wird ja ein ganz neues Postfach erstellt, welches ich dann für die entsprechenden Kolleg*innen über das EAC verbinden kann.
Ist das so korrekt oder ließe sich das auch einfach über eine Alias-Email-Adresse eines anderen Postfaches einrichten?
Wenn ja... könnte ich im Fall einer Alias-Email-Adresse diese auch gleichzeitig an mehrere Kolleg*innen weiterleiten... bzw. die entsprechenden Emails?
Welche Methode würdet Ihr mir vorschlagen?
Grüße von
Yan
wir haben ein Netzwerk (Win 10) und unsere Emails laufen über MS 365.
Nun soll eine neue zentrale Email-Adresse angelegt werden, auf der sämtliche Rechnungen von allen Unternehmen eingehen, von denen wir Rechnungen erhalten.
Ich stelle mir jedoch gerade die Frage, wie ich diese neue Emailadresse "rechnungen@unternehmen.de" anlegen soll.
Denn es soll so sein, dass dieses neue Postfach mit der neuen Email-Adresse bei den Kolleg*innen als zusätzliches Postfach in ihrem Outlook erscheinen soll.
Wenn ich es richtig sehe, gibt es dann nur die Möglichkeit, quasi einen neuen Mitarbeiter mit dem Namen "rechnungen" in der AD zu erstellen und danach im "MS 365 Center" und diesem dann die Email-Adresse "rechnungen@unternehmen.de" zu vergeben.
Dann wird ja ein ganz neues Postfach erstellt, welches ich dann für die entsprechenden Kolleg*innen über das EAC verbinden kann.
Ist das so korrekt oder ließe sich das auch einfach über eine Alias-Email-Adresse eines anderen Postfaches einrichten?
Wenn ja... könnte ich im Fall einer Alias-Email-Adresse diese auch gleichzeitig an mehrere Kolleg*innen weiterleiten... bzw. die entsprechenden Emails?
Welche Methode würdet Ihr mir vorschlagen?
Grüße von
Yan
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19 Comments
Latest comment
Hi.
Gruß
Welche Methode würdet Ihr mir vorschlagen?
Eigenes autarkes Postfach dafür anlegen und an die jeweiligen Kollegen heften via Zugriffsregelung.Gruß
Moin,
erstelle ein neues Postfach und wandle das dann in eine SharedMailbox um. Dann kannst du jedem der es braucht Zugriff erteilen ohne dafür eine Lizenz zu benötigen.
lg,
Slainte
erstelle ein neues Postfach und wandle das dann in eine SharedMailbox um. Dann kannst du jedem der es braucht Zugriff erteilen ohne dafür eine Lizenz zu benötigen.
lg,
Slainte
Shared Mailbox. Rechte erhalten dann die entsprechenden User.
Bei Kolleg* habe ich aufgehört zu lesen, aber bis dahin habe ich die Intention schon verstanden.
Anders als bei normalen M365 Postfächern (die eine Lizenz benötigen) sind Shared Postfächer kostenlos. Diese Postfächer haben keinen Benutzernamen oder Passwort und man kann sie nur Personen zuordnen, die ein bezahltes Postfach besitzen. Sobald man das Shared Postfach im M365 Exchange Admin erzeugt und es an bestimmten Personen delegiert, poppt es in deren Outlook automatisch als zusätzliches Postfach auf. Nicht sofort, aber man kann es beschleuningen, indem man Outlook neu startet...
Anders als bei normalen M365 Postfächern (die eine Lizenz benötigen) sind Shared Postfächer kostenlos. Diese Postfächer haben keinen Benutzernamen oder Passwort und man kann sie nur Personen zuordnen, die ein bezahltes Postfach besitzen. Sobald man das Shared Postfach im M365 Exchange Admin erzeugt und es an bestimmten Personen delegiert, poppt es in deren Outlook automatisch als zusätzliches Postfach auf. Nicht sofort, aber man kann es beschleuningen, indem man Outlook neu startet...
Hallo und danke für Eure interessanten Kommentare.
Das mit dem "Shared Mailbox" kannte ich bisher noch nicht.
Ich habe mir gerade mal angeschaut, wie ich das im MS365 Exchange Admin Center umsetzen könnte. Aber das ist mir nicht ganz klar.
Dort sehe ich jedoch auch 2 Postfächer, die keine Lizenzen haben. Sie wurden wohl vor meiner Zeit angelegt.
Es könnte also sein, dass es sich dabei auch um solche "Shared Mailboxes" handelt.
Aber...
wie kann ich das feststellen und wie erstelle ich eine solche "Shared Mailbox"? Und wie kann ich diese dann den gewünschten Mitarbeiter*innen zuordnen, damit dieses Postfach dann als zusätzliches Postfach in deren Outlook erscheint?
Grüße von
Yan
Das mit dem "Shared Mailbox" kannte ich bisher noch nicht.
Ich habe mir gerade mal angeschaut, wie ich das im MS365 Exchange Admin Center umsetzen könnte. Aber das ist mir nicht ganz klar.
Dort sehe ich jedoch auch 2 Postfächer, die keine Lizenzen haben. Sie wurden wohl vor meiner Zeit angelegt.
Es könnte also sein, dass es sich dabei auch um solche "Shared Mailboxes" handelt.
Aber...
wie kann ich das feststellen und wie erstelle ich eine solche "Shared Mailbox"? Und wie kann ich diese dann den gewünschten Mitarbeiter*innen zuordnen, damit dieses Postfach dann als zusätzliches Postfach in deren Outlook erscheint?
Grüße von
Yan
...sorry, aber was bedeutet das? Wieso raus?
Kannst Du das uns Allen mal ein bisschen besser erklären?
Grüße von
Yan
2
Hast du richtig gegendert?
www.scribbr.de/richtig-gendern/gendersternchen/
www.scribbr.de/richtig-gendern/gendersternchen/
Zitat von @accessViolation:
Hast du richtig gegendert?
www.scribbr.de/richtig-gendern/gendersternchen/
Hast du richtig gegendert?
www.scribbr.de/richtig-gendern/gendersternchen/
Ja, es wurde richtig gegendert.
-Thomas
3
Da muss man nichts erklären. Wenn du genderst, sinkt meine Hilfsbereitschaft.
Und zum Thema: Feststellen kannst du es indem Du dir die Mailboxliste im M365 Exchange Admin anschaust.
https://admin.exchange.microsoft.com/#/mailboxes
Bei Mailboxtyp steht dann "ÚserMailbox" oder "SharedMailbox"
Und direkt darüber hast du ein Feld, wo man eine neue Shared Mailbox hinzufügen kann.
Und zum Thema: Feststellen kannst du es indem Du dir die Mailboxliste im M365 Exchange Admin anschaust.
https://admin.exchange.microsoft.com/#/mailboxes
Bei Mailboxtyp steht dann "ÚserMailbox" oder "SharedMailbox"
Und direkt darüber hast du ein Feld, wo man eine neue Shared Mailbox hinzufügen kann.
HI,
Im deutschen Admin Center heißt das "Freigegebene Postfächer", findest du unter "Teams und Gruppen":
VG
Derek
Zitat von @Yan2021:
Ich habe mir gerade mal angeschaut, wie ich das im MS365 Exchange Admin Center umsetzen könnte. Aber das ist mir nicht ganz klar.
Ich habe mir gerade mal angeschaut, wie ich das im MS365 Exchange Admin Center umsetzen könnte. Aber das ist mir nicht ganz klar.
Im deutschen Admin Center heißt das "Freigegebene Postfächer", findest du unter "Teams und Gruppen":
VG
Derek
Wenn Du an mehrere User die eingehenden E-mails weiterleiten moechtest geht das ueber eine Verteilerliste. Dort hinterlegst Du die User und die Verteilerliste und gibst im freigegebenen Postfach unter den Einstellungen Postfach -> E-Mail Weiterleitung verwalten an.
Würde mich interessieren, wie du verhinderst, dass mehrer Mitarbeiter die gleiche Rechnung bezahlen.
"Locking" ist bei E-Mails nicht wirklich vorgesehen.
"Locking" ist bei E-Mails nicht wirklich vorgesehen.
Hallo an Alle,
vielen Dank für die super schnelle und gute Hilfe!!
Was das Thema "gendern" hier im Forum zu suchen hat, erschließt sich mir jetzt nicht wirklich
Und warum man nicht mehr weiter antworten will, weil hier jemand "gendert", erschließt sich mir noch weniger - zumal das ja mittlerweile wirklich der Normalfall ist und schon seit Jahren nichts Außergewöhnliches mehr darstellt
Ich habe jetzt ein "freigegebenes Postfach" (Shared Mailbox) erstellt und auch schon die beiden Mitarbeiter*innen (sorry @ NordicMike) fest eingetragen, damit sie dieses Postfach in ihrem Outlook erhalten.
Zur Frage danach, wie ich verhindern will, dass die Rechnung nicht von mehreren Personen bezahlt wird, kann ich nur antworten ---> gar nicht
Denn das ist nicht mein Job, sondern der Job der beiden Mitarbeiter*innen.
Aber mir ist bekannt, dass nur eine von den Beiden die Rechnungen ins DUO (Datev Unternehmen Online) einstellt und die andere ist deren Vorgesetzte, die hier nur eine Kontrollfunktion hat oder in Abwesenheit diese Aufgabe durchführt. Somit wäre dieser Punkt auch gelöst
Hat alles gut geklappt und für weitere, ähnliche Fälle werde ich das wieder so machen.
Als Hinweis nur noch, dass ich gelesen habe, dass ein "freigegebenes Postfach" zwar ohne Lizenz funktioniert, aber dann nur bis zu 50 GB Inhalt speichern kann. Will man mehr, dann braucht man eine Lizenz. Wir hatten jedoch noch mehrere "Office 365 E2"-Lizenzen und da habe ich dann gleich eine von für das Postfach vergeben.
Grüße von
Yan
vielen Dank für die super schnelle und gute Hilfe!!
Was das Thema "gendern" hier im Forum zu suchen hat, erschließt sich mir jetzt nicht wirklich
Und warum man nicht mehr weiter antworten will, weil hier jemand "gendert", erschließt sich mir noch weniger - zumal das ja mittlerweile wirklich der Normalfall ist und schon seit Jahren nichts Außergewöhnliches mehr darstellt
Ich habe jetzt ein "freigegebenes Postfach" (Shared Mailbox) erstellt und auch schon die beiden Mitarbeiter*innen (sorry @ NordicMike) fest eingetragen, damit sie dieses Postfach in ihrem Outlook erhalten.
Zur Frage danach, wie ich verhindern will, dass die Rechnung nicht von mehreren Personen bezahlt wird, kann ich nur antworten ---> gar nicht
Denn das ist nicht mein Job, sondern der Job der beiden Mitarbeiter*innen.
Aber mir ist bekannt, dass nur eine von den Beiden die Rechnungen ins DUO (Datev Unternehmen Online) einstellt und die andere ist deren Vorgesetzte, die hier nur eine Kontrollfunktion hat oder in Abwesenheit diese Aufgabe durchführt. Somit wäre dieser Punkt auch gelöst
Hat alles gut geklappt und für weitere, ähnliche Fälle werde ich das wieder so machen.
Als Hinweis nur noch, dass ich gelesen habe, dass ein "freigegebenes Postfach" zwar ohne Lizenz funktioniert, aber dann nur bis zu 50 GB Inhalt speichern kann. Will man mehr, dann braucht man eine Lizenz. Wir hatten jedoch noch mehrere "Office 365 E2"-Lizenzen und da habe ich dann gleich eine von für das Postfach vergeben.
Grüße von
Yan
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Bin fast gestorben vor Lachen 😂😂😂
So und nicht anders 👍😎
2zumal das ja mittlerweile wirklich der Normalfall ist u
Nur in der Personalabteilung.Normal ist es beiweitem nicht, das zeigen die Statistiken, es ist eine Modeerscheinung, die hoffentlich genau so schnell wieder verschwindet. Findest du hier im Forum einen weiteren Benutzer, der gendert? Nein.
Mein iPhone ist der einzige, der bei mir gendern darf, aber auch nur, weil ich das Betriebssystem so mag. Nochmal so ein Ausrutscher, dann hat es komplett verschissen und wird es aber doch gegen was Anderes ausgetauscht.
Würde mich interessieren, wie du verhinderst, dass mehrer Mitarbeiter die gleiche Rechnung bezahlen.
"Locking" ist bei E-Mails nicht wirklich vorgesehen.
Man verschiebe die Email raus aus dem Posteingang z.B. in den Ordner "In Arbeit Petra". Man einigt sich darauf, dass die Emails im Posteingang alles noch unbearbeitete Mails sind. Ziel ist es den Posteingang komplett leer zu bekommen, dann sind alle Emails in Arbeit oder fertig bearbeitet."Locking" ist bei E-Mails nicht wirklich vorgesehen.
Würde mich interessieren, wie du verhinderst, dass mehrer Mitarbeiter die gleiche Rechnung bezahlen.
Einfach alle eingehenden Mails taggen - in meinem Fall: "UNBEARBEITET" mit roter Farbe.Hat der Agent die Mail bearbeitet, klickt Er drauf und "UNBEARBEITET" + Fahne verschwindet = bearbeitet.
Gruß
Hallo und danke für die Tipps bezüglich der bearbeiteten Emails.
Mit dem Unterordner ist eine gute Idee. So löse ich das auch bei verschiedenen Postfächern, die ich nutze.
Eine Frage jedoch noch:
Die eine Kollegin wollte nun auf meine Testmail an das neue Postfach antworten und dann erschien diese Fehlermeldung bezüglich der Sicherheitseinstellungen (siehe Screenshot):
Wie kann ich verhindern, dass diese Meldung erneut erscheint, bzw. welche Einstellungen muss ich vornehmen, um diese Meldung zu verhindern? Da es ein freigegebenes Postfach ist, kann ich ja wahrscheinlich kein entspr. Zertifikat hierfür installieren, wie wir es für unsere "normalen" Postfächer haben...
Grüße von
Yan
Mit dem Unterordner ist eine gute Idee. So löse ich das auch bei verschiedenen Postfächern, die ich nutze.
Eine Frage jedoch noch:
Die eine Kollegin wollte nun auf meine Testmail an das neue Postfach antworten und dann erschien diese Fehlermeldung bezüglich der Sicherheitseinstellungen (siehe Screenshot):
Wie kann ich verhindern, dass diese Meldung erneut erscheint, bzw. welche Einstellungen muss ich vornehmen, um diese Meldung zu verhindern? Da es ein freigegebenes Postfach ist, kann ich ja wahrscheinlich kein entspr. Zertifikat hierfür installieren, wie wir es für unsere "normalen" Postfächer haben...
Grüße von
Yan
Da es ein freigegebenes Postfach ist, kann ich ja wahrscheinlich kein entspr. Zertifikat hierfür installieren, wie wir es für unsere "normalen" Postfächer haben...
Klar kannst du das. Das Zert muss dann halt auf allen Arbeitsstationen installiert werden, die mit dem PF Mails versenden müssen(Wobei ich mich frage, warum mit dem Rechungseingangs-Postfach Mails versendet werden müssen...
)
Danke Dir...
Falls es Fragen zu einer Rechnung gibt, muss halt auf die entspr. Email geantwortet werden.
Das wäre so ein Fall, wo eine Email versendet werden muss aus diesem Postfach.
Zum Zertifikat:
Wenn in diesem Outlook bereits ein Zertifikat für die entspr. Mitarbeiterin installiert ist, kann ich dann für das zusätzliche Postfach "Rechnungseingang" noch ein weiteres Zertifikat installieren?
Grüße von
Yan
Falls es Fragen zu einer Rechnung gibt, muss halt auf die entspr. Email geantwortet werden.
Das wäre so ein Fall, wo eine Email versendet werden muss aus diesem Postfach.
Zum Zertifikat:
Wenn in diesem Outlook bereits ein Zertifikat für die entspr. Mitarbeiterin installiert ist, kann ich dann für das zusätzliche Postfach "Rechnungseingang" noch ein weiteres Zertifikat installieren?
Grüße von
Yan
